Les 6 meilleurs outils de communication d'entreprise que vous devez utiliser en 2023

Une communication efficace et personnalisée est la pierre angulaire du succès d'une entreprise. C'est aussi vrai en 2023 que jamais. Cependant, ces dernières années ont également vu se multiplier différents outils qui promettent de booster les performances de communication des entreprises. À l'heure actuelle, la diversité est si grande qu'elle peut facilement devenir écrasante. Alors, par où commencer ? Quels outils sont réellement nécessaires pour une communication d'entreprise fluide ? Voici le tour d'horizon complet des meilleurs outils de communication d'entreprise que vous devez utiliser en 2023.

Services téléphoniques professionnels virtuels

Tout d'abord, vous avez besoin d'un service téléphonique professionnel solide. Attendez. Quoi? Les téléphones ne sont-ils pas un peu dépassés ? A première vue, oui. Mais les services téléphoniques professionnels modernes ont peu de choses en commun avec les lignes fixes d'autrefois, qui ramassaient la poussière à l'arrière des magasins. Au lieu de cela, les services téléphoniques professionnels modernes sont basés sur le cloud. Ils sont accessibles de n'importe où et offrent une bien plus grande diversité de canaux de communication que leurs homologues analogiques.

Outre les appels vocaux, de nombreux services téléphoniques professionnels modernes proposent également des appels vidéo, la messagerie, le chat en direct et le courrier électronique. Certains sont également livrés avec des outils pratiques basés sur l'IA tels que la messagerie vocale et la transcription des appels, le routage des appels basé sur la voix et les résumés d'appels automatiques.

Visioconférence asynchrone

Ensuite, vous devriez envisager de vous procurer un outil de visioconférence asynchrone. Surtout si vous opérez à l'international et avez des membres de l'équipe ou des clients dans différents fuseaux horaires. Nous connaissons tous – et nous en avons souvent marre – les outils de visioconférence en direct tels que Zoom, Google Meet, Jitsi, Skype, etc. Mais la vidéoconférence asynchrone présente un avantage crucial : vous n'avez pas besoin de trouver un moment qui convient à tout le monde.

Des outils asynchrones, tels que Loom, vous permettent d'enregistrer un clip comme lors d'une vidéoconférence. Vous pouvez apparaître devant la caméra, partager votre écran, même écrire sur un tableau blanc et expliquer tout ce que vous voulez. Ensuite, vous pouvez partager cette vidéo à l'aide d'un simple lien. Les destinataires peuvent ensuite la regarder à leur convenance, modifier la vitesse, survoler la transcription automatique pour les informations les plus importantes, laisser des commentaires sur différentes parties de la vidéo ou répondre avec leur propre clip.

En fin de compte, la vidéoconférence asynchrone est un pas en avant à la fois par rapport à un échange d'e-mails et à une vidéoconférence traditionnelle. Il vous permet de gagner du temps et de réduire votre nombre de réunions, mais vous permet également de transmettre une quantité d'informations beaucoup plus importante qu'un message écrit ordinaire.

Plateformes de gestion de projet

Les plateformes de gestion de projet sont un autre outil de communication clé. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous avez probablement un million de projets en cours en même temps. Garder une trace de tous - sans parler des tâches individuelles, des délais et des contributions des différents membres de l'équipe - peut être délicat. Les plateformes de gestion de projet simplifient ce processus. Il existe différents types d'outils de gestion de projet et de collaboration d'équipe. Choisissez-en un qui correspond à la complexité des tâches, au nombre de membres de l'équipe et à la diversité des projets que vous devez gérer.

Certains outils, comme Trello, sont assez simples. Trello imite un simple tableau Kanban. Vous pouvez ajouter différents liens, créer des tâches sous forme de cartes et vous coordonner avec les membres de l'équipe. D'autres sont complexes et puissants, comme Asana. Cela vous permet d'attribuer des rôles, des tâches et des délais aux membres de l'équipe, ainsi que d'inclure des calendriers et des dépendances, et d'afficher des projets sous forme de diagrammes de Gantt, de tableaux Kanban et de diverses autres vues. Dans l'ensemble, une plate-forme de gestion de projet bien choisie aidera votre équipe à suivre ses progrès, ses objectifs ultimes et ses tâches imminentes.

