Gestion des transactions numériques : 4 étapes vers une entreprise sans papier

Pour une entreprise prospère aujourd'hui, il n'y a pas de transformation numérique mature à moins que les meilleures solutions de gestion des transactions numériques ne soient mises en œuvre , à tous les niveaux. Commençons par poser une question : que contient l'acronyme DTM ?

Il comprend une large catégorie de services cloud conçus pour gérer numériquement les transactions basées sur les flux de documents . Tout cela se fait dans un contexte qui garantit la sécurité des données et respecte les règles de confidentialité (constamment mises à jour).

Nous parlons : des transactions électroniques, des transferts de documents, de l'authentification, des signatures numériques, des certifications et du stockage sécurisé et dématérialisé, des aspects juridiques de la « non-répudiation » et de la co-navigation entre entreprise et client.

A partir de ces exemples, on peut comprendre que les solutions de Digital Transaction Management s'inscrivent dans un champ d'action très large et articulé qui implique de nombreux aspects interdépendants.

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur 4 points clés qui sont au cœur de la transition vers une entreprise intelligente et sans papier. Mais, d'abord, comprenons rapidement les avantages de la mise en œuvre de systèmes DTM.

Les avantages de la gestion des transactions numériques

Nous avons déjà parlé des avantages des solutions de gestion des transactions numériques , auxquelles vous pouvez vous référer pour un aperçu plus approfondi. Ici, nous pouvons résumer les principaux avantages :

1) Économies de coûts : avec les processus numériques, les coûts d'impression, d'envoi, de classement et de certification (et le personnel associé) sont éliminés.

2) Gain de temps : les gains de temps réalisés lors du passage de l'analogique au numérique ont également un impact financier. Attention : les gains de temps ne se font pas seulement du côté de l'entreprise, mais aussi du côté du client… et c'est crucial pour la réputation de la marque, l'expérience client et les aspects de fidélisation.

3) Sécurité accrue : avec le DTM, les risques – liés au stockage des documents physiques, à la perte ou à la détérioration lors des transferts, à la contrefaçon, et ceux liés à la fuite ou à la perte de données – sont en général réduits. Tout reste toujours parfaitement traçable, récupérable et vérifiable, rapidement et intuitivement.

4) Flexibilité et évolutivité : deux caractéristiques qui découlent directement de l'architecture de cloud computing sur laquelle les systèmes DTM sont toujours construits, et qui sont essentielles pour relever les défis de l'écosystème fluide et accéléré d'aujourd'hui.

Une petite start-up, par exemple, pourrait se retrouver à devoir gérer une augmentation imprévue des transactions dans un court laps de temps. Sans solutions efficaces de gestion des transactions numériques , elle risquerait certainement de se heurter à des goulots d'étranglement qui l'empêcheraient de saisir les opportunités d'une croissance rapide et non planifiée.

5) Intégration avec les systèmes CRM et CCM : c'est un point central qui ne peut se résumer en quelques lignes. Mais nous y reviendrons plus tard dans cet article, lorsque nous nous concentrerons sur les processus numériques.

Enfin, voici un chiffre éloquent qui ressort des récentes recherches : en 2021, le marché mondial de la gestion des transactions numériques était évalué à 8,04 milliards de dollars . On estime qu'il croîtra de 2022 à 2030 à un taux annuel moyen (TCAC) DE 25,5 % (source : grandviewresearch.com).

Maintenant, comme promis, passons aux spécificités des solutions de Digital Transaction Management . Comme prévu, nous avons isolé les quatre qui sont les plus essentielles et prometteuses pour le présent et le futur proche.

1. Signature électronique

Selon le site de l'Agence pour l'Italie numérique (AgID), "La signature électronique qualifiée (FEQ) - ou signature numérique - est le résultat d'une procédure informatique, appelée validation, qui garantit l'authenticité, l'intégrité et la non-répudiation de documents informatiques » (agid.gov.it).

À partir de définitions plus techniques, quels sont les avantages des signatures numériques ?

Rapidité et praticité avant tout : les documents informatiques peuvent être validés où que vous soyez, sans limitation géographique ou liée à l'appareil. Moins de papier : avec la suppression des frais d'impression puis de classement (avec tous les risques associés dont nous avons déjà parlé). Cela a un impact positif en termes d' efficacité , rendant le processus de signature de tout type de contrat plus agile et plus intelligent. De plus, il y a aussi une augmentation de la sécurité .

En s'appuyant sur des services de signature électronique tels que ceux proposés par Doxee, il y a l'aspect important de l'intégration avec d'autres solutions de Digital Transaction Management . Les solutions de signature électronique de Doxee peuvent être facilement intégrées à d'autres produits tels que la facturation électronique, le stockage numérique conforme à la réglementation, mais également aux systèmes CRM et CCM.

