Votre liste de contrôle pour organiser le plan de collecte de fonds de fin d'année le plus efficace

Les derniers mois de l’année peuvent être chaotiques. Les entreprises visent à capitaliser sur les achats des Fêtes, et les organisations à but non lucratif se tournent vers le marketing dans l'espoir d'atteindre leurs objectifs de dons annuels. Ensemble, ces messages à but non lucratif et à but lucratif commandent les boîtes de réception, les flux de médias sociaux et la scène événementielle locale.

Ce dont vous avez besoin pour traverser cette période, c’est d’un plan organisé de collecte de fonds de fin d’année. Il vous donnera une stratégie à exécuter et une liste de contrôle pour garantir qu'elle soit menée à bien – et nous avons exactement ce qu'il vous faut.

Notre liste de contrôle de collecte de fonds de fin d'année vous aide à planifier et à gérer des campagnes de collecte de fonds complètes à grande échelle. De la définition d'objectifs à la création de suivis de campagne, nous vous fournirons tous les conseils et rappels pour vous préparer à la période la plus lucrative de l'année.

Vous voulez une version PDF téléchargeable de cette liste de contrôle ? Accédez-y ici .

Pourquoi vous avez besoin d'une liste de contrôle pour un plan de collecte de fonds de fin d'année

Une liste de contrôle du plan de collecte de fonds de fin d’année devrait être un élément non négociable de votre stratégie. Cela garantit que vous planifiez efficacement, maximisez les opportunités et tirez le meilleur parti de cette partie essentielle de l’année de collecte de fonds.

Voici quelques raisons pour lesquelles toutes les organisations à but non lucratif devraient utiliser une liste de contrôle :

• Planification stratégique : créez un plan systématique ancré dans des données qualitatives et quantitatives pour atteindre vos objectifs de collecte de fonds.
• Gestion du temps : gérez efficacement les efforts de collecte de fonds de votre équipe, en veillant à l'achèvement de toutes les tâches nécessaires avant la fin de l'année.
• Maximiser les opportunités : Profitez de l’esprit de générosité et augmentez les fonds récoltés.
• Engagement des donateurs : engagez-vous auprès de votre base de donateurs avant, pendant et après la campagne de collecte de fonds avec une stratégie de sensibilisation intentionnelle.
• Analyse comparative : élaborez un plan, évaluez vos progrès et apportez des améliorations l’année prochaine pour assurer une croissance durable.
• Allocation des ressources : gérez efficacement vos ressources financières, humaines et technologiques pour éviter le gaspillage et la duplication des efforts.

Votre liste de contrôle de collecte de fonds de fin d'année

Notre plan de collecte de fonds de fin d'année se concentre sur trois étapes principales : planifier, exécuter et suivre .

Ci-dessous, nous vous expliquerons chaque étape plus en détail avec des éléments de liste de contrôle étape par étape que vous devrez prioriser.

Plan

Le processus de planification est essentiel pour fixer des objectifs intelligents, définir des tactiques spécifiques de collecte de fonds et de sensibilisation et aligner votre équipe sur les meilleures pratiques opportunes pour vos efforts de fin d'année. Selon l'ampleur de votre campagne, vous souhaiterez probablement commencer le processus de planification quelques mois à l'avance. Notre calendrier recommandé figure dans cette liste de contrôle Giving Tuesday.

Vous avez des campagnes à créer, des messages à peaufiner, des pages de destination à créer, c'est beaucoup. Anticipez la saison pour que rien ne semble précipité ou incontrôlable lorsque novembre et décembre arrivent enfin.

• Évaluez les performances de l'année dernière : analysez les mesures quantitatives et les commentaires qualitatifs pour trouver des ressources à réutiliser, des erreurs à éviter et une orientation équilibrée.
• Établissez l'orientation de la campagne : décrivez ce que vous souhaitez réaliser, y compris le montant du don, le nombre de nouveaux donateurs, les dons récurrents, la notoriété de la marque ou le nombre de personnes aidées.
• Décrivez votre mission : créez un énoncé de mission de campagne puissant et concis avec des appels à la collecte de fonds à partager dans vos communications pour motiver vos partisans à donner.
• Créez votre calendrier : attribuez des dates d'échéance et des propriétaires à chaque tâche (et sous-tâche) pour vous assurer que vous avez couvert tous les livrables et pris en compte la bande passante de votre équipe pendant cette période chargée de l'année.
• Segmentez vos donateurs : créez des listes de groupes de donateurs (comme les donateurs individuels, les donateurs majeurs, les donateurs actuels, les donateurs récurrents, etc.) et formatez un appel à l'action (CTA) personnalisé pour chaque groupe.
• Rassemblez des ressources : créez ou collectez des images, des vidéos, des copies et d'autres aspects de conception que vous utiliserez tout au long de vos campagnes.

