5 excellentes façons de réduire les coûts opérationnels de l'externalisation des activités

En affaires, chaque centime compte car, en fin de compte, ce sont vos revenus qui font la différence. Si vous êtes dans une entreprise à grande échelle, vous cherchez à réduire les dépenses à chaque fois. Vous essayez d'introduire de nouvelles méthodes, recherchez des solutions pour optimiser votre budget et recourez à de nouvelles méthodes que vous n'avez jamais essayées auparavant.

En tant que startuper, vous ne pouvez probablement pas vous permettre des dépenses importantes et chercheriez également à les réduire. Même s'il s'agit d'une jeune entreprise avec du personnel externalisé et que vous semblez avoir optimisé au maximum vos dépenses, de nouvelles solutions apparaissent chaque jour, vous devez donc vous efforcer de les rattraper !

En d'autres termes, il y a toujours quelque chose à améliorer à ce sujet - cela est égal pour un chef d'entreprise chevronné et un débutant dans le domaine.

D'autre part, il est loin d'être judicieux de se concentrer uniquement sur la réduction des coûts d'exploitation des entreprises. Si vous les coupez, c'est dans un but plus important. Vos objectifs doivent être clairement définis et vos actions doivent les poursuivre. La plupart des commerçants qui réussissent économisent des coûts pour les faire fonctionner et se multiplier au bon endroit.

Quels sont exactement les coûts opérationnels d'une entreprise d'externalisation ?

Les coûts opérationnels concernent la maintenance et la gestion de toute routine commerciale, externalisée ou non. Cela couvre la masse salariale, le loyer, les factures, les impôts, les assurances, les outils et équipements, les matières premières utilisées pour produire des biens, etc.

Cela comprend également les micro-dépenses telles que les tickets pour les employés, la réparation des équipements et des véhicules et les frais bancaires. Ils sont assez prévisibles et sont calculés au jour le jour. En règle générale, ils sont définis en consultant le compte de résultat de votre entreprise. Par conséquent, ce document est une source précieuse de données sur les tenants et les aboutissants du budget.

Voici 2 points auxquels réfléchir avant de partager des idées :

1. Identifier les bonnes sphères

Une fois que le bon domaine pour réduire les coûts d'exploitation est trouvé, une entreprise peut maximiser ses profits.

Cependant, ne soyez pas trop naïf pour penser que chaque endroit où il est possible de les couper fonctionnera. Parfois, faire cela dans le mauvais domaine sera contre-productif, entraînant inévitablement une perte de profits.

2. Être conscient du long terme

Si vos calculs vous indiquent que les bénéfices augmenteraient si vous réduisiez les coûts, essayez de ne pas voir uniquement pour les premiers mois. Que se passera-t-il dans le futur? Encore une fois, vous devez être prévoyant pour ne pas nuire aux bénéfices de l'entreprise par ce qui ressemble à un changement de courte durée pour le mieux.

Ok, mais que faire exactement pour arrêter de dépenser de l'argent pour les choses dont personne n'a besoin ou simplement celles qui ne sont pas prioritaires ? Lisez la suite pour le découvrir.

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Des idées brillantes pour réduire les coûts opérationnels de votre entreprise d'externalisation

Des milliers de choses peuvent tomber dans la catégorie des dépenses de coupe. Pourtant, nous avons décidé de prendre les plus significatifs d'entre eux et les plus pertinents pour l'époque actuelle en ce qui concerne les marchés et l'économie du monde entier.

La méthode d'externalisation des talents ne perd pas en popularité, principalement parce que les entreprises n'ont pas à dépenser autant pour l'intégration, la formation et la rétention des travailleurs. Il vous permet également de rester compétitif tout en maintenant l'efficacité et la qualité. Pourtant, l'externalisation elle-même n'est pas un tour de magie et ne vous fera pas économiser beaucoup si vous ne l'abordez pas dans une perspective d'optimisation des coûts.

1. Évitez l'externalisation dans des domaines éloignés

À première vue, il peut sembler que l'embauche de vos spécialistes en informatique ou de vos responsables des ressources humaines à l'autre bout du monde est une bonne idée. Cependant, ce n'est pas pour tous les métiers. Construire des chaînes d'approvisionnement extrêmement longues ou dépenser une fortune pour former ces personnes ne sera pas rentable, il est donc préférable de trouver des travailleurs externalisés plus près de chez vous.

Ce concept de recherche de talents contemporains s'appelle le near-shoring. Considérez que les pays voisins ont moins de difficultés à établir des connexions. Le near-shoring vous aidera également à réduire les frais de déplacement.

2. Savoir quelles fonctions métier externaliser

Encore une fois, si vous souhaitez externaliser, alors seulement les parties secondaires de votre entreprise. Ce n'est que dans ce cas que votre masse salariale diminuera, et pendant que les équipes externalisées travaillent sur des tâches secondaires importantes, vous pouvez vous concentrer sur l'essentiel.

Les services qui se sont déjà avérés être des domaines d'externalisation réussis sont :

Services d'assistance à la clientèle

Il est difficile de ne pas être d'accord sur le fait que le maintien d'une équipe de support client au bureau coûte cher. En tant que procédure standard, vous devrez dépenser de l'argent pour les former et les recruter. Avec le support client à distance, ces coûts diminuent.

