5 meilleurs outils pour améliorer la communication entre les employés et les clients

Les employés et les clients font partie intégrante du succès de toute entreprise et il est important de les garder heureux. Pour vos employés, s'ils sont heureux et satisfaits de leur rôle, cela peut aider à améliorer la productivité et à réduire les taux de rotation du personnel. Pour les clients, se sentir valorisés et satisfaits des services qu'ils reçoivent les incitera à revenir pour plus.

Ainsi, que vous essayiez d'améliorer la communication entre vos employés ou vos clients, la bonne boîte à outils est pratique à mettre en place. À mesure qu'une entreprise se développe , la gestion des communications peut devenir plus difficile, c'est donc une bonne idée de mettre en œuvre une communication efficace pour les employés et les clients dès le début.

Quels sont les meilleurs outils pour la communication avec les employés ? Quelles plateformes sont excellentes pour gérer les requêtes ou les réclamations des clients ? Dans ce guide, nous partagerons certains des meilleurs outils pour améliorer les relations entre vos employés et les clients que vous servez. Après tout, les communications internes et externes sont tout aussi importantes l'une que l'autre.

Améliorer l'expérience de vos employés est essentiel

Se sentir apprécié est quelque chose que de nombreux employés aiment ressentir. Hubspot a constaté que 69 % des employés travailleraient plus dur s'ils se sentaient appréciés sur leur lieu de travail.

Lorsqu'un employé se sent sous-évalué et que la communication entre l'employé et l'employeur n'est pas là, ce n'est qu'une question de temps avant qu'il ne passe à des pâturages plus verts.

Outils pour améliorer la communication avec les employés

Il existe plusieurs façons d'améliorer vos communications internes, d'autant plus que nous nous dirigeons vers une situation de travail hybride d'espaces de travail distants/de bureau. Voici cinq des meilleurs outils pour améliorer les communications avec les employés.

1. Utilisez l'IA pour les tâches des petites entreprises

L'intelligence artificielle devient une forme de technologie très populaire à utiliser dans les entreprises. L'IA pour les tâches des petites entreprises peut être très utile pour les employés qui doivent pouvoir gérer leur temps plus efficacement.

Image : Légèreté

Les outils d'IA peuvent être un excellent moyen de connecter les employés sur des projets partagés qui peuvent nécessiter une rationalisation en partie pour maintenir une charge de travail plus saine en général. Les employés peuvent utiliser ces outils pour s'assurer que tout le monde est sur la même page et chante à partir de la même feuille d'hymne.

2. Incorporer Trello pour la collaboration et la gestion de projet

Les plateformes de collaboration et de gestion de projet changent la donne lorsqu'il s'agit d'améliorer les communications au sein de votre organisation. Intégrez un outil comme Trello, car il est très efficace pour les employés de se réunir dans un espace partagé, où qu'ils se trouvent.

Image : Trello

C'est un excellent outil pour les équipes travaillant ensemble dans différents départements, ainsi que pour toutes les ressources externes que vous utilisez également.

3. Obtenez les commentaires des employés avec SoGoEX

Trop peu d'entreprises se concentrent sur la satisfaction au travail, surtout en ce qui concerne les besoins de leurs employés. Selon Office Vibe, 43 % des employés très engagés recevront des commentaires au moins une fois par semaine.

La rétroaction aide les employés à améliorer la qualité de leur travail et peut fournir des solutions aux problèmes qu'ils peuvent rencontrer sur le lieu de travail. Il peut également être utile pour l'entreprise de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. De nombreux problèmes au sein de l'entreprise peuvent ne pas être détectés par ceux qui occupent des postes de direction et cela conduit finalement au mécontentement sur le lieu de travail.

SoGoEx n'est qu'un exemple d'outil que vous pouvez utiliser pour recueillir les commentaires des employés et utiliser les informations dont vous disposez pour apporter des changements significatifs à vos employés.

4. Visioconférence avec des outils comme Zoom pour les réunions à distance

Zoom est un excellent exemple en matière d'outils de visioconférence. Il est très engagé depuis le début de la pandémie. Bien que les choses reviennent à une sorte de normalité relative, la plate-forme de visioconférence est toujours en plein essor.

En fait, l'application mobile Zoom à elle seule a été téléchargée près de 23 millions de fois en septembre 2021 sur l'App Store et Google Play combinés. Il n'y a vraiment aucun signe de ralentissement de sitôt.

Les outils de visioconférence comme Zoom permettent de communiquer malgré la localisation de vos employés. C'est idéal pour les travailleurs à distance, mais pour ceux qui peuvent être absents du bureau lorsqu'une réunion doit avoir lieu.

5. Slack pour la communication par messagerie instantanée

Parfois, le courrier électronique n'est pas assez rapide et les appels téléphoniques peuvent être perturbateurs dans certaines situations. Pour faciliter la communication, un service de messagerie instantanée peut être utile aux employés pour obtenir rapidement des réponses à leurs questions. Qu'il s'agisse d'obtenir une approbation rapide pour qu'un client réponde à une situation réactive, Slack est un excellent outil pour tout cela et plus encore.

