Le comment et le pourquoi de la gestion des données

Les entreprises s'appuient sur les données pour développer l'informatique décisionnelle, améliorer leurs processus et générer davantage de revenus. Cependant, les opportunités apportées par les données comportent un risque.

Lorsque les données ne sont pas correctement gérées, elles peuvent se détériorer, devenir ingérables ou même se perdre, ce qui nuit à l'activité qu'elles étaient censées soutenir à l'origine.

Une bonne gestion des données est donc cruciale pour le succès de l'entreprise.

Qu'est-ce que la gestion des données CRM ?

La gestion des données CRM est la pratique consistant à collecter, vérifier, stocker et utiliser les données de gestion de la relation client (CRM) pour soutenir les opérations commerciales et atteindre les objectifs commerciaux. Une bonne gestion des données CRM se fait de manière sécurisée et efficace, permettant aux entreprises de tirer le meilleur parti de leurs données tout en restant rentables et en respectant toutes les réglementations en matière de données.

Une stratégie bien pensée est nécessaire pour englober les nombreuses fonctions différentes de gestion des données, telles que :

• Rendre les données accessibles aux bonnes personnes
• Tenir à jour les données
• Organisation et stockage des données dans le cloud et/ou sur site
• Protection de la confidentialité des données
• Sécurisation des données
• Offrir des options de sauvegarde et de récupération des données
• Suppression des données lorsque cela est nécessaire pour rester conforme aux lois et réglementations mondiales en matière de confidentialité

Ces fonctions ou activités se déroulent sur différents outils et plates-formes, qui forment ensemble un système de gestion des données.

Il est important de noter que la gestion des données englobe la gestion de toutes sortes de données, pas seulement les données CRM. Il supervise également les dossiers des employés, les données de référence, les données de recherche, les rapports, les données de paie et d'autres types de données internes et d'informations de source externe.

En tant que telle, la gestion des données affecte tous ceux qui interagissent avec les données stockées par votre entreprise.

L'importance de la gestion des données

Les données sont devenues un actif essentiel dans de nombreuses entreprises. Les entreprises utilisent les données pour piloter des campagnes marketing, améliorer le service client, optimiser les flux de travail et prendre des décisions commerciales de haut niveau.

Cette utilisation intensive (et même cette dépendance) des données signifie qu'une gestion appropriée des données est cruciale. Sans cela, ce n'est qu'une question de temps avant que des problèmes de qualité des données ne surviennent et n'entraînent des problèmes à tous les niveaux de votre organisation.

Des données incohérentes, incomplètes ou incorrectes peuvent entraîner :

• Les équipes de vente n'ont pas suffisamment de détails pour conclure des affaires.
• Les équipes marketing ne sont pas en mesure de créer des campagnes efficaces et ciblées.
• Le support client n'étant pas en mesure d'offrir une aide personnalisée.
• La direction prend des décisions stratégiques basées sur des informations erronées.

Et si vous ne disposez pas d'un processus de gestion des données approprié, il ne faudra pas longtemps avant que toutes les données que vous collectez deviennent difficiles à gérer et commencent à consommer davantage de vos ressources au lieu de vous aider à être plus performant.

Bref, sans une bonne gestion des données, vous risquez de perdre du temps, de l'argent et même la réputation de votre marque.

De plus, les entreprises ont l'obligation légale de sécuriser leurs données et de se conformer aux réglementations en matière de confidentialité telles que le RGPD et le California Consumer Privacy Act. La gestion des données est cruciale pour rester en conformité avec ces réglementations.

Avantages de la gestion des données

L'importance d'une bonne gestion des données va au-delà de la prévention des problèmes. Une solide stratégie de gestion des données apporte de nombreux avantages.

Efficacité

En gardant vos données de haute qualité et bien organisées, elles deviennent beaucoup plus faciles à utiliser pour tout le monde dans votre organisation. Les utilisateurs peuvent s'appuyer sur les données pertinentes pour leurs tâches, exécuter des analyses et suggérer des améliorations sans avoir à faire appel à des spécialistes des données pour tout interpréter.

Réputation

Tous ces dossiers clients et prospects comportent de grandes responsabilités. Gardez-les en sécurité et vous conserverez la confiance de ceux qui travaillent avec vous et achètent chez vous. Mais si quelque chose ne va pas, cette faille de sécurité, cette perte de données ou cette violation de la vie privée nuira à votre réputation.

Une gestion cohérente des données CRM garantit que la confidentialité et la sécurité des données sont des priorités constantes, protégeant ainsi votre réputation.

Compétitivité

Rassembler de grands ensembles de données est une chose, mais les utiliser efficacement en est une autre. Une stratégie de gestion des données CRM axée sur les objectifs peut vous donner un avantage concurrentiel en vous fournissant des informations qui vous permettent d'améliorer vos processus internes, ainsi que vos efforts de marketing et de vente.

