Comment choisir le bon logiciel de comptabilité pour les PME ?

L'époque où les tâches comptables et financières se limitaient à des écritures de grand livre sur papier est révolue. De nos jours, chaque professionnel comptable et propriétaire d'entreprise se concentre sur l'obtention de plus de clients, l'expansion de son entreprise, la réduction des tâches subalternes de saisie de données, la réduction des erreurs et l'obtention d'un aperçu plus approfondi de leurs données. La meilleure façon de faire tout cela à l'ère numérique est d'utiliser un logiciel de comptabilité. Une solution logicielle de comptabilité permet d'augmenter l'efficacité commerciale et la productivité de votre équipe en générant des prévisions de ventes pour le prochain trimestre, en déterminant les services les plus et les moins rentables, et plus encore.

Importance du logiciel de comptabilité :

1. Accélère votre vitesse de travail : L'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut augmenter la productivité globale de votre entreprise puisque votre équipe aurait beaucoup moins de paperasse à faire. Les rapports commerciaux et les factures générés automatiquement vous font gagner du temps que vous pouvez consacrer à l'acquisition de nouveaux clients.
2. Gain de temps : les tâches de comptabilité consistent en des calculs précis. Avoir un bon logiciel de comptabilité peut accélérer le processus de comptabilité en automatisant les tâches subalternes. Non seulement cela permet de gagner du temps, mais cela réduit les erreurs potentielles qui auraient pu se produire si vous utilisiez les techniques de comptabilité à l'ancienne avec un stylo et du papier.
3. Fournit une analyse : avoir un bon logiciel de comptabilité vous donne une analyse de l'apparence de votre entreprise dans quelques années en fournissant des prévisions trimestrielles et des états des flux de trésorerie. Un logiciel de comptabilité peut vous aider à prendre de meilleures décisions financières en investissant dans les domaines qui génèrent des bénéfices pour votre entreprise.
4. Sécurité des données : La sécurité des informations critiques doit être la priorité absolue des entreprises. Dans le monde où la cybercriminalité est en hausse, investir dans le bon logiciel de comptabilité peut ajouter des couches de sécurité supplémentaires pour protéger vos données financières. Le logiciel offre des fonctionnalités telles que l'authentification multifacteur, l'accès limité des utilisateurs aux informations et la protection antivirus pour assurer la sécurité de vos informations.
5. Gestion centralisée : Une autre caractéristique du logiciel de comptabilité est qu'il propose un tableau de bord centralisé. Vous pouvez facilement visualiser tous les aspects de vos processus financiers, y compris les factures, la paie, les taxes, l'inventaire, les bons de commande, etc., en un seul endroit, ce qui peut vous aider à gagner du temps et à prendre des décisions rapides.

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Conseils pour choisir le bon logiciel de comptabilité :

Cependant, il existe de nombreuses solutions logicielles de comptabilité qui prétendent être les meilleures du marché. Alors, comment choisir le bon logiciel pour les besoins de votre entreprise ?

Tenir compte de ces conseils lors du choix d'un logiciel de comptabilité pour votre entreprise peut vous aider :

1. Comprendre votre entreprise

L'étape la plus importante avant de choisir un logiciel de comptabilité est de comprendre les besoins de votre entreprise. Identifiez si vous aurez besoin d'une fonctionnalité spécifique à l'industrie pour votre entreprise et sélectionnez le logiciel qui offre la même chose.

Vérifiez également les applications complémentaires dont vous avez besoin et si elles s'intègrent à votre solution comptable.

La plupart des petites entreprises peuvent utiliser un logiciel de comptabilité qui offre des fonctionnalités de base telles que la facturation, le suivi des dépenses, la génération de rapports, etc. Cependant, si vous avez besoin de fonctionnalités avancées telles que le suivi des stocks et les prévisions de vente, vous devrez choisir le logiciel en conséquence.

