Meilleur logiciel de suivi des appels pour les avocats (mise à jour 2022)

Le suivi des appels est devenu la norme de l'industrie dans le secteur juridique.

Les avantages du suivi des appels incluent :

• – Comprendre le parcours client,
• – Découvrez quelles sources de référence sont les plus susceptibles de conduire à des appels téléphoniques,
• – Contrôle de la qualité pour s'assurer que votre équipe répond au téléphone de la bonne façon

Dans cet article, nous passons en revue les 5 services de suivi d'appels les plus populaires :

• AppelRail
• Hubspot
• Invocation
• AppelFire, et
• SourceAppel.

Voici ce que vous devez savoir.

Comment fonctionne le logiciel de suivi des appels ?

Le logiciel de suivi des appels fournit des analyses de marketing en ligne en suivant le parcours de chaque visiteur du site Web vers et à travers votre site Web. Vous recevez ces informations lorsque l'utilisateur appelle le numéro de téléphone sur votre site Web.

Le logiciel de suivi des appels y parvient en modifiant le numéro de contact fourni aux utilisateurs du site Web.

Pour mieux comprendre la technologie derrière le logiciel de suivi des appels, considérons deux situations dans lesquelles un client potentiel contacte votre entreprise.

Réception sans logiciel de suivi des appels

Dans ce scénario, votre site Web répertorie un numéro de contact fixe. La plupart des entreprises utilisent leur numéro principal sur leur site Web. Cependant, les entreprises averties en marketing affichent un numéro de contact différent afin de pouvoir identifier les appels provenant du site Web.

La réceptionniste de votre entreprise répond à l'appel. Lorsque la réceptionniste parle au prospect, la réceptionniste peut créer un enregistrement d'appel. Cet enregistrement comprend généralement des informations de contact, telles que le nom et le numéro de téléphone du prospect.

La réceptionniste peut également demander comment le prospect a trouvé l'entreprise.

Les réponses à cette question pourraient vous indiquer quels clients potentiels trouvent l'entreprise grâce à :

• Parrainages
• Les moteurs de recherche comme Google
• Profils Google Mon entreprise
• Annuaires juridiques comme Avvo
• Annonces imprimées
• Annonces diffusées
• Votre site web

La réceptionniste peut collecter les informations auprès du prospect à l'aide d'un formulaire papier ou d'une feuille de calcul. Votre service marketing ou l'avocat qui supervise le marketing peut examiner ces informations périodiquement et ajuster les campagnes marketing en fonction des résultats.

Réception avec le logiciel de suivi des appels

Le logiciel de suivi des appels modifiera le numéro de contact indiqué dans votre contenu en ligne. Par exemple, le logiciel peut passer par trente numéros de téléphone différents au fur et à mesure que les gens accèdent à votre site Web.

Si vous accédez à votre site Web à partir de votre téléphone à midi, vous pouvez voir un numéro de téléphone de contact différent de celui de votre assistant qui a accédé au site Web à partir de son ordinateur de bureau à 16 heures.

Outre le numéro de contact de votre site Web, le logiciel de suivi des appels peut également modifier le numéro de contact utilisé dans :

• Publicité par e-mail
• Annonces numériques
• CTA de blog

Cela permet au logiciel d'associer un enregistrement marketing à une personne réelle qui appelle votre bureau. Si quelqu'un appelle votre bureau en utilisant le numéro 555-2117, le logiciel de suivi des appels associera l'appelant à l'utilisateur qui a reçu ce numéro de téléphone via votre site Web, des publicités ou d'autres campagnes de marketing en ligne.

Au lieu de demander au client potentiel comment il a trouvé votre entreprise, le logiciel de suivi des appels vous fournit un enregistrement de navigation en ligne.

