Services de livraison électronique, comment choisir le bon

Pour définir le concept de « services de livraison électronique », il est utile de se référer au contexte législatif qui le définit d'un point de vue réglementaire et opérationnel.

Nous nous référons au Règlement européen 910/2014 diteIDAS (Electronic IDentification Authentication and Signature), avec ses mises à jour les plus récentes, qui font l'objet de cet article de notre blog.

Selon le règlement eIDAS, les services de livraison électronique permettent la transmission électronique de données entre tiers et fournissent des preuves liées au traitement des données transmises, y compris la preuve que les données ont été envoyées et reçues, et protègent les données transmises contre le risque de perte, vol, détérioration ou modification non autorisée.

Attention toutefois à une spécification fondamentale : le règlement eIDAS identifie deux formes de services de livraison électronique :

1) ERDS : services d'envois recommandés électroniques

2) QERDS : services d'envois recommandés électroniques qualifiés

Nous allons creuser dans les différences entre ces deux types de services dans la section suivante.

Ensuite, nous nous pencherons sur le PEC italien , un outil de plus en plus répandu et très utilisé ;nous demanderons : comment la PEC s'intègre-t-elle dans le cadre européen plus large ?

Et quels sont les cas et scénarios où il est utile et bénéfique d'utiliser ERDS ou QERDS ?

Enfin, nous consacrerons une dernière section à l'opportunité qu'ouvrent les services de livraison électronique pour les entreprises et les professionnels, au-delà des obligations et des accomplissements.

Nous aborderons chaque étape par étape.

ERDS ou QERDS : quelles sont les différences ?

Revenons au règlement eIDAS : les articles concernant les services d'envoi recommandé électronique (ERDS) et les services d'envoi recommandé électronique qualifiés (QERDS) sont les articles 43 et 44.

Nous ne reproduirons pas intégralement la réglementation (vous pouvez la consulter ici), mais citons simplement les passages qui portent sur les exigences remplies par les services d'envois recommandés électroniques qualifiés (QERDS) et les exigences qui les distinguent des ERDS. En résumé, ils :

a) sont fournis par un ou plusieurs prestataires de services de confiance qualifiés ;

(b) garantir l' identification de l'expéditeur avec un niveau de sécurité élevé ;

(c) garantir l' identification du destinataire avant la transmission des données ;

(d) sécuriser l'envoi et la réception des données par une signature électronique avancée ou un cachet électronique avancé d'un prestataire de services de confiance qualifié afin d'exclure la possibilité de modifications indétectables des données ;

(e) indiquer clairement toute modification des données afin de les envoyer ou de les recevoir à l'expéditeur et au destinataire des données ;

(f) indiquer la date et l'heure d'envoi et de réception ainsi que toute modification des données par un horodatage électronique qualifié.

En bref, un point central pour les services d'envois recommandés électroniques qualifiés (QERDS) est la certitude concernant les identités de l'expéditeur et du destinataire, et l'utilisation conjointe d'une signature électronique avancée (ou d'un cachet électronique).

Le tout est garanti par un fournisseur de services de confiance qualifié.

Comment le PEC s'intègre-t-il dans ce tableau ?

PEC , tout d'abord, est un outil italienqui a été développé avant la publication du règlement eIDAS et qui ne répond pas entièrement aux exigences définies par la législation européenne. C'est un outil qui – par nécessité – devra passer parun chemin d'évolution.

C'est ce dont nous parlerons dans la section suivante.

Le cas tout italien de PEC

Le PEC (Courrier Électronique Certifié) est un outil que nous connaissons tous et qui fait maintenant partie de notre quotidien.

Selon les dernières données disponibles, il y a plus de 14 millions d'adresses PEC actives en Italie (agid.gov.it).

La montée en flèche de l'utilisation du PEC a été très forte, surtout ces dernières années; une accélération décisive à cet égard s'est produite pendant la période d'urgence déclenchée par la pandémie.

Cette accélération n'était pas un cas isolé, mais s'inscrivait dans une tendance qui impliquait d'autres implémentations liées à la dématérialisation et à la numérisation (pensons, par exemple, au cas de SPID).

Par ailleurs, PEC est également actuellement utilisé comme Domicile Numérique (et rappelons qu'à partir du 1er octobre 2020, il est obligatoire pour les entreprises et les professionnels de communiquer leur Domicile Numérique).

Comme nous l'avons mentionné, cependant, PEC est unique en Italie. Son insertion dans le cadre des services européens de livraison électronique n'est pas encore optimale.

