Facturation électronique en Espagne, les travaux démarrent pour introduire l'obligation entre 2024 et 2025

Outre l'Italie, la France et l'Allemagne, l'Espagne travaille également activement à étendre la facturation électronique obligatoire au secteur B2B. Initialement, l’obligation devait être introduite pour les grandes entreprises dès juillet 2024, puis pour toutes les entreprises espagnoles. Toutefois, en raison du long travail nécessaire à l’élaboration des spécifications techniques et de la réglementation correspondante, la mise en œuvre pourrait ne pas avoir lieu avant janvier 2025.

Tout d'abord, il est important que ceux qui font des affaires avec des fournisseurs et des clients en dehors de l'Italie se tiennent au courant des développements qui affectent les pays européens et non européens en termes de facturation électronique et de reporting électronique. Dans cet article, nous donnerons un aperçu puis passerons en revue les étapes qui auront lieu en Espagne.

Il est toujours important de mentionner, comme nous l'avons fait à d'autres occasions, la proposition européenne connue sous le nom deViDA (La TVA à l'ère numérique), qui aura un grand impact sur l'introduction de la facture électronique obligatoire.Lorsque la proposition européenne entrera en vigueur, une série de mesures devraient être mises en œuvre entre 2024 et 2028, sauf prolongations qui ne peuvent être exclues et qui pourraient repousser certaines échéances. La proposition introduit l'obligation d'utiliser des factures électroniques dans les transactions B2B intra-UE et supprime également certains des obstacles bureaucratiques qui ont jusqu'à présent freiné l'adoption des factures électroniques dans les transactions nationales.

L'impulsion en faveur de l'adoption de la facturation électronique dans les pays européens réside dans les réalisations des pays qui ont déjà emprunté cette voie et réalisé :

• Récupération des recettes de TVA et contrôle plus étendu des transactions
• Automatisation des processus métier et niveau de numérisation amélioré
• Des relations efficaces entre les entreprises et les administrations publiques
• Des délais de paiement réduits par les administrations publiques au profit des entreprises

Les étapes de mise en œuvre de la facturation électronique sont évidentes non seulement au niveau européen, mais il convient de mentionner les différentes actions que certains pays préparent pour mettre en œuvre la facturation électronique aux niveaux B2B et B2G. Parmi ces pays, nous trouvons l'Espagne et la France, qui introduiront des mandats entre 2024/2025 et 2026. Nous avons écrit sur les progrès d'autres pays européens en matière de facturation électronique, à savoir l'Allemagne, la France et maintenant l'Espagne.

Aujourd’hui, nous nous concentrerons sur les récents développements annoncés par le gouvernement espagnol. Jusqu'à présent, il n'existait qu'une obligation dans le domaine B2G, mais désormais, sauf prolongation, le pays est prêt à commencer . Comme évoqué d'emblée, on ne peut exclure que l'obligation, initialement prévue pour juillet 2024, soit repoussée à 2025 pour permettre d'édicter les réglementations nécessaires et, bien sûr, pour que les entreprises s'adaptent à la nouvelle système.

En Espagne, comme dans d'autres pays européens, le pays s'oriente vers une extension progressive de l'utilisation de la facturation électronique afin d'augmenter le degré de numérisation des processus commerciaux et d'approvisionnement. L'un des principaux objectifs, également réitéré par la proposition ViDA, est de parvenir à un meilleur contrôle des obligations liées à la TVA et de lutter contre la fraude fiscale.

Il est facile de comprendre pourquoi le secteur de l'administration publique est le premier pas que font de nombreux pays vers la facturation électronique, étant donné qu'il s'agit d'organisations qui déclenchent des cycles de dépenses puissants et complexes et où la traçabilité et la transparence sont particulièrement importantes et urgentes. Grâce à la facturation électronique dans les relations entre particuliers, d'autres avantages importants gagnent en importance. À cet égard, l’Italie est un parfait exemple puisqu’elle a enregistré une augmentation de 3,5 milliards d’euros des recettes de TVA en 2020 après l’introduction de la facturation électronique.

En fait, les avantages de la facturation électronique sont nombreux : un meilleur contrôle sur d'éventuelles évasions ou fraudes fiscales, le développement et la modernisation de l'économie, des économies sur la consommation de papier et la réduction des archives physiques, qui sont remplacées par des archives numériques beaucoup plus polyvalentes.

Aujourd'hui, nous nous concentrerons spécifiquement sur la manière dont ces avantages seront obtenus en Espagne, en analysant le projet de réglementation divulgué au cours des mois précédents par le gouvernement espagnol.

Facturation électronique en Espagne

L'utilisation de la facturation électronique en Espagne dans le domaine B2G est prévue depuis 2015. À partir de cette date, toutes les administrations, centrales et périphériques, doivent pouvoir recevoir et traiter les factures électroniques.

Les entreprises fournissant les administrations publiques ne sont pas nouvelles dans l'obligation de produire uniquement des factures électroniques, à une exception près pour les montants inférieurs à 5 000 €. En dessous de ce montant, les factures au format papier sont toujours autorisées.

