Comment rédiger un code de conduite utile aux employés

Définir des attentes est important dans plusieurs domaines de la vie.

Par exemple, lorsque vous louez un nouvel appartement avec un colocataire, vous vous attendez probablement à ce que la porte d'entrée reste verrouillée en tout temps.

Dans le monde des affaires, la définition des attentes est particulièrement cruciale, car cela apporte de la clarté à tous les employés et prépare l'entreprise au succès. Et le succès commence par la rédaction d'un code de conduite complet.

Il est courant pour les entreprises d'intégrer ses valeurs fondamentales et sa mission dans leur code de conduite. Le code doit être utilisé comme ligne directrice pour établir une base solide pour les autres politiques de l'entreprise. Ces détails sur le comportement et les interactions des employés doivent figurer dans le manuel de l'employé de l'entreprise.

Les entreprises qui rédigent leur code de conduite se tournent généralement vers un logiciel de prévention du harcèlement pour fournir un contenu d'apprentissage standard concernant les règles, les principes et les normes que les employés doivent respecter.

Code de conduite vs code d'éthique

Un code de conduite est souvent confondu avec un code d'éthique, mais les deux sont différents.

Le code de conduite d'une entreprise est un ensemble de règles qui guident le comportement. Il s'agit d'un ensemble de principes et de comportements qui, selon l'entreprise, jouent un rôle dans son succès. Il intègre également généralement des éléments de la culture d'entreprise .

Un code d'éthique est un ensemble de principes qui permet aux employés de distinguer le bien du mal. En un sens, il est plus large qu'un code de conduite et fournit des principes qui affectent l'état d'esprit des employés et le processus de prise de décision.

Les deux composants devraient faire partie du manuel de l'employé .

Pourquoi rédiger un code de conduite est important

Que votre entreprise compte dix employés ou 1 000, toutes les personnes impliquées, du PDG aux stagiaires, en passant par le conseil d'administration, bénéficient de la connaissance des détails d'un code de conduite. Lorsque les dirigeants mettent leurs attentes par écrit, ils créent un cadre où chacun sait apporter son soutien.

En rédigeant un code de conduite, une entreprise :

• Élabore sur les valeurs de l'entreprise. Le code de conduite démontre les valeurs qu'une entreprise cherche à défendre, mettant en évidence les comportements acceptables et inacceptables. S'il est décidé de partager le code publiquement, les personnes intéressées à postuler à des postes vacants peuvent en savoir plus sur l'éthique professionnelle , les valeurs et la morale de leurs employeurs potentiels avant l'entretien.
• Guide le comportement sur le lieu de travail. Des attentes claires facilitent la création d'un environnement de travail sain où tous les employés se comportent de manière professionnelle. Le code de conduite doit orienter le comportement en alignant la conduite sur les valeurs de l'entreprise.
• Respecte les lois applicables . Étant donné que le code de conduite traite des comportements inappropriés, comme le harcèlement et les méthodes de formation à la prévention du harcèlement , il garantit que les employés agissent dans le respect de la loi et que chacun se sent en sécurité au travail. En outre, la loi Sarbanes-Oxley de 2002 oblige les entreprises publiques à mettre en œuvre des codes de conduite.
• Améliore le moral des employés. Les employés qui se traitent les uns les autres de manière égale et avec respect ont tendance à devenir de meilleurs membres de l'équipe. Lorsque le code de conduite renforce ce comportement, les employés actuels ont un regain de moral, ce qui peut aider à retenir les meilleurs talents.

Ce qu'il faut inclure dans un code de conduite

Les informations incluses dans un code de conduite détaillent les politiques de travail, les comportements acceptables et inacceptables, les actions et les conséquences. Il s'agit d'un guide auquel les employés peuvent accéder lors de l'intégration et tout au long de leur mandat organisationnel.