2. En ligne ou hors ligne

Alors que certaines entreprises profitent des outils de comptabilité basés sur le cloud qui ont conquis le marché ces dernières années, certaines organisations préfèrent toujours les logiciels de bureau pour leurs besoins financiers.

De plus, les entreprises qui souhaitent à la fois les fonctionnalités du logiciel de bureau et les fonctionnalités cloud optent pour les services d'hébergement cloud. Par exemple, QuickBooks Enterprise basé sur le cloud avec logiciel d'hébergement offre non seulement les mêmes fonctionnalités et la même interface utilisateur que les logiciels de bureau, mais également une accessibilité à distance similaire à QuickBooks Online (version SaaS de QuickBooks).

Tout en choisissant le modèle le plus adapté à votre entreprise, vous devez entreprendre une analyse appropriée. Il serait préférable que vous exploriez toutes les options en gardant à l'esprit les besoins de gestion et les besoins financiers de votre entreprise.

D'ailleurs, vous pouvez également vous faire aider par un expert financier ou votre comptable.

3. Interface utilisateur

Étant donné que la plupart des propriétaires d'entreprise n'ont pas de formation en comptabilité, le logiciel doit être facile à utiliser. Une interface propre avec des instructions appropriées pour se connecter et parcourir les fonctionnalités peut faciliter les processus comptables pour votre équipe.

Parce qu'en fin de compte, tout dépend du degré de confort de l'interface du logiciel pour que vous et vos coéquipiers puissiez travailler sans dépenser beaucoup d'argent en frais de formation.

De plus, la gestion de vos livres sera un jeu d'enfant s'il existe des tutoriels en ligne gratuits pour apprendre les fonctionnalités avancées de votre logiciel de comptabilité.

4. Planifiez votre budget

Les solutions logicielles de comptabilité varient en fonction des fonctionnalités et des plans tarifaires qu'elles proposent. Vous pouvez soit acheter des plans d'abonnement annuels, un package pour plusieurs années, utiliser une version gratuite du logiciel si disponible, ou louer le logiciel de comptabilité en fonction du budget de votre entreprise.

On voit souvent que les logiciels de comptabilité coûteux offrent des fonctionnalités avancées. Il comprend les rapports de projet, le suivi des dépenses, la paie assistée, le connecteur CRM et bien plus encore.

Lors de l'achat de votre logiciel de comptabilité, assurez-vous de ne pas payer pour des fonctionnalités supplémentaires dont vous n'auriez pas besoin.

5. Convivialité du logiciel

Un autre facteur à considérer avant d'acheter le logiciel de comptabilité est de savoir s'il prend en charge le nombre d'utilisateurs dont vous avez besoin pour travailler sur l'application. Ou si cela vous permet de travailler en déplacement et sur n'importe quel appareil ?

Si vous choisissez un logiciel basé sur le cloud, il vous aidera à travailler efficacement de n'importe où, à tout moment et sur n'importe quel appareil via Internet.

Il existe de nombreux logiciels disponibles sur le marché, allant d'un utilisateur unique à jusqu'à 40 utilisateurs. Pour les entreprises, choisir un logiciel prenant en charge un maximum d'utilisateurs serait bénéfique. Mais une start-up peut commencer son parcours comptable avec une version 1 utilisateur.

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6. Consultez votre équipe

Chaque entreprise est différente et votre comptable peut être en mesure de vous offrir l'opinion la plus éclairée sur le logiciel de comptabilité en fonction de vos besoins organisationnels. Ils ont travaillé sur presque tous les types de logiciels de comptabilité. Ils savent exactement quel type d'entreprise vous avez et de quel logiciel vous avez besoin.

En dehors de cela, comprenez les spécifications matérielles requises par votre logiciel de comptabilité et consultez votre service informatique. Il est essentiel de revoir l'espace de stockage, les ressources du serveur et d'autres composants pour garantir des opérations commerciales optimales.

7. Explorez toutes les options

Avec de nombreux logiciels de comptabilité disponibles sur le marché, il est essentiel de parcourir toutes les options avant d'investir dans le logiciel qui conviendra le mieux à votre organisation comptable.

