Le pouvoir des signatures électroniques professionnelles : exemples et astuces

Vous avez une chance de faire une première impression. Lorsqu'il s'agit d'e-mails professionnels, il s'agit de votre signature d'e-mail.

Une signature électronique professionnelle fournit vos coordonnées et reflète votre marque personnelle et professionnelle.

Cependant, créer une signature électronique bien conçue et efficace peut être difficile, car plusieurs éléments doivent être pris en compte, notamment les polices, les schémas de couleurs, la conception adaptée aux mobiles, la cohérence de la marque et le contenu.

Nous avons recueilli des signatures d'e-mails professionnels et décrit les meilleures pratiques pour vous aider à faire une bonne première impression et à améliorer la communication par e-mail.

Comment créer une signature d'e-mail : un guide étape par étape

Un e-mail professionnel peut être n'importe quel e-mail que vous écrivez à des fins internes ou externes en tant que représentant de l'entreprise, y compris un e-mail de remerciement, une lettre de motivation avec un CV ou une discussion sur les projets de l'entreprise avec les partenaires concernés.

Voici cinq étapes cruciales pour vous assurer que vos signatures de courrier électronique professionnelles et commerciales font bonne impression.

Étape 1 : Incluez les informations cruciales dans votre signature

Réfléchissez aux éléments que vous souhaitez inclure dans votre signature en plus de votre nom et de votre titre. Pour ce faire, tenez compte de l'objectif de votre e-mail, du destinataire et de la stratégie marketing globale de votre entreprise.

Quand il s'agit d'écriture professionnelle, tout compte. Par exemple, donner plusieurs façons de vous contacter est essentiel, mais ne surchargez pas la signature de détails inutiles.

Étape 2. Concevez votre signature électronique pour représenter votre marque de la meilleure façon

Disposez tous les éléments de manière à ce qu'ils soient structurés et faciles à lire. Tout d'abord, placez votre nom et votre fonction, puis vos contacts et tous les liens importants.

Le design de la signature doit être en harmonie avec les autres éléments de la messagerie professionnelle et être simple mais attrayant. Essayez d'utiliser des modèles prédéfinis dans des générateurs de signature personnalisés pour faciliter le processus de conception.

Étape 3. Évitez les erreurs courantes qui vous empêchent de mettre l'accent sur les choses importantes

Assurez-vous de ne rien inclure de plus dans votre signature d'e-mail, par exemple :

• Trop de liens surchargent la signature d'informations et semblent non professionnels et ressemblent plus à du spam qu'à une partie d'un e-mail professionnel.
• Une citation qui ne véhicule pas un message important ou qui ne concerne pas du tout votre entreprise puisque le but de votre signature n'est pas de pousser le lecteur à réfléchir mais de l'amener à l'action nécessaire.
• Une photographie inappropriée ou trop abstraite pour être utile.

Étape 4. Créer une signature électronique HTML pour les clients de messagerie

Si vous envoyez vos e-mails à l'aide de l'un des clients de messagerie populaires (Gmail, Microsoft Outlook ou Yahoo), créez-y une signature. De cette façon, votre signature apparaîtra sur chaque e-mail que vous envoyez.

En ce qui concerne les e-mails de marketing en masse, tels que les e-mails de communication à froid, utilisez les capacités de création de signature du fournisseur de services de messagerie (ESP) ou de la plate-forme d'automatisation du marketing par e-mail.

Étape 5. Essayez un générateur de signature électronique

Une bonne option pour vous assurer que votre signature s'affichera correctement dans tous les clients de messagerie et les versions mobiles de vos destinataires, et en même temps la rendre attrayante, n'est pas de créer un design de signature en HTML à partir de zéro, mais d'utiliser l'un des générateurs de signature avec des modèles de signature prêts à l'emploi.

Maintenant, avec ces conseils à l'esprit, examinons quelques exemples de signatures d'e-mails professionnelles .

10 exemples de signature d'e-mail

Les exemples vous aideront à apprendre à créer une excellente signature électronique pour atteindre vos objectifs.

Lien vers l'horaire et slogan de la marque

Dans cet exemple, la signature commence par un appel à l'action (CTA) qui contient une proposition de programmer l'appel et un bloc lumineux avec le nom et le slogan de la marque.

