Qu'est-ce qu'une lettre commerciale ? Comment communiquer professionnellement

La communication d'entreprise n'est pas la même chose que la communication régulière.

La journée moyenne dans un environnement d'entreprise implique la communication par téléphone, appels vidéo ou lettres commerciales. La communication au travail est formelle et professionnelle - ou devrait l'être. Même dans une culture détendue, vous devez créer et enregistrer une correspondance écrite avec un logiciel de création de documents .

Les lettres commerciales sont souvent privées et confidentielles, et leur nature varie selon la partie prenante à laquelle vous les envoyez. Le sujet doit être simple et axé sur un objectif, encourageant une attention immédiate.

Pour chaque invitation de conférencier, témoignage, paiement de fournisseur ou suivi de client, vous pouvez rédiger une lettre commerciale.

Pour rédiger une lettre commerciale idéale, vous devez porter une attention particulière au destinataire. Lorsque vous écrivez à un investisseur, votre langage doit être persuasif et clair. Si vous envoyez un e-mail à un client fraîchement intégré, indiquez le calendrier de mise en œuvre du produit. Assurez-vous également d'utiliser le papier à en-tête officiel de l'organisation lors de l'envoi de la lettre.

Quelques exemples de lettres commerciales dont nous discuterons sont les courriels des recruteurs, les lettres de remerciement, les lettres de recommandation, les lettres d'appréciation et les lettres d'intégration des clients.

Quel que soit le cas d'utilisation, une lettre commerciale doit être claire, axée sur l'action et professionnelle. Aiguisez vos compétences en écriture et préparez-vous à ce qui vous attend.

Format de lettre commerciale facile à comprendre

Tout d'abord, parlons de la façon dont vous devez formater une lettre commerciale. Les spécificités de chaque lettre seront différentes, mais si vous devez envoyer une lettre commerciale générique, vous devez passer par une représentation structurelle.

1. En-tête : Comme toute lettre, vous devriez avoir un en-tête avec l'adresse et la date.

2. Salutation : Ensuite, vous devez écrire la salutation. Mentionnez le nom. email, désignation et adresse de l'expéditeur et du destinataire de la lettre. Le format standard est le nom du destinataire suivi de son titre, de sa société et de son adresse.

2. Vient ensuite la ligne d'objet . Résumez le sujet de la lettre commerciale en une ligne avant de passer à la section suivante.

Vient ensuite le corps de la lettre. Vous devrez vous référer au destinataire par son nom. Si vous ne connaissez pas leur nom, vous pouvez adresser la lettre à « À qui de droit ».

Une fois que vous avez fini d'écrire votre lettre commerciale (très importante), vous la signerez avec une signature polie.

Assemblons tout ensemble pour créer un modèle de lettre commerciale approximative que vous pouvez utiliser pour évaluer le succès et l'amélioration du projet.

Bonnes pratiques pour les lettres commerciales

Au fur et à mesure que vous entrez dans le rythme de la rédaction de lettres, rappelez-vous que la lettre commerciale n'est pas une invitation à une fête d'anniversaire. Ou un dîner barbecue annuel avec les membres de votre équipe. Vous devez sauter les plaisanteries et aller droit au but.

Une façon de vous assurer que votre message est reçu comme prévu est de respecter les meilleures pratiques suivantes, quel que soit l'objectif unique de la lettre.

• Relisez : Assurez-vous de relire votre lettre deux ou trois fois, en vérifiant les fautes de grammaire et d'orthographe. Cela vous assurera de paraître plus astucieux dans vos communications.
• Modifications par les pairs : si vous connaissez un ami, un collègue ou un mentor qui serait prêt à modifier le document pour vous, n'hésitez pas à le demander. Avoir un esprit frais sur la lettre détectera les erreurs que votre cerveau a passées sous silence.
• Format de fichier : Assurez-vous que votre lettre correspond au format de fichier demandé. Par exemple, envoyez des lettres de motivation au format PDF, mais envoyez des lettres de vente selon les préférences de votre entreprise.
• Vérifiez l'orthographe des noms : je sais que j'ai déjà mentionné la relecture, mais vérifier que vous avez correctement orthographié les noms devrait être une étape. Cela est particulièrement vrai pour les lettres de motivation et les lettres d'intention. C'est un signe de respect que d'obtenir correctement le nom d'un individu ou d'une organisation.
• Longueur des lettres : contrôlez la longueur des mots de votre lettre commerciale. Évitez le jargon fleuri ou l'introduction et, si possible, répertoriez le contenu sous forme de puces. Décomposez vos préoccupations, une par une, sur un ton clair. Ne confondez pas votre destinataire avec un e-mail en masse.
• Ton juste : évitez le sarcasme en écrivant la lettre. Assurez-vous qu'à aucun moment votre destinataire ne se sent obligé ou ordonné d'accomplir une certaine tâche. Soyez intuitif, empathique et gentil, car ce sont les pierres angulaires d'un bon professionnel.