Toutes les factures électroniques envoyées aux administrations publiques doivent être conformes au format Facturae V3.2.X, conforme à la norme européenne EN 16931, et doivent être signées électroniquement selon la norme Xades, avec une signature basée sur un certificat qualifié.

Le gouvernement espagnol a développé la plateforme FACe , grâce à laquelle des factures électroniques peuvent être envoyées aux administrations publiques.Il est obligatoire pour les administrations centrales, alors qu'il est facultatif pour les administrations périphériques, qui peuvent théoriquement également utiliser d'autres plateformes. En effet, la plupart des administrations ont décidé d’utiliser la plateforme FACe, car elle est gratuite.

Les entreprises fournissant les administrations publiques peuvent adopter la solution technologique qu'elles préfèrent pour produire la facture électronique, profitant ainsi des différentes options disponibles sur le marché, à condition de garantir le respect des normes en vigueur.

Le ministère espagnol de l'Industrie propose un logiciel gratuit pour créer et gérer des factures électroniques, particulièrement utile pour les petites et moyennes entreprises qui traitent des quantités limitées de factures électroniques.Par ailleurs, une plateforme supplémentaire –FACeB2B – est disponible depuis 2018, pour gérer les factures électroniques entre entrepreneurs et sous-traitants de l’administration publique.Cette plateforme est également gratuite et utilise les mêmes formats et interfaces que la plateforme gouvernementale équivalente. En conséquence, l’utilisation de la facturation électronique en B2B, même si elle n’est pas encore obligatoire, est déjà autorisée et encouragée depuis un certain temps.

Ce qui va changer à partir de 2024

En Espagne, la facture électronique deviendra bientôt obligatoire également dans le domaine B2B. Le 29 septembre 2022, le gouvernement espagnol a approuvé la loi intitulée « Creacion y Crecimiento de Empresas », qui contient une série de mesures jugées nécessaires pour soutenir la croissance des entreprises .Ce n'est pas un hasard si la facture électronique figure parmi ces mesures où elle est considérée comme un outil essentiel pour lutter contre l'évasion fiscale.

Les entreprises seront ainsi obligées de facturer électroniquement aux autres entreprises et aux indépendants la prestation de services. Dans une première phase, qui devrait débuter en 2024, elle commencera par les entreprises dont le chiffre d'affaires dépasse 8 millions d'euros, pour ensuite impliquer progressivement toutes les autres, probablement en 2025. Ces délais pourront être respectés si les réglementations techniques et les infrastructures nécessaires pour soutenir la facturation électronique soit mise en place dans les délais initialement estimés ; sinon, il est possible que nous assistions à un certain dérapage.

Sauf extension, la feuille de route estimée à ce jour est la suivante :

• A partir de juillet 2024 (ou, en cas de prolongation, début 2025) , l'obligation débutera pour les entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur à 8 millions d'euros.
• A partir de 2025, l'obligation s'appliquera à toutes les entreprises et professionnels ; si le mandat est retardé, cette phase pourrait être reportée au second semestre 2025, voire début 2026.

Le règlement, comme prévu, est encore à l'état de projet et en attente d'approbation finale, ce qui pourrait également apporter d'éventuelles modifications ou spécifications supplémentaires.

Cependant, il convient également de mentionner certaines dispositions directement prévues dans la loi Crea y Crece du 29 septembre 2022. C'est la mesure qui a ouvert la porte à l'introduction de la facture électronique B2B en Espagne. La loi identifie un certain nombre d'obligations tant pour les entreprises qui envoient et reçoivent des factures que pour les prestataires qui proposent des services de facturation électronique. En voici quelques uns:

• Les entreprises sont obligées d'émettre, d'envoyer et de recevoir des factures électroniques dans le cadre de relations commerciales avec d'autres entrepreneurs et professionnels.
• L'expéditeur et le destinataire devront fournir des informations sur l'état des factures.
• Les fournisseurs de technologies devront garantir la libre interconnexion et l’interopérabilité entre les solutions ou plateformes technologiques. La procédure d'accréditation de l'interconnexion et de l'interopérabilité sera fixée par voie réglementaire. Ce dernier point, par exemple, ne semble pas être entièrement développé dans le projet de règlement commun, de sorte qu'il ne peut être exclu que des orientations supplémentaires soient fournies.
• L'obligation pour les destinataires de conserver l'accès aux factures électroniques pendant 4 ans. Ainsi, si les destinataires des factures électroniques ne sont plus clients des entreprises expéditrices, l'accès peut être autorisé pendant 3 ans après la fin des contrats.
• Autoriser et faciliter l'accès, la visualisation, le téléchargement et l'impression des factures électroniques pour les destinataires.

À quoi s’attendre pour l’avenir ?

Les bénéfices observés en Italie sont certainement attendus, même si l'obligation non généralisée mais uniquement B2B et B2G ne permet pas de tirer le meilleur parti de l'utilisation d'un outil qui s'est avéré très efficace et plein d'avantages, comme comme:

• Efficacité et rationalisation des processus
• Économies de coûts
• Délais de paiement réduits
• Durabilité environnementale et réduction de l’empreinte carbone

Il ne reste plus qu'à attendre les prochains développements que déterminera le gouvernement espagnol pour voir si l'exigence de facturation électronique en Espagne s'étendra également au secteur B2C.