Qu'est-ce que la gestion responsable des données et pourquoi est-ce important pour votre entreprise ?

Les entreprises s'appuient plus que jamais sur les données pour améliorer leurs processus, augmenter leurs revenus et prendre des décisions stratégiques. Mais avec une plus grande dépendance vient un plus grand risque.

Une mauvaise organisation des données, des données de mauvaise qualité et un manque de sécurité des données peuvent contrebalancer les opportunités offertes par la collecte de données. En plus de cela, il est inutile de collecter de grands ensembles de données s'ils ne sont pas mis en action.

Alors, comment vous assurez-vous que vos données fonctionnent pour vous, et non contre vous ?

C'est là que la gérance des données entre en jeu.

Qu'est-ce que la gérance des données ?

La gérance des données est la gestion pratique des données d'une entreprise, depuis leur création jusqu'à leur suppression. Cette pratique rend et maintient les données accessibles, utilisables et sécurisées conformément aux politiques de gouvernance des données de l'entreprise.

Intendance des données vs gouvernance des données

La gouvernance des données fait référence aux règles qu'une entreprise se fixe concernant l'accès, l'utilisation et la manipulation de ses données, tandis que la gérance des données supervise et applique l'application pratique de ces règles. La personne responsable de la supervision et de l'application de ces règles est appelée un gestionnaire de données.

Qu'est-ce qu'un data steward ?

Un gestionnaire de données s'assure que toutes les données sont traitées conformément aux politiques de gouvernance des données de l'entreprise. Ils surveillent et documentent :

• Quelles données sont créées ou capturées
• Où et comment ces données sont stockées
• Qui peut y accéder
• Comment il est utilisé et manipulé

Ils aussi:

• Identifier et résoudre les problèmes de qualité des données
• Appliquer les politiques de données
• Éduquer les autres au sein de l'entreprise sur les meilleures pratiques en matière de données
• Repérer les façons dont une entreprise peut utiliser ses données pour obtenir des avantages concurrentiels

En raison de leurs responsabilités, les gestionnaires de données agissent souvent comme intermédiaires entre l'informatique et les autres services. Ils doivent être techniquement compétents et doivent également être d'excellents communicateurs.

Les petites entreprises n'ont souvent pas de gestionnaire de données dédié. Dans ce cas, la gestion des données est souvent répartie entre plusieurs personnes et/ou (partiellement) externalisée.

Au contraire, les grandes entreprises peuvent avoir plusieurs gestionnaires de données. Celles-ci peuvent être affectées soit à un type spécifique de données (gestion verticale), soit à une unité commerciale ou à un service spécifique (gestion horizontale).

Pourquoi la gérance des données est-elle importante ?

Il est devenu plus facile que jamais pour les entreprises de collecter des données. Cette facilité s'accompagne d'autant de responsabilités que d'opportunités. Pour que les données soient utiles, elles doivent être contrôlées, organisées, analysées, rendues accessibles et facilement consommables.

En plus d'avoir un plan de gestion des données solide , les entreprises doivent assurer la sécurité de leurs données. La sécurité des données est plus importante que jamais, et le non-respect des lois sur les données peut entraîner de graves problèmes pour les entreprises.

L'intendance des données répond à toutes ces considérations et plus encore. Regardons.

Des données de meilleure qualité

Les gestionnaires de données gardent un œil sur la lignée des données. Ils suivent l'origine de chaque élément de données, son emplacement de stockage et son utilisation. Cela leur permet de retracer les problèmes de données jusqu'à leur origine, ce qui peut être utile lorsque des problèmes surviennent.

L'intendance des données implique également l'établissement et le suivi de mesures de la qualité des données, la validation des données et la réalisation de corrections si nécessaire, ainsi que la suppression de tout doublon éventuel.

Toutes ces activités conduisent à des données de meilleure qualité, ce qui signifie qu'il y a moins de risque de prise de décision erronée et d'erreurs dans l'entreprise, car tout le monde travaille avec de meilleures données.

Les données CRM sont un bon exemple de données qui peuvent rapidement se détériorer en termes de qualité. Les gens déménagent, s'inscrivent avec des adresses e-mail qu'ils utilisent à peine ou ont des comptes différents avec des adresses e-mail différentes. Une bonne gestion des données détectera ces problèmes et les résoudra afin que votre équipe marketing n'envoie pas, par exemple, la même campagne d'e-mails au même client deux fois.

