Comment l'analyse des voyages d'affaires aide à prendre des décisions plus intelligentes

Les données ont toujours été la pierre angulaire de toutes les décisions commerciales stratégiques.

Pourtant, cette approche n'est pas aussi répandue lorsqu'il s'agit d'orienter des décisions fondées sur des données concernant les déplacements des employés.

Alors que les voyages d’affaires continuent de gagner en importance, il devient impératif pour les entreprises de se concentrer sur les solutions technologiques. L’analyse des voyages d’affaires peut être utilisée pour mieux comprendre vos besoins en matière de voyages. Cela peut contribuer à transformer la gestion des voyages de votre entreprise, à optimiser les coûts, à améliorer l'expérience des voyageurs et à prendre des décisions plus judicieuses.

Mais comment tirer pleinement parti des opportunités infinies qui accompagnent l’analyse des voyages d’affaires ?

Lisez cet article pour en savoir plus sur l'importance de l'analyse des voyages d'affaires dans la restructuration de vos pratiques de gestion des voyages d'affaires et sur la manière d'exploiter son potentiel illimité.

L'analyse des données de voyage comprend quatre étapes :

• Collecte de données sur les déplacements professionnels.
• Traiter les données collectées et les catégoriser en informations consommables.  
• Identifier les tendances en matière de voyages, les modèles de dépenses, les fuites de coûts et bien plus encore à partir des données traitées.
• Prendre des décisions éclairées basées sur ces informations basées sur les données.

Grâce à la puissance de ces informations, les entreprises peuvent mieux comprendre leurs dépenses de voyage, le comportement des voyageurs et la gestion des risques, ce qui profite à la fois à l'organisation et à ses employés.

Quels sont les types d’analyse des voyages d’affaires ?

"Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités." La célèbre citation s'applique aux gestionnaires de voyages qui ont la responsabilité d'améliorer le programme voyages de leur entreprise pour plus d'efficacité.

Par conséquent, la simple collecte de données sur les voyages d’affaires ne suffirait pas. Les gestionnaires de voyages doivent être capables de catégoriser et de traiter ces données de manière significative pour examiner, améliorer et introduire de meilleures politiques de voyages au sein de leur organisation.

Voici trois types d'analyses de données qui peuvent non seulement donner une visibilité complète, mais également ouvrir la porte à de meilleures décisions en matière de gestion des voyages d'affaires et des dépenses de l'entreprise :

Source : myBiz par MakeMyTrip

Analyse des dépenses

Les dépenses de voyage constituent un élément crucial des données sur les voyages d’affaires. En suivant de près les frais de déplacement des employés de l'entreprise, il est facile d'identifier les principaux domaines de :

• Des économies
• Négociation
• Meilleure conformité

Il peut en outre mettre en évidence les domaines appropriés qui nécessitent une allocation budgétaire et les domaines qui ont la possibilité de réduire les coûts. Grâce aux solutions intelligentes de données de voyage, les entreprises peuvent planifier leur budget de voyage pour générer des économies plus importantes.

Analyse du comportement des voyageurs

Si l’objectif ultime est d’augmenter les économies réalisées sur les voyages d’affaires, les entreprises doivent également s’efforcer d’améliorer l’expérience des voyageurs. Cet objectif est facile à atteindre grâce à l’analyse des voyages d’affaires, car elle évalue le comportement, les tendances et les préférences de réservation des voyageurs.

En mettant en œuvre ces informations sur les voyages, les entreprises peuvent générer une rentabilité plus élevée, car cela leur permet d'aligner leurs objectifs d'économies sur la satisfaction de leurs voyageurs d'affaires. Tenir compte des recommandations personnalisées générées par l'analyse des données comportementales peut faciliter la personnalisation des déplacements des employés, ce qui peut entraîner une productivité accrue.

Analyse de la gestion des risques

Donner la priorité à la sécurité des employés est une nécessité lorsqu’il s’agit de gérer les voyages d’affaires. L'analyse de la gestion des risques peut être utilisée pour identifier les risques potentiels liés aux voyages, évaluer leur impact possible et les minimiser de manière proactive.