Rentabilité

Lorsque les flux de données sont correctement documentés et que les données sont rationalisées pour fournir des sources uniques d'informations fiables sur tous les outils, il devient beaucoup plus facile de créer des processus répétitifs et d'éviter d'exécuter les mêmes types d'analyse encore et encore. (Sans parler des ressources que vous économisez en évitant la duplication des données.)

Types de gestion des données

Étant un domaine si vaste, il existe différents types de gestion des données qui s'accompagnent chacun de leurs propres responsabilités.

Gouvernance des données

La gouvernance des données fait référence à l'ensemble des principes, procédures et politiques qui déterminent la manière dont une entreprise gère ses données à chaque étape du cycle de vie des données, depuis le moment où les données sont collectées jusqu'à l'endroit et la manière dont elles sont stockées, rendues accessibles, utilisées, déplacées. , et (potentiellement) supprimé.

Chaque entreprise a son propre cadre de gouvernance des données basé sur les objectifs commerciaux et les besoins en données de l'entreprise. Les grandes entreprises peuvent avoir des gouverneurs de données dédiés qui supervisent les gestionnaires de données, les équipes de sécurité des données et d'autres professionnels de la qualité et de la gestion des données, ainsi que toute autre personne jouant un rôle dans la protection de la qualité et de la sécurité des données.

Intendance des données

Un responsable des données est une personne qui met en œuvre et applique les politiques de gouvernance des données dans toute l'entreprise. Ils ne fixent pas les règles, mais s'assurent que les directives sont suivies et que les meilleures pratiques sont mises en œuvre.

Souvent, les gestionnaires de données sont également chargés d'assurer la qualité des données. Mais dans les grandes entreprises, il peut y avoir des responsables de la qualité des données dédiés qui aident à cette tâche.

Architecture des données

Là où la gouvernance des données fixe les règles de gestion des données au sein d'une entreprise, l'architecture des données se concentre sur la fourniture de l'infrastructure technologique qui permet de gérer les données selon les principes énoncés.

Sécurité des données

La sécurité des données concerne tous les processus qui assurent la protection des données d'une entreprise, tels que :

• Cryptage des données
• Contrôle d'accès
• Prévention du vol de données
• Protection contre la relocalisation ou la suppression accidentelle
• Protection contre la corruption des données
• Processus de sauvegarde et de restauration

Les équipes de sécurité des données ne se contentent pas de superviser les données réelles, mais s'assurent que le matériel et les logiciels sur lesquels ces données résident sont sécurisés.

Préparation des données

La préparation des données consiste à profiler, valider, nettoyer et transformer les données brutes afin qu'elles deviennent utilisables pour l'analyse et comme source de veille stratégique. Cela inclut souvent également la combinaison de données provenant de différentes sources.

La modélisation des données

La modélisation des données documente les relations entre les différentes données et la façon dont les données se déplacent dans une entreprise, à la fois au sein d'outils spécifiques et à travers les systèmes organisationnels.

Gestion des données de référence

La gestion des données de référence vise à garantir qu'une entreprise travaille toujours avec une seule information vérifiée, actuelle et fiable. Cela signifie extraire des données de toutes vos différentes sources de données et les présenter comme une source utilisable et fiable. Cela implique également de s'assurer que les données sont représentées de la même manière qualitative dans différents systèmes et outils.

Gestion de l'entrepôt de données

La gestion de l'entrepôt de données détermine la manière dont les données d'une entreprise sont stockées physiquement et/ou dans le cloud. Il fournit, supervise et gère l'infrastructure dans laquelle les données brutes sont collectées et organisées.

Gestion des mégadonnées

La gestion du Big Data fait référence à la manière dont une entreprise collecte et stocke d'énormes quantités de données brutes et structurées afin que les équipes de l'entreprise puissent utiliser ces données pour améliorer leurs processus et prendre des décisions basées sur les données.

Bonnes pratiques de gestion des données

La gestion des données sera différente d'une entreprise à l'autre en fonction des objectifs et des besoins en données de l'entreprise. Cependant, il y a quelques meilleures pratiques que vous voudrez garder à l'esprit quelles que soient les politiques et les procédures que vous décidez de mettre en œuvre.

Identifier les objectifs commerciaux

Comme pour la plupart des grandes entreprises de votre entreprise, vos pratiques de gestion des données doivent soutenir vos objectifs commerciaux. Cela signifie que vous devez déterminer les données dont vous avez besoin pour fonctionner efficacement, ainsi que la meilleure façon de stocker et d'utiliser ces données.

La collecte de trop de données peut mettre à rude épreuve vos ressources et détourner l'attention des choses qui vous aideront vraiment à déplacer l'aiguille. La collecte de trop peu de données peut vous faire rater des opportunités lorsque vous développez des procédures et des flux de travail plus détaillés.

Prioriser la sécurité des données

Quels que soient vos objectifs commerciaux, la sécurisation de vos données doit toujours être une priorité. Il est important de travailler activement sur ce point et de ne pas se contenter de prendre des mesures en cas de violation. Créez un plan de maintenance de la sécurité des données qui permet à votre équipe de repérer les risques de sécurité et de les résoudre de manière préventive.

