Qu'est-ce qu'une lettre d'accusé de réception de don ?

Des donateurs passionnés rendent possibles vos initiatives à but non lucratif. Et bien que les supporters ne demandent peut-être rien en retour, il y a une chose que vous pouvez toujours fournir à vos donateurs : une lettre d'accusé de réception de don. Aujourd'hui, nous allons vous montrer comment en assembler un.

Les lettres d'accusé de réception de don vont au-delà de la confirmation et de la gratitude - l' Internal Revenue Service (IRS) les exige légalement. Mais ne vous inquiétez pas, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur les lettres d'accusé de réception de don pour que vos donateurs se sentent appréciés tout en satisfaisant à vos obligations légales.

Tout d'abord, abordons la même page sur ce qu'est une lettre d'accusé de réception de don avant d'aborder les délais, les informations requises et les meilleures pratiques.

Qu'est-ce qu'une lettre d'accusé de réception de don ?

Comprendre comment obtenir des dons est important, mais savoir montrer votre gratitude à vos donateurs est tout aussi essentiel au succès de votre campagne de financement. Une lettre d'accusé de réception de don (parfois appelée reçu de don ou lettre de remerciement) est un e-mail ou un document qui reconnaît une contribution caritative. Au strict minimum, il s'agit d'un reçu de confirmation à vos donateurs reconnaissant que vous avez reçu leur don.

Cependant, vos lettres d'accusé de réception de dons doivent faire plus que reconnaître les dons de bienfaisance . Profitez de l'occasion pour montrer votre gratitude et faire savoir au donateur la valeur de son don de bienfaisance. Faites-les se sentir spéciaux et vus.

Notre dernier rapport Why America Gives a révélé que 48% des donateurs sont les plus encouragés à répéter un don après que l'organisation a fourni des mises à jour sur l'impact de leur argent. Vos lettres d'accusé de réception de don sont un excellent endroit pour montrer aux donateurs comment ils jouent un rôle dans vos objectifs et votre mission plus larges. Utilisez des histoires, des images et des vidéos pour illustrer l'impact qu'ils ont contribué à avoir.

Et bien que les dons ponctuels soient formidables, vous voulez faire tout votre possible pour transformer votre donateur en un donateur récurrent - et votre lettre de remerciement joue un rôle important dans ce processus.

Les lettres d'accusé de réception de don ne servent pas seulement à dire « merci », cependant. Vos donateurs ont besoin de la documentation lors du dépôt de leurs déductions fiscales, et l'IRS a des exigences strictes concernant ce que les lettres doivent inclure (plus à ce sujet plus tard).

Vous souhaiterez également envoyer des lettres de remerciement à vos donateurs, quelle que soit la manière dont ils ont fait don à votre organisation à but non lucratif :

• Dons en espèces
• Dons en ligne
• Biens donnés
• Services donnés
• Cartes cadeaux
• Dons d'actions
• Dons hérités

Avez-vous besoin de reconnaître chaque don ?

Légalement, non. Vous n'avez qu'à envoyer des lettres de remerciement aux donateurs qui ont fait un don de 250 $ ou plus. Et c'est à vous de décider si vous souhaitez reconnaître don par don ou avec un seul accusé de réception de fin d'année récapitulant toutes les contributions du donateur. Nous vous recommandons d'envoyer les deux.

Reconnaître chaque don vous donne une occasion supplémentaire de montrer votre gratitude aux donateurs. Il sert également de confirmation immédiate. En même temps, la lettre de reconnaissance de fin d'année est une excellente occasion de résumer les dons de votre donateur et de souligner ce qu'il a aidé à accomplir. Avoir un seul document à soumettre pour les déductions fiscales plutôt que de fouiller dans leurs comptes de courrier ou de messagerie pour trouver les reçus individuels est également utile pour les donateurs.

Mais qu'en est-il de tous vos autres donateurs qui ont donné moins de 250 $ ? Devriez-vous leur envoyer des lettres d'accusé de réception de don ?

Absolument.

Tout en remplissant une exigence légale, les lettres d'accusé de réception sont également l'occasion idéale de montrer votre gratitude à vos donateurs et de confirmer que vous avez reçu leur don. Chaque don compte, alors ne laissez aucune bonne action de vos donateurs passer inaperçue.

Quelle est la date limite d'envoi des accusés de réception de don ?

Il n'y a pas de date limite formelle, mais envoyer vos accusés de réception de fin d'année avant le 31 janvier de l'année suivant le don est la meilleure pratique. Le respect de ce délai donne à vos donateurs suffisamment de temps pour soumettre leurs déclarations de revenus selon leur calendrier.

