Logiciel de gestion du cycle de vie des contrats : plus de soucis

Chaque dollar entrant et sortant d'une entreprise est lié à un contrat.

Les contrats sont un mal nécessaire pour la plupart des entreprises, et les faire passer par le service juridique empêche de conclure des accords. Mais alors que les équipes de vente, d'approvisionnement et d'autres équipes commerciales disposent d'outils spécialisés pour automatiser leurs processus, le service juridique s'est embourbé avec du bon vieux Word, des fils de discussion par e-mail et des lecteurs de sauvegarde (en ligne et hors ligne) pendant des décennies.

C'est le problème que résout le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Un outil CLM vous aide à transformer le chaos contractuel en cohésion, en réunissant tous les aspects du processus contractuel sur une seule plateforme et en comblant le fossé entre le droit et les affaires.

Un système de gestion du cycle de vie des contrats aide les entreprises à automatiser et à rationaliser ce processus. Il garantit que toutes les personnes impliquées dans un contrat ou une transaction donnée, du juridique à l'entreprise, sont connectées du début à la fin et peuvent facilement accéder aux informations connexes.

Bien que la gestion du cycle de vie des contrats ne nécessite pas nécessairement un logiciel dédié, la complexité et l'environnement rapide des entreprises modernes nécessitent plus que des feuilles de calcul, des dossiers et des chaînes de messagerie pour gérer efficacement les différentes parties mobiles.

Un cycle de vie de contrat comprend un ensemble de tâches diverses et complexes, se déroulant généralement dans les phases suivantes :

1. Rédaction ou création de contrat
2. Collaboration et négociation de contrats
3. Approbation du contrat
4. Exécution du contrat
5. Suivi des contrats, audit et reporting
6. Renouvellement ou expiration du contrat

Les pièges traditionnels de la gestion des contrats

Traditionnellement, les équipes juridiques travaillent dans un environnement cloisonné, séparées des autres départements mais toujours profondément impliquées dans tous les aspects commerciaux. Cela crée des goulots d'étranglement en raison d'une collaboration à plusieurs niveaux et d'un flux d'informations perturbé entre les fonctions, ce qui entraîne des inefficacités de processus.

Une équipe juridique travaillant avec des modèles obsolètes peut être confrontée aux défis suivants.

Manque de standardisation

Sans processus et modèles standardisés pour la création et la gestion des contrats, le chaos règne, ce qui oblige les équipes à se débattre avec différents formats et langues. Non seulement cela fait du suivi des contrats un cauchemar, mais cela complique également l'application précise et opportune des conditions contractuelles.

Les choses tombent entre les mailles du filet

Le plus grand signe d'une équipe juridique surchargée et d'un processus contractuel désorganisé est lorsque vous manquez des dates importantes de renouvellement ou d'expiration de contrat ou que vous avez du mal à suivre vos contrats exécutés, ce qui entraîne des erreurs coûteuses et un manque de conformité.

Manque d'alignement entre les priorités commerciales et juridiques

Une mauvaise communication entre les équipes commerciales et juridiques conduit à un désalignement avec les priorités de l'entreprise. Ils peuvent finir par travailler de manière indépendante sans collaboration productive. Cela peut entraîner des malentendus et des retards qui frustrent les deux équipes et ont un impact négatif sur les affaires.

Visibilité et documentation insuffisantes

Qui contacteriez-vous si vous recherchiez un contrat spécifique ou vouliez en savoir plus à ce sujet ? Ces informations sont-elles facilement disponibles ? Ne pas conserver correctement les documents contractuels rend difficile la recherche et la référence à des conditions générales spécifiques en cas de besoin, en particulier à mesure que votre entreprise se développe.

Perception négative au sein de l'organisation

Étant donné que le service juridique peut entraver un accord ou un partenariat si nécessaire, les équipes qui manquent de visibilité sur la conclusion d'accords ou de canaux de communication appropriés avec le service juridique peuvent devenir frustrées, créant ainsi des distances entre elles. Toutes les équipes doivent travailler ensemble pour conclure des affaires et assurer le succès de l'entreprise, donc une perception négative du service juridique ne ferait que causer plus de problèmes aux entreprises.

Automatiser les processus contractuels traditionnels avec la technologie

Le moyen le plus simple de démarrer avec la gestion du cycle de vie des contrats consiste à utiliser d'abord des applications en ligne telles que des tableaux kanban, des logiciels de gestion de projet, des solutions de stockage en ligne et des feuilles de calcul pour apporter un semblant d'organisation à votre référentiel de contrats. De nombreuses équipes adoptent également des outils de signature électronique pour automatiser la collecte de signatures.