La sécurité des données ne relève pas seulement de la responsabilité de votre équipe de gestion des données. Toute personne dans l'entreprise qui manipule des données doit être dotée de connaissances sur les meilleures pratiques en matière de sécurité des données. Idéalement, cela passe par une formation et une communication continues sur les dernières menaces, telles que les techniques de phishing et les attaques de ransomwares.

Mettre l'accent sur la qualité des données

Pour garantir la qualité de vos données, vous avez besoin d'une définition claire de ce à quoi ressemblent des données de haute qualité au sein de votre entreprise. Une fois que vous avez défini ces normes, élaborez un plan pour les surveiller en permanence. Vérifiez l'exactitude et l'éventuelle corruption des données afin de pouvoir corriger les erreurs dès qu'elles apparaissent.

Voici quelques mesures de qualité des données que vous pouvez inclure :

• Précision : dans quelle mesure les données sont-elles correctes ?
• Pertinence : dans quelle mesure les données sont-elles pertinentes par rapport à vos objectifs commerciaux ?
• Complétude : manque-t-il quelque chose qui empêche les données d'être utilisables ?
• Accessibilité : toutes les personnes qui ont besoin d'accéder à ces données y ont-elles accès ?
• Cohérence : vos données sont-elles formatées de la même manière dans toutes les sources de données et tous les systèmes ?

À cet égard, il est important que les meilleures pratiques de gestion des données soient connues dans toute l'entreprise afin que chacun puisse faire sa part pour garder les données aussi propres que possible. Vous pouvez également définir des directives de gestion des données spécifiques à un outil, telles que les meilleures pratiques de gestion des données CRM, tant qu'elles n'entrent pas en conflit avec vos politiques globales de gouvernance des données.

Développer une stratégie de sauvegarde et de restauration des données

En cas d'urgence, des procédures détaillées de sauvegarde et de récupération peuvent vous aider à mettre vos systèmes de données en service rapidement. Ils garantissent également que vous pouvez recommencer à travailler avec les données de haute qualité que vous avez travaillé si dur pour collecter et maintenir.

Pour préparer au mieux votre équipe, définissez à l'avance ce qui peut mal tourner et planifiez comment vous allez gérer chaque scénario. Décrivez une approche étape par étape et utilisez des organigrammes pour clarifier visuellement ce qui doit se passer (et quand) afin que tout le monde sache quoi faire lorsque la pression est forte.

C'est également une bonne idée de consigner le fonctionnement de tous vos outils de gestion de données et à quoi ressemblent les flux de travail entre eux. Cela facilite le dépannage de manière ciblée et n'exécute les procédures de récupération qu'en cas de besoin.

Lorsqu'il s'agit de stocker vos données en toute sécurité, la méthodologie 3-2-1 est couramment utilisée et recommandée. Il dit de stocker trois copies de vos données en utilisant deux méthodes de stockage différentes, l'une d'entre elles étant hors site. Ce système garantit que vous aurez toujours une copie de vos données en cas de perte ou de destruction d'une méthode ou d'un emplacement de stockage.

Rendre les données utilisables

L'intérêt de gérer correctement vos données et de les protéger est qu'elles puissent être utiles à votre entreprise. Cela signifie qu'il doit être facilement accessible et maniable pour les utilisateurs. Une certaine conception de base de données peut convenir à votre équipe informatique, mais elle peut prêter à confusion pour les autres utilisateurs.

Lors du développement de vos pratiques de gestion des données, gardez toujours à l'esprit les utilisateurs finaux et assurez-vous qu'ils bénéficient d'une expérience utilisateur fluide. Il se peut que vous n'obteniez pas toujours ce résultat dès le départ, c'est pourquoi il est important de recueillir des commentaires et de faire les adaptations nécessaires.

En fin de compte, vos données ne peuvent fonctionner pour vous que dans la mesure où les membres de votre équipe peuvent travailler avec les données.

Utiliser un logiciel de gestion de données solide

Il est plus facile de suivre les meilleures pratiques de gestion des données lorsque vous utilisez un logiciel de gestion des données conçu pour prendre en charge ces meilleures pratiques. L'outil qui vous convient dépendra des objectifs et des besoins en données de votre entreprise, mais voici quelques éléments que vous souhaiterez toujours avoir dans un outil de gestion des données :

• Interface conviviale
• Fonction de nettoyage des données
• Fonction de récupération
• Évolutivité
• Options personnalisables

Un guide étape par étape pour une gestion efficace des données

La gestion des données est devenue un aspect incontournable de la gestion d'une entreprise dans le monde actuel axé sur les données. Cependant, il n'est pas facile de bien faire les choses.

Parce qu'elle englobe tant de façons différentes de gérer les données, la gestion des données peut facilement devenir désordonnée et avoir un impact négatif sur la qualité de vos données.

C'est pourquoi nous avons créé notre guide The Dirt on Data Quality. Il vous donne des instructions étape par étape pour créer une stratégie de gestion des données efficace afin que vous puissiez vous assurer que vos données fonctionnent pour vous, et non contre vous.