Suites de collaboration documentaire

L'une des conditions préalables les plus élémentaires d'une collaboration d'équipe efficace est de disposer d'un moyen central pour partager, modifier et co-créer des documents. Bien que cela semble basique, c'est toujours l'un des points de friction les plus importants pour de nombreuses entreprises. Certaines personnes travaillent sur Mac, avec Pages, Keynote et Numbers. D'autres adhèrent à Microsoft Office - soit la version hors ligne, soit la version basée sur le cloud. Ensuite, il y a LibreOffice et OpenOffice, et, bien sûr, Google Workspace (anciennement G Suite).

Le partage et éventuellement la conversion de documents entre ces plates-formes peut prendre beaucoup de temps. Au lieu de cela, choisissez-en une, de préférence une solution basée sur le cloud telle que Google Workspace ou Microsoft 365. Cela permet aux membres de votre équipe de partager des documents, de travailler dessus en même temps, de laisser des commentaires, de modifier et de suivre tous les changements et modifications.

Logiciel de gestion des médias sociaux

En 2023, les médias sociaux sont un élément incontournable de la communication d'entreprise. Les clients s'attendent en particulier à ce que les entreprises maintiennent une présence sur des plateformes telles que Facebook, Instagram, Twitter et TikTok. Les plateformes de médias sociaux qui sont cruciales pour votre entreprise dépendent de votre public et de votre créneau. Les données montrent que la génération X préfère Facebook, la génération Y a un penchant pour Instagram et la génération Z est vendue sur TikTok. De même, si votre entreprise tombe dans le créneau créatif, vous voudrez peut-être vous concentrer davantage sur Instagram et ajouter d'autres plates-formes riches en images comme Snapchat et Pinterest.

Quelle que soit la plate-forme de médias sociaux en particulier pour laquelle vous optez, un outil central de communication d'entreprise dans votre arsenal devrait être une plate-forme de gestion des médias sociaux (SMM). Ceux-ci vous permettent de lier tous vos comptes de médias sociaux à un tableau de bord central. Au lieu de devoir vous connecter à quatre applications différentes pour planifier des publications, répondre aux commentaires et consulter les analyses, vous pouvez tout faire au même endroit. Non seulement cela vous fera gagner du temps et des nerfs. Cela peut également vous donner des informations précieuses sur le comportement de votre public et sur le contenu qui fonctionne le mieux sur toutes les plateformes.

Plateformes de marketing par e-mail

Enfin, un outil de communication d'entreprise essentiel que vous devez utiliser en 2023 est une plateforme de marketing par e-mail. Le courrier électronique reste l'un des canaux de communication client les plus efficaces. L'envoi de mises à jour, de promotions et de messages personnalisés directement dans la boîte de réception de quelqu'un augmente considérablement vos chances de les convertir en clients fidèles.

Les plateformes de marketing par e-mail peuvent vous aider à atteindre cet objectif. Non seulement leurs modèles et leurs constructeurs par glisser-déposer vous permettent de donner à vos e-mails un panache visuel supplémentaire. Ils vous permettent également de suivre qui ouvre vos e-mails et qui clique sur quels liens, ainsi que de tester différentes variantes du même contenu pour identifier la plus efficace.

Outils de communication d'entreprise - Conclusion

Choisir les bons outils de communication pour répondre aux besoins de votre entreprise est crucial. Ci-dessus, vous trouverez les grandes catégories d'outils que vous devriez envisager d'intégrer dans vos flux de travail. Mais identifier le fournisseur qui correspond à votre budget et à vos exigences uniques prendra du temps et du travail. En fin de compte, cependant, investir cet effort - et le budget correspondant - dans la recherche des bons outils de communication en vaut la peine. Il vous aide à garder une longueur d'avance, à devancer vos concurrents et à augmenter la satisfaction globale des clients et la productivité de l'équipe. La ligne du bas? La communication est essentielle. Trouvez les bons outils pour le transformer.