Planification d'événements d'entreprise 101 : 5 conseils pour réussir

Les événements d'entreprise peuvent prendre plusieurs formes, y compris les lancements de produits, les promotions, la constitution d'équipes, le réseautage et la formation et le perfectionnement professionnels. Quelle que soit la raison, la planification peut être écrasante, surtout lorsqu'il s'agit d'un nouveau concept.

De plus, vous devez avoir une longueur d'avance pour que cela réussisse. Avec autant de détails à prendre en compte, vous donner plus de temps vous aidera à éviter des erreurs telles que l'omission d'informations essentielles telles que l'invitation d'actionnaires ou la planification du budget.

Vous voudrez peut-être envisager de travailler avec des planificateurs d'événements de votre région pour soulager une partie de la pression. Par exemple, si vous prévoyez d'organiser des événements à Londres, contactez des planificateurs d'événements expérimentés pour avoir des idées sur la planification du meilleur événement d'entreprise.

Si vous vous demandez comment organiser un événement d'entreprise réussi, ce guide fournit de nouvelles informations, des conseils et des astuces pour vous aider à planifier :

1. Évaluez vos objectifs principaux

Identifier le but et les objectifs de l'événement est un excellent moyen de commencer à planifier. Cela vous donnera une image claire des segments à inclure dans le programme, des personnes à inviter et des tâches à déléguer à l'équipe.

Généralement, il guide toutes vos décisions et vous permet de mesurer le succès de l'événement. De plus, il vous donnera un aperçu de chaque étape au fur et à mesure de sa progression.

Pour rationaliser la planification, n'oubliez pas d'inclure certains de ces objectifs principaux :

• Générer un revenu pour l'entreprise
• Boostez la notoriété de votre marque
• Attirer des investisseurs potentiels et de nouveaux clients
• Créer une communauté grâce à l'interaction sociale
• Introduire des concepts nouveaux ou stimulants
• Célébrer les réalisations ou percées récentes
• Reconnaître les employés pour leur dévouement
• Encourager le travail d'équipe et la collaboration

La détermination de vos objectifs est le tremplin vers la planification, l'organisation et la réalisation d'un événement d'entreprise réussi.

2. Déterminer le type et la taille de l'événement

Une fois que vous connaissez le but, il est plus facile de déterminer le type d'événement à planifier. Selon le ton que vous souhaitez donner, chaque événement peut également différer du suivant. Pour cette raison, les entreprises doivent examiner attentivement la taille de leurs événements.

En moyenne, la plupart des événements d'entreprise appartiennent à l'une des catégories suivantes :

• Micro : ce sont des organisations qui organisent des événements simples avec jusqu'à 100 invités. La planification de tels événements est relativement facile mais peut dépendre des délégués invités. Par exemple, si vous avez plus de cadres supérieurs, vous devrez peut-être prendre plus de temps pour organiser la logistique et l'hébergement en fonction du calendrier.
• Petit : Ces événements accueillent généralement de 100 à 250 délégués. La quantité de travail que vous ferez dépendra également des rangs des participants. Cependant, comme pour les micro-événements, vous devez créer un programme permettant des pauses et prévoyant le transport des invités des cadres supérieurs.
• Moyenne taille : il s'agit d'événements plus importants pouvant accueillir jusqu'à 2 000 invités, principalement pour le réseautage et les salons professionnels lorsque la haute direction souhaite rencontrer ses meilleurs clients. Cela implique plus de planification, car vous devrez peut-être également inclure des divertissements après la réunion, ainsi que l'hébergement et la logistique.
• À grande échelle : ce sont les événements d'entreprise les plus importants, avec environ 10 000 délégués. Naviguer dans ces arrangements peut être difficile et vous aurez besoin de l'aide de professionnels pour vous en sortir. Vous pouvez également utiliser la technologie d'entreprise pour la réservation de vols et d'hébergement, l'enregistrement et l'allocation budgétaire pour plus d'efficacité.