Parmi les logiciels les plus populaires sur le marché figurent Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed et Zoho Books.

Certains d'entre eux sont demandés en raison de leur précision, de leur rapidité et de leur commodité. D'autres sont économiques et faciles à utiliser.

8. Faites un essai

Avant d'acheter un logiciel de comptabilité, faites un essai de l'application de comptabilité. Vous pouvez saisir des transactions fictives, créer des factures, générer des rapports et tester toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin.

En outre, vous pouvez contacter le support client et effacer toutes les questions liées à votre entreprise pendant l'essai. Si tout se passe conformément à votre entreprise, vous pouvez alors procéder à l'achat du logiciel.

9. Intégrations complémentaires

Chaque logiciel de comptabilité, quelle que soit sa puissance, aura besoin d'intégrations complémentaires pour assurer le bon fonctionnement de tous les processus métier. Ainsi, le logiciel de comptabilité doit intégrer des fonctionnalités de base telles que l'ERP, le CRM, la facturation, les RH, etc. pour travailler en coordination avec la comptabilité.

Par exemple, des applications comme TSheets et Bill.com s'intègrent à des logiciels de comptabilité populaires tels que QuickBooks. Cependant, tous les logiciels n'offrent pas la possibilité d'intégrer des modules complémentaires. Par conséquent, il est recommandé de garder ces facteurs à l'esprit avant de finaliser le logiciel.

10. Assistance client

Si vous débutez dans l'utilisation d'un logiciel de comptabilité, il y a peut-être de nombreuses fonctionnalités que vous aimeriez comprendre pour une meilleure optimisation de vos processus financiers.

Par conséquent, un bon logiciel de comptabilité doit toujours offrir un support expert pour vous aider, vous et vos coéquipiers, dans toutes vos questions liées à votre logiciel.

D'un autre côté, si votre entreprise se développe et que vos données deviennent plus complexes, vous aurez besoin de conseils externes pour vous aider à maintenir l'exactitude de vos dossiers. Par conséquent, recherchez un logiciel qui offre un support client 24 heures sur 24 par téléphone, chat ou e-mail.

11. Avis des clients

Dans le monde axé sur la technologie, toutes les recommandations de logiciels que vous pourriez obtenir en ligne peuvent vous aider à choisir le bon logiciel. Ainsi, une fois que vous avez sélectionné le logiciel qui, selon vous, convient à votre organisation, recherchez les avis des clients sur divers forums et sites Web.

En fonction des différents paramètres, notamment le support client, la tarification, la sécurité, les fonctionnalités, etc., vous pouvez prendre une meilleure décision concernant votre logiciel de comptabilité.

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Emballer

Ne pas avoir les bons outils et logiciels augmente les risques de stress et d'épuisement professionnel chez les employés. Plus votre personnel est stressé, plus votre entreprise en souffrira.

Les logiciels de comptabilité aident les entreprises à gérer leurs livres depuis très longtemps. Certains visent à améliorer la visibilité de la marque tandis que d'autres promettent d'améliorer l'expérience client.

Bien qu'il puisse être difficile de choisir le logiciel de comptabilité en gardant tous ces facteurs à l'esprit. Mais, comme il s'agira d'un investissement ponctuel pour votre entreprise, vous devriez vous vider la tête et prendre votre temps avant de prendre une décision.

Choisir le bon logiciel réduira tout votre stress car vos employés seront mieux informés et se sentiront plus appréciés. Cela conduira à la croissance constante de votre entreprise et augmentera les revenus de l'entreprise.

Alors, choisissez judicieusement !

 Cet article est écrit par Sharad Acharya. Sharad est rédacteur technique chez Ace Cloud Hosting. Il adore rechercher les dernières technologies et a écrit des articles sur le cloud, la virtualisation et la sécurité. Vous pouvez le suivre sur Facebook, Twitter et LinkedIn.