Permettre l'excellence : migrer HCI vers HubSpot

La migration d'un système à un autre peut être une tâche ardue pour toute entreprise, mais elle peut également offrir des opportunités de croissance et d'efficacité accrue. Récemment, notre équipe a eu l'opportunité de travailler avec HCI, une société de gestion environnementale cherchant à passer de Quickbase à HubSpot. Au cours du processus, nous avons mis en œuvre et repensé leur structure de données et leurs processus complexes, ainsi que formé leur équipe aux outils HubSpot.

L'entreprise et le défi

HCI a utilisé Quickbase comme base de données principale pendant plusieurs années. Bien que Quickbase ait bien répondu à leurs besoins, ils ont cherché à rationaliser les processus grâce à l'automatisation et à améliorer les capacités de création de rapports. Après s'être entretenu avec Kuno Creative et avoir découvert les capacités de HubSpot, ils ont décidé que le passage à HubSpot était la bonne décision. Outre les défis normaux liés à la migration des données vers un nouveau système et à la facilitation de tous les processus qui les accompagnaient, HCI disposait également d'une équipe à l'aise avec ses processus quotidiens et qui aurait besoin d'un soutien tout au long du processus pour garantir l'adoption et un niveau de confort suffisant grâce à la gestion du changement.

En savoir plus sur les processus de HCI

Kuno a passé la plupart des premières semaines à se renseigner sur les activités, les processus et les défis uniques de HCI. Cela nous a permis de développer leur instance HubSpot d'une manière qui avait du sens pour eux tout en restant adoptable et accessible. Il était également important de ne pas répéter les erreurs commises dans le CRM précédent : après tout, HCI évoluait pour une raison et HubSpot offrait une opportunité unique de réinitialiser les processus défectueux et d'en créer des fonctionnels dans une solution CRM plus adaptée.

Il était également crucial de s'aligner sur les délais, les jalons et la séquence des événements. Cela a donné à l'équipe de HCI la confiance nécessaire pour continuer à travailler dans leur CRM actuel grâce à un plan de projet efficacement communiqué s'étendant sur cinq mois.

Notre solution

Créer un objet personnalisé dans HubSpot

L'un des premiers éléments abordés lors de la migration a été le mappage d'un objet personnalisé pour la "planification des tâches". Pour ce faire, l'équipe Kuno a fait appel à Lucidchart pour créer des ERD et traiter la documentation et les organigrammes, aidant ainsi l'équipe HCI à visualiser ses données dans le nouvel environnement. Cela a également été l'occasion de démontrer les capacités de HubSpot en ce qui concerne sa fonctionnalité et sa personnalisation CRM, ce avec quoi ils ont eu du mal dans Quickbase. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec les partenaires HCI pour nous assurer que le nouvel objet personnalisé répondrait à leurs besoins et fournirait des rapports suffisants.

Migrer des données de Quickbase vers HubSpot

Une fois l'objet personnalisé créé et validé, l'étape suivante était la migration des données dans HubSpot. Il s'agissait d'un processus complexe qui nécessitait une planification et une exécution minutieuses. Notre plan comprenait la cartographie des données de Quickbase, l'alignement des objets, le test du processus de migration et la mise en œuvre de contrôles de validation des données pour garantir l'exactitude dans HubSpot.

Pour faciliter la migration, nous avons développé une intégration personnalisée unidirectionnelle de Quickbase vers HubSpot. Cela reliait tous les aspects des bases de données : activités, contacts, entreprises, opportunités et, tout aussi important, les associations entre ces entités. Cela nous a permis de déplacer en bloc de grands ensembles de données entre des objets personnalisés et standard, ce qui a facilité la migration initiale et, surtout, facilité des migrations delta transparentes. Disposer de données à des fins de formation et de configuration était important, mais disposer de toutes les données « entre les systèmes » était particulièrement important pour le confort de HCI dans HubSpot au lancement.

Former l'équipe sur HubSpot

Une fois les données migrées avec succès vers HubSpot, l'étape suivante consistait à former HCI à l'utilisation de la nouvelle plateforme. Nous avons développé un plan de formation personnalisé qui comprenait des sessions de formation en personne et virtuelles, couvrant tout, de la navigation de base aux capacités de création de rapports plus avancées.

Adoption

La formation n'est qu'un élément de l'adoption, mais une adoption réussie va plus loin que cela : cela signifie s'assurer qu'une équipe client est entièrement équipée pour réussir et prospérer dans son nouvel environnement.

• Nous avons commencé par les bases, en travaillant intentionnellement vers des fonctions plus complexes dans la mesure où les données le permettaient
• Nous avons convenu à l'avance des dates de changement pour nous assurer que tout le monde était à l'aise et qu'il n'y avait pas de surprises
• L'équipe Kuno s'est volontiers rendue disponible pour des modules de formation supplémentaires et des appels d'assistance dans les semaines suivant le lancement de HubSpot afin d'assurer l'adoption et le confort

Gestion du changement dans le projet

La gestion du changement était un élément essentiel de ce projet. Nous avons reconnu que la migration de Quickbase vers HubSpot nécessiterait un changement important dans la façon dont l'équipe de HCI travaillait. Pour aider à gérer ce changement, nous avons travaillé en étroite collaboration avec eux pour développer un plan de communication qui comprenait des mises à jour régulières sur l'avancement du projet, des sessions de formation et un soutien continu.

Nous avons également fourni des ressources, telles que des guides d'utilisation et des aide-mémoires, pour aider HCI à naviguer dans le nouveau système. Enfin, nous avons effectué une revue post-implémentation pour recueillir les commentaires de l'équipe client et identifier les domaines à améliorer.

Les résultats

Nous avons réussi à migrer HCI vers HubSpot, à former leur équipe sur le nouveau système et à fournir une assistance continue pour garantir une adoption durable. La gestion du changement était un élément essentiel du projet, et nous les avons aidés en élaborant un plan de communication clair et en fournissant des ressources et un soutien intentionnels. Le résultat a été un succès sans réserve : notre client bénéficie désormais d'un processus plus rationalisé et d'une efficacité accrue grâce à HubSpot.

L'impact

L'automatisation à elle seule permet à HCI d'économiser environ 6,5 heures par jour qui peuvent être allouées à la vente plutôt qu'au travail administratif, ce qui a un impact positif sur les revenus. Grâce à une formation approfondie et à une communication continue, l'équipe HCI opère facilement sur sa nouvelle plate-forme, profitant d'une génération et d'une rotation automatisées des prospects, d'une plus grande visibilité sur le processus de vente et les transferts, et de rapports plus clairs, tout cela permettant à HCI de se développer et d'évoluer. avec une plate-forme qui peut grandir et évoluer avec eux.

Notre équipe de professionnels HubSpot a effectué avec succès d'innombrables migrations HubSpot, dynamisant les organisations à travers le spectre, leur permettant d'atteindre et de dépasser facilement les objectifs commerciaux. Contactez-nous et voyons ensemble comment nous pouvons permettre l'excellence pour votre équipe.