Avec une plateforme comme Slack, vos employés peuvent interagir les uns avec les autres en temps réel et la communication peut rester en place, quelle que soit la situation. Tant que les employés ont tous accès à une connexion WIFI, la communication peut se faire.

Outils pour améliorer la communication client

La communication client aide à maintenir les ventes et l'intérêt général au sein de la marque et de ce que vous vendez ou faites la promotion. Avec les bons outils, votre entreprise peut aller de mieux en mieux, avec des clients qui vous accompagnent sur le long terme.

1. Facilitez la prise de contact des clients avec le générateur de formulaires Web 123 Form Builder

Comprendre ce que vos employés attendent de votre entreprise est essentiel car cela peut vous aider à adapter votre offre de produits ou de services à leurs besoins. Un bon moyen d'aider à établir cette relation avec vos clients consiste à utiliser des expériences interactives, qu'il s'agisse de messagerie directe ou de marketing par e-mail.

Un générateur de formulaires 123, un générateur de formulaires Web est un excellent moyen de créer un formulaire de questions et réponses que les clients peuvent remplir. Que vous essayiez d'en savoir plus sur votre groupe démographique ou que vous recherchiez des commentaires sur certains produits/services que vous souhaitez vendre à l'avenir, les formulaires de commentaires sont un moyen utile de recueillir des données.

2. Mettre en place un logiciel CRM efficace.

De nombreuses entreprises tirent parti des logiciels de gestion de la relation client lorsqu'il s'agit de leurs clients. Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, sa clientèle augmente également. Il peut être difficile de hiérarchiser les demandes des clients et les requêtes qui arrivent à gauche et à droite. C'est pourquoi un CRM peut être efficace pour traiter toutes vos requêtes et les hiérarchiser si nécessaire.

Il en existe de nombreux, chacun offrant les fonctionnalités dont vous avez besoin pour offrir à vos clients une expérience unique et transparente. Quelques options populaires à considérer sont SalesForce, Hubspot et Zendesk Sell.

3. Utilisez Sprout Social pour gérer plusieurs canaux de contenu.

Les médias sociaux sont une mine d'opportunités et avec tant de canaux maintenant, il peut être difficile de savoir lesquels sont efficaces pour l'entreprise. Maintenir une présence sur toutes les plateformes nécessaires peut être difficile, même pour les grandes entreprises disposant d'un service de médias sociaux important.

Image : Sprout spécial

Sprout Social est un outil qui peut aider à gérer facilement plusieurs canaux de contenu. De la planification du contenu à la réponse à tous les messages directs ou commentaires et mentions que vous recevez quotidiennement. Les petites interactions que vous avez quotidiennement avec vos clients peuvent faire une grande différence dans leur engagement envers votre marque.

4. Introduisez une base de connaissances sur votre site.

Un site de base de connaissances est un bon moyen de partager les informations conservées par l'entreprise à toute personne qui pourrait les trouver utiles. Il est bon pour les employés et les clients de l'utiliser lorsqu'ils ont du mal à trouver les réponses à leurs questions.

Les bases de connaissances rassemblent et organisent des informations, ce qui est exactement ce dont certains clients peuvent avoir besoin lorsqu'ils envisagent votre entreprise. Cela peut faire la différence entre un prospect qui passe et le prospect qui se transforme en client payant.

Atlassian est un excellent fournisseur de logiciels pour la création de bases de connaissances et vaut la peine d'être utilisé si vous n'en avez pas déjà un en place.

5. Utilisez les services de chat en direct et l'IA.

Les services de chat en direct et les robots IA sont un excellent moyen de maintenir les communications 24 heures sur 24. Certaines entreprises peuvent être capables d'offrir des services de chat en direct 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, mais pour celles qui ne le peuvent pas, les robots IA sont également efficaces.

Avec les services de chat en direct, les clients peuvent obtenir des réponses immédiates à leurs questions sans avoir à appeler un numéro aléatoire ou attendre 24 à 48 heures pour une réponse par e-mail. Pour les requêtes en dehors des heures de bureau, les robots IA peuvent prendre le relais et aider à répondre à certaines questions basiques ou parfois complexes.

Cela correspond assez bien au point précédent sur les bases de connaissances. Toute base de connaissances existante que vous avez en place peut être utilisée par ces services de robots, qui peuvent en intégrer et en extraire des ressources pour aider à répondre aux questions des clients.

Utiliser les outils disponibles pour les communications internes et externes

Il est nécessaire de se concentrer sur les communications internes et externes cette année. Booster vos communications en interne va maintenir les niveaux de productivité tout en gardant tout le monde au courant, quelle que soit la taille de l'organisation.

Pour les clients, être entendu est essentiel pour maintenir leur intérêt pour l'entreprise. Avec autant de concurrence, il est beaucoup plus difficile de rester pertinent. Interagissez avec vos clients et assurez-vous qu'ils se sentent valorisés par votre entreprise.