Signe Dropbox Vs. DocuSign : quel est le meilleur outil de signature électronique ?

Les signatures électroniques ou eSignature sont utiles pour faire des affaires avec des partenaires, des travailleurs à distance et des clients internationaux.

Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous avez signé avec un stylo et du papier ?

Une signature au stylo-papier nécessite une numérisation, une impression, un rendez-vous en personne, un envoi postal, un fax, etc. au personnel concerné. L'ensemble du processus peut être laborieux, long et fastidieux.

C'est là que la signature électronique entre en scène.

Dropbox Sign et DocuSign sont deux excellents outils de signature électronique que vous pouvez essayer.

Comparons donc ces deux plates-formes de signature électronique pour comprendre laquelle convient le mieux à vos besoins.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique (eSignature) est un moyen légal et efficace de faire signer électroniquement et rapidement des documents. Il est reconnu dans le monde entier car il est sécurisé. Les signatures électroniques peuvent remplacer les signatures manuscrites dans différents processus.

En termes simples, une signature électronique est une signature sous forme électronique. Vous pouvez utiliser des ordinateurs ou des appareils électroniques pour authentifier le signataire et assurer la sécurité du document.

Nous pouvons dire qu'une indication électronique de l'intention d'une personne d'accepter les termes du document ou d'un ensemble de données et de rétablir ces données avec une signature électronique est connue sous le nom de signature électronique. Il existe trois types de signatures électroniques :

• Signatures électroniques simples
• Signatures électroniques avancées
• Signatures électroniques qualifiées

Il peut être utilisé dans diverses situations, telles que les transactions, les contrats et les procédures administratives. Les signatures électroniques sont fiables, exécutoires et légales dans le monde entier. Cela vous aidera à accélérer votre processus de signature et vous permettra d'économiser des heures sur ce processus.

Les signatures électroniques sont la nouvelle façon de faire des affaires avec vos clients, c'est pourquoi vous devez avoir une application de signature électronique en laquelle vous pouvez avoir confiance.

Avec l'outil eSignature, vous pouvez obtenir un moyen pratique et rapide de résoudre les problèmes de signature. Vous pouvez assurer la sécurité de vos clients et rendre les documents facilement sans vous déplacer.

Il s'agit plutôt d'une approche respectueuse de l'environnement qui peut économiser des millions d'impressions papier. De plus, cela aide à garder votre document organisé, comptabilisé et accessible.

De plus, l'utilisation des signatures électroniques peut économiser beaucoup de temps et d'argent. Il rationalise également les flux de travail de votre entreprise et peut apporter de l'efficacité à l'industrie ou au service.

Les signatures électroniques peuvent être utilisées dans divers secteurs tels que les ventes, les ressources humaines, les services financiers, l'informatique, les sciences de la vie, le gouvernement, etc.

Comparons Dropbox Sign et DocuSign, en commençant par Dropbox Sign.

Qu'est-ce que Dropbox Sign ?

Dropbox Sign (anciennement HelloSign) est une application de signature électronique et de gestion des transactions numériques qui inclut le suivi des signatures, l'historique des signatures, la signature de documents, la conformité réglementaire, etc.

Il vous permet de demander des signatures électroniques et d'ajouter des signatures juridiquement contraignantes aux documents. Il appartient à Dropbox, qui promet de permettre aux clients de conclure des affaires plus rapidement, de remplir des documents d'urgence à temps et sans erreur, d'intégrer immédiatement de nouvelles recrues, et plus encore.

Dropbox Sign est une solution utile pour les indépendants. Les pigistes peuvent facilement envoyer des documents à leurs clients et recevoir des documents comme des accords à signer électroniquement. La plate-forme est robuste, avec de multiples intégrations, des capacités de marque personnalisées, etc.

Des utilisateurs privés aux grandes entreprises peuvent utiliser cette plate-forme sans aucun problème. Que vous souhaitiez l'utiliser sur votre mobile ou votre ordinateur de bureau, son application est prise en charge par tous les appareils afin que vous puissiez l'utiliser où vous le souhaitez.

De plus, Dropbox Sign est disponible dans plus de 20 langues et peut s'intégrer à des outils populaires tels que Salesforce, Slack, HubSpot, etc. De plus, il simplifie les flux de travail et facilite la communication entre les clients, les fournisseurs et les collègues.