Exécuter

Même si vous souhaiterez peut-être concentrer votre lancement sur Giving Tuesday , vous devrez probablement préparer votre public et vos donateurs au préalable.

Voici les éléments et tactiques à inclure dans votre campagne pour éviter les contretemps :

Communications

La communication pourrait être l’aspect le plus critique de l’ensemble de votre campagne. Votre stratégie bien pensée ou votre site de don n'aura aucune importance si personne n'en est au courant.

• Rappelez à vos partisans de réserver la date : envoyez un message en octobre pour informer les donateurs de la date de lancement de votre campagne et susciter l'enthousiasme.
• Utilisez différents canaux : profitez des SMS, des e-mails, du publipostage, des réseaux sociaux, des applications de messagerie et des appels téléphoniques. Chaque donateur est différent, il faut donc tenir compte des préférences spécifiques de chacun.
• Prévoyez suffisamment de temps pour le publipostage : conservez l'image de marque de votre campagne à travers tous les éléments imprimés et incluez l'URL ou un code QR qui redirige les supporters directement vers la page de votre campagne.
• Envoyez plus d'un appel : restez à l'esprit pendant la période chargée des fêtes en publiant et en envoyant fréquemment des messages à vos donateurs. Vous devez également segmenter votre liste afin que les donateurs précédents ne soient pas bombardés de demandes supplémentaires une fois qu'ils ont fait un don.

Page de campagne

La page de campagne est l'endroit où la magie de la conversion se produit. Votre e-mail convaincant ou votre publication sur les réseaux sociaux a inspiré un donateur à en arriver là, mais c'est désormais à votre page de campagne de l'amener jusqu'à la ligne d'arrivée et d'obtenir le don.

• Respectez votre date de lancement : ne vous laissez pas entraîner dans les détails de votre page de campagne au détriment de votre date de lancement : vous pouvez continuer à la modifier et à la mettre à jour une fois publiée.
• Transformez votre campagne Giving Tuesday pour la fin de l'année : utilisez une seule page de campagne pour toutes vos collectes de fonds de fin d'année en mettant à jour les éléments de marque (comme les photos, les couleurs et le slogan) de Giving Tuesday vers un thème plus général de la saison des dons. Vous devrez également planifier le moment et la manière dont cette transition se produira (et qui en sera responsable).
• Personnalisez-la : personnalisez votre page de campagne avec des éléments de narration visuels (comme des blocs d'impact, des photos du terrain, etc.) pour engager des donateurs potentiels. Vous devriez également envisager de créer plusieurs pages de destination pour attirer diverses données démographiques des donateurs.
• Hiérarchisez les données : suivez les éléments mesurables (comme le taux de clics sur votre formulaire de don) pour établir une référence pour l'année prochaine. Cela vous aide à tout mesurer et à tout améliorer, des titres aux couleurs de vos boutons CTA.

Suivi

Selon le rapport State of Modern Philanthropy de Classy, ​​les organisations à but non lucratif sur Classy acquièrent 12 fois plus de donateurs le Giving Tuesday par rapport à un jour moyen de l'année. Transformez ces nouveaux donateurs en supporters à vie en lançant une solide stratégie de gestion des donateurs immédiatement après le pic de la saison des dons.

• Dites encore merci : envoyez une deuxième note de remerciement personnalisée pour chaque don, distincte de l'e-mail automatisé et du reçu de don envoyés après avoir reçu un don.
• Terminez l’histoire : faites savoir à vos donateurs ce qu’ils ont contribué à accomplir. Tirez des chiffres, démontrez l’impact et partagez les histoires des bénéficiaires.
• Segmentez les messages de remerciement des donateurs : abordez votre segmentation de suivi de la même manière que les appels. Par exemple, les principaux donateurs devraient recevoir un appel téléphonique, une note manuscrite ou toute autre forme de reconnaissance spéciale pour exprimer leur gratitude pour leur extrême générosité.