Une approche basée sur les données, grâce à l’analyse des données de voyage, peut contribuer à atténuer ces risques tout en permettant aux entreprises de remplir leur devoir de diligence.

Pourquoi l’analyse des voyages d’affaires est-elle importante ?

Les bonnes données peuvent offrir à votre organisation des informations enrichies, essentielles à l'amélioration des pratiques et des politiques de l'entreprise. Les avantages de l'analyse des voyages d'affaires sont loin d'être limités, et disposer de cet avantage peut vous distinguer de la concurrence .

Améliorer la rentabilité et les économies

La gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires peut s’avérer difficile. Lorsque les voyages sont réservés sur différentes plateformes, il devient difficile de prévoir avec précision les prévisions de dépenses, et il est facile de dépasser le budget si vous n'y faites pas attention.

Analytics résout ce problème en offrant une visibilité sur les modèles de dépenses, en aidant les équipes financières à identifier les zones de dépenses excessives et en appliquant des mesures de réduction des coûts.

Améliorer la satisfaction et la productivité des voyageurs

En personnalisant les expériences de voyage de leurs employés, les entreprises peuvent montrer qu'elles se soucient de leur bien-être.

Avec l’aide des données, il devient beaucoup plus facile de résoudre leurs problèmes et de tenir compte de leurs préférences. Cela garantit que les employés sont plus heureux et plus engagés, ce qui a un impact positif sur les niveaux de productivité.

Une prise de décision plus intelligente

Les données dressent l’image la plus précise possible, offrant des informations permettant d’aider les parties prenantes telles que les gestionnaires de voyages, les équipes financières et les RH à prendre des décisions intelligentes.

Grâce à la puissance de l'analyse, ils peuvent améliorer les politiques existantes, mieux allouer les ressources et choisir des fournisseurs qui sont bons pour les affaires. Il facilite l’identification des tendances et l’élaboration de stratégies efficaces pour dynamiser les pratiques de gestion.

Comment améliorer les programmes de voyages d'affaires grâce à l'analyse des données

Une fois que les gestionnaires de voyages ont rassemblé toutes les données nécessaires, ils peuvent les utiliser comme guide pour améliorer leur programme de voyages d'affaires.

Ils peuvent utiliser les données pour trouver un équilibre entre dépenses intelligentes et opérations efficaces. Cela peut conduire à des économies plus importantes, à une meilleure conformité et à des expériences de voyage plus confortables pour les employés.

Source : myBiz par MakeMyTrip

Élaborer des directives de réservation à l’avance

Une analyse approfondie des délais de réservation, depuis la date de départ jusqu'aux réservations de retour, peut aider les entreprises à mettre en place des politiques encourageant les réservations à l'avance.

Ces données ont donc la possibilité de réduire les coûts croissants dus aux réservations de dernière minute.

Réservations hors politique

L’observation d’un nombre croissant de réservations hors politique peut laisser entrevoir la nécessité d’exceptions à la politique.

En reconnaissant le caractère urgent et l'incertitude associés aux voyages d'affaires, les entreprises peuvent créer des exceptions dans la politique qui équilibrent le respect et la flexibilité.

Limiter les dépenses de réservation de vols

Si les frais de réservation de voyages de l'entreprise s'accumulent, il est temps d'analyser la fréquence des vols premium réservés.

En identifiant et en plafonnant ces réservations, les dépenses inutiles liées aux voyages d'affaires peuvent être réduites, tout en gérant les coûts de manière proactive. Vous pouvez également définir les cas dans lesquels de telles réservations sont autorisées ainsi que le processus d'approbation à suivre.

Mettre en œuvre des limites de dépenses hôtelières

En évaluant les dépenses de voyage pour les réservations d'hôtel dans différentes villes, les gestionnaires de voyages peuvent mettre en place des limites sur le montant dépensé en fonction de la désignation de l'employé et du niveau de la ville.

