Contrôle continu des transactions : pourquoi il est également bénéfique pour les entreprises

Pour les entreprises, le Contrôle Continu des Transactions représente une nouveauté importante, qui signifie non seulement plus d'attention de la part des autorités, mais aussi une série d'avantages non négligeables et une opportunité de faire évoluer leur activité vers un modèle numérique plus transparent, sécurisé et ouvert au public. Marché international.

Le Contrôle Continu des Transactions pour les entreprises : est-ce un atout ou un « fardeau » ? La réponse n'est pas évidente.

À première vue, vous pourriez penser que les systèmes de contrôle continu des transactions ne sont utiles qu'aux autorités gouvernementales qui peuvent bénéficier d'un outil supplémentaire pour surveiller les activités de l'entreprise, en évitant les comportements incorrects, ou pire, frauduleux.

Après tout, dans un article récent, nous avons énuméré les principaux avantages du contrôle continu des transactions pour le système du pays et une image très positive en est ressortie :

1. Les solutions CTC améliorent l' efficacité des contrôles , puisque toutes les transactions peuvent être suivies à tout moment, essentiellement en temps réel ;
2. Étant donné que le contrôle des transactions est essentiellement contemporain du moment où elles sont conclues, les autorités ont l'énorme avantage de ne pas avoir à consacrer de ressources à de longues activités d'inspection pour récupérer des informations historiques même très anciennes ;
3. En général, grâce à un système de contrôle plus efficace et plus efficient, le coût des activités de surveillance et de vérification est considérablement réduit et, en même temps, permet une augmentation constante des recettes fiscales , en luttant contre la fraude ou l'évasion.

Ces raisons à elles seules seraient plus que suffisantes pour pousser n'importe quel État à adopter les technologies de contrôle continu des transactions dès que possible, mais peut-on en dire autant d'un point de vue commercial ?

Le contrôle continu des transactions favorise la numérisation

En réponse à la question ci-dessus, la réponse est oui : le Contrôle Continu des Transactions est un formidable outil pour conduire la transformation digitale au sein des entreprises. Cette transformation ne doit pas concerner uniquement la phase de production ou la phase de relation client. Elle doit être la plus transversale possible, impliquant tous les secteurs d'activité. La facturation est sans aucun doute l'un des domaines d'application les plus stratégiques , car elle impacte non seulement les entreprises en interne, mais affecte également le contexte dans lequel les entreprises opèrent et les relations qu'elles établissent avec d'autres entités publiques et privées. De cette manière, les entreprises finissent par jouer un rôle actif dans la transformation numérique de l'ensemble du système national, contribuant à obtenir les avantages que nous avons mentionnés ci-dessus.

Le Contrôle Continu des Transactions encourage la dématérialisation des documents

Plus précisément, l'un des aspects de la transformation numérique que l'adoption des modèles de contrôle continu des transactions encourage le plus est la dématérialisation des documents . Après tout, la facturation et toutes ses procédures associées nécessitent traditionnellement plus de documents papier, tant lors de la transaction proprement dite que lors des phases de déclaration et d'évaluation. A cela, il faut ensuite ajouter tous les autres documents qui sont rédigés dans le cadre des activités quotidiennes.

Pour avoir une idée de ce dont on parle, il suffit de considérer que selon certaines enquêtes, un salarié italien utilise en moyenne environ 70 kilos de papier par an : cela correspond à l'abattage de 17 arbres, à la consommation de 440 000 litres d'eau , l'utilisation de 3 barils de pétrole, et enfin la production de 3m² de déchets (Source : Adnkronos). Et, comme mentionné, un bon pourcentage du papier utilisé est certainement lié à la facturation et à d'autres activités connexes. Par ailleurs, il faut souligner que l'utilisation de supports papier représente un coût considérable pour les entreprises , qui doivent chaque année faire face à divers postes de dépenses connexes, notamment l'achat de papier, de toner, de photocopieurs, de maintenance et d'espace physique d'archivage.

Le contrôle continu des transactions , en exigeant la dématérialisation des données de transaction de chaque entreprise, conduit les entreprises à abandonner les modes de facturation traditionnels au profit des modes numériques. En effet, au-delà du modèle CTC mis en place, le mode de transmission des informations aux autorités centrales nécessite l'adoption de formulaires dématérialisés spécifiques.

