Comment terminer un e-mail comme un pro

Quelle est la différence entre une fin d'email et une signature ?

Avant d'entrer dans les détails de la fin d'un e-mail, il est important de comprendre la différence entre une approbation d'e-mail et une signature.

Une signature est un bloc de texte qui apparaît à la fin de votre e-mail.

Il comprend généralement votre nom, votre fonction et vos coordonnées, mais il peut également contenir un logo d'entreprise, une photo ou même une devise personnelle.

Une signature par e-mail, en revanche, est le mot ou la phrase que vous utilisez pour conclure votre message. C'est la toute dernière chose que vous écrivez avant de cliquer sur "envoyer".

Par exemple, les signatures d'e-mails courantes incluent "Cheers", "Thanks" et "Cordialement".

Les signatures et les approbations ont également des objectifs très différents. Les signatures sont conçues pour donner aux destinataires toutes les informations dont ils ont besoin pour entrer en contact avec vous ou en savoir plus sur votre entreprise.

Les signatures par e-mail sont donc destinées à terminer votre message sur une note polie et professionnelle.

Cela dit, il n'y a pas de règle absolue sur la fin des signatures et le début des approbations. Dans la plupart des cas, votre approbation viendra après votre signature.

Mais si vous gardez votre e-mail court et agréable, votre choix de signature peut également servir de signature.

C'est vraiment comme tu veux. N'oubliez pas qu'une signature n'est pas la même chose qu'une approbation et que chacune a un objectif différent.

Pourquoi apprendre à terminer un e-mail ?

D'accord, nous comprenons. Vous êtes occupé et vous n'avez pas le temps de vous soucier de la signature parfaite pour chaque e-mail.

Mais cela ne veut pas dire que vous devez passer complètement sous silence la fin de votre message.

Pensez à la dernière fois que vous avez reçu un e-mail de vente.

Qu'en gardez-vous le plus en mémoire ?

Il y a de fortes chances que ce ne soit pas le produit ou le service en soi. C'était probablement la façon dont l'e-mail vous a fait vous sentir.

Cela vous a-t-il enthousiasmé par les possibilités? Ou cela vous a-t-il laissé froid et indifférent ?

La façon dont vous terminez votre e-mail peut avoir un impact important sur la manière dont il est reçu.

Une signature bien choisie peut vous donner l'impression d'être amical et fiable tout en faisant en sorte que le destinataire se sente apprécié, respecté et valorisé.

D'un autre côté, une fin irréfléchie ou inappropriée de votre e-mail peut laisser un goût amer dans la bouche du destinataire - même si le reste de votre message était parfaitement correct.

En d'autres termes, la façon dont vous terminez un e-mail est importante.

Vous ne savez pas par où commencer ? Ne vous inquiétez pas, nous avons ce qu'il vous faut.

Dans les sections ci-dessous, nous vous donnerons toutes les informations dont vous avez besoin pour terminer votre e-mail comme un pro.

Comment mettre fin à un e-mail 101 : les bases

Vous n'avez que quelques mots pour marquer les esprits et convaincre le lecteur d'agir.

Donc, pour la 100e fois, la façon dont vous terminez un e-mail est en fait assez importante.

De plus, la façon dont vous terminez un e-mail peut en dire long sur vous en tant que personne et professionnel.

Par exemple, si vous terminez toujours par « Bravo », les gens pourraient avoir l'impression que vous êtes une personne qui aime s'amuser.

D'un autre côté, si vous utilisez tout le temps "Cordialement", les gens pourraient vous considérer comme plus formel et réservé.

Bien sûr, il n'y a rien de mal avec l'une ou l'autre de ces choses. Mais il est important d'être conscient de la façon dont la signature de votre e-mail pourrait être perçue par le lecteur.

Dans cet esprit, voici quelques conseils généraux à garder à l'esprit lors du choix d'une signature pour votre e-mail :

Gardez-le court et doux.

En cas de doute, moins c'est plus. Une signature ne doit contenir que quelques mots. Tout ce qui est plus long risque de sembler trop familier ou formel.

Les meilleures signatures par e-mail sont brèves et précises. Pas besoin d'écrire un roman - juste une déclaration simple et sincère fera l'affaire.

Il est également important que vous évitiez tout ce qui est trop familier. Vous pourriez être sur la base du prénom avec le destinataire, mais cela ne signifie pas que vous devez signer avec

"Aimer,

Votre nom."

Il n'y a rien de mal à être amical, mais vous ne voulez pas donner l'impression d'être trop familier ou non professionnel.