Design léger et structure claire

Ces types d'e-mails ont un design réfléchi mais discret. Tous les éléments essentiels sont mis en évidence en couleur et les lignes définissent la structure. Vous utilisez une couleur supplémentaire en accord avec votre marque.

Icônes de photos et de médias sociaux

Dans cet exemple, il y a trois éléments clés à souligner :

• Un tir à la tête
• Icônes de médias sociaux professionnels remarquables
• L'utilisation d'arrière-plans contrastés sépare les détails de base et la photo de la tête dans la signature et le pied de page contenant les icônes des médias sociaux et d'autres informations sur l'entreprise.

Commentaires et CTA

Ici, la signature de l'e-mail commence par une demande de partage de commentaires sur l'utilité de l'e-mail.

Un autre élément clé est une photo personnelle et une description originale de l'activité au lieu du statut officiel sec qui dit "email marketing". Et une autre initiative intéressante consiste à utiliser un bouton avec un CTA au lieu des téléphones de contact et des e-mails.

Source: Courriel de Stripo

Coordonnées de base

Il s'agit d'une simple signature d'e-mail contenant les informations les plus importantes : nom, fonction, e-mail, site Web et numéro de téléphone direct. Cela permet au destinataire de répondre plus facilement ou, par exemple, de copier vos données.

Style de la marque

Dans cet exemple, les éléments cruciaux de la signature sont bien choisis, et le design de l'email est également travaillé en détail. Les icônes seront dans la couleur de la marque ainsi que le logo seront ajoutés pour mettre en valeur la marque.

Réalisations et récompenses

Ce type de signature électronique contient des informations importantes sur lesquelles attirer l'attention et des images avec des récompenses dans des classements prestigieux.

Offre clé de la marque

Dans cet exemple, le nom et les coordonnées sont complétés par le logo de la marque et ce qu'il propose pour attirer l'attention sur le service et motiver les destinataires à ouvrir le site Web.

Contacts de base et une photo

Dans ce modèle de signature, les éléments importants sont le dégradé de l'arrière-plan, la convivialité du placement des coordonnées et le format de photo inhabituel.

Source : Modèle de signature de Stripo

Dessin original

Dans ce modèle de signature électronique, la combinaison de tous les éléments est pensée dans la conception. Les informations de contact sont mises en évidence dans une police de couleur différente, et la couleur du dessin et de la photo sont combinées.

Source : Modèle de signature de Stripo

Éléments d'une signature électronique professionnelle

L'utilisation d'éléments de signature d'e-mail essentiels permet d'attirer l'attention du destinataire, de personnaliser les e-mails, de rester fidèle à la marque et d'accroître votre présence sociale.

Nom et fonction

Votre nom complet est l'élément principal par lequel commencer votre signature, afin que les destinataires apprennent immédiatement à vous connaître. Ajoutez votre intitulé de poste afin que le destinataire sache clairement sur votre profil quels problèmes vous pouvez l'aider à résoudre. De plus, vous pouvez spécifier vos pronoms.

Vous pouvez placer le nom et le titre du poste dans les deux premières lignes de la signature.

Nom et logo de l'entreprise

Si vous avez déjà inscrit le nom de votre entreprise à côté de votre intitulé de poste, vous pouvez toujours l'inclure à nouveau, ainsi que votre logo, pour mettre en valeur votre marque. En règle générale, cette partie de la signature électronique est dans le même style pour tous les représentants de l'entreprise et est développée de manière centralisée en tant qu'élément de la marque. Ce n'est une excellente solution que si vous avez besoin de mettre l'accent sur l'appartenance à une grande marque célèbre.

Photo personnelle

Un portrait professionnel n'est pas toujours requis, mais nous vous recommandons de l'utiliser pour capter l'attention des lecteurs et rendre la correspondance plus personnalisée. L'ajout d'une photo personnelle donne l'impression à votre destinataire qu'il communique avec une personne, et non avec une entreprise sans visage. Utilisez votre portrait professionnel de haute qualité pour cet élément.

Les images et les éléments visuels ajoutent à l'attrait des signatures électroniques. N'incluez pas de photos de paysages, de membres de votre famille ou quoi que ce soit d'autre à l'exception de votre photo de tête.

Coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse physique)

Curieusement, les gens oublient parfois d'ajouter leurs coordonnées, pensant que le destinataire peut répondre à l'e-mail. Mais dans la correspondance commerciale ou même les offres froides, leur permettre de vous contacter facilement est essentiel. Vous pouvez également ajouter le domaine du site ici afin que le destinataire puisse facilement y accéder.

Liens vers des comptes professionnels sur les réseaux sociaux

Les médias sociaux sont un autre point de contact avec votre public. Avant de décider d'un partenariat, le destinataire peut vouloir vous suivre sur les réseaux sociaux pendant un certain temps. Par conséquent, les badges interactifs pour vos comptes de médias sociaux dans la signature électronique contribuent à votre réputation et ajoutent du trafic à vos canaux marketing.

Cependant, gardez votre signature électronique gérable : ajoutez seulement trois à cinq icônes de médias sociaux qui reflètent le plus vos activités professionnelles.

Bouton CTA

L'un des blocs très efficaces dans la signature d'e-mail est le CTA   bouton. Le CTA doit correspondre au style général de la légende et aux objectifs de conversion. Cela peut ressembler à un lien d'appel à l'action, un bouton, une bannière, une icône de vente ou de cadeau, ou même un post-scriptum accrocheur. Idéalement, il est complété par un lien permettant d'accéder à la landing page de l'entreprise.

En incluant un CTA dans votre signature, vous pouvez :

• Dirigez vos contacts vers l'action souhaitée
• Attirez l'attention sur une promotion ou un nouveau service
• Générez plus de prospects à partir des communications quotidiennes
• Obtenez la chance de promouvoir les offres de vos partenaires  

Bonnes pratiques pour créer une signature d'e-mail

En plus de la simple liste des éléments essentiels d'une signature électronique, il existe également certaines pratiques exemplaires à suivre lors de la création de signatures électroniques professionnelles.

Rendez votre conception professionnelle et simple

Gardez votre signature électronique simple et professionnelle plutôt que créative pour vous assurer que vos destinataires prennent votre contenu au sérieux et s'y engagent.

Ne visez pas à être le plus original dans votre créneau ou n'incluez pas autant d'informations que possible. Inclure plus que les éléments les plus pertinents pourrait submerger vos destinataires.

Maintenir la cohérence de la marque

Il est essentiel de faire correspondre les combinaisons de couleurs de signature avec le style général de votre marque et d'inclure votre logo. Vous pouvez développer un modèle de signature électronique pour tous les employés de l'entreprise dans lequel ils peuvent modifier leurs informations personnelles.

Cela aidera les partenaires qui reçoivent des e-mails de représentants de l'entreprise de différents départements à reconnaître votre entreprise, ce qui vous permettra de mieux faire connaître votre marque.

Structurer le texte pour faciliter la compréhension des informations

Divisez les éléments de votre signature en sections pour en faciliter la lecture. Créez un ordre pour les informations à l'aide de séparateurs. Par exemple, vous pouvez placer des informations de contact de base en haut à droite et séparer les icônes de médias sociaux ou des informations supplémentaires en bas avec une ligne.

Comme vous pouvez le voir ci-dessous, les barres verticales séparent visuellement les informations. Cela permet d'économiser de l'espace, d'éviter les longueurs de ligne gênantes et d'améliorer la conception de la signature électronique.

Source : Modèle de signature de Stripo

Évitez d'utiliser plus de deux couleurs

Bien que vous n'ayez pas besoin de vous en tenir à une version en noir et blanc de la signature, vous pouvez essayer une approche professionnelle de la sélection des couleurs. Restez dans l'utilisation de deux couleurs et assurez-vous qu'elles se complètent.

Si vous n'avez pas de style de marque ou de logo, choisissez une couleur parmi la palette de couleurs principales du site, les cartes de visite ou d'autres éléments de marque personnels. Idéalement, la couleur de police principale est le noir ou le gris foncé, et l'autre couleur provient du logo de votre entreprise.

Les couleurs doivent mettre en valeur le texte de la signature de l'e-mail et non le supprimer, il devrait donc y en avoir quelques-unes.

De plus, pour choisir un schéma de couleurs, vous pouvez engager un designer ou utiliser des générateurs de palettes de couleurs en ligne pour sélectionner la combinaison parfaite.