Cela vous aidera à vous éloigner de :

• Processus obsolètes comme les contrats stockés sur des disques durs individuels
• Parcourir les fils de discussion des e-mails à la recherche d'indices contextuels
• Manque de visibilité sur les contrats exécutés qui peuvent être renouvelés ou expirer
• Signer et scanner manuellement les accords pour résoudre l'exécution

Vous pouvez également utiliser un logiciel CLM dédié pour rationaliser la gestion du cycle de vie des contrats et supprimer les obstacles. Un outil spécialisé de gestion des contrats aide votre équipe juridique à automatiser les tâches manuelles répétitives, donne un aperçu des différentes étapes du cycle de vie du contrat et aide à identifier les domaines à améliorer dans vos processus actuels.

Comment reconnaître si votre équipe a besoin d'une solution CLM

Avant d'investir dans l'organisation de votre processus contractuel, examinez le cas d'utilisation d'un CLM dans votre entreprise. Avez-vous même besoin du logiciel CLM ?

L'adoption d'une solution CLM peut être votre meilleur pari si votre équipe juridique se débat avec les défis traditionnels de la gestion des contrats. Voici un exercice simple pour faire le point sur vos processus actuels et identifier les besoins d'automatisation.

Source : SpotDraft

Cet exercice vous aidera également à créer une analyse de rentabilisation lors de l'évaluation des différentes solutions CLM et à convaincre les parties prenantes d'obtenir un financement.

CLM n'est pas réservé qu'aux équipes juridiques

Bien que le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats soit principalement un catalyseur juridique, il agit également comme un catalyseur commercial. L'ensemble de l'organisation bénéficie d'une gestion efficace des contrats. Différentes équipes et parties prenantes peuvent utiliser le logiciel CLM de différentes manières pour rationaliser les tâches juridiques et commerciales, de la création de contrats à l'aide de modèles pré-approuvés au suivi des données et des informations sur les contrats.

L'équipe de vente conclut des affaires plus rapidement

Un outil CLM fournit aux commerciaux des documents standardisés et pré-approuvés pour créer et personnaliser des contrats en toute autonomie. Il s'intègre également à la solution de gestion de la relation client (CRM) pour permettre un processus de création de contrat plus efficace et transparent.

Avec un CLM, l'équipe de vente peut conclure des affaires plus rapidement, se concentrer sur la proposition de valeur et négocier des conditions spécifiques au lieu de se débattre avec la structure globale et le langage d'un contrat. Cela permet d'économiser du temps et des efforts autrement consacrés à la rédaction et à la négociation des conditions contractuelles à partir de zéro. Les modèles pré-approuvés réduisent le risque d'erreurs ou d'omissions qui peuvent retarder l'exécution du contrat.

Un logiciel de gestion des contrats aide également les équipes commerciales à rationaliser le processus de négociation des contrats, à suivre les activités, à accélérer le processus de révision, à suivre l'état des contrats, à identifier les opportunités de vente incitative ou croisée, et bien plus encore.

La finance gagne en visibilité et en informations cruciales

Les contrats sont la source de données la moins utilisée, généralement parce que leur suivi et leur gestion à grande échelle est un défi. Cependant, grâce aux systèmes CLM, les équipes financières peuvent utiliser les données contractuelles pour améliorer les flux de trésorerie, accroître l'efficacité, réduire les risques et prendre des décisions plus éclairées.

Une bonne gestion des contrats garantit des paiements ponctuels conformément aux conditions contractuelles, améliore les flux de trésorerie et réduit le risque de perturbations financières. Cela ouvre également la voie à des processus plus efficaces, permettant aux équipes financières d'économiser du temps et des efforts sur des tâches manuelles telles que la recherche de contrats et le suivi des paiements.

Grâce à une meilleure gestion des contrats, les équipes financières ont une vue plus complète et plus précise de leur portefeuille de contrats pour prendre de meilleures décisions commerciales et améliorer la planification financière.

Les directeurs financiers, en particulier, peuvent tirer des avantages incroyables des outils CLM, de l'exploitation de l'intelligence contractuelle pour créer des prévisions financières précises, assurer la conformité et atténuer les risques financiers.

Source : SpotDraft

Les achats permettent de contrôler les contrats des fournisseurs

Les équipes d'approvisionnement traitent régulièrement avec de nombreux fournisseurs et contrats. Ils gèrent également les processus, les relations avec les fournisseurs, la santé financière et suivent les renouvellements et les expirations.

Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats facilite la vie en fournissant un référentiel central pour tous les contrats des fournisseurs et une meilleure visibilité et un meilleur suivi du cycle de vie des contrats. Il automatise des tâches telles que le suivi des paiements ou l'obtention de rappels pour les renouvellements de contrat automatiques.

