Que sont les dépenses professionnelles ? Comment alimenter des économies d'impôt intelligentes

Vous ne pouvez pas gérer une entreprise sans savoir ce qui vous rapporte de l'argent et ce qui le draine.

Chaque entreprise a des dépenses, que vous exerciez vos activités à domicile ou au siège social. Le suivi de ces dépenses est extrêmement important pour un propriétaire d'entreprise, grande ou petite. Ces dépenses peuvent être des dépenses en capital ou des dépenses de fonctionnement, qui apparaissent en déduction du compte de résultat.

Vous pouvez calculer le revenu net imposable de votre entreprise en soustrayant ces déductions du revenu total. Les entreprises suivent et gèrent généralement les dépenses professionnelles à l'aide d'un logiciel de comptabilité.

La publication 535 de l'Internal Revenue Service (IRS) vous donne une idée claire des dépenses professionnelles déductibles et non déductibles. Il stipule qu'une dépense d'entreprise doit être à la fois nécessaire et ordinaire pour être déductible d'impôt. Ces dépenses peuvent être totalement ou partiellement déductibles.

Les dépenses ordinaires sont des dépenses courantes liées à l'entreprise, comme les frais d'installation d'une ligne téléphonique. Les dépenses nécessaires sont celles qui vous aident à trader efficacement. Les dépenses ne doivent pas nécessairement être indispensables pour être considérées comme nécessaires. Les exemples courants incluent le loyer, la paie et l'inventaire.

Il est important de pouvoir différencier les dépenses professionnelles des dépenses personnelles. Un déjeuner avec votre collègue est-il vraiment utile pour votre entreprise ? Que diriez-vous de cette lampe à lave sur votre bureau ? Malheureusement, aucune de ces choses ne relève des dépenses professionnelles déductibles.

Dépenses professionnelles vs dépenses personnelles

Les dépenses d'entreprise sont ce que vous dépensez à des fins professionnelles ou lors de l'exécution d'opérations commerciales. Les dépenses d'entreprise courantes surviennent lorsque vous achetez de l'équipement pour rationaliser la fabrication ou louer des bureaux. Vous pouvez déduire ces dépenses de votre revenu pour réduire les dettes fiscales. Assurez-vous que les documents relatifs à ces dépenses mentionnent clairement le montant des dépenses, le nom du commerçant et la date.

Les dépenses personnelles sont celles qui ne sont pas nécessaires aux opérations commerciales. C'est pourquoi il est sage d'utiliser des comptes bancaires professionnels pour les dépenses liées à l'entreprise. De cette façon, vous pouvez séparer vos dépenses personnelles à des fins fiscales.

Déclaration du compte de résultat

Un état des résultats est le principal état financier que les entreprises utilisent pour enregistrer les dépenses et déterminer le revenu imposable. Les comptes de résultat vous donnent une vue à 360° des dépenses, des coûts directs, des coûts indirects et des revenus.

Coûts directs

Les coûts directs sont les dépenses que vous engagez directement lors de la production de biens ou de services. Ce coût des marchandises vendues (COGS), également connu sous le nom de coût des biens fabriqués ou achetés vendus, contribue largement aux dépenses directes d'une entreprise.

COGS est égal à la différence entre l'inventaire disponible au début et à la fin d'une année d'imposition. Cette différence est également connue sous le nom de valeur des stocks. Vous pouvez déduire le COGS ou la valeur d'inventaire du revenu total pour trouver le bénéfice brut de l'année.

Coûts indirects

Les coûts indirects sont les dépenses d'exploitation que votre entreprise engage pour les activités d'administration et d'entretien quotidien. Les exemples courants incluent les frais généraux, les salaires des dirigeants, les frais de marketing et l'amortissement.

Ces coûts d'exploitation peuvent être fixes, variables ou semi-variables car ils ne fluctuent pas avec la fabrication ou les ventes. En déduisant les coûts indirects du bénéfice brut, vous obtenez le bénéfice avant intérêts et impôts (EBIT).