Ces informations peuvent vous fournir de nombreux points de données, notamment :

• Rechercher les mots-clés utilisés par le prospect
• Annonces diffusées au prospect
• Pages visitées par le prospect
• Données démographiques tierces

Cet enregistrement vous donne le parcours complet du prospect, depuis la recherche de votre présence en ligne jusqu'à l'appel de votre bureau. Fort de ces informations, vous pouvez affiner votre stratégie de recherche de mots clés et de marketing de contenu, poursuivre des campagnes de marketing au paiement par clic (PPC) plus efficaces et ajuster d'autres efforts de marketing qui pourraient ne pas avoir l'effet souhaité.

Les 5 meilleurs logiciels de suivi des appels pour les avocats

Voici quelques logiciels de suivi des appels avec des avantages et des inconvénients pour chacun.

CallRail peut insérer des numéros dynamiques dans les publications sur les réseaux sociaux, les publicités PPC et les e-mails. Il peut également suivre les visiteurs du site Web en fonction des mots clés qu'ils ont utilisés pour accéder à votre site.

Certains avantages incluent :

• Essais gratuits disponibles
• Suivi de la publicité hors ligne, comme la presse écrite
• Prise en charge intégrée des SMS
• Extensible pour ajouter plus de fonctionnalités

Certains inconvénients incluent :

• Aucune intégration CRM
• L'assistance par chat nécessite un achat séparé

CallRail fournit un progiciel d'entrée de gamme de base que vous pouvez étendre pour prendre en charge des fonctionnalités supplémentaires. Cela peut vous donner un avant-goût de la puissance du suivi des appels sans engagement financier.

HubSpot propose un module de suivi des appels avec son produit logiciel Sales Hub. HubSpot ne facture pas de frais supplémentaires pour le suivi des appels. HubSpot facture un abonnement mensuel pour Sales Hub, mais vous pouvez l'essayer gratuitement.

Les avantages incluent :

• Intégré aux outils marketing du Sales Hub
• Intégré à Sales Hub CRM et Salesforce CRM
• Journaux d'appels automatiques disponibles

Les inconvénients incluent :

• Les petites entreprises et les cabinets indépendants peuvent ne pas utiliser toutes les fonctionnalités de Sales Hub
• Sales Hub n'est pas optimisé pour les pratiques juridiques et les règles sur la publicité des avocats

HubSpot offre de nombreuses fonctionnalités qui peuvent aider les cabinets d'avocats à optimiser leurs budgets marketing. Mais Sales Hub n'a pas été conçu pour les cabinets d'avocats et comprend de nombreuses fonctionnalités que vous n'utiliserez pas - ou ne pouvez pas - utiliser, comme l'enregistrement des appels.

Invoca est l'un des principaux éditeurs de logiciels de suivi des appels. Elle a récemment acquis son principal concurrent Dialogtech. En conséquence, Invoca contrôle une grande partie de l'industrie des logiciels de suivi des appels.

En plus du suivi des appels conventionnel, son progiciel utilise l'intelligence artificielle pour analyser les appels afin de recueillir des informations sur les appels en temps réel.

Certains des avantages d'Invoca incluent:

• Intégration avec la plupart des plateformes marketing, y compris Google, Microsoft et Facebook
• Routage intelligent des appels

Le principal inconvénient d'Invoca est qu'il a été conçu comme une solution d'entreprise pour les grandes entreprises. La plupart des cabinets d'avocats n'utiliseront pas les outils les plus puissants d'Invoca.

CallFire offre de nombreuses fonctionnalités pour les petites et moyennes entreprises. Il manque certaines des fonctionnalités les plus robustes fournies par Invoca et d'autres progiciels d'entreprise.

Certains avantages incluent :

• Liens vers Google Analytics
• Prise en charge intégrée des textes
• Une interface flexible qui permet des alertes personnalisées
• Tarification par appel ou par SMS

Certains des inconvénients incluent :

• Vous devez acheter des numéros de téléphone à partir de la base de données de CallFire
• Les frais peuvent s'accumuler si vous recevez de longs appels, de nombreux appels ou de nombreux SMS

CallFire fournit un suivi des appels de base avec des rapports que vous pouvez utiliser pour optimiser votre marketing en ligne et hors ligne.