En bref, il s'agit d' un processus d'intégration numérique complet qui combine la conformité réglementaire avec une expérience client et utilisateur de haut niveau .

2. Chaîne de blocs

D'un outil bien établi comme la signature électronique, on se tourne vers une technologie plutôt jeune, qui a encore plus à offrir.

Nous faisons référence à Blockchain , qui fait partie du domaine plus large de Distributed Ledger Technology (DLT). Cette technologie a sauté sur le devant de la scène du grand public sur la vague d'engouement pour le Bitcoin et l'écosystème des crypto-monnaies, mais ses applications vont bien au-delà de celles strictement financières.

En fait, la blockchain est basée sur le concept de consensus distribué et est un registre immuable de transactions , sans qu'une entité centrale agisse comme intermédiaire. C'est une véritable révolution, largement encore à explorer , qui impacte tous les types de transactions, transferts de documents, propriété, certification et authentification.

Il suffit de penser aux soi-disant « contrats intelligents ». Il s'agit de l'activation automatique de contrats entre différents types de parties privées sur la base de technologies logicielles de registre distribué et avec les garanties les plus solides liées à l'intégrité des données concernant un service, un processus, une transaction ou un document.

Le maître mot est la désintermédiation . Et c'est précisément dans cette direction que l'environnement social et économique évolue à pas de plus en plus décisifs. Sans surprise, les régulateurs du monde entier (dont l'Italie) se tournent de plus en plus ouvertement vers ce type de technologie pour réglementer son utilisation.

3. Stockage dématérialisé

Les solutions efficaces de gestion des transactions numériques commencent par la conservation dématérialisée des documents.

Mais avant d'aller plus loin, dissipons les malentendus : numérisation et dématérialisation sont deux concepts différents .

La dématérialisation est un processus qui va au-delà de la simple numérisation. Avec lui, les documents papier peuvent être complètement éliminés , car leurs homologues numériques prennent toute leur valeur juridique et probante .

Dans ce domaine, vous ne pouvez pas improviser. Et il est indispensable de s'appuyer sur des sociétés spécialisées. Depuis plus de 10 ans maintenant, Doxee Standard Digital Preservation a été choisi par des centaines d'entreprises de différents secteurs, avec plus de 2 milliards de documents conservés, et plus de 400 entités juridiques gérées . 

Plus important encore, les solutions de conservation dématérialisées de Doxee ne se contentent pas de remplir les obligations législatives et assurent une mise à jour constante des réglementations, elles sont conçues en fonction des besoins de chaque entreprise afin de pouvoir être intégrées aux systèmes CRM et CCM dans une perspective omnicanal et data-driven .

Ce sont précisément les processus numériques, tels que le CRM et le CCM, vers lesquels nous nous tournerons en terminant ce post.

4. Processus numériques CRM et CCM

Une entreprise sans papier est une entreprise plus efficace, qui réduit les déchets, optimise les coûts, accélère et rend ses processus internes plus intelligents.

Mais ce n'est pas tout. Il y a un point encore plus important : une entreprise sans papier est aussi une entreprise qui peut offrir à ses clients la meilleure Expérience Client .

Quelle est l'importance des solutions DTM à cet égard ? Ici, nous laisserons les données parler pour nous. Dans une étude commandée par DocuSign pour Forrester, 32 % des personnes interrogées ont déclaré avoir abandonné la conclusion de contrats, d'accords et de transactions parce qu'elles étaient découragées par les procédures papier et manuelles (source : docusign.co.uk).

Et nous arrivons ici à un point décisif : les possibilités d' intégration des systèmes de gestion des transactions numériques avec les systèmes de gestion de la relation client et de gestion de la communication client . C'est un véritable cercle vertueux : en mettant en place des solutions DTM, telles que la signature électronique et le stockage dématérialisé, une entreprise dispose d'une énorme quantité de données . Plus précisément : il dispose de données extrêmement granulaires qui peuvent être récupérées et triées de manière automatisée et fonctionnelle. En quoi tout cela se traduit-il ?

Elle se traduit par la capacité à appréhender avec une grande précision l'ensemble des processus digitaux impliqués dans la relation avec ses clients . Garder une trace de l'historique, connaître les caractéristiques des individus, leurs habitudes, leurs préférences et leurs éventuels besoins.

A partir de cette connaissance très approfondie, on peut donc construire autant de relations sur- mesure qu'il y a de clients eux-mêmes : automatiquement, bien sûr.

Et ici, avec l'intégration de la perspective basée sur les données dans les systèmes CRM et CCM, la transition d'une relation un-à-plusieurs à un véritable dialogue un-à-un est parfaitement accomplie.

En bref : le fruit le plus mûr de la mise en œuvre de solutions de gestion des transactions numériques est de pouvoir concrétiser la promesse la plus importante de la transformation numérique : la capacité de placer véritablement les individus au centre de chaque entreprise .