Avec Dropbox Sign, vous pouvez :

• Collectez des signatures électroniques en toute sécurité grâce au cryptage des données
• Concluez rapidement des accords grâce à des processus automatisés de proposition et de signature de contrat
• Automatisez les tâches, renforcez la conformité et gérez les risques dans ses fonctionnalités d'IA
• Acheminez les documents vers vos travailleurs assignés pour gérer les flux de travail internes
• Créez et modifiez vos contrats à l'aide de modèles réutilisables et personnalisables
• Passez de la paperasserie trépidante au travail sans papier pour sauver des arbres

Dropbox Sign propose un package gratuit comprenant des fonctionnalités de base et trois demandes de signature chaque mois. Cela en fait une bonne option pour ceux qui ont des besoins de signature à faible volume.

Caractéristiques du signe Dropbox

Dropbox Sign possède des fonctionnalités uniques, ce qui en fait un excellent choix pour tout le monde. Il se concentre généralement sur la simplification du processus pour les utilisateurs et les organisations. Discutons de ses fonctionnalités:

#1. Modèles

Vous pouvez transformer vos documents fréquemment utilisés en modèles Dropbox Sign pour rationaliser chaque demande de signature. Vous pouvez formater les documents en quelques minutes pour rendre chaque envoi facile et rapide.

Il vous suffit de suivre quatre étapes lors du formatage des documents :

• Téléchargez votre document : choisissez un document que vous envoyez à plusieurs reprises, comme un accord de non-divulgation ou W2.
• Décidez qui va signer : attribuez un rôle de signataire, comme un client, un propriétaire d'entreprise, un employé, un locataire, etc.
• Placer des champs ou un espace : pour chaque rôle, faites glisser et déposez les champs de signature là où vous souhaitez que le signataire remplisse cette partie.
• Enregistrer, envoyer et réutiliser : une fois que vous avez créé un modèle, il sera facile d'envoyer le document rapidement et de manière transparente sans répétition.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez automatiser votre travail fastidieux, simplifier les envois en masse à l'aide de fonctionnalités multi-signataires et préparer les documents à être signés immédiatement.

#2. Édition de documents

Une fonctionnalité telle qu'un éditeur de documents est une fonctionnalité très courante dans toutes les applications. À l'aide de l'outil, vous pouvez ajouter des champs dans vos documents afin que le signataire puisse remplir les informations requises. Il inclut des fonctionnalités de navigation, une fonctionnalité unique de Dropbox Sign.

Dropbox Sign vous permet d'ajouter une image de marque personnalisée et de personnaliser la langue de l'application. Cela aide votre entreprise à élever sa marque et à améliorer la communication avec les parties prenantes. Lorsque vous ajoutez des éléments d'e-mail, vous devez télécharger un logo d'entreprise, ajouter un slogan d'entreprise, modifier le nom de l'expéditeur et une signature d'e-mail.

#3. Envoi de documents

Il existe plusieurs façons d'envoyer des documents. Dropbox Sign peut télécharger un fichier CSV générant un lien de signature ou un fichier CSV pour les signatures en masse et en personne.

Lorsque vous envoyez des documents par e-mail, vous pouvez personnaliser le titre du document, demander des pièces jointes, personnaliser un message pour les signataires et attribuer des CC.

#4. Signature et stockage de documents

Dropbox Sign fournit des fonctionnalités utiles, notamment un bouton "Suivant" guidant les destinataires vers le champ vide pour signer directement.

Après avoir exécuté les documents, ils doivent être accessibles facilement et efficacement. Dropbox Sign est une plate-forme de stockage de documents basée sur le cloud qui stocke tous vos documents et vous permet d'y accéder quand vous le souhaitez.

#5. Sécurité

Les logiciels de signature électronique doivent être assortis d'une sécurité particulière et de conformités légales. Dropbox Sign offre le cryptage SSL, l'authentification à deux facteurs, la conformité aux lois internationales, la conformité HIPAA, la conformité ESIGN et le stockage sécurisé des documents.

L'outil fournit des rapports d'audit pour suivre les modifications et les activités essentielles de chaque document. Ils sont automatiquement joints aux documents signés.

#6. Intégrations et API

Dropbox Sign propose de nombreuses intégrations et une API qui permettent de rationaliser les workflows de documents. Vous pouvez intégrer vos outils préférés à Dropbox Sign et créer des applications personnalisées via les fonctionnalités de Dropbox Sign.

