4 façons dont l'automatisation des documents peut booster votre entreprise

La gestion de documents pour développer des processus d'automatisation ML est une tâche complexe. Ce n'est pas aussi simple que de cliquer sur quelques boutons de votre ordinateur ! Il se compose de nombreuses tâches, chacune impliquant plusieurs étapes qui nécessitent souvent un travail manuel. Cela s'applique à toutes sortes de documents, y compris les bons de commande, les propositions commerciales, les notes de service et les contrats. Comprenons ce qu'implique l'automatisation des documents.

Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?

L'automatisation des documents est l'application de workflows et de systèmes pour rationaliser les tâches liées aux documents. Ces tâches peuvent inclure la génération, l'envoi, la sauvegarde, l'archivage et l'annotation de documents.

Le système d'automatisation des documents peut se présenter sous différentes formes, manuellement ou avec une application, une plate-forme ou un logiciel dans de nombreux cas. D'une part, certains outils peuvent avoir de nombreuses fonctionnalités pour aider à diverses tâches, tandis que les développeurs conçoivent d'autres outils pour aider à une seule tâche liée au document. Un outil d'annotation de document, par exemple, consistera principalement en des fonctionnalités qui vous permettront d'insérer facilement des commentaires et des remarques, ou des notes sur des documents tout en annotant.

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Les façons dont l'automatisation des documents peut dynamiser votre entreprise

Une chose commune à ces plates-formes d'étiquetage de données est qu'elles peuvent toutes aider à dynamiser une entreprise, bien que de différentes manières. Voici quatre façons dont l'automatisation de la gestion de vos documents peut potentiellement aider votre entreprise :

1. Il minimise la probabilité d'erreurs humaines

L'« erreur humaine » fait référence à une action qu'un acteur a entreprise sans en avoir l'intention. En termes simples, il s'agit d'un résultat indésirable ou d'une erreur qui se produit en raison de l'imperfection d'un humain, d'où son nom.

En raison de la fréquence des erreurs, certaines personnes minimisent leur impact sur les entreprises. Cependant, vous devez garder à l'esprit que c'est une des raisons de la mauvaise performance d'une entreprise. En fait, selon un rapport d'analyse de Marketwire, les erreurs humaines ont coûté aux entreprises britanniques et américaines un total de 37 milliards de dollars en 2008.

Pour donner une meilleure idée de l'impact des erreurs humaines, voici quelques exemples d'erreurs humaines qui impliquent spécifiquement des tâches liées aux documents :

• Lorsqu'un employé saisit des informations erronées dans un document , cela peut entraîner des malentendus que le personnel doit alors dissiper. En conséquence, cela peut entraîner des délais de transaction plus longs, réduisant ainsi le nombre de transactions par jour.
• Lorsqu'un employé envoie le document à la mauvaise adresse e-mail ou au mauvais endroit , cela peut entraîner des fuites de données. Une fuite de données compromettra alors la sécurité de votre entreprise.
• Lorsqu'un employé supprime accidentellement le document , il doit le traiter à nouveau. Plutôt que de travailler sur une nouvelle tâche, l'employé passera ses heures limitées sur la même tâche qu'il aurait pu terminer il y a longtemps, ce qui réduira la productivité.

Bien que le scénario soit différent, tout cela pointe vers un fait : les erreurs humaines réduisent les indicateurs de performance clés ou KPI, et cela peut être mauvais pour les affaires. Malheureusement, il n'est pas possible d'éliminer complètement la probabilité d'erreurs humaines. Après tout, "l'erreur est humaine", mais c'est exactement ce que vous devriez faire. Plutôt que de compter sur les humains, vous pouvez compter sur les systèmes.

Un système d'automatisation de documents ou un flux de travail élimine le besoin d'intervention humaine, vous permettant de réduire considérablement, voire de vous débarrasser de la probabilité de tout type d'erreur humaine.

2. L'automatisation peut maximiser la sécurité des documents

Le cycle de vie d'un document représente les différentes étapes qu'un document doit traverser depuis sa création jusqu'à son élimination éventuelle, ou dans certains cas, son « archivage ». Le cycle de vie peut varier d'un document à l'autre, mais il doit comprendre les cinq étapes suivantes :

Génération de documents

Ceci est également connu sous le nom de création de document, c'est-à-dire lorsque le système crée le fichier sur l'ordinateur. Le document commence généralement par une copie du modèle.

Assemblage de documents

C'est à ce moment que le système assemble les données ou les entrées nécessaires telles que les noms, les dates et les numéros pour transformer la copie du modèle en un document unique.

Stockage de documents

C'est à ce moment que le système transfère le document complété à un destinataire, comme un client ou un client. Il déplace également le document vers un stockage sécurisé, généralement un stockage en nuage dans un serveur sécurisé ou un emplacement de stockage au sein du système lui-même.

Gestion de documents

Cela implique d'organiser un grand nombre de documents pour s'assurer que l'utilisateur peut facilement trouver les documents qu'il recherche dans le système selon ses besoins.

Archivage de documents

L'archivage ou l'élimination des documents est l'étape où vous devez décider si vous allez éliminer complètement le document ou simplement l'archiver. Cette étape est facultative et n'est nécessaire que si le document n'est plus nécessaire et/ou si son existence peut poser problème.

Quelle que soit l'efficacité de votre flux de travail, il y aura toujours un écart entre chacune de ces étapes. Par exemple, il y aura un écart entre le moment où vous créez le document et le moment où vous le transférez dans un emplacement de stockage sécurisé. Et cet écart peut être une opportunité pour les pirates de pénétrer dans votre système et de voler le document, en particulier ses données. Les experts appellent cette technique l'interception de données, où le pirate intercepte les données pendant la transmission.