Les gestionnaires de voyages peuvent également inclure les circonstances dans lesquelles ces réservations sont autorisées et qui doit les approuver en cas d'exception.

Adapter les choix d’hôtels par structure organisationnelle

Les gestionnaires de voyages peuvent repérer les options de réservation d'hôtel fréquemment choisies parmi les réservations précédentes et les répertorier comme hébergements préférés sur la base de la structure organisationnelle.

Cela permet d’économiser du temps et de l’argent tout en garantissant à vos employés un confort ultime lors de leurs déplacements professionnels.

À la recherche d'hôtels certifiés TPS

Les gestionnaires de voyages peuvent utiliser les données sur les hôtels assurés par la TPS en Inde et les économies réalisées grâce à l'utilisation de ces factures pour réclamer des avantages fiscaux tels que le crédit de taxe sur les intrants (ITC) afin d'affiner davantage leur liste d'hôtels préférés. Non seulement cela garantira que les options d'hébergement sont conformes à la réglementation sur la TPS en Inde, mais cela servira également de fenêtre d'économies pour les entreprises.

Pour rendre ce processus plus fluide, les entreprises peuvent travailler avec le bon logiciel de gestion des voyages qui facilite les factures d'hôtel assurées avec la TPS afin de maximiser les économies.

Comment collecter des données sur les voyages d'affaires

Pour que les entreprises puissent maximiser pleinement les avantages de l’analyse des voyages d’affaires, il est essentiel de disposer de données précises et pertinentes. Par conséquent, beaucoup dépend de la manière dont les entreprises collectent ces données.

Nous explorerons ici les sources de données les plus pertinentes pour optimiser la stratégie voyages de votre entreprise.

Systèmes de réservation de voyages et de gestion des dépenses

La collecte de données sur les voyages peut être un jeu d’enfant si un système de gestion des voyages d’affaires et des dépenses bien intégré est en place. Avec l'aide du bon logiciel de voyages et de dépenses, les entreprises peuvent facilement capturer des données pertinentes telles que les réservations de voyages, les dépenses de voyage, la conformité des voyages, les habitudes de voyage, etc.

Il peut être simple et efficace d'exploiter les données collectées via ces systèmes, comme la TPS sur les frais de déplacement ou l'ITC sur les frais de déplacement, entre autres. Cela peut aider à recueillir des informations approfondies sur les pratiques de voyage de l'organisation.

Les données collectées peuvent alors jouer un rôle central dans la rationalisation des déplacements professionnels de vos collaborateurs, rendant ainsi les déplacements plus fluides.

Commentaires et enquêtes des voyageurs

La croissance est motivée par une amélioration constante. La meilleure façon pour les entreprises de déterminer quels besoins changent est de recueillir fréquemment les commentaires des employés en voyage d'affaires. Ces enquêtes auprès des voyageurs peuvent mettre en évidence les principaux domaines de changement en fonction de leurs préférences, expériences et défis.

La combinaison de ces données qualitatives avec une analyse quantitative peut offrir une meilleure compréhension et aider les gestionnaires de voyages à développer des idées d’amélioration en matière de voyages d’affaires.

Surveillance de la conformité à la politique de voyage

Il est de notoriété publique que le respect des politiques de voyage est le secret pour économiser de l'argent sur les voyages d'affaires. Cependant, vous ne savez peut-être pas que le suivi des données de conformité peut vous fournir des informations précieuses sur les habitudes de déplacement de votre entreprise.

La mise en place d'une politique de voyages complète pour les employés en Inde peut aider les organisations à garder un œil sur la conformité et à offrir plus de contrôle sur les voyages et les dépenses de l'entreprise. Il offre une vue d’ensemble des domaines de non-conformité nécessitant des actions correctives immédiates.

Par conséquent, garder un œil sur la conformité aux politiques est un moyen intelligent d’utiliser les données pour générer des économies pour l’entreprise.

Comment analyser les données de voyages d'affaires

La collecte de données sur les voyages n'est que la première étape vers l'analyse des voyages d'affaires. Le véritable défi consiste à trouver comment donner un sens aux données collectées chaque mois sur des centaines et des milliers de réservations.