CallSource offre une fonctionnalité non disponible dans de nombreux autres progiciels de suivi des appels. Lorsqu'un client potentiel appelle, CallSource peut savoir si le prospect planifie une consultation ou non.

Cela signifie que vous pouvez savoir quels canaux marketing fournissent des prospects, mais aussi quels canaux marketing vous offrent le meilleur taux de conversion, transformant ainsi les prospects en clients.

L'inconvénient de CallSource est qu'il nécessite que vous ou votre concepteur de site Web intégriez une ligne de code dans la conception de votre site Web. Pour les petites entreprises ou les praticiens indépendants, vous devrez peut-être acheter un site Web personnalisé au lieu d'un modèle de site Web.

CallSource fournit une suite complète d'outils marketing. Son logiciel de suivi des appels s'intègre à Google, Facebook et Bing pour fournir des données à tous les canaux marketing d'une entreprise.

Comment choisir le meilleur logiciel de suivi des appels pour mon cabinet d'avocats ?

Lorsque vous évaluez un logiciel de suivi des appels, vous devrez équilibrer quelques considérations, telles que :

• Coût
• Caractéristiques, et
• Facilité d'utilisation.

Différentes entreprises évalueront ces facteurs différemment. Par exemple, les cabinets d'avocats avec un budget serré ou ceux qui ne sont pas hyper concentrés sur un énorme retour sur investissement pourraient vouloir quelque chose de moins cher et assez simple.

D'autres entreprises, en particulier celles désireuses de comprendre ce qui attire des clients potentiels, pourraient être moins préoccupées par les coûts et plus axées sur l'obtention de logiciels comprenant des fonctionnalités plus sophistiquées. Si les fonctionnalités du logiciel aident à attirer plus de clients et à générer plus de revenus, l'entreprise peut justifier le coût du logiciel.

Vous ne devez pas supposer qu'un logiciel de suivi des appels fonctionnera dans toutes les situations. Au lieu de cela, vous devriez considérer vos objectifs en utilisant un logiciel de suivi des appels et si chaque forfait atteint ou dépasse vos objectifs.

Combien coûte un logiciel de suivi des appels ?

Les entreprises sont facturées pour le logiciel de suivi des appels de différentes manières :

Logiciel gratuit

Un logiciel gratuit peut être une bonne option si vous avez un budget serré ou si vous voulez essayer un nouveau logiciel, mais vous devrez garder quelques considérations à l'esprit. Tout d'abord, le fournisseur peut fournir le logiciel gratuit dans le cadre d'un package plus important.

Par exemple, une agence de marketing peut fournir un accès gratuit au logiciel si vous engagez l'agence pour gérer vos campagnes en ligne.

Deuxièmement, les logiciels gratuits peuvent ne pas avoir l'étendue des fonctionnalités que vous pouvez obtenir en payant pour un progiciel. Par exemple, un logiciel gratuit peut ne pas s'intégrer à votre logiciel tiers de gestion de la relation client (CRM).

Logiciel d'abonnement

Les logiciels d'abonnement sont généralement facturés périodiquement. Tant que vous payez les frais d'abonnement, vous pouvez utiliser le logiciel. L'avantage d'un abonnement est la prévisibilité de vos coûts pour le logiciel.

Les abonnements vous permettent également de choisir un niveau de fonctionnalités en fonction de votre budget. Lorsque vous avez plus à dépenser, vous pouvez mettre à niveau votre abonnement ou passer à un autre forfait sans engagement à long terme.

Licences utilisateur

Les licences utilisateur ou les licences par poste vous obligent à payer en fonction du nombre d'utilisateurs qui accèdent au logiciel. C'est souvent un bon modèle pour les petites entreprises ou les entreprises disposant d'une équipe marketing dédiée.

En payant pour un nombre prédéterminé d'utilisateurs, vous pouvez contrôler vos coûts. Plus important encore, les licences d'utilisation sont généralement payées sur la base d'une redevance annuelle unique, plutôt que d'un abonnement continu.

Frais par appel

Les frais par appel peuvent être tentants car ils n'entraînent des frais que lorsque le logiciel génère un enregistrement. Vous n'êtes jamais facturé pour les utilisateurs qui n'appellent jamais.