Services de commercialisation

Les équipes chargées de gérer votre publicité et de générer de nouvelles directions d'influence n'ont pas besoin d'être internes. L'embauche et le développement de nouveaux experts spécifiquement pour votre équipe coûtent également cher. En marketing, vous pouvez contacter des professionnels étrangers, les interviewer et puiser dans leurs portefeuilles.

Services informatiques

Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'une équipe de 20 fournisseurs de services informatiques. Comme pour une petite ou moyenne entreprise, il est plus judicieux d'avoir 3 personnes qui couvrent plusieurs rôles et peuvent résoudre vos problèmes logiciels à distance.

Il en va de même pour les développeurs Web, les concepteurs et les sphères similaires. C'est une décision intelligente si vous en avez besoin par projet. D'autres domaines incluent la rédaction, la conception graphique et la gestion financière.

"Lors de la création d'un bon contenu, il est moins cher et plus rapide d'avoir une équipe de rédacteurs embauchés avec des compétences et une expertise bien formées que de faire appel à une équipe interne. Cela semble également donner une flexibilité supplémentaire. – tel que cité par Yegor Gusakov, PDG et fondateur de QIT Software, dans l'un de ses récents articles de blog.

De plus, vous pouvez profiter de tous les volumes de contenu dont vous avez besoin et vous adapter à des horaires plus serrés. Commander du contenu auprès de pigistes en fonction du domaine et de la sphère où les messages doivent être rédigés est un autre avantage considérable.

3. Discutez des coûts avec les fournisseurs externes

Ce point consiste à ré-approcher les choses pour lesquelles vous payez déjà. Pensez de cette façon : « Est-ce que j'utilise les meilleures offres possibles pour les services que je reçois ? » Si vous avez manqué cela au début, ne bloquez pas la possibilité de le négocier maintenant. Cela fonctionne très bien si :

1. Vous êtes dans le statut d'un client important. Si, pour un service que vous externalisez, les commandes de votre entreprise génèrent près d'un dixième des bénéfices et que vous vous vantez d'un excellent historique de paiement, considérez-le comme une excellente position pour discuter des prix. Bien sûr, ils pourraient vous demander de donner quelque chose en échange. Si la méthode ne fonctionne pas avec un fournisseur et qu'il ne veut pas baisser les prix, vous avez le droit de le changer.
2. Obtenez des rabais de gros. Bien que cela convienne le mieux aux entreprises spécialisées dans la production de biens réels, pourquoi ne pas l'essayer avec vos spécialistes du marketing ou vos rédacteurs externes ? Cela peut être aussi bon que d'acheter des matières premières en vrac. Par conséquent, cela devient une « réduction de volume » et peut être appliqué à de nombreux domaines.
3. Passez en revue les fournisseurs ou offrez des témoignages. Pour les services dont vous êtes particulièrement satisfait, donnez des commentaires positifs, publiez-les sur vos réseaux sociaux ou laissez leur site les avoir. De nombreux fournisseurs seront disposés à vous offrir une remise temporaire ou constante.

4. Réaliser des changements non liés au prix

Cela comprend l'examen des contrats et voir où vous pouvez négocier pour de meilleures conditions de service. Ici appartiennent une livraison meilleure et plus rapide, des conditions de paiement plus pratiques, la durée du partenariat et bien plus encore.

5. Utilisez la technologie au maximum

Si vous n'utilisez pas la technologie tous les jours, il est facile d'oublier à quel point elle peut être essentielle et comment elle peut vous aider à réduire les coûts opérationnels de votre entreprise. Il ne s'agit pas seulement d'organiser des conférences en ligne et d'assister à des webinaires pour renforcer le professionnalisme et qualifier les travailleurs (bien que tout cela permette d'économiser du temps et de l'argent).

Trouvez des programmes et des outils pour vous aider à calculer des choses ou à planifier des paiements, tels que des planificateurs financiers et des applications spécifiques à la paie. Parmi les autres instruments utiles, citons les applications de communication pour les équipes et leurs superviseurs ou entraîneurs.

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Conclusion

Dans l'ensemble, garder les dépenses d'une entreprise intelligentes est une science à part entière. Tout en optant pour l'externalisation de ses fonctions spécifiques, vous ne devez jamais oublier d'évaluer les résultats à long terme, de rester concentré sur les objectifs commerciaux clés et de réduire les coûts opérationnels si nécessaire (et possible). N'hésitez pas à négocier les prix et les termes du contrat. Bien que cela demande des efforts et de la confiance, de nombreuses entreprises utilisent cette méthode et gagnent davantage.

Faire travailler des équipes offshore pour vous est extrêmement pratique et gratifiant si vous savez quels domaines externaliser et où chercher des employés. Gardez également à l'esprit que vous devez résister au désir d'opter pour une externalisation massive en même temps. Il est préférable d'avoir une ou deux succursales externalisées efficacement et de travailler pour des résultats plutôt que d'opter pour une centaine de personnes dont vous n'avez pas besoin.

Enfin, n'oubliez pas de surveiller et d'analyser les performances du personnel externalisé. L'observation en détail combinée à l'analyse vous donnera une image plus complète à voir et vous rapprochera de l'endroit où les coûts opérationnels doivent être réduits.

Utilisez et combinez ces astuces pour optimiser les coûts opérationnels de votre entreprise par rapport à la situation, et vous en tirerez sûrement profit.