Nous ne pouvons pas mettre le doigt sur un seul type de lettre commerciale qui a de l'importance. Une lettre commerciale ne peut pas avoir le même contenu qu'une autre. Par conséquent, suivre un brouillon et le modifier à chaque fois peut être une faute professionnelle.

Types de lettres commerciales

Les lettres commerciales sont divisées en fonction de leur objet. Toutes les communications ne visent pas à envoyer le même message. Certaines lettres mettent fin à votre séjour dans une entreprise ; d'autres vous font remarquer par un nouveau responsable du recrutement. Certains sont un résumé de votre mandat en tant qu'employé; d'autres sont des sondages pour évaluer votre satisfaction à l'égard de votre espace de travail actuel.

Vous trouverez ci-dessous une liste de différents formats de lettres commerciales, ainsi que des exemples de lettres commerciales qui vous aideraient à mieux digérer le sens.

Pour maintenir une relation professionnelle sur le lieu de travail, familiarisez-vous avec les types de lettres suivants et quand les utiliser.

1. Envoyer un e-mail au recruteur

Lorsque vous entrez dans le marais du monde de l'entreprise, recherchez des moyens de vous protéger. Chaque demandeur d'emploi remplit des demandes et des données personnelles et soumet un curriculum vitae. Cela n'attire pas l'œil exercé. Comment pouvez-vous vous empêcher de tomber dans ce fossé de redondance ? En envoyant un mail au recruteur.

Nous assistons actuellement à la phase la plus compétitive du siècle. Pour chaque offre d'emploi, les candidats s'alignent par centaines, voire par milliers. La description de poste pour un poste de débutant comprend des attentes irréalistes telles que "MBA de haut niveau", "cinq ans d'expérience", etc. Les candidats humbles n'ont nulle part où aller s'ils ne maîtrisent pas l'histoire des universitaires. Un e-mail bien rédigé à un recruteur potentiel peut vous sortir de cette ornière et faire briller votre candidature.

2. Lettre de motivation

Une lettre de motivation est une lettre que vous envoyez à une entreprise lorsque vous souhaitez être considéré pour une opportunité d'emploi. Il couvre des aspects supplémentaires du parcours professionnel que vous avez parcouru jusqu'à présent, en dehors de ce qui est mentionné dans votre CV. Vous pouvez devenir personnel et aborder quelques bizarreries pour attirer vos recruteurs avec votre esprit. Les lettres de motivation sont généralement soumises avec votre candidature et votre CV.

Les lettres de motivation visent à vous embaucher pour qui vous êtes. Il s'agit d'informations qu'ils ne pourraient généralement pas glaner dans vos autres documents professionnels.

Pour plus d'informations sur la façon d'écrire des lettres de motivation, lisez tout ce que vous devez savoir sur les lettres de motivation.

Vous devriez écrire une lettre de motivation chaque fois que vous essayez d'être embauché pour un emploi dans le monde de l'entreprise. De nombreuses candidatures diront qu'une lettre de motivation est facultative. Cependant, je vous encourage à en écrire un quand même.

3. Lettre de remerciement

Une lettre de remerciement est un signe d'appréciation envers le destinataire pour toute aide ou temps qu'il vous a fourni. Vous pouvez écrire une lettre de remerciement à un intervieweur, un responsable ou un pair potentiel qui vous a aidé à surmonter les défis et à en sortir confiant. En règle générale, des lettres de remerciement professionnelles sont écrites aux gestionnaires d'embauche ou aux enquêteurs d'un candidat qui a été interviewé et considéré pour un emploi.

Les lettres de remerciement sont un moyen de signaler votre gratitude à votre nouvelle organisation potentielle, ainsi que de montrer aux managers que vous n'avez pas peur de prendre l'initiative.