En effet, le PEC manque de nombreuses caractéristiques identifiées par le législateur européen pour les services de livraison électronique certifiés et la livraison certifiée qualifiée. Par exemple, le PEC ne permet pas l'identification de l'expéditeur et du destinataire de la communication, et n'exige pas non plus une validation temporelle qualifiée.

Plus important encore, le PEC n'est valable qu'en Italie et non en Europe. De plus, les communications via PEC n'ont une pleine valeur juridique que si elles ont lieu entre deux boîtes aux lettres, toutes deux étant des boîtes aux lettres électroniques certifiées.

Cependant, le processus d' évolution du PEC (conduisant à une mise à jour des normes ETSI) a déjà commencé afin qu'il puisse répondre aux exigences européennes en matière de services de livraison électronique certifiés qualifiés.

Ce chemin, bien sûr, ne peut pas être instantané et nécessite un processus qui n'est pas à l'abri d'enjeux législatifs et technologiques.

(En savoir plus sur l'évolution du PEC et ce que l'on appelle souvent le « PEC européen » dans cet article de notre blog.)

Maintenant, au-delà des scénarios futurs, comprenons les avantages de tirer parti des systèmes SERC et SERCQ.

Les avantages d'utiliser ERDS et QERDS

Allons droit au but.

Les avantages premiers et les plus intuitifs de l'utilisation des services d'envoi recommandé électronique sont liés à la sécurité et à la fiabilité.

De ce point de vue, leséléments juridiques sont fondamentaux : les communications effectuées par voie électronique constituent des preuves précieuses à utiliser en cas de litige. Par conséquent, ils représentent un outil utile pour obtenir une traçabilité complète des communications et des notifications qui ont été envoyées,même lorsque ces communications sont adressées à plusieurs destinataires.

On parle d'aspects extrêmement sensibles qui comportent une série de conséquences très importantes.

Mais ce n'est pas tout.

En s'appuyant sur des sociétés spécialisées comme Doxee, les communications ne sont pas seulement délivrées par un fournisseur de services de confiance qualifié, elles peuvent également être acheminées via un large éventail de canaux.

Non seulement des e-mails recommandés , mais aussi des SMS recommandés(avec les avantages en termes de familiarité par les destinataires, de simplicité et d'immédiateté : le tout avec une traçabilité complète des transactions du côté de l'expéditeur).

Ensuite, il y a l' outileDelivery , qui permet de certifier la livraison et l'ouverture des documents en émettant des justificatifs.

Dans ce cas, le destinataire reçoit un email ou SMS certifié contenant un lien d'accès aux documents qui lui sont destinés. Cette étape permet de collecter et de suivre l'intention du destinataire d'accéder à des documents confidentiels via un lien personnalisé.

Et voici un thème clé et qu'il est crucial de garder à l'esprit en tout temps : la personnalisation .

Pas seulement les obligations et la sécurité - les opportunités des services de livraison électroniques

Les principaux objectifs de l'introduction des services de livraison électronique au niveau européen se situent dans les domaines de la sécurité et de la fiabilité des communications, de la transparence et de la valeur juridique dans les litiges.

Tout cela est essentiel.

Mais on peut aller encore plus loin et regarder les opportunités, qui sont tout aussi déterminantes pour les entreprises.

Ces aspects concernent en premier lieu l'expérience utilisateur du client ;ici, les maîtres mots sont : simplicité, rapidité et transparence.

Non seulement cela : il y a aussi le vaste problème lié à la collecte, à la gestion et à l'analyse des données de vos communications.

La gestion de ces informations est particulièrement complexe, puisqu'il s'agit d'informations provenant de plusieurs canaux.

S'appuyer sur les outils de livraison électronique certifiée fournis par des entreprises comme Doxee permet de gérer cette énorme quantité de processus et de données associées de manière simple et globale.

Ces données deviennent à leur tour une ressource à exploiter pour améliorer ses processus et affiner toujours plus la connaissance de votre clientèle.

La dernière étape est celle-ci : améliorer votre connaissance de vos clients, c'est avoir la capacité d' améliorer continuellement vos communications, de les rendre de plus en plus adaptées aux destinataires, et donc de plus en plus efficaces.

C'est le tournant de la personnalisation que nous évoquions.

En bref : tout est lié dans un cercle vertueux. Sécurité et fiabilité améliorées. Respect des normes européennes qui se définissent de plus en plus. Valeur légale. Communication améliorée (ou, plutôt, communications différentes). Les avantages sont énormes; et l'optique est gagnant-gagnant, pour les entreprises et leurs clients.