Comment la loi sur la transparence des entreprises affecte votre entreprise

Il existe des lois anti-blanchiment d'argent pour protéger les consommateurs, les investisseurs et les entreprises contre les actes néfastes ou criminels.

Bien que ces lois servent sans aucun doute un objectif important en gardant le blanchiment d'argent à distance, elles obligent également les entreprises à se conformer à certaines réglementations et structures de reporting.

Bientôt, la loi sur la transparence des entreprises, largement considérée comme une loi historique contre le blanchiment d'argent, entrera en vigueur. Cela affecte potentiellement plus de 32 millions d'entités commerciales, ce qui rend crucial pour toutes les entreprises de réviser cette loi et de déterminer si et comment elle peut les affecter.

Qu'est-ce que la loi sur la transparence des entreprises ?

Commençons par un peu d'histoire. La loi sur la transparence des entreprises a été promulguée en janvier 2021 avec l'intention déclarée de lutter contre les délits financiers. Ces crimes englobent le blanchiment d'argent, la fraude fiscale et d'autres types d'inconduite d'entreprise.

Au niveau le plus élémentaire, il exige que toutes les entreprises éligibles se conforment à certaines exigences en matière de déclaration. Si votre entreprise est admissible, vous devez fournir des informations sur la structure de propriété de votre entreprise.

Cela nous amène à la question suivante. Quelles entreprises doivent réellement être concernées par cette loi ?

Qui est tenu de déclarer en vertu de la loi sur la transparence des entreprises ?

Toutes les sociétés déclarantes étrangères et nationales doivent déposer une déclaration en vertu de la loi sur la transparence des entreprises. Voici ce que cette catégorie englobe :

• Sociétés déclarantes nationales : toute société américaine, LLC et autres entités commerciales créées en déposant des documents auprès du secrétaire d'État ou d'un bureau similaire.
• Sociétés déclarantes étrangères : toute entité commerciale constituée en vertu de la loi d'une autre société et enregistrée pour faire des affaires aux États-Unis en déposant des documents auprès du secrétaire d'État ou d'un bureau similaire.

Quelles sont les entreprises exemptées ?

Bien que ces catégories puissent sembler englober un éventail assez large d'entreprises, certaines entreprises sont également exemptées.

En fait, la loi sur la transparence des entreprises énumère un total de 23 catégories d'entreprises qui ne sont pas considérées comme des sociétés déclarantes, ce qui signifie qu'elles n'ont aucune obligation légale de déclaration en vertu de cette loi. Il convient de noter que la loi autorise également le Financial Crimes Enforcement Network à créer des exemptions supplémentaires si nécessaire, ce qui signifie que la liste peut potentiellement s'étendre à d'autres catégories d'entreprises à l'avenir.

Notez que la plupart des entreprises ne sont pas exemptés de cette réglementation radicale.

Obligations de déclaration en vertu de la Loi sur la transparence des entreprises

Si votre entreprise est liée par la loi sur la transparence des entreprises, il est dans votre intérêt de vous familiariser avec les exigences en matière de déclaration.

Le régime de déclaration entre en vigueur le 1er janvier 2024 et le moment est venu pour les entreprises déclarantes de commencer à se préparer.

La date d'échéance du premier rapport dépend de la date de création de votre entreprise. Si votre entreprise a été créée ou immatriculée avant le 1er janvier 2024, vous n'avez pas à produire votre première déclaration pendant toute une année ; il est dû le 1er janvier 2025. Mais si vous créez ou enregistrez une entreprise le 1er janvier 2024 ou après, votre premier rapport est dû 30 jours civils après la création ou l'enregistrement.

À ce stade, vous êtes probablement curieux de savoir à quoi ressemble le formulaire de rapport réel. Personne ne le sait avec certitude, car le formulaire n'a pas encore été rendu public. Cependant, le Financial Crimes Enforcement Network a annoncé que les formulaires seront accessibles au public bien avant le 1er janvier 2024.

Que se passe-t-il dans le rapport ?

Bien que nous ne sachions pas exactement à quoi ressemblera le formulaire, nous savons à peu près quels types d'informations les entreprises déclarantes seront invitées à fournir. Par exemple, les entreprises doivent déclarer des informations spécifiques, notamment leur nom, leur adresse actuelle et leur numéro d'identification fiscale fédéral.