Chaque entreprise fonctionne différemment, donc un code de conduite n'adhère pas à un modèle. Quoi qu'il en soit, les informations ci-dessous expliquent ce que chaque section peut inclure.

Valeurs, éthique et responsabilité de l'entreprise

Cette section du code de conduite détaille tous les sujets liés aux valeurs que l'organisation défend et comment elle entend les mettre en action.

Les informations sur les valeurs peuvent inclure :

• L'éthique des affaires.
• Droits des employés.
• Diversité et inclusion .
• Responsabilité sociale .
• Responsabilité environnementale.
• Engagement et responsabilité.

Comportement et action des employés

Dans la section comportement et action des employés du code de conduite, le leadership doit passer en revue ce qui est attendu en matière de performance et de comportement. Cela peut inclure des éléments tels que la façon de traiter les collègues ou des détails sur la façon de remplir leur rôle de manière professionnelle. Il peut également décrire des sujets sur le comportement des employés.

Voici des exemples de comportement et d'action dans cette section :

• Honnêteté concernant les engagements de travail
• Normes de professionnalisme
• Utilisation des médias sociaux concernant s'il est approprié d'être sur des plateformes comme Facebook, Twitter ou Instagram pendant les heures de travail
• Utilisation des actifs de l'entreprise - généralement des règles décrivant une voiture, un téléphone ou un ordinateur de société.
• Règles de communication.
• Relations amoureuses avec d'autres employés.
• Actions disciplinaires.

Politiques internes

La partie des politiques internes du code de conduite couvre les opérations commerciales quotidiennes. Cette section vise à donner aux employés les informations nécessaires pour les questions qui se posent plus que d'autres, comme le nombre de congés payés qu'ils reçoivent ou ce qu'il faut faire lors d'une urgence météorologique.

Certaines pratiques internes que cette section devrait détailler sont :

• Le code vestimentaire de l'entreprise.
• Congés annuels, congés payés et vacances.
• Politique sur les intempéries.
• Le processus d'intégration .
• Présence, retards et ponctualité.
• Utilisation des téléphones portables personnels pendant les heures de travail.
• La chaîne de commandement.
• Conformité juridique et RH .

Exemple de code vestimentaire : le code vestimentaire de [Nom de l'entreprise] est décontracté ou décontracté. Les employés sont autorisés à porter des jeans, des t-shirts, des pulls molletonnés et des leggings. Une tenue professionnelle formelle, comme des chemises habillées, des pantalons et des blazers, est également appropriée. Évitez les vêtements qui comportent des jurons, des déchirures, des trous, des déclarations grossières et des substances illégales.

Si un client, un consommateur ou un investisseur visite le bureau, [Nom de l'entreprise] fournira un avertissement préalable approprié lorsqu'un changement de code vestimentaire peut être nécessaire. Ces cas peuvent nécessiter des robes formelles, des jupes, des pantalons, des kakis, des chemises boutonnées, des chemisiers et des chaussures à bout fermé.

Politiques externes

D'un autre côté, un code de conduite devrait également avoir des politiques externes. Cette section détaille comment les employés doivent se comporter lorsqu'ils traitent avec des parties externes, comme des clients, des clients ou des parties prenantes externes.

Cette section clarifie les informations concernant :

• Conflit d'intérêt.
• Confidentialité.
• Confidentialité.
• Politiques de propriété intellectuelle.
• Exigences relatives à la communication client.

Inconduite

Enfin, une section qui détaille les comportements qualifiés d'inconduite est nécessaire. Techniquement, une mauvaise conduite peut se produire dans les sections ci-dessus, mais ici, vous devez nommer explicitement un comportement inapproprié.

Cette partie doit inclure les politiques concernant :

• Discrimination.
• Harcèlement sexuel.
• Abus ou agression.
• Intoxication.
• L'intimidation .
• Plagiat.
• Signalement d'inconduite.