Meilleures pratiques et conseils

Cette liste de contrôle du plan de collecte de fonds de fin d'année vous permettra de rester sur la bonne voie pendant que vous planifiez, exécutez, suivez et évaluez vos campagnes de collecte de fonds. Il existe cependant quelques bonnes pratiques et conseils clés à suivre pour améliorer votre réussite et optimiser l’expérience de collecte de fonds.

Adopter une plateforme complète de collecte de fonds

Choisissez une plateforme de collecte de fonds qui propose des sites de dons personnalisables, des formulaires de don optimisés, des options complètes de dons récurrents et des intégrations transparentes avec un accès à tous les outils de marketing, de gestion de la relation client et d'analyse dont vous avez besoin pour exécuter votre campagne la plus percutante à ce jour.

Vous aurez également besoin d'une puissante solution d'événement de collecte de fonds pour offrir des opportunités d'événements hybrides et en personne afin de contribuer à renforcer le lien de vos supporters avec votre cause.

Classy peut vous aider à dynamiser vos campagnes et événements de collecte de fonds du début à la fin, avec des coachs Classy et des experts en réussite client en attente pour mener à bien vos objectifs. Apprendre.

Effectuer une évaluation de campagne

Analysez les performances de votre campagne pour voir ce qui a bien fonctionné (et ce qui n'a pas fonctionné). Ensuite, compilez vos apprentissages et planifiez la façon dont vous vous améliorerez l’année prochaine.

Présentez l’impact de votre campagne de fin d’année

Informez votre organisation, les membres du conseil d'administration à but non lucratif, les bénévoles, les donateurs et les partenaires de l'impact de votre campagne. Vous pouvez mettre en valeur l’impact tangible en partageant des histoires de réussite, des témoignages et des exemples concrets de la façon dont les dons ont fait une différence. Utilisez ensuite des éléments visuels, comme des photos et des vidéos, pour illustrer les résultats des contributions des donateurs et souligner l’importance d’un soutien continu.

Organisez-vous et restez organisé

Gardez vos dossiers et vos actifs organisés pour rationaliser le processus l'année prochaine. Vous avez fait un travail acharné pour vous organiser pour cette campagne : ne la laissez pas se perdre. Considérez vos campagnes de fin d’année comme une partie permanente de votre plan annuel de collecte de fonds. La vague saisonnière de dons pourrait s'atténuer en décembre, mais il est temps de commencer à se préparer pour l'année prochaine.

Organisez des événements virtuels ou hybrides

Planifiez et exécutez des événements de collecte de fonds virtuels ou hybrides attrayants pour entrer en contact avec les donateurs et les sympathisants. Envisagez d'organiser une course caritative de 5 km, une collecte de fonds pour un gala d'hiver, des webinaires, des diffusions en direct ou des panels en ligne liés à votre cause. Ensuite, faites la promotion de ces événements via votre site Web, vos réseaux sociaux et vos newsletters à but non lucratif pour attirer les participants et encourager les dons. Découvrez comment créer des événements de collecte de fonds hybrides et virtuels inoubliables avec Classy Live.

Simplifiez le processus de paiement

Assurez-vous que les donateurs bénéficient du processus de paiement le plus efficace en proposant des dons intégrés. Nous avons constaté que les clients Classy utilisant un formulaire de paiement intégré pendant la saison des dons ont vu jusqu'à 28 % d'amélioration de leurs revenus par visiteur du site .

Donnez vie à vos campagnes de dons de fin d’année

Vous avez le plan et la liste de contrôle : vous avez maintenant besoin d'une plateforme de collecte de fonds pour faire de votre campagne une réalité. La suite complète de produits Classy fournit tous les outils et fonctionnalités de collecte de fonds dont vous avez besoin pour exécuter des campagnes de collecte de fonds de premier ordre à grande échelle.

Qu'il s'agisse d'organiser un gala épique sur la plateforme d'événements de collecte de fonds virtuelle de Classy, ​​de permettre des dons récurrents pour inciter les donateurs à renforcer leur impact, ou de permettre à vos partisans de collecter des fonds en votre nom via une plateforme de collecte de fonds peer-to-peer transparente, nous avons ce dont vous avez besoin.

Planifiez une démonstration avec un expert Classy pour voir comment nos solutions peuvent transformer la collecte de fonds de fin d'année de votre organisation à but non lucratif.

Rédactrice : Ayanna Julien