C'est une technique efficace principalement parce que les données sont les plus vulnérables pendant la transmission à moins qu'elles ne soient cryptées. C'est essentiellement ce qu'offre l'automatisation des documents.

La rapidité et la sécurité sont deux des principales caractéristiques des systèmes d'automatisation de documents. Ils peuvent parcourir les cinq étapes du cycle de vie des documents sans laisser aux cybercriminels le temps de voler vos données. La plupart des plates-formes disposent également d'une technologie de cryptage en cas de violation de données, garantissant essentiellement que vos documents et les données qu'ils contiennent restent en sécurité.

Étant donné qu'une seule cyberattaque peut coûter jusqu'à 38 000 USD à une petite entreprise, les empêcher de se produire peut grandement aider votre entreprise, car cela peut minimiser les pertes potentielles.

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3. Il stimule le moral, la satisfaction et la productivité des employés

La gestion des documents est un travail répétitif et chronophage. Vous devez remplir des dizaines de champs, copier-coller des informations sur l'entreprise et vérifier les erreurs, entre autres. Bien que cela ne soit pas immédiatement perceptible, le flux de travail monotone requis par la gestion des documents finira par réduire le moral, la satisfaction et, en fin de compte, la productivité des employés.

Vous pouvez attribuer ce fait à de nombreux facteurs, mais cela se produit principalement parce qu'ils ne ressentent pas le sentiment d'accomplissement de ce qu'ils font dans la vie. C'est particulièrement vrai pour les employés de bureau. L'automatisation des documents vous permet d'éliminer ces tâches répétitives lorsque vous commencez à compter sur une plate-forme automatisée pour les tâches liées aux documents. Cela peut conduire à deux avantages principaux.

Tout d'abord, cela vous permet de mieux utiliser les talents et les compétences de vos employés, ce qui en retour augmente la rentabilité. Deuxièmement, ils sont plus susceptibles de ressentir un sentiment d'accomplissement car ils ne s'engagent pas dans des activités que tout le monde ne peut pas faire, ce qui maximise leur productivité.

Des études montrent également que l'utilisation de logiciels, de systèmes ou de toute autre technologie pour les opérations commerciales peut attirer des talents férus de technologie qui peuvent constituer un atout majeur pour votre entreprise.

4. L'automatisation des documents vous fait gagner du temps

L'expression « le temps c'est de l'argent » s'applique à de nombreuses situations, mais elle est doublement vraie lorsqu'il s'agit de gérer une entreprise. Le temps est un facteur qui contribue au chiffre d'affaires d'une entreprise.

Prenez une entreprise de peinture, par exemple. Même si vous avez un millier de clients, il n'est pas possible de gagner des millions de dollars du jour au lendemain. C'est parce que, tout comme l'argent, votre temps est limité.

C'est pourquoi les propriétaires d'entreprise embauchent des employés. C'est un excellent moyen de prolonger le temps que l'entreprise peut consacrer à générer des revenus. Cependant, il existe d'autres moyens de prolonger votre temps. En particulier, vous pouvez trouver des moyens de minimiser le temps nécessaire pour accomplir certaines tâches.

En utilisant l'exemple précédent d'une entreprise de peinture, plutôt que d'écrire des devis manuellement, le propriétaire peut utiliser une application de devis. Cela peut coûter de l'argent, mais cela peut transformer une tâche de 10 minutes en une tâche d'une minute, ce qui donne au propriétaire plus de temps à consacrer à d'autres questions. C'est l'une des principales idées derrière l'automatisation des documents, pour transformer les tâches chronophages en tâches rapides.

Exemples:

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de la manière dont un système d'automatisation de documents peut vous faire gagner du temps :

• Il peut insérer les informations de votre entreprise si nécessaire.
• Il peut mettre la date actuelle dans les champs appropriés.
• Il peut vérifier les fautes de grammaire et d'orthographe (idéal pour les documents juridiques).
• Il peut rechercher des incohérences entre différents types de données (c'est-à-dire lors du calcul du coût total des produits et services rendus dans les devis ou les estimations).

Aussi évident que cela puisse être, les gens ont tendance à minimiser l'importance de gagner du temps sur une entreprise. Mais il est important de se rappeler que les outils d'automatisation peuvent faire économiser à une entreprise des millions de dollars en lui faisant gagner du temps. Il n'y a aucune raison de ne pas croire que l'automatisation des documents peut faire la même chose. Après tout, c'est un outil d'automatisation et l'un des plus utiles à cela.

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Réflexions finales

Il est indéniable que l'automatisation des documents est une technologie extrêmement utile pour une entreprise. Mais tout comme la plupart des systèmes, il vient avec ses défis. Pour commencer, ce n'est pas facile à mettre en œuvre, car cela nécessite des compétences et une technologie spécifiques pour s'établir correctement. De plus, la mise en place complète peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Cependant, une fois que vous le faites, les avantages que vous pouvez retirer sont incomparables à ces défis. Bref, c'est définitivement un investissement qui en vaut la peine.

Les références

1. Centre international pour le commerce et le développement durable. "Pourquoi vous devriez considérer le coût de l'erreur humaine." https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. "L'élimination du travail répétitif peut augmenter la productivité." Automatic Data Processing, Inc., 18 juillet 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. "Interception et vol de données : 7 méthodes pour protéger vos données." Tech Arbiters, 7 septembre 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Sommet. "Les entreprises américaines économisent plus de 10 millions de dollars par an, simplement en automatisant ces processus." 10 mai 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.