Les entreprises utilisent souvent cette structure tarifaire pour tester le logiciel de suivi des appels. Mais attention, les frais peuvent s'avérer très élevés si vous recevez beaucoup d'appels, même si les prospects ne sont pas convertis en clients.

Fonctionnalités du logiciel de suivi des appels

N'oubliez pas que l'objectif du logiciel de suivi des appels est d'optimiser vos dollars de marketing. Plus votre logiciel de suivi des appels peut fournir d'informations, mieux vous comprendrez l'efficacité de vos efforts de marketing.

Certaines fonctionnalités que vous pourriez rechercher incluent :

Suivi en temps réel

Le suivi en temps réel vous donne les informations de l'appelant lorsqu'il appelle. Votre réceptionniste peut personnaliser la discussion pour sécuriser une rencontre avec le client.

Cependant, si vous ne souhaitez pas offrir une expérience d'appel personnalisée, vous pouvez probablement rechercher des forfaits sans cette fonctionnalité.

Intégration CRM

L'intégration CRM est utile car votre répertoire client sera mis à jour chaque fois que vous recevrez un appel via le logiciel de suivi des appels. Cette fonctionnalité a moins d'utilité pour les avocats que pour les vendeurs, mais elle peut encore éliminer la charge de votre personnel de créer un journal des appels et un enregistrement de contact client pour chaque prospect.

Voix sur IP (VoIP)

Le logiciel de suivi des appels peut tirer parti de la VoIP pour libérer vos lignes fixes ou s'intégrer à votre service VoIP existant.

Routage intelligent des appels

Le routage intelligent des appels analyse la façon dont le client potentiel a atteint votre entreprise et achemine l'appel en conséquence.

Par exemple, si le client potentiel vous a contacté par le biais d'une campagne faisant la promotion des pratiques de faillite de votre entreprise, le logiciel peut acheminer l'appel vers une secrétaire juridique du service des faillites.

Facilité d'utilisation

Le logiciel doit être facile à utiliser et avoir un tableau de bord intuitif. Mais la "facilité" dépend de votre entreprise.

Si vous dirigez une pratique en solo, vous avez besoin de quelque chose que vous pouvez utiliser sans vous éloigner de vos responsabilités légales. Tout ce qui nécessite une formation ou vous oblige à rechercher des informations ne fonctionnera probablement pas pour votre pratique.

Mais si vous travaillez pour une entreprise avec une équipe marketing dédiée à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise, vous pouvez avoir plus de flexibilité dans le logiciel que vous choisissez. Vos professionnels du marketing ont à la fois le temps et l'expertise nécessaires pour utiliser des progiciels plus complexes.

Évaluation du logiciel de suivi des appels pour les avocats

La plupart des fournisseurs de logiciels de suivi des appels proposent des démonstrations ou des consultations avec un représentant commercial. Bien que ces réunions incluront probablement un argumentaire de vente, vous pourrez voir le logiciel en action et discuter des besoins de votre cabinet d'avocats.

Vous pouvez également utiliser gratuitement certains de ces progiciels pendant une période d'essai. Cela vous aidera à déterminer si le logiciel de suivi des appels vous aidera à commercialiser votre entreprise. Cela vous donnera également l'occasion de tester le logiciel pour évaluer sa facilité d'utilisation.

Un logiciel de suivi des appels peut vous aider à optimiser vos efforts de marketing. En ajoutant le suivi des appels aux analyses marketing de votre entreprise, vous pouvez voir exactement ce qui fonctionne pour votre entreprise et y concentrer vos efforts.

Le choix d'un logiciel de suivi des appels est une étape importante dans l'optimisation de vos efforts de marketing numérique, la conversion des prospects en clients signés et, finalement, la croissance de votre cabinet d'avocats. LawRank peut vous aider. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur le suivi des appels, le référencement pour votre cabinet d'avocats et comment nos efforts de marketing numérique peuvent vous aider à dominer votre marché.