Vous devriez écrire une lettre de remerciement professionnelle pour un certain nombre de raisons, mais dans ce scénario, nous nous référons aux lettres comme une ode à l'employeur. Pour les personnes interrogées, elles doivent remercier l'employeur avant de s'organiser lors d'un entretien vidéo personnel.

4. Lettre de démission

  Une lettre de démission informe formellement votre employeur actuel que vous n'y travaillerez plus après une brève période de temps. Dans les cas les plus extrêmes ou urgents, une lettre de démission informe votre employeur que vous allez démissionner, avec effet immédiat.

Dans la plupart des scénarios, les employés remettront cette lettre avec un préavis de deux ou trois semaines. Cela signifie que vous avez informé votre employeur que vous partez, mais que vous continuerez à travailler pendant une durée prédéterminée pour faciliter la transition, soit en embauchant un remplaçant, soit en perdant complètement un employé.  

Pour demander votre règlement complet et définitif (FnF) à votre ex-employeur, utilisez le projet suivant :

Vous devez écrire une lettre de démission lorsque vous êtes prêt à quitter votre emploi. Le délai de préavis que vous donnerez dépendra entièrement de votre situation. Cependant, ne remettez pas de lettre de démission à moins que vous ne soyez prêt à démissionner dans les deux ou trois prochaines semaines.

5. Lettre de recommandation

Une lettre de référence est rédigée par une relation professionnelle ou personnelle qui atteste des compétences et de l'expérience d'un candidat dans l'espoir de l'aider à obtenir une nouvelle offre d'emploi. Les lettres de recommandation sont souvent rédigées par d'anciens gestionnaires ou d'autres cadres ou enseignants, professeurs et mentors. Les lettres de référence seront parfois, mais pas souvent, écrites par des amis ou des voisins.

Peu importe qui les écrit, ils doivent être des récits positifs de l'expérience d'un professionnel travaillant avec ou supervisant le candidat. Ils doivent mentionner des anecdotes spécifiques et décrire des aspects du caractère du candidat. Une lettre de référence est également connue sous le nom de "lettre de recommandation".

Vous devez écrire une lettre de référence si on vous a demandé d'écrire une lettre de référence. Vous ne devriez dire oui que si vous pouvez parler honnêtement et positivement du caractère et de l'expérience de travail d'une personne. Si quelqu'un que vous ne connaissez pas bien ou que vous n'appréciez pas vous demande d'écrire une lettre de référence, il serait peut-être préférable de refuser poliment.

6. Lettre d'intention

Une lettre d'intention est exactement ce qu'elle sonne : c'est une lettre qui déclare vos intentions. Les lettres d'intention sont utilisées pour former un accord entre les différentes parties. Ils peuvent être utilisés lors de la rédaction d'une proposition, de la candidature ou de l'acceptation d'un emploi, ou de l'acceptation d'un accord particulier.

Une lettre d'intention affiche votre affirmation pour une certaine tâche. Vous pourriez être affecté à un nouveau projet mais ne savez pas par où commencer. Une lettre d'intention peut montrer votre sympathie, vous aider à demander conseil et égayer les choses.

Vous pouvez utiliser une lettre d'intention pour communiquer vos préoccupations futures, ainsi que pour annoncer ou rendre publiques vos préférences. Une lettre d'intention lie les deux parties dans un accord "implicite" avec un pont d'intérêt commun.

8. Lettre de vente

Une lettre de vente, peut-être mieux comprise comme un e-mail de vente, est une forme de communication qui existe pour engager et intéresser le lecteur à en savoir plus sur un produit ou un service.

Il existe de nombreuses stratégies différentes concernant la façon dont on devrait écrire une lettre de vente. En fin de compte, vous devez poursuivre la stratégie définie par votre entreprise dans son manuel de jeu. Cependant, toutes les lettres de vente doivent inclure un appel à l'action, ainsi qu'une méthode pour vous contacter si le lecteur est intéressé.

Vous devriez rédiger une lettre de vente lorsque vous cherchez à attirer l'attention d'un professionnel ou d'une organisation. En d'autres termes, lorsque vous espérez intéresser quelqu'un à une transaction ou à une vente.