Dépréciation

L'amortissement est le processus d'allocation ou de déduction du coût d'un actif physique de l'entreprise sur une longue période de temps au lieu d'un an. Les dépenses d'amortissement s'appliquent aux actifs tels que les propriétés, les meubles, les ordinateurs, etc.

Vous pouvez afficher l'amortissement comme une dépense indirecte déductible d'impôt sur le compte de résultat. Selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), les entreprises doivent utiliser des méthodes d'amortissement standard et des plans d'amortissement spécifiques.

L'amortissement est similaire à l'amortissement mais s'applique au coût d'une immobilisation incorporelle. Les entreprises peuvent également montrer les frais d'intérêts ou les intérêts payés sur les prêts à partir de leur revenu imposable.

Dépenses professionnelles déductibles des impôts

Pour en revenir à la définition de l'IRS, les dépenses d'entreprise sont déductibles si elles sont jugées ordinaires (d'autres entreprises comme la vôtre ont également cette dépense) et nécessaires (la dépense est utile à votre entreprise).

Emplacement

La plupart des entreprises ont besoin d'un emplacement physique pour fonctionner à partir de briques et de mortier, de bureaux, etc. Ces espaces s'accompagnent d'hypothèques, de baux, de loyers et de services publics, qui sont tous des dépenses d'entreprise déductibles. Et cela inclut également les frais de téléphone et d'ordinateur.

Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise indépendant opérant à partir de votre domicile, vous pourriez avoir droit à une déduction partielle sur les impôts fonciers, les intérêts hypothécaires et l'espace de bureau à domicile qui est le principal lieu d'affaires.

La publication IRS 587 a des règles très strictes sur les déductions de bureau à domicile.

Vous ne savez pas ce qui est déductible ? Envisagez d'utiliser un logiciel d'impôt pour petites entreprises pour simplifier la déclaration de revenus.

Équipement

Les actifs que vous achetez à des fins professionnelles (par exemple, les imprimantes, le mobilier de bureau, les étagères, etc.) relèvent des dépenses professionnelles déductibles.

Le coût de ces actifs est un peu délicat car ils se déprécient avec le temps. Pensez à la valeur d'une voiture lorsqu'elle quitte le terrain; le coût des actifs à long terme fait quelque chose de similaire lorsque la valeur de l'actif diminue sur une période de temps. Un logiciel de gestion des actifs d'entreprise (EAM) peut aider les grandes entreprises à garder un œil sur la valeur de leurs actifs. Envisagez de calculer l'amortissement avant de déduire le montant approprié.

Fournitures de bureau

Des choses comme les agrafes, le papier pour imprimante, les notes autocollantes, les surligneurs et autres fournitures de bureau peuvent sembler minuscules. Mais lorsque vous les réapprovisionnez tous les mois, ils peuvent vraiment s'accumuler. Garder un inventaire de ces petites choses peut être extrêmement utile lorsque vous les soumettez comme dépenses professionnelles déductibles.

Logiciel

L'aide que certains logiciels peuvent apporter à une entreprise est sans précédent, ce qui la rend essentielle pour les indépendants et les entreprises, grandes et petites. Il sera important de garder une trace de tous ces logiciels afin que vous puissiez déduire l'essentiel de vos impôts.

Garder un œil sur les contrats que votre entreprise a avec les fournisseurs, jusqu'aux sièges individuels de vos employés, peut vous aider à gérer le montant d'argent que vous dépensez en premier lieu. Avec G2 Track, vous pouvez faire tout cela et plus encore.

Il existe certaines circonstances particulières dans lesquelles les logiciels ne sont pas déductibles. Pour être sûr, consultez la section 179.