Un CLM aide également les équipes d'approvisionnement à collaborer plus efficacement avec d'autres équipes de l'organisation, telles que les finances et les services juridiques. Il peut aider à automatiser le processus d'approbation et à définir une logique conditionnelle.

Vous pouvez mettre en place des séquences déclenchant des approbations automatiques pour les contrats inférieurs à une certaine valeur et examinant les demandes des parties prenantes pour les contrats supérieurs à un certain seuil. Cela garantit que les contrats sont correctement examinés et négociés et que toutes les parties concernées sont tenues informées tout au long du processus.

De plus, les outils de gestion du cycle de vie des contrats aident les équipes d'approvisionnement à prendre des décisions plus éclairées concernant leur portefeuille de contrats, à améliorer la planification stratégique et à identifier les opportunités d'économies ou d'autres améliorations du processus d'approvisionnement.

Toutes les équipes de l'organisation bénéficient d'une efficacité accrue

En plus de soutenir les équipes juridiques, commerciales, financières et d'approvisionnement, le système CLM d'une organisation résout les défis commerciaux pour tous ceux qui traitent des contrats et des données.

Source : SpotDraft

Ceci comprend:

• Les équipes RH utilisent le logiciel CLM pour organiser et rationaliser les lettres d'offre et les accords des employés
• Les équipes opérationnelles l'utilisent pour une meilleure visibilité et un suivi des contrats liés à des projets spécifiques
• Les équipes informatiques responsables de la sécurité des données au sein de l'organisation et s'assurant que toutes les données contractuelles sensibles résident dans un référentiel de contrats unique et sécurisé

Comment le logiciel CLM automatise-t-il le cycle de vie des contrats ?

Le logiciel de gestion des contrats vous offre les outils et les fonctionnalités nécessaires pour chaque phase du cycle de vie du contrat, de la saisie des demandes de contrat à partir du logiciel CRM ou de la création de contrats directement sur la plateforme au suivi de l'état du contrat et à la génération de rapports.

Création de contrat avec modèles ou éditeur en ligne

L'époque où MS Word suffisait pour le travail juridique est révolue. Les entreprises d'aujourd'hui ont besoin d'une meilleure solution pour créer et modifier des contrats. Les solutions CLM modernes offrent aux entreprises deux façons de rationaliser la création de contrats :

• Grâce à des modèles de contrat pré-approuvés qui permettent aux utilisateurs de remplir facilement des détails tels que les noms, les dates et les valeurs des contrats
• Grâce à des éditeurs de contrats intégrés à l'application qui améliorent les logiciels de traitement de texte traditionnels pour fournir une solution spécialement conçue pour simplifier la paperasse juridique

Collaboration et négociation de contrats

De nombreux logiciels CLM incluent des fonctionnalités qui permettent une collaboration plus efficace avec les membres de l'équipe et les parties prenantes d'autres fonctions de l'entreprise. Certaines de ces fonctionnalités sont :

• Espaces de travail partagés
• Partage de documents avec contrôle d'accès
• Des outils d'annotation qui permettent plus de flexibilité
• Gestion et automatisation des demandes d'examen ou d'approbation

Certains outils de suivi des contrats fournissent également des solutions pour mener des négociations contractuelles au sein de la plate-forme en permettant la collaboration des contreparties via des outils de redlining et un suivi des activités.

Exécution du contrat et signature électronique

Bien qu'il existe des solutions de signature électronique spécialisées, de nombreuses équipes préfèrent exécuter l'ensemble du processus de passation de marchés sur une seule plateforme. Les solutions CLM permettent l'exécution des contrats en fournissant une solution de signature électronique native ou intégrée au sein de la plateforme.

Les utilisateurs peuvent marquer des contrats pour exécution, collecter des signatures dans l'ordre, envoyer des rappels et suivre l'état sur une seule plateforme.

Gestion du référentiel contractuel

L'un des plus grands défis qu'un CLM résout pour les équipes juridiques est de créer un référentiel central de tous les contrats et des documents et données associés et de fournir un journal d'activité pour plus de contexte et de transparence.

Rapports et analyses

De nombreuses solutions CLM modernes offrent des tableaux de bord d'analyse et des capacités de création de rapports pour suivre les indicateurs de performance clés (KPI) et les performances des contrats. Ces fonctionnalités aident les parties prenantes à gagner en transparence et à mieux comprendre le processus d'approvisionnement, à trouver des domaines d'amélioration, à atteindre une plus grande efficacité et à présenter concrètement leur travail.