Utilisez une police lisible et une taille de police appropriée

La meilleure pratique pour les signatures électroniques professionnelles consiste à utiliser des polices lisibles et sécurisées pour le Web. Les meilleurs choix de polices sont Tahoma, Georgia ou Arial pour rendre la signature plus lisible et visible. Des polices telles que Garamond, Georgia, Calisto MT et Lucida Bright peuvent également convenir. Ils sont lisibles et s'affichent correctement sur n'importe quel appareil ou client de messagerie.

Votre signature électronique doit avoir une police standard. Sinon, cela peut sembler désordonné. Cependant, vous pouvez sélectionner différentes tailles de police, idéalement entre 12 et 16 pixels. De plus, n'utilisez pas de gras, ce qui allongera la signature.

Tenez compte de la taille du bloc de signature d'e-mail

Vérifiez toujours la taille de votre bloc de signature d'e-mail en pixels et en kilo-octets.

Voici les dimensions maximales recommandées :

• Pour les ordinateurs de bureau : 700 pixels (largeur) x 300 pixels (hauteur)
• Pour les appareils mobiles : 320 pixels (largeur) x 600 pixels (hauteur)
• Taille : Essayez de ne pas dépasser 50 Ko

Assurez-vous que votre signature d'e-mail est adaptée aux mobiles

Lors de la création d'une signature d'e-mail, n'oubliez pas que de plus en plus de personnes lisent chaque jour sur des appareils mobiles. Il est donc important que votre signature, comme l'ensemble de l'e-mail, s'adapte à différents appareils mobiles. Cela signifie que les tailles de police, les retours à la ligne, les boutons et les liens doivent être attrayants et faciles à lire. Pour ce faire, réduisez le nombre d'objets dans votre signature électronique et augmentez leur taille.

Comparez les versions de bureau et mobiles de la même signature d'e-mail.

Source : Modèle de signature de Stripo

Inclure les mentions légales si nécessaire

Vous devrez peut-être ajouter une clause de non-responsabilité pour certaines entreprises, comme dans le secteur juridique. Il peut s'agir d'une déclaration de confidentialité, d'une clause de non-responsabilité ou d'une opinion personnelle.

Par exemple, vous pouvez inclure une citation ou un rappel environnemental pour empêcher les lecteurs d'imprimer vos e-mails inutilement. Assurez-vous simplement que votre signature contient toutes les informations dont l'abonné aura besoin pour rester en contact ou prendre d'autres mesures.

Faites la promotion de votre contenu

Vous pouvez utiliser le bas de votre signature électronique pour promouvoir du contenu et des pages utiles contenant des informations sur vous et votre entreprise. Les clients potentiels passent la majeure partie de leur parcours d'achat à essayer de trouver des informations sur votre marque et votre produit, alors pourquoi ne pas les aider ?

Vous pouvez afficher un lien vers un nouveau lancement de produit, un communiqué de presse, une mise à jour de fonctionnalités, un blog, un webinaire ou un ebook.

Par exemple, dans un e-mail en masse, vous pouvez garder la fin de l'e-mail aussi personnelle que possible sans ajouter de contacts officiels. En même temps, vous pouvez ajouter des liens de parrainage.

Ajouter des témoignages de clients et des récompenses d'évaluation

Ajoutez des notes pour votre entreprise ou de petites images de récompenses à votre signature. Utilisez les évaluations de Google, Clutch ou d'un autre profil bien connu pour montrer que d'autres clients vous font confiance et offrez au destinataire un lien vers ses avis.

Ajouter une signature manuscrite

Utilisez une signature manuscrite pour ajouter une touche personnelle à votre e-mail.

Source : Modèle de signature de Stripo

Les signatures d'e-mail vous reflètent, vous et votre marque

Même un petit élément d'un e-mail professionnel, comme une signature, peut être crucial pour établir de nouvelles relations avec des clients et partenaires commerciaux actuels ou potentiels.

Prenez donc suffisamment soin de créer une signature électronique professionnelle qui vous reflète, vous et votre marque, en utilisant les exemples et les meilleures pratiques ci-dessus.

Une stratégie de marketing par e-mail bien conçue peut améliorer l'engagement de la liste de diffusion et augmenter les conversions. Apprendre.