Par exemple, dans le cas du modèle de déclaration, qui est répandu dans tous les États membres de l'Union européenne, des normes XML spécifiques sont établies (comme en Espagne) ou le soi-disant fichier d'audit standard pour l'impôt (imposé au Portugal et en Pologne) introduit par l'OCDE. De même, dans le modèle de compensation, certains modèles de communication standard sont utilisés, tels que le rapport fiscal sur les factures ISO20022, même si ce n'est qu'en tant que modèle de transmission, auquel il convient de se référer en ce qui concerne les échanges de données entre les entreprises et l'administration publique. Dès lors, on comprend que la dématérialisation des documents prend tout son sens et aide les entreprises à s'aligner efficacement sur les dispositifs mis en place par les autorités de contrôle.

Cependant, comme nous l'avons évoqué dans d'autres articles, la dématérialisation ne consiste pas seulement à abandonner le support papier utilisé dans une entreprise. Il s'agit également de repenser entièrement les processus documentaires internes, qui vont de la création d'un document à son archivage. Sinon, vous vous retrouvez avec l'effet inverse : au lieu de rendre les processus internes plus agiles et pérennes, vous créez inévitablement des frictions entre l'utilisation de documents au format numérique et un système de gestion documentaire encore lié à des procédures et des délais analogiques, avec toutes les des inefficacités facilement imaginables.

Le contrôle continu des transactions protège les entreprises

Un autre avantage intéressant de la mise en place de systèmes de Contrôle Continu des Transactions est qu'elle rend plus efficace la gestion des relations avec les autorités centrales de contrôle. De plus, compte tenu du nombre de délais à respecter et des délais eux-mêmes, la question de la conformité est si sensible pour toute entreprise. C'est pourquoi les entreprises disposent souvent d'équipes internes dont le rôle spécifique est d'assurer le respect de ces obligations.

Les systèmes de contrôle continu des transactions (CTC) augmentent la capacité des autorités à contrôler le système et, par conséquent, la pression sur les entreprises, car même les plus petites irrégularités sont plus facilement détectées. Dans le même temps, cependant, la mise en œuvre des technologies de contrôle continu des transactions offre la possibilité à tous les opérateurs de tous les secteurs de découvrir et d'adopter une gamme de solutions numériques conçues pour contrôler et gérer tous les processus liés à la facturation et à la déclaration de TVA de manière automatisée. façon (Source : The European Financial Review) .

De cette manière, des blocs entiers de tâches peuvent être efficacement exécutés par des plateformes spécialement conçues, qui non seulement améliorent l'efficacité de ces activités, mais assurent également un meilleur contrôle constant de la conformité de l'entreprise.

Contrôle continu des transactions et aperçu des données internes

Le lien entre le contrôle continu des transactions et la conformité des entreprises présente un avantage supplémentaire qu'il ne faut pas sous-estimer. Étant donné que les systèmes CTC permettent aux entreprises d'automatiser la gestion d'une partie importante de leurs données, la même technologie peut également être utilisée pour l' analyse des données internes. Cela peut fournir des informations très intéressantes sur votre entreprise.

D'autre part, s'il est vrai que les systèmes de Contrôle Continu des Transactions tendent à augmenter le niveau de transparence des activités vis-à-vis de l'extérieur, il est également vrai que la même transparence peut également profiter à l'entreprise elle-même. De plus, le contrôle en temps réel des transactions les rend traçables et facilite par conséquent la collecte de données, qui devient une source d'information immédiatement accessible pour chaque partie de l'organisation. Dans ce cas également, cependant, les entreprises doivent faire un effort pour tirer parti de la situation : elles peuvent notamment être amenées à investir pour mettre en place des solutions technologiques basées sur l'Intelligence Artificielle et l'apprentissage automatique en particulier.

Ces outils sont très utiles lorsqu'il s'agit de gérer une grande quantité de données, de les réorganiser, de les classer, de les analyser, de les archiver et surtout de les rendre intelligibles. A partir de là, vous pouvez construire certaines stratégies et surtout organiser les tâches liées à la conformité de manière fonctionnelle et efficace, en intervenant en amont des éventuelles criticités qui pourraient survenir.

