Téléchargements de données dans Salesforce et comment les gérer

Je suis sûr que, que vous soyez présent dans Salesforce depuis un certain temps ou que vous soyez nouveau dans l'écosystème Salesforce, vous avez dû gérer une collection de données que quelqu'un voulait charger dans Salesforce.

En tant qu’administrateur chevronné, la simple pensée de cette situation me donne des frissons.

Cependant, il existe des outils et des processus que vous pouvez utiliser pour faciliter les choses. Explorons-en quelques-uns.

Le gabarit

Si vous n’avez pas encore vu ce type de feuille de calcul, vous le ferez probablement bientôt.

Jetez un œil à ce petit échantillon hypothétique de données incomplètes.

Je suis sûr que vous pouvez voir certains problèmes.

• Il nous manque des données dans quelques colonnes
• Les champs pays et état ne sont pas standardisés
• Si certains de vos champs sont obligatoires, le téléchargement de ce fichier ne fonctionnera pas
• Les en-têtes peuvent ou non correspondre aux noms de champs dans Salesforce, mais ils devraient le faire, car cela facilitera le processus de téléchargement.

Alors, permettez-moi de suggérer ceci comme meilleure pratique : fournissez un modèle à vos partenaires commerciaux. Ce n’est pas la solution à toute épreuve que vous pourriez espérer, mais elle sera certainement utile.

Voyons comment.

Problèmes liés au téléchargement de données

Différents noms pour le même champ

Assurez-vous que la ligne d'en-tête contient les noms de champs réels qui correspondent à ceux de Salesforce. Cela facilite grandement le mappage des lignes d'en-tête aux champs dans Salesforce.

Par exemple, si vous utilisez l'outil Data Loader de Salesforce, vous pouvez « faire correspondre automatiquement » les champs et ils fonctionneront. Cela vous fait gagner du temps en mappant manuellement chaque champ.

Champs obligatoires

Si vous téléchargez des contacts, par exemple, et que l'un des champs obligatoires est e-mail, vous devez vous assurer que votre fichier contient des adresses e-mail dans une colonne intitulée « e-mail ».

Sinon, vous obtiendrez des erreurs lorsque vous tenterez d’effectuer le téléchargement. Cela devrait donc être une autre partie de votre modèle pour l’entreprise. Pour éviter les retards, fournissez un indicateur permettant à l'utilisateur de savoir quels champs sont obligatoires.

Formatage de l'état et du pays

Si vous effectuez un téléchargement de compte ou de contact (ou un objet personnalisé avec des adresses), assurez-vous de vérifier l'objet vers lequel vous téléchargez et assurez-vous d'utiliser le même format. Si les états sont entièrement écrits, vous devez faire de même.

Attributs de champ

J'irais plus loin avec cette idée de modèle et j'ajouterais une troisième ligne. Dans ce cas, votre modèle devrait ressembler à ceci :

• Ligne d'en-tête
• Exemples de données
• Attributs de champ

La ligne d'attribut de champ doit afficher le type de données (texte, nombre, etc.) et la taille du champ. L'indication de ces attributs dans le modèle vous évite de rencontrer des erreurs lorsque quelqu'un vous donne une colonne contenant des données trop volumineuses pour le champ dans Salesforce.

Outils de téléchargement de données

Maintenant que nous avons passé en revue quelques bonnes pratiques, examinons les outils que vous pouvez utiliser pour finaliser le téléchargement. Au fur et à mesure que nous les aborderons, je pense que vous verrez qu'en corrigeant ces problèmes que j'ai mentionnés ci-dessus, les outils deviennent encore plus faciles à utiliser.

Commençons donc par les options « prêtes à l'emploi » de Salesforce (Assistant d'importation de données et Chargeur de données). Ensuite, nous examinerons une solution complète comme DemandTools.

Assistant d'importation de données

L'assistant d'importation de données se trouve dans la configuration de Salesforce. Il vous permet d'importer des données dans des objets standard et personnalisés. Vous pouvez importer jusqu'à 50 000 enregistrements à la fois. L'interface utilisateur est simple et vous permet de configurer les paramètres, les mappages de champs et les sources de données nécessaires pour terminer l'importation. Voici un aperçu de l'interface.