9. Lettre de réclamation

Une lettre de plainte est une lettre que vous écrivez lorsque vous avez un problème avec une organisation ou un individu. Il dénonce vos préoccupations et les met en lumière. Une plainte peut parler au nom de plusieurs autres membres de l'équipe. Supposons que vous ayez reçu un service client épouvantable ou que vous ayez trouvé une publicité vous ciblant de manière inappropriée.

Vous écririez une lettre de plainte pour informer une organisation de la situation et lui permettre de décider des prochaines étapes.

Bien qu'il y ait le mot "plainte" dans le titre, toutes les lettres de plainte ne doivent pas nécessairement être des documents de rage dans lesquels vous raclez une entreprise pour un acte répréhensible. Il peut s'agir d'une simple description de votre insatisfaction avec quelques attentes suggérées en matière de recours.

Si vous êtes en colère, par tous les moyens, allez-y.

Vous devriez écrire une lettre de plainte lorsque vous avez une plainte. Certes, nous avons de nombreuses autres méthodes pour nous plaindre de nos jours (représentants chanceux du service client).

Il est plus courant de voir quelqu'un appeler la hotline du service client d'une entreprise ou même discuter avec un représentant en ligne. Une lettre est un moyen de communication plus formel, mais elle fait passer le message que vous êtes suffisamment sérieux à propos de ce problème pour écrire.

10. Lettre d'ajustement

Les lettres d'ajustement sont une entreprise ou des individus répondant à une lettre de plainte. La lettre doit clairement indiquer la position de l'entreprise dans l'affaire.

Si vous êtes du côté du client, dites-le immédiatement. Si vous n'êtes pas du côté du client, assurez-vous de le communiquer clairement tout en offrant un service client exceptionnel.

Vous devez rédiger une lettre d'ajustement après que votre entreprise a reçu une lettre de plainte d'un client. Il est important de répondre aux demandes d'assistance pour sauver la face et fidéliser les clients.

11. Lettre de commande

Une lettre de commande est un document dans lequel les chefs d'entreprise ou les propriétaires communiquent à leurs fabricants les détails de ce qu'ils achèteront. Les lettres de commande contiennent des informations telles que les quantités, les tailles, les couleurs, les noms de produits et les numéros de commande, ainsi que le prix prévu.

Les lettres de commande sont souvent formatées comme un formulaire plutôt que comme une lettre commerciale officielle. En effet, les formulaires et les feuilles de calcul facilitent la compréhension de la vue d'ensemble de ce qu'une personne veut.

Vous devez rédiger une lettre de commande lorsque vous êtes prêt à acheter des produits en gros pour les vendre au détail. Certains chefs d'entreprise et propriétaires incluront le paiement des marchandises dans la lettre de commande, il est donc impératif que vous n'envoyiez pas de lettre de commande tant que vous n'êtes pas prêt et capable d'effectuer l'achat.

12. Accusés de réception

Les accusés de réception sont comme des confirmations de commande. Les entreprises les envoient pour informer un client ou une relation qu'ils ont déjà reçu des appels téléphoniques, des e-mails, des lettres, etc.

Les accusés de réception ne garantissent rien. Ils ne communiquent pas non plus qu'une entreprise a pris des mesures pour améliorer une situation. Au contraire, ils disent à un client qu'ils ont été entendus.

Les entreprises doivent rédiger une lettre d'accusé de réception lorsqu'elles jugent nécessaire qu'une personne ou une organisation sache qu'elle a reçu sa correspondance. Cela est particulièrement nécessaire si la communication originale concernait quelque chose de grave, comme une blessure en magasin.

Une lettre d'accusé de réception n'implique pas que vous ayez pris des mesures. Il s'agit plutôt de l'équivalent commercial d'un accusé de lecture, qui rassure.

À la lettre

Une lettre commerciale explique la brièveté de la situation et suggère des moyens de s'y prendre sans dommage. Considérez-le comme un remplacement pour les conversations professionnelles à table basse. Vous devez tenir votre stylo avec précaution, de peur de renverser un manque de professionnalisme.

J'espère que cela vous donne une idée des lettres commerciales. Faites-en votre mode d'interaction officiel afin que l'autre partie ait très peu à dire en cas d'objection.

Plus la culture d'entreprise est forte, moins il y a de lettres commerciales négatives. Incorporez les meilleures pratiques de culture d'entreprise et soyez à l'avant-garde de la satisfaction des employés.