Contrôle continu des transactions et commerce international

Sans surprise, la plupart des entreprises visent à étendre leurs activités autant que possible, en traversant les frontières nationales. En effet, l'une des conséquences de l'hyper digitalisation de l'économie et de la société est celle de réduire les distances et d'élargir le marché de référence pour chaque entreprise. Cependant, les transactions internationales entraînent souvent certaines difficultés en termes de facturation et de conformité fiscale. De ce point de vue, le Contrôle Continu des Transactions représente un instrument de simplification extraordinaire, puisque, en théorie, toute entreprise qui s'adapte à un système CTC fait partie d'un circuit d'organisations qui partagent des formulaires, des plates-formes, des normes de sécurité et des modèles de facturation.

Du point de vue des autorités centrales, les avantages sont évidents, mais il en va de même pour les entreprises qui peuvent interagir plus facilement avec d'autres acteurs, réduisant ainsi les risques de conformité . Et la simplification est toujours l'amie des affaires.

Il convient toutefois de noter que pour que cela se produise, tous les pays doivent adopter des systèmes de contrôle continu des transactions de manière uniforme et cohérente afin d'éviter une multitude de modèles et de processus différents. Malheureusement, l'uniformité de mise en œuvre reste un objectif de niveau moyen, puisque jusqu'à présent les pays ont largement agi de manière indépendante, manquant (au niveau européen et au-delà) de directives contraignantes ou d'un modèle « officiellement préféré ».

La Chambre de commerce internationale ou ICC est une organisation privée qui œuvre pour « promouvoir l'investissement, l'ouverture des marchés des biens et des services et la libre circulation des capitaux ». L'ICC a tenté de résoudre le problème en dressant une liste de principes et de valeurs qui devraient inspirer la mise en œuvre de tout système de contrôle continu des transactions. Parmi les nombreuses valeurs du contrôle continu des transactions identifiées, il y a la coopération, la compréhensibilité, le respect de la vie privée, ainsi que le principe de moindre impact et de non-discrimination : tous ces éléments sont très importants et pertinents, mais pas très stricts du point de vue de mise en œuvre pratique lorsqu'il s'agit d'un volume élevé de transactions quotidiennes.

Néanmoins, la création d'un tel réseau de transactions sécurisées et traçables, tant nationales qu'internationales, devrait être un objectif que les États et les entreprises devraient poursuivre, afin d'élargir de plus en plus l'espace de marché disponible dans lequel ils opèrent sans obstacles fiscaux ni risques de conformité. Pour cette raison, les entreprises doivent également faire tout leur possible pour mener des activités de lobbying positives, en faisant pression sur les institutions et organismes nationaux et internationaux afin de mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires menant à la construction de modèles et de plateformes uniformes et partagés de Contrôle Continu des Transactions .

Le contrôle continu des transactions modifie également la bureaucratie

Une conséquence très positive de l'adoption des systèmes de Contrôle Continu des Transactions est alors systématique et peut être appréhendée en additionnant ce que nous avons dit plus haut. Grâce à la dématérialisation, à la mise en place de plates-formes d'interface et à des contrôles essentiellement contemporains de la conclusion des différentes transactions, on s'attend à ce que, là où existent des systèmes CTC, le poids de la bureaucratie puisse être réduit dans le temps.

La gestion numérique, en effet, devrait simplifier les procédures et, par conséquent, permettre aux entreprises de dépenser moins de ressources (humaines et financières) pour effectuer toutes les tâches requises, à condition que les entreprises continuent d'investir dans la technologie afin de suivre l'évolution des systèmes de contrôle. Il est clair que la mise en place de tels systèmes n'est pas gagnée d'avance et n'est pas sans difficultés. En même temps, il est tout aussi indéniable que c'est là que se dirige l'avenir. De plus, selon de nombreux experts, les principales économies émergentes et les pays les plus industrialisés seront engagés dans ce processus au moins jusqu'en 2030, date à laquelle on s'attend à ce que le niveau de maturité et de prise de conscience dans l'utilisation de ces outils soit tel que la transaction continue Les systèmes de contrôle deviendront la principale méthode d'imposition tant au niveau national qu'international (Source : Fintech Direct) .

Chaque entreprise est donc appelée à faire sa part pour ne pas être en reste et, surtout, pour profiter pleinement des avantages que les solutions CTC apportent à l'ensemble du système national. Le défi est ouvert et l'enjeu est de taille, mais il est également vrai que la digitalisation est désormais une réalité acceptée dans de nombreux secteurs et cela doit également être le cas en matière de contrôle des transactions.