#7. Service client

Dropbox Sign a un meilleur support client. Il utilise le chat en direct et les canaux de messagerie pour communiquer avec ses clients. Le support est disponible 24h/24 et 7j/7 et vous obtiendrez une page d'état de l'application, les ressources prises en charge et les notifications de mise à jour de la plateforme.

Qu'est-ce que DocuSign ?

DocuSign, fondée en 2003, est l'une des premières applications de signature électronique, avec plus d'un million de clients, 44 langues et 400 intégrations.

L'outil eSignature collecte et gère efficacement les documents à partir de l'emplacement ou de l'appareil, fournit des pistes d'audit et rationalise vos flux de travail. Avec DocuSign, vous pouvez facilement envoyer, authentifier et signer des documents numériques.

De plus, vous pouvez facilement acheminer des documents vers les travailleurs affectés pour organiser les flux de travail internes. Il permet d'automatiser les tâches, de renforcer la conformité et de gérer les risques à l'aide de ses fonctionnalités de gestion du cycle de vie des contrats et d'intelligence artificielle dynamique.

Créez une large gamme de contrats et éditez-les selon votre utilisation à l'aide de modèles personnalisables et réutilisables.

DocuSign est adapté à de multiples industries, secteurs d'activité, etc. Si vous avez besoin de documents qui doivent être signés régulièrement et que cela ne vous dérange pas de les payer, DocuSign est votre option.

Grâce à des intégrations optionnelles robustes, vous pouvez intégrer DocuSign à vos outils commerciaux pour rationaliser les processus commerciaux. De plus, les capacités de modèle illimitées seront d'une grande utilité car elles enregistrent divers documents à signer et permettent des variations illimitées sur un modèle similaire sans rien changer.

DocuSign offre une disponibilité de 99,99 % et plus de 180 pays l'utilisent pour signer des accords. Si vous souhaitez consulter le contrat et le signer, DocuSign préparera tout avec son application mobile supérieure et son support dans le navigateur.

Il est temps pour vous de devenir un héros de votre entreprise en réduisant les tâches manuelles et en rationalisant les processus d'envoi, de signature et de gestion des documents avec DocuSign.

Fonctionnalités de DocuSign

DocuSign offre des fonctionnalités flexibles qui aident les moyennes et grandes entreprises à stocker et modifier leurs documents en un rien de temps. Des fonctionnalités telles que les modèles, les rapports d'audit, la signature en personne, la signature multipartite, les signatures juridiquement contraignantes, etc. vous permettent de vous libérer de votre travail manuel habituel.

Discutons en détail de certaines de ses fonctionnalités :

#1. Création de documents

Avec des millions d'utilisateurs dans le monde, DocuSign traite plus d'un million de documents par jour. Il rend le document largement accessible et compatible. CA offre:

• Prise en charge étendue des types de fichiers : DocuSign prend en charge tout type de type de fichier de document, tel que Microsoft Excel, Word et PowerPoint, afin que vous puissiez envoyer des documents pour signature. Il prend également en charge les formats .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx, etc.
• Conversion de formulaire PDF : Préparez des documents en un rien de temps grâce à la conversion de formulaire PDF. Lors du téléchargement d'un fichier PDF, DocuSign reconnaît et convertit automatiquement le fichier dans les champs du signataire.
• Plus de 20 balises et champs standard et personnalisés : grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez guider vos clients ou professionnels pour qu'ils se connectent aux bons endroits sans tracas. De plus, vous pouvez envoyer des balises standard pour obtenir des signatures, des titres, des initiales, des noms de société, des textes, des numéros, des noms, etc.
• Dessin : ce champ permet aux signataires et aux expéditeurs de télécharger des signataires et des images directement dans le document.

DocuSign propose également des intégrations de stockage dans le cloud, le placement automatique de balises, des PowerForms et des documents supplémentaires dans cette section.

#2. Champs de données

Les fonctionnalités avancées de validation de champ de DocuSign automatisent la logique métier et rationalisent le processus pour les signataires. Vous pouvez intégrer DocuSign de manière transparente à d'autres applications pour préremplir les formulaires.