Votre événement d'entreprise sera plus réussi si vous estimez les invités à prévoir. Cela vous permet de planifier en conséquence et d'éviter les surprises qui pourraient démanteler l'ensemble du programme. Imaginez ce qui se passera si vous avez plus de 500 délégués alors que vous n'en avez prévu que 200 !

3. Créez votre budget

Les objectifs et la taille de l'événement influenceront le budget. Contrairement à d'autres investissements financiers, où vous créez un budget et concentrez vos décisions, la planification d'événements d'entreprise implique d'établir votre budget en fonction de la taille, des objectifs et du type d'invités que vous invitez.

Par exemple, lorsque les micro-séminaires ne sont destinés qu'aux cadres supérieurs, vous aurez probablement besoin de plus de ressources que lors de la planification d'une petite formation du personnel avec environ 200 membres de l'équipe.

C'est peut-être parce que l'entreprise doit prendre en charge le transport, l'hébergement et les divertissements des VIP, ce qui peut être plus coûteux. Le budget comprend généralement les éléments suivants :

• Lieu avec équipement et matériel
• Rafraîchissements et repas
• Cadeaux haut de gamme
• Frais promotionnels
• Les urgences comprennent les pannes de courant imprévues nécessitant des solutions de secours.

La prise en compte d'autres coûts potentiels et d'urgence vous assurera d'allouer des ressources adéquates pour l'événement, peu importe ce qui se passe. Il n'y aura pas de place pour les surprises et vous avez de meilleures chances de réussir votre événement d'entreprise.

4. Sélectionnez un lieu et une date pratiques

Le lieu que vous choisirez dépendra de la position et du nombre de délégués venant aux événements. Cependant, assurez-vous de réserver le lieu au moins quelques mois à l'avance pour vous assurer qu'il est disponible. Plus tôt vous pouvez sécuriser le lieu, plus tôt vous pouvez également envoyer des invitations.

Lors de la sélection de votre lieu, assurez-vous de tenir compte de votre budget. Vous voudrez peut-être quelque chose de sophistiqué et élaboré pour créer un buzz, mais vous ne voulez pas non plus surcharger les ressources de l'entreprise. Si le budget ne permet pas un lieu luxueux, choisissez un bon emplacement et décorez-le selon les normes de votre entreprise.

Vous devez également tenir compte de l'emplacement du lieu. Il doit être accessible aux invités, avec des équipements essentiels comme des toilettes. Il doit être suffisamment grand pour accueillir tous les participants et permettre une disposition décente sans paraître trop à l'étroit. L'endroit doit également être sûr et sécurisé, avec un protocole d'urgence et un plan d'évacuation appropriés.

5. Constituez votre équipe

Vous aurez besoin d'une équipe d'experts pour vous aider à planifier l'événement, de la réservation des lieux et de l'hébergement à temps, en passant par la planification et l'envoi des invitations à la création de matériel. Impliquer votre équipe dans de telles préparations favorise l'engagement et aide à garantir que les tâches sont déléguées et exécutées en détail.

De plus, c'est l'occasion de mettre en valeur les compétences et les connaissances du personnel actuel en matière de planification d'événements. Par exemple, l'équipe marketing peut aider avec des articles promotionnels et des dépliants, si nécessaire, tandis que le département graphique prend en charge la conception des cartes d'invitation et des bannières en ligne.

Ils peuvent également donner des idées et des idées précieuses pour faire de l'événement un succès, comment mieux planifier le programme et d'autres considérations. Par conséquent, bien que vous puissiez avoir des planificateurs d'événements professionnels rémunérés, assurez-vous également de réserver certaines responsabilités à vos collègues.

Conclusion

La planification d'événements d'entreprise, qu'ils soient virtuels ou physiques, peut être exigeante et intimidante. N'oubliez pas que les considérations les plus importantes sont la taille de l'événement et les objectifs. Avec la bonne équipe comprenant le meilleur du personnel actuel et des planificateurs d'événements professionnels externalisés, votre premier événement d'entreprise pourrait être un tel succès qu'on vous fera confiance pour les gérer à nouveau la prochaine fois.