Comme vous pouvez le constater, une certaine correspondance est nécessaire et vous devrez télécharger le fichier en question. Sur l'écran suivant, vous mappez vos champs aux champs de Salesforce. Cela se termine lorsque vous appuyez sur le bouton Démarrer et que vous démarrez l'importation.

Chargeur de données Salesforce

Data Loader est différent de l'assistant d'importation de données dans le sens où il n'est pas intégré à Salesforce. Il s'agit d'une « application » que vous devez installer sur votre PC et accéder depuis votre bureau. Vous pouvez mettre à jour, insérer, supprimer, exporter et insérer des données dans un environnement de production ou sandbox.

Par souci de brièveté, disons simplement que si vous effectuez une mise à jour, les étapes sont assez simples et l'interface est facile à utiliser. Vous commencez par choisir votre objet. Ensuite, vous téléchargez votre fichier. Enfin, vous mappez vos champs Salesforce aux colonnes d'en-tête correspondantes dans votre fichier.

Après quelques valeurs par défaut supplémentaires, votre téléchargement a lieu. C'est à vous de vérifier manuellement les enregistrements pour vous assurer que tout a été téléchargé correctement. Vous obtenez un fichier de réussite et d'erreur afin que vous puissiez également valider votre téléchargement de cette façon.

Cependant, Data Loader n'offre pas beaucoup de fonctionnalités au-delà de cela.

Outils de demande

Jetons maintenant un coup d'œil à Validity DemandTools. Il s'agit d'une solution complète qui offre des fonctionnalités d'insertion, de mise à jour, d'insertion, d'exportation et de suppression sous stéroïdes. DemandTools regorge de fonctionnalités permettant de gagner du temps et de nettoyer les données. Les enregistrements importés peuvent être comparés aux enregistrements Salesforce existants surplusieursobjets (en un seul processus) correspondant à n'importe quel champ ou ensemble de champs pour garantir une importation sans doublon.

Les administrateurs apprécient également les fonctionnalités « de transformation de formules » et « d'ajout de constantes », car elles leur font gagner du temps lors de la préparation des données dans une feuille de calcul en appliquant un formatage prédéfini aux valeurs des champs lors de l'importation et en permettant aux utilisateurs de définir une valeur commune pour les champs non représentés dans les fichiers d'entrée. .

Mais cela ne fait qu’effleurer la surface.

Voici quelques autres fonctionnalités permettant de gagner du temps et intégrées au produit afin que les administrateurs, les professionnels des opérations marketing et des opérations commerciales disposent de ce dont ils ont besoin pour gérer leurs données :

• Invoquez les règles d'attribution Salesforce pour gérer la propriété des enregistrements.
• Créez et attribuez des tâches à n'importe quel enregistrement lors de l'importation.
• Attribuez des contacts et des prospects à une campagne à l'aide de la liste de sélection de campagne active ou de l'ID de campagne.
• Enregistrez les mappages de champs et la logique de correspondance pour assurer la cohérence des importations entre les équipes et l'automatisation.
• Fiez-vous aux fichiers de restauration générés automatiquement pour annuler les modifications indésirables.
• Utilisez les types de fichiers .xlsx et .csv.
• Spécifiez les lignes à traiter dans votre fichier d'entrée, par exemple, commencez à la ligne 50 et terminez à la ligne 200.
• Exportez les fichiers réels depuis Salesforce Content.

L'édition gratuite de DemandTools (les fonctionnalités varient de celles mentionnées ci-dessus) est un excellent moyen d'utiliser un outil de chargement de données plus sophistiqué à faible coût.

N'ayez pas peur des charges de données. Il vous suffit d'y entrer et de prendre le contrôle de vos données, ainsi que de votre processus. Commencez à travailler sur ces modèles : cela vous aidera !

Bill Hareest un blogueur invité pour Validity.Il est 2x certifié Salesforce.Tout au long de ses 10 années d’expérience en matière d’applications et d’opérations, il a occupé de nombreux postes qui lui ont permis de découvrir de nombreuses facettes différentes du monde Salesforce.