• Fonctionnalité complète des formulaires : concevez les formulaires comme vous le souhaitez avec des fonctionnalités de formulaire puissantes qui incluent des cases à cocher, des balises déroulantes, du texte, des champs monétaires, des champs numériques, des boutons radio, etc.
• Champs de données tiers : vous pouvez lier vos champs à des données provenant de services tiers. Les données sont mises à jour automatiquement du système tiers vers le document et vice-versa, éliminant le travail acharné.
• Validation des données : restreignez le type de données saisi dans le champ choisi pour minimiser les transactions qui ne sont pas en bon ordre. Cela éliminera les erreurs de renvoi de documents et de saisie de données. Il comprend l'e-mail, le numéro de téléphone, le code postal à 9 chiffres, le texte, la date, le code postal à 5 ​​chiffres, le masquage d'expression régulière et le numéro de sécurité sociale.
• Formatage et logique des champs : vous pouvez utiliser des champs conditionnels pour masquer les données et les révéler si nécessaire. Les valeurs sont calculées dynamiquement avec les champs calculés en fonction des entrées des autres champs. De plus, les champs verrouillés sécurisent les données et les champs liés garantissent que toutes les modifications sont reflétées dans des champs similaires.
• Balisage des champs et des documents : DocuSign permet à certains champs d'être modifiables. Il peut gérer les demandes et changer les initiales faites. Avec l'historique des transactions, vous pouvez suivre tous les changements.

#3. Flux de travail de signature

DocuSign vous permet de spécifier et d'ordonner le nombre de signataires. Vous pouvez attribuer différents rôles et accès aux destinataires, et vous aurez le contrôle de chaque étape.

Il comprend le routage en série, parallèle, mixte, l'envoi groupé, les autorisations des destinataires, les documents corrects, les rappels et les notifications, la visibilité des documents et les modèles.

#4. Authentification du signataire

Avec plusieurs niveaux d'authentification, vous pouvez vous assurer que les signataires sont réels. Il augmente les seuils nécessaires pour que les signataires confirment leur identité avant d'avoir accès aux fichiers.

Il comprend l'authentification par e-mail, par code d'accès, SMS, téléphone, authentification basée sur les connaissances, vérification d'identité, authentification tierce, etc.

#5. Expérience d'envoi et de signature

Envoyez facilement des documents avec DocuSign et laissez votre client signer et renvoyer le document en quelques minutes. DocuSign permet d'envoyer et de signer rapidement et facilement.

Il comprend la signature réactive, les notifications par SMS, la signature et l'envoi hors ligne, les applications mobiles, l'accès partagé, la signature élastique, la personnalisation, etc.

#6. Rapports

Des rapports de produit puissants facilitent votre travail. Il permet aux administrateurs de compte et aux utilisateurs de DocuSign d'avoir une visibilité claire sur le compte.

Les statistiques commerciales sont toujours accessibles et disponibles avec un accès en temps réel et des rapports planifiés extensibles. Il comprend le statut en temps réel, les informations sur la signature, l'exportation de données, les documents, les rapports de compte, etc.

De plus, DocuSign offre un large éventail de fonctionnalités telles que la conformité, les services complémentaires, l'archivage et la conservation des documents, la disponibilité, la sécurité, l'administration internationale, les politiques de mot de passe, etc.

Dropbox Sign contre DocuSign

Les deux outils de signature électronique offrent une sortie similaire. En fin de compte, vous envoyez le document à signer par votre client à l'aide de l'outil. Les principales différences que nous pouvons visualiser entre DocuSign et Dropbox Sign sont leurs fonctionnalités, leurs prix et leur assistance. Voyons comment les deux diffèrent les uns des autres en quelques points.

Derniers mots

Les deux outils de signature électronique, Dropbox Sign et DocuSign, ont d'excellentes fonctionnalités qui peuvent profiter à différents types d'entreprises. Dropbox Sign est une excellente option pour les petites entreprises car il est plus abordable et possède des fonctionnalités standard dont vous pourriez avoir besoin. Mais si vous avez besoin de plus de fonctionnalités et que votre entreprise est plus importante, vous pouvez essayer DocuSign.

Ainsi, si vous voulez savoir comment ces outils peuvent bénéficier à votre entreprise, essayez-les vous-même. Mettre les outils à l'épreuve vous aidera à déterminer ce qui convient le mieux à votre cas d'utilisation.

La grande chose est que les deux outils ont des options d'essai gratuites pour vous aider à démarrer rapidement et à décider lequel vous convient le mieux.

Ensuite, vous pouvez vérifier comment ajouter une signature à un document Word.