Intégration avec d'autres outils

De nombreux systèmes de gestion de contrats offrent des intégrations avec d'autres outils commerciaux tels que des CRM comme Salesforce ou Hubspot, des outils de collaboration comme Slack ou Microsoft Teams, des solutions de stockage dans le cloud, etc. Les intégrations offrent une efficacité de travail lorsque vous travaillez avec plusieurs plates-formes et une vue plus complète des données liées aux contrats.

Comment sélectionner le bon logiciel CLM pour vous

Une fois que vous avez identifié le besoin d'un logiciel CLM dans votre entreprise, examinez attentivement les différentes solutions sur le marché pour choisir la bonne. Un outil CLM est un investissement important. Pour obtenir un retour sur investissement (ROI) et garantir que les contrats n'échouent pas complètement, la solution que vous avez choisie doit correspondre aux besoins de votre entreprise et au fonctionnement de votre équipe.

Source : SpotDraft

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'évaluation des solutions de gestion des contrats.

• Faites le point sur vos processus actuels et identifiez les problèmes que vous souhaitez résoudre.
• Parlez aux parties prenantes internes des problèmes auxquels elles sont confrontées.
• Répertorier les fonctionnalités et les exigences d'intégration par ordre de nécessité.
• Définissez votre budget et déterminez votre retour sur investissement attendu.
• Recueillir les recommandations de personnes internes et externes familiarisées avec les systèmes CLM.
• Examinez attentivement les solutions concurrentes, assistez à des démonstrations en direct et participez à des essais gratuits dans la mesure du possible.
• Recherchez les processus de support client et de mise en œuvre de logiciels et comparez-les au niveau de support dont vous avez besoin pour mettre en œuvre et utiliser le logiciel.

Il est utile d'être le plus complet possible et d'impliquer les parties prenantes internes qui utiliseront finalement la plateforme dans le processus d'évaluation.

Assurer le succès du CLM

La plupart des implémentations CLM échouent en raison d'une planification insuffisante et d'un manque d'acceptation au sein de l'organisation. Les entreprises constatent souvent une déconnexion entre les processus des différentes équipes et individus. Certains utilisent le logiciel comme prévu, d'autres préfèrent les flux de travail manuels ou ne connaissent pas les solutions à leur disposition.

Apprendre une nouvelle solution peut être fastidieux. Vos employés peuvent être réticents à utiliser le logiciel CLM, ce qui entraîne une baisse des taux d'adoption et des échecs de mise en œuvre. La clé d'une adoption réussie du CLM et de l'obtention d'un retour sur investissement réside dans une planification réfléchie et un déploiement bien organisé.

Source : SpotDraft

Commencez par créer un plan approprié qui prend soigneusement en compte toutes les parties prenantes impliquées, les objectifs que vous souhaitez atteindre, les processus que vous souhaitez rationaliser et vos attentes concernant le calendrier de mise en œuvre. Suivez ensuite ces conseils pour réussir la mise en œuvre de votre nouvelle solution :

• Affectez un POC pour prendre en charge l'ensemble du processus de mise en œuvre du début à la fin et coordonnez-vous avec votre fournisseur CLM.
• Investir dans la formation des équipes utilisant le CLM pour assurer une adoption rapide.
• Essayez d'intégrer les outils que différentes équipes peuvent utiliser pour garantir des processus fluides et éviter les redondances.
• Planifiez le déploiement par phases et fixez des délais.
• Ouvrez les canaux de communication et acceptez les commentaires. De même, communiquez avec l'équipe de mise en œuvre pour comprendre les meilleures pratiques.
• Réduire les retards pour garantir une mise en œuvre en temps voulu.

Fais de ton mieux; laissez le logiciel CLM faire le reste

Le cycle de vie de la gestion des contrats est un aspect essentiel d'une entreprise. Cela a un impact sur les coûts, la conformité, les opérations et la croissance. La rationalisation de vos processus contractuels et l'amélioration de la communication interfonctionnelle grâce à un logiciel de gestion des contrats est le meilleur moyen d'assurer la transparence, de réduire le temps de traitement et de libérer votre équipe juridique pour un travail plus stratégique.

Que vous ayez identifié des goulots d'étranglement dans vos opérations contractuelles, dirigé une équipe juridique allégée aux prises avec les exigences d'une organisation évolutive ou que vous souhaitiez simplement faire de la place pour plus d'efficacité dans vos processus actuels, une solution de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) vous aide à rationaliser travaux commandés selon les besoins de votre entreprise.

Le renouvellement des contrats de logiciels n'est pas une mince affaire. En savoir plus sur quand renouveler un contrat logiciel et quand dire au revoir.