C’est là que la magie de l’analyse des voyages d’affaires peut vous aider. Mais pour y parvenir, vous avez besoin des bons outils et techniques.

Source : myBiz par MakeMyTrip

Visualisation des données et reporting

Tant que vos données ne racontent pas une histoire, celle-ci n’a aucun sens.

Les données digestibles constituent le moyen le plus simple d’analyser et de comprendre le comportement et les dépenses des voyageurs. Un tableau de bord très visuel et facile à comprendre qui fournit des informations en un coup d'œil sur les performances peut permettre aux parties prenantes de repérer rapidement les tendances et les informations.

La visualisation des données décompose ainsi les informations complexes et aide à mettre en lumière des modèles qui guident une prise de décision efficace.

Analyses prédictives pour prévoir les modèles de voyage

Il est plus facile d’identifier les opportunités de croissance lorsqu’il y a à la fois perspicacité et prévoyance. Un moyen simple d’y parvenir consiste à utiliser des informations prédictives pour expérimenter les changements de politique de voyage et analyser leur impact sur les performances futures.

En examinant les données historiques, les entreprises peuvent prévoir :

• Modèles de voyage
• Fluctuations de la demande
• Tendances du marché et des prix

Grâce à ces connaissances, les organisations peuvent prendre le dessus dans les négociations avec les fournisseurs, anticiper les problèmes à venir et optimiser le programme de voyages pour un succès maximal.

Applications d'IA et de ML dans l'analyse des voyages

L'utilisation de technologies avancées comme l'IA ou le ML peut aider les entreprises à analyser de grandes quantités de données. Le traitement de ces informations peut révéler des modèles et des connexions uniques qui peuvent stimuler la croissance de toute entreprise.

Ainsi, lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires, l’automatisation des multiples étapes impliquées peut permettre de détecter rapidement les anomalies et d’optimiser le programme de voyage pour des voyages personnalisés.

Meilleures pratiques pour créer un programme d'analyse des voyages d'affaires efficace

Pour tirer le meilleur parti de l’analyse des voyages d’affaires, chaque organisation doit adhérer aux meilleures pratiques suivantes :

• Mettre en place des indicateurs de performance clés (KPI) et définir les résultats attendus pour mesurer avec précision le succès. Vous pouvez mesurer des KPI tels que les économies réalisées, les taux de conformité aux politiques, les scores de satisfaction des voyageurs ou toute autre mesure importante pour votre entreprise.
• Assurez-vous de favoriser une culture axée sur les données au sein de votre entreprise. Cela améliorera la capacité de prise de décision des parties prenantes et les aidera à garder une longueur d’avance.
• Le respect de la vie privée des voyageurs est essentiel pour instaurer un élément de confiance. Par conséquent, envisagez d’établir des protocoles de sécurité et des mesures de réglementation des données au sein de l’organisation.
• Encouragez la maîtrise des données au sein de l’entreprise en proposant des modules de formation et de pratique adéquats.
• Augmentez la collaboration interfonctionnelle pour obtenir de meilleures informations sous tous les angles. Après tout, c'est avant tout une question de travail d'équipe.

Des employés plus heureux conduisent à de meilleurs résultats

Exploiter les avantages de l’analyse des voyages d’affaires peut donner à votre entreprise un sérieux avantage. À l’ère de la prise de décision basée sur les données, c’est véritablement la clé pour transformer votre gestion des voyages d'affaires.

Tirer parti de la puissance de l’analyse peut maximiser vos économies, améliorer le confort des voyageurs et, plus important encore, garantir la sécurité de vos employés. L'analyse des voyages d'affaires fournit ainsi des étapes concrètes qui peuvent conduire à des voyageurs d'affaires plus satisfaits qui produisent des résultats qui accélèrent la croissance de votre entreprise.

Voyagez intelligemment. Planifiez des voyages d'affaires rentables avec l'aide de prestataires de services de gestion de voyages d'affaires.