Des informations sur les bénéficiaires effectifs individuels doivent également être fournies. Qu'est-ce qu'un bénéficiaire effectif, exactement ? La loi définit un bénéficiaire effectif comme « tout individu qui, directement ou indirectement, soit exerce un contrôle substantiel sur une telle société déclarante, soit détient ou contrôle au moins 25 % des intérêts de propriété de cette société déclarante ».

Votre rapport doit fournir plusieurs points de données sur chaque bénéficiaire effectif, y compris le nom légal complet, la date de naissance, l'adresse actuelle et un numéro d'identification (comme un passeport ou un permis de conduire).

Notez qu'il existe quelques exceptions à la définition de « bénéficiaire effectif », y compris les enfants mineurs et les créanciers agissant au nom de la société déclarante. Aussi, les salariés, à l'exception des cadres supérieurs, sont exclus.

Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration ?

Le non-respect de la loi sur la transparence des entreprises peut entraîner des sanctions civiles ou pénales. Chaque jour de non-conformité entraîne des frais pouvant atteindre 500 $ et un potentiel de deux ans de prison. Naturellement, vous voudrez prendre ces délais assez au sérieux.

On s'attend généralement à ce que le Financial Crimes Enforcement Network déploie un certain nombre de solutions sophistiquées comme un logiciel anti-blanchiment d'argent pour parcourir leurs données à la recherche de toute non-conformité.

Comment les entreprises peuvent se préparer à déclarer en vertu de la loi sur la transparence des entreprises

Il existe un certain nombre de mesures pratiques que les entreprises peuvent prendre pour se préparer à leurs responsabilités en matière de déclaration. Voici quelques directives générales:

Révisez votre structure d'entreprise

Tout d'abord, vérifiez si votre structure d'entreprise vous oblige à déposer en vertu de cette loi. Que vous ayez une LLC au Texas (parmi les meilleurs États pour former une LLC ) ou une société à New York, vous aurez des exigences de déclaration en vertu de la loi sur la transparence des entreprises. Presque tous les propriétaires d'entreprise aux États-Unis, ou ceux qui ont des sociétés à responsabilité limitée ou des sociétés américaines, seront considérés comme des bénéficiaires effectifs.

Créer un répertoire des bénéficiaires effectifs

Pour gagner du temps pour les rapports futurs, vous pouvez créer un répertoire complet des bénéficiaires effectifs associés à votre entreprise, en compilant également certaines des informations de contact de base et de la documentation requise pour chacun. Envisagez de mettre en place des processus pour vous aider à garder ces informations exactes et à jour.

Tenez-vous au courant des modifications apportées à la loi

N'oubliez pas qu'il s'agit d'une loi relativement nouvelle et qu'elle reste sujette à des mises à jour, des révisions et des extensions. Restez au courant, peut-être en demandant à un avocat ou en faisant une petite recherche par vous-même.

Faites appel à un avocat d'affaires

Compte tenu de la complexité de cette loi et de la sévérité de certaines sanctions, il peut être judicieux de faire appel à un avocat d'affaires. Ceci est particulièrement utile si vous avez des questions spécifiques et souhaitez parler à un expert.

Assurez-vous que les principaux décideurs sont alignés

Enfin, rappelez-vous que tous les décideurs au sein de votre organisation doivent comprendre cette loi, saisir ses implications et connaître les politiques internes pour assurer la conformité. Il est recommandé de planifier une réunion régulière sur la conformité à la loi sur la transparence des entreprises.

Garantir la conformité est essentiel

La loi sur la transparence des entreprises n'est pas de la bureaucratie juste pour la bureaucratie. La loi a été créée en réponse aux organisations louches et aux mauvais acteurs utilisant des «sociétés écrans» et d'autres structures juridiques pour dissimuler leur blanchiment d'argent ou leur fraude fiscale. En fin de compte, cette loi existe pour promouvoir la justice financière et assurer la transparence pour les consommateurs, les investisseurs et les propriétaires d'entreprise.

La loi est noble, mais cela ne veut pas dire que ses exigences ne sont pas un peu lourdes. Se familiariser avec la loi et mettre en place des processus pour assurer la conformité peut aider votre entreprise à garder une longueur d'avance. Faites-en une priorité réglementaire au cours de l'année à venir et n'oubliez pas de vous tenir au courant des modifications apportées à la loi.

Comprenez ce que signifie rester conforme à l'aide d'un guide complet sur la gouvernance, les risques et la conformité (GRC).