Sécurité et confidentialité des données

Garantir la qualité des données est une chose. Le garder en sécurité en est une autre. Il est rare que quelqu'un ait besoin d'accéder à l'intégralité de la base de données d'une entreprise. Ainsi, l'une des responsabilités de la gérance des données est de contrôler l'accès aux données.

Non seulement cela permet de garder les données aussi confidentielles que possible, mais cela limite également le risque que les données soient mal gérées et corrompues.

Enfin, les gestionnaires de données vérifient si toutes les procédures nécessaires sont en place et suivies pour conserver les données au sein de l'entreprise. De cette façon, ils peuvent prévenir les failles de sécurité et éviter les incidents dans lesquels des données sont volées ou, moins graves mais toujours indésirables, partagées avec les mauvaises personnes.

Supposons que votre responsable marketing engage un spécialiste indépendant du marketing par e-mail pour améliorer vos entonnoirs de conversion. Ce pigiste aura besoin d'accéder à vos entonnoirs marketing existants, mais il ne devrait pas être en mesure d'exporter l'intégralité de votre liste de diffusion et toutes les données identifiables sur les prospects qu'elle contient.

Conformité légale

La possession de données comporte des risques juridiques. Une bonne gestion des données protège contre ces risques. Les gestionnaires de données s'assurent non seulement que leur entreprise respecte toutes les lois pertinentes relatives aux données, telles que le RGPD et le CCPA , mais ils forment également d'autres personnes au sein de l'entreprise à faire de même.

De plus, la gérance des données peut aider à orienter les conversations sur la conformité en communiquant ouvertement avec les régulateurs sur les pratiques et les défis en matière de données.

Amélioration des processus et de la prise de décision

Parce que les data stewards ont à la fois une connaissance technique de la création, du stockage et de la manipulation des données et une solide compréhension du fonctionnement de l'entreprise, ils peuvent aider différents départements à tirer le meilleur parti des données disponibles.

Cela inclut d'aider les équipes à rationaliser les processus, à améliorer les flux de travail et à prendre de meilleures décisions stratégiques. Souvent, les connaissances acquises grâce à la gérance des données peuvent même conduire à un avantage concurrentiel, car les entreprises acquièrent une connaissance plus approfondie de leurs marchés et de leurs publics cibles grâce à l'analyse des données.

Supposons que vous dirigez une entreprise SaaS et que votre équipe marketing réalise régulièrement des enquêtes pour évaluer le degré de satisfaction de vos clients vis-à-vis des fonctionnalités de votre produit sur une échelle de 1 à 10. Ces informations sont également très précieuses pour votre équipe de développement, car elles peuvent les aider. déterminer ce qu'il faut prioriser. Cependant, votre équipe de développement peut ne pas prêter attention aux enquêtes que mènent vos spécialistes du marketing.

Dans ce cas, un data steward peut établir un pont entre les deux départements et suggérer à vos développeurs d'inclure ce nouveau type de données dans le cadre de leur processus de priorisation des tâches.

Intendance des données, non négociable

L'importance de la gérance des données ne peut être surestimée. Cette pratique supervise toutes les manières dont les données sont traitées au sein de votre entreprise (y compris votre CRM) et garantit que les données sont de la plus haute qualité possible.

Cela permet aux entreprises d'éviter les erreurs, d'optimiser les processus, d'être innovantes et d'obtenir des avantages concurrentiels. Il aide également les entreprises à améliorer leurs décisions stratégiques, à prévenir les problèmes de sécurité des données et à rester du bon côté de la loi.

Indépendamment de la taille de l'entreprise et des divisions de rôles, il est crucial que la gérance des données ne soit pas seulement une fonction, mais une valeur de l'entreprise comprise et soutenue par tous. La gestion, la surveillance et la sauvegarde des données deviennent beaucoup plus faciles lorsque tout le monde suit les meilleures pratiques.

La protection de l'hygiène des données est un élément clé d'une gestion réussie des données. Pour un guide étape par étape sur le nettoyage de vos données CRM, consultez notre eBook : « The Dirt on Data Quality ».