Publicité et marketing

Les frais de publicité imprimée et numérique, ainsi que les coûts de tout matériel de marketing et matériel promotionnel, peuvent être déduits. Les coûts d'impression ou de numérisation de ceux-ci peuvent être élevés, mais considérez combien vous payez votre graphiste indépendant pour proposer un nouveau concept, ainsi que combien vous payez pour la livraison. Ces frais peuvent également être déduits.

Dépenses professionnelles partiellement déductibles

La liste ci-dessus montre assez clairement que les dépenses professionnelles déductibles ne sont que cela : des dépenses professionnelles. Il y a cependant des moments où la frontière entre les dépenses professionnelles et personnelles devient un peu floue.

Par exemple, les cadeaux, les frais de représentation et certains frais de voyage ne sont que partiellement déductibles, selon l'IRS. Vous voudrez peut-être vous plonger dans les détails de la publication IRS 535 avec un comptable professionnel pour vous assurer que vous enregistrez tout aussi précisément que possible.

Dépenses professionnelles non déductibles

Enfin, il y a certaines dépenses professionnelles que l'IRS ne déduira tout simplement pas. Tout d'abord, l'IRS ne déduira rien dont vous ne fournissez pas la preuve. Si vous n'avez pas les enregistrements, ne vous embêtez pas à les soumettre. Mais même avec les dossiers, les éléments suivants ne seront jamais déductibles :

• Cotisations des clubs
• Vêtements de travail
• Dons politiques
• Amendes et pénalités
• Frais de déplacement
• Impôts sur le revenu fédéraux ou étatiques et autres taxes

Conseils pour gérer les dépenses professionnelles

Les dépenses d'entreprise peuvent être difficiles à gérer, mais elles peuvent également vous aider à minimiser les obligations fiscales globales. Essayez ces conseils pour rationaliser la gestion des dépenses professionnelles.

• Maintenir des dossiers méticuleux pour les déductions fiscales et les audits IRS. L'IRS vous oblige à conserver les reçus, les relevés d'emploi et les déclarations de revenus jusqu'à quatre ans. Si vous annulez une créance irrécouvrable, envisagez de conserver les documents pertinents pendant sept ans.
• Conservez les reçus des frais de voyage d'affaires déductibles d'impôt , y compris le transport, l'hébergement et les repas d'affaires.
• Séparez les dépenses personnelles et professionnelles, car vous pouvez déduire les dépenses professionnelles pour réduire l'impôt à payer.
• Tenez-vous au courant des dépenses déductibles d'impôt. Bien que toutes les dépenses ne soient pas déductibles d'impôt, la majorité d'entre elles peuvent être éligibles à des déductions fiscales. Par exemple, vous ne pourrez peut-être pas amortir les dépenses en capital d'un gros équipement en un an. Mais vous pouvez amortir ses coûts d'exploitation et sa valeur d'amortissement.
• Passez en revue les dépenses périodiquement. Mettez en place de solides politiques de gestion des dépenses et une comptabilité en partie double pour suivre les dépenses et éviter les erreurs comptables.

Logiciel de comptabilisation des dépenses professionnelles

Les solutions logicielles de comptabilité garantissent une tenue de registres précise en automatisant les processus de gestion financière. Selon le logiciel que vous choisissez, vous pourrez également gérer la facturation, les rapports financiers, le traitement de la paie et le rapprochement.

Restez responsable avec une meilleure comptabilité

En réalité, la définition des déductions d'affaires prend tout son sens. Le plus difficile est de suivre les revenus et les dépenses de l'entreprise et de savoir ce qui est déductible et ce qui ne l'est pas.

Si vous avez le temps de le lire vous-même, n'hésitez pas. Mais sachez qu'il existe également des fiscalistes ou des comptables publics agréés (CPA) qui seraient plus qu'heureux de vous aider avec la comptabilité d'entreprise.

Découvrez les meilleures plateformes comptables qui vous aident à travailler plus intelligemment et à croître plus rapidement.

Cet article a été initialement publié en 2019. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.