En ce qui concerne les dons individuels, nous vous recommandons d'envoyer des lettres d'accusé de réception dès que possible. C'est une occasion immédiate de compléter la boucle de rétroaction et de montrer votre gratitude aux donateurs. Mais cela leur permet également de savoir que vous avez reçu leur don au lieu d'être perdu dans le cyberespace.

Bien qu'il n'y ait aucune pénalité pour votre organisation à but non lucratif si vous n'envoyez pas d'accusé de réception de don, cela rend un mauvais service à vos donateurs. Sans cette reconnaissance écrite, ils ne peuvent pas réclamer les déductions fiscales qu'ils ont gagnées. Certains donateurs ne se soucient peut-être pas de cet avantage, mais vous risquez de perdre de futurs donateurs si vous ne fournissez pas la reconnaissance dont ils ont besoin (et qu'ils méritent).

Pourquoi votre organisation à but non lucratif devrait envoyer des lettres d'accusé de réception

Considérez les lettres d'accusé de réception comme un élément précieux de votre stratégie de communication. Vos lettres de remerciement ont le potentiel d'avoir plus d'impact que n'importe quelle campagne de marketing à but non lucratif , à condition que vous leur donniez le temps, l'amour et l'attention que ces lettres méritent.

Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez donner la priorité aux lettres d'accusé de réception écrites :

• Raisons légales : remplissez votre obligation légale d'envoyer des lettres d'accusé de réception aux personnes qui ont fait au moins 250 $ en dons de bienfaisance au cours d'une année civile.
• Confirmation : offrez à vos donateurs la tranquillité d'esprit en leur faisant savoir que vous avez reçu leur don.
• Gratitude : montrez votre gratitude à vos donateurs et faites-leur savoir à quel point cela signifie pour votre organisation à but non lucratif et ses membres.
• Impact : faites savoir à vos donateurs comment vous utilisez leur contribution et quel impact elle a sur les individus et les communautés.
• Rappel : rappelez à vos donateurs à la fin de l'année qu'ils ont fait un don, les incitant à réfléchir à votre organisation à but non lucratif et éventuellement à envisager de contribuer à nouveau.
• Sensibilisation : Encouragez vos donateurs à partager la cause qu'ils ont soutenue avec leurs amis et leur famille.

Ce que vos lettres d'accusé de réception devraient inclure

Selon l'IRS , une lettre d'accusé de réception doit contenir les éléments suivants :

• Nom de votre organisation
• Montant de la cotisation
• Description (pas nécessairement la valeur) de la contribution non monétaire
• Déclaration confirmant l'absence d'échange de biens/services (le cas échéant)
• Description et estimation de bonne foi de la valeur des biens/services fournis (le cas échéant)

De plus, bien que l'IRS ne l'exige pas, il est utile de personnaliser votre message avec le nom du donateur et la date à laquelle vous avez reçu la contribution caritative. Ces informations confirment l'identité du destinataire et peuvent aider à la tenue de ses dossiers.

Voilà toutes les informations que vous êtes légalement tenu d'inclure. Cependant, apprendre à créer un reçu de don qui privilégie la personnalisation nécessite quelques détails supplémentaires. Par exemple, vous pouvez informer vos donateurs de la façon dont vous avez utilisé les fonds (ou prévoyez de les utiliser) et des collectes de fonds à venir ou des opportunités de bénévolat. En d'autres termes, faites de vos lettres d'accusé de réception plus qu'un reçu de don.

Nous vous recommandons également d'ajouter un peu de personnalisation à vos lettres en les segmentant. Vos donateurs récurrents et vos grands donateurs devraient recevoir une note de remerciement spéciale pour leurs dons spéciaux. Faites-leur savoir que vous les appréciez pour aller au-delà en ajoutant une touche unique à votre lettre de reconnaissance de donateur :

• Note personnelle : Envoyez à votre donateur un message personnalisé pour reconnaître qu'il a fait un don pendant un certain nombre d'années ou qu'il a fait un don ponctuel considérable.
• Message d'un dirigeant : demandez à l'un des dirigeants de votre organisation à but non lucratif d'écrire un message personnalisé pour informer le donateur de l'importance de ses contributions pour l'organisation.
• Reconnaissance : pensez à annoncer vos donateurs récurrents ou vos grands donateurs (avec leur permission, bien sûr, et peut-être sans les chiffres exacts) via votre newsletter par e-mail ou sur les réseaux sociaux.