Choisissez une signature adaptée à la situation.

Ceci est particulièrement important dans le cas des emails de prospection. Vous voulez trouver le juste équilibre entre convivialité et professionnalisme.

Si vous envoyez un e-mail à un client potentiel pour la première fois, ce n'est probablement pas la meilleure idée de signer avec "Cheers".

Au lieu de cela, vous voudrez peut-être choisir une signature un peu plus formelle, telle que "Sincèrement" ou "Meilleur".

Bien sûr, il y a toujours des exceptions à la règle. Si vous entretenez une bonne relation avec votre prospect ou votre client, n'hésitez pas à être plus décontracté dans la signature de votre e-mail.

Assurez-vous simplement de connaître votre public avant de commencer à devenir trop familier.

Tenez compte de votre ton.

La fin de votre e-mail doit correspondre au ton de votre message.

Par exemple, si vous envoyez un e-mail amusant et léger, il peut être approprié de terminer par quelque chose comme "Bravo" ou "Passez une bonne journée".

D'un autre côté, si vous envoyez un e-mail plus sérieux, vous voudrez peut-être terminer par quelque chose comme "Meilleur" ou "Sincèrement".

L'essentiel est que vous souhaitiez que la signature de votre e-mail corresponde au ton de votre message.

De cette façon, vous aurez l'air cohérent et professionnel.

Évitez d'utiliser des phrases mièvres.

C'est bien d'être amical dans un e-mail, mais il n'est pas nécessaire d'en faire trop.

Des phrases mignonnes comme "Hugs!" ou "XOXO" sont mieux réservés à la correspondance personnelle - pas aux e-mails professionnels.

Et avant de dire "Il n'y a aucun moyen que les gens fassent ça", sachez simplement que nous l'avons vu plus de fois que nous ne pouvons compter.

Donc, à moins que vous n'envoyiez un e-mail à votre meilleur ami pour une raison quelconque, il est probablement préférable d'éviter d'utiliser des phrases mignonnes dans votre e-mail de signature.

N'y pensez pas trop. À la fin de la journée, la chose la plus importante est que vous ressembliez à vous-même.

Alors, ne vous attardez pas trop sur le choix de la signature « parfaite » pour votre e-mail. Choisissez simplement quelque chose qui semble naturel et qui convient à la situation.

Et avec cela, nous terminerons cet article avec quelques exemples de signatures d'e-mails que vous pouvez utiliser dans différentes situations.

Meilleures façons de terminer un e-mail

Maintenant que nous avons passé en revue quelques conseils généraux pour choisir une signature d'e-mail, examinons quelques exemples spécifiques.

E-mails formels :

• Sincèrement,
• Meilleur,
• Salutations,
• Avec respect,

Vous ne pouvez jamais vous tromper avec ces signatures de courrier électronique classiques. Ils conviennent à presque toutes les situations et donneront certainement l'impression d'être professionnels et polis.

E-mail plus décontracté :

• Merci,
• Acclamations,
• Prenez soin de vous,
• Passe une bonne journée,

Ces terminaisons d'e-mail sont un peu plus décontractées, mais elles conviennent toujours à la plupart des situations professionnelles.

Utilisez simplement votre meilleur jugement et évitez tout ce qui pourrait sembler trop familier.

E-mails commerciaux :

• Hâte de vous entendre,
• Merci pour votre temps,
• A bientôt,

Ces approbations sont conçues pour laisser la porte ouverte à une communication ultérieure. Surtout si et quand il s'agit d'e-mails de suivi des ventes.

C'est un excellent moyen de terminer un e-mail de vente, car ils établissent un équilibre parfait entre convivialité et professionnalisme, ce qui correspond exactement à ce que vous recherchez dans un e-mail de vente.

L'essentiel est qu'il n'est pas nécessaire de trop y penser. Choisissez simplement une signature d'e-mail qui semble naturelle et adaptée à la situation.

La ligne du bas

Mettre fin à un e-mail est autant un art qu'une science. Mais avec un peu de pratique, vous pourrez terminer vos e-mails comme un pro en un rien de temps.

C'est assez simple. Il vous suffit de choisir une signature adaptée à la situation et qui saura être considérée comme professionnelle.

Et avec cela, vous devriez maintenant avoir une bonne compréhension de la façon de mettre fin à un e-mail de vente. N'oubliez pas de rester professionnel, poli et précis.

Maintenant, allez-y et terminez quelques e-mails !

Bon e-mail !