Comment gérer une violation du code de conduite

Savoir gérer un manquement à un code de conduite est difficile. Si un employé ne respecte pas les normes professionnelles décrites dans le code de conduite, il peut être nécessaire de prendre les mesures appropriées.

En fin de compte, la manière dont cette violation est gérée dépend de l'élément du code de conduite qui a été enfreint. Par exemple, les procédures disciplinaires pour quelqu'un qui utilise les médias sociaux pendant les heures de travail et pour quelqu'un qui se présente au travail sous l'influence de drogues ne seront pas les mêmes.

Cela étant dit, il est sage de préciser dans le code de conduite que des mesures disciplinaires, y compris le licenciement, pour avoir enfreint un code de conduite peuvent être nécessaires.

Conseils pour rédiger une politique de code de conduite

Lors de la rédaction d'une politique de code de conduite, les équipes des ressources humaines doivent se souvenir de ces six conseils pour s'assurer qu'elle est aussi complète et claire que possible.

• Considérez votre industrie. Par exemple, un code de conduite sera différent pour les entreprises ayant des employés dans une école par rapport à ceux dans une usine.
• Évitez le jargon juridique. Le code de conduite doit être rédigé dans un langage clair que tout le monde peut comprendre. Le jargon juridique peut ne pas être clair selon la personne qui le lit.
• Rendez-le accessible. Une fois terminé, le code doit être stocké dans un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) afin que les employés puissent y accéder à tout moment.
• Impliquez toute l'équipe RH. Tout le monde au sein du service des ressources humaines devrait être inclus dans la création du code de conduite. Toute l'équipe doit approuver les détails clés pour s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
• Inclure une adhésion de la haute direction. Envisagez de commencer le code de conduite par une note ou un message du PDG, montrant le soutien de la haute direction concernant les détails énoncés dans les pages suivantes.
• Assurez-vous qu'il est complet et plein d'exemples. Le code de conduite doit comporter des exemples clairs que les employés peuvent rencontrer et une section FAQ répondant aux questions importantes.

Exemples de code de conduite

Parfois, il est préférable d'apprendre à partir d'exemples. Vous trouverez ci-dessous quelques codes de conduite rédigés par des marques bien connues et de confiance.

• Coca-Cola : La marque de boissons gazeuses permet aux employés de trouver facilement des réponses à ce qu'ils recherchent avec une table des matières claire. À partir de là, les membres de l'équipe peuvent rechercher des détails concernant la marque, protéger les actifs, éviter les conflits d'intérêts et travailler en équipe.
• Google : Des choses auxquelles vous vous attendez, comme l'intégrité, les principes et les détails de la discrimination, aux choses que vous ne pouvez pas, comme la politique sur les chiens, le code de conduite de Google est informatif et simple car il décrit les détails clés que les employés doivent connaître.
• IBM : Leur code de conduite est entièrement basé sur la confiance, et les employés voient que c'est le thème commun tout au long de ce document. IBM donne le coup d'envoi avec une table des matières facile à lire, un message du PDG, puis plonge directement dans leurs directives.
• Apple : Ce code de conduite commence par « La façon dont nous faisons des affaires », qui donne immédiatement le ton pour les détails clés sur les comportements au travail, la protection de la marque, la responsabilité individuelle et l'intégrité de l'entreprise.
• Mastercard : Il est facile de dire tout de suite que le code de conduite de Mastercard martèle la marque, le thème et les couleurs. Il commence par un message du PDG et se poursuit par une note du conseil d'administration. Il propose également une table des matières permettant aux employés d'accéder rapidement aux réponses qu'ils recherchent.

C'est bien d'avoir des normes élevées

Surtout en ce qui concerne le code de conduite que votre entreprise respecte. Des détails sur l'éthique des affaires et l'utilisation des médias sociaux au code vestimentaire et au harcèlement, fournir ces informations aux employés garantit un environnement de travail sûr et productif.

En savoir plus sur ce que votre entreprise peut faire pour éviter un environnement de travail hostile .