Exemples de lettres d'accusé de réception de don

Voici quelques exemples de lettres d'accusé de réception de don. Celles-ci vont du strict minimum à quelque chose d'un peu plus personnel. Trouve ce qui marche le mieux pour toi.

Vous pouvez les copier/coller pour remplir votre obligation légale, mais nous vous suggérons de les personnaliser pour qu'ils correspondent à la voix de votre marque.

Exemple 1 : Lettre d'accusé de réception individuel

Bonjour [nom du donateur],

Merci pour votre contribution de 500 $ à [nom de l'association] que nous avons reçue le [date de réception]. Nous n'avons fourni aucun bien ou service en échange de votre contribution.

Exemple 2 : Lettre d'accusé de réception individuel

Bonjour [nom du donateur],

Nous vous sommes extrêmement reconnaissants de votre contribution de 250 $ à [nom de l'association] le [date de réception]. En guise de remerciement, nous vous avons envoyé un t-shirt d'une juste valeur marchande estimée à 25 $ en échange de votre contribution. Nous espérons vous voir (dans votre nouveau chandail) lors du prochain événement de bénévolat le [date de l'événement]. Merci encore pour votre généreux don. Nous ne serions pas en mesure d'aider la communauté sans des donateurs comme vous.

Merci,

[Nom]

Exemple 3 : Lettre d'accusé de réception de fin d'année

Cher [nom du donateur],

Merci d'avoir soutenu notre organisation l'année dernière. Grâce à des donateurs comme vous, nous avons pu aider 500 animaux à trouver de nouvelles familles aimantes. Chaque don compte et nous vous en sommes reconnaissants.

Vous avez versé une contribution totale de 1 000 USD à [nom de l'association] l'année dernière, et nous ne vous avons fourni aucun bien ni service en échange. Nous vous remercions sincèrement pour votre aide et espérons pouvoir compter sur vous l'année prochaine pour nous aider à aider encore plus d'animaux locaux dans le besoin.

Inscrivez-vous à notre newsletter par e-mail pour vous tenir au courant de toutes nos collectes de fonds et événements bénévoles à venir . Veuillez le partager avec vos amis et votre famille pour les impliquer également.

Merci pour tout ce que vous faites !

Avec gratitude,

[Nom]

Aller au-delà de la reconnaissance

Vous pouvez envoyer une lettre d'accusé de réception lorsque vous recevez un don, mais ne laissez pas cela mettre fin à vos communications. Une clé pour retenir les bénévoles à but non lucratif est de faire un suivi plus tard et de faire savoir à vos donateurs comment vous avez dépensé leurs contributions. Et s'ils ont accepté de recevoir vos e-mails, informez-les des autres opportunités de collecte de fonds ou de bénévolat .

Vous pouvez également informer vos donateurs des autres façons dont ils peuvent aider votre organisation à but non lucratif, comme s'inscrire à un projet de service communautaire ou partager un lien sur leur compte LinkedIn.

En fin de compte, vous souhaitez transformer des dons ponctuels en relations durables - et votre lettre de remerciement est une partie importante de ce processus. Évitez donc la tentation de faire le strict minimum en fournissant un reçu . Allez au-delà pour vos donateurs - espérons qu'ils feront de même pour votre organisation à but non lucratif.

Pensez à des façons uniques de montrer aux donateurs que vous vous souciez d'eux. Par exemple, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :

• Passer un coup de fil : Passez un coup de fil pour remercier personnellement les donateurs pour leurs contributions.
• Rédigez une lettre manuscrite : montrez à vos donateurs l'importance de leur don avec une note de remerciement manuscrite.
• Partagez une photo : laissez vos donateurs voir qui ou quoi ils ont aidé avec leur don.

Automatiser les lettres d'accusé de réception

Mettez vos lettres d'accusé de réception de don sur pilote automatique avec un logiciel de gestion des donateurs en ligne . La plate-forme de Classy peut vous aider à automatiser vos remerciements, à suivre les performances de la campagne, à gérer les supporters, à modifier les dons récurrents, etc.

Savez-vous qui fait les plus gros dons ? Et qui donne le plus souvent ? Classy Manager peut vous aider à rechercher, filtrer et segmenter vos supporters pour créer des messages plus ciblés.

Vous voulez voir la plateforme en action ? Demandez une démonstration pour découvrir comment votre organisation à but non lucratif peut utiliser Classy pour gérer des collectes de fonds, attirer de nouveaux donateurs, débloquer des options de paiement intuitives, envoyer des accusés de réception, etc.