10 meilleurs systèmes de réponse automatisés en 2023

Lorsque vous travaillez en dehors des heures normales de bureau, votre bureau peut recevoir un grand nombre d'appels téléphoniques de clients et de clients potentiels. Même si vous avez une réceptionniste de service, celle-ci peut être insuffisante si le volume d'appels dépasse une certaine limite. Cependant, toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un réceptionniste. Un service de réponse automatisé peut acheminer efficacement les appels vers l'opérateur approprié et peut être personnalisé pour répondre aux besoins et aux exigences spécifiques de votre entreprise.

Dans le monde des affaires, les secondes chances sont rares. Manquer un appel peut vous coûter un prospect potentiel, un client ou une opportunité commerciale importante. Mais avec les services de réponse automatique à votre disposition, vous pouvez vous assurer de ne manquer aucune opportunité.

Tous les portails de service de répondeur sont conviviaux, vous n'avez donc pas besoin d'un expert technique pour les configurer. Pour choisir le service qui répond le mieux à votre entreprise, tenez compte de vos besoins commerciaux actuels et alignez-les sur votre vision. Cela vous aidera à prendre la décision la plus juste et la plus efficace.

Qu'est-ce qu'un service de réponse automatique ?
Facteurs à considérer lors du choix d'un répondeur automatique
Top 10 des meilleurs systèmes de réponse automatique

1. Nextiva
2. Répondre d'abord
3. PATlive
4. Voix Nation
5. Sauterelle
6. Ooma
7. Téléphone.com
8. Vonage
9. 8x8
10. Appel aérien

Qu'est-ce qu'un service de réponse automatique ?

Certaines entreprises utilisent des opérateurs en direct pour gérer les appels téléphoniques et prendre les messages des clients, mais elles utilisent également des services de réponse automatique pour prendre en charge les appels lorsque les opérateurs sont occupés par d'autres tâches. Les services de réponse automatique sont également utiles pour les personnes qui reçoivent des appels importants mais qui ne peuvent pas répondre elles-mêmes à tous les appels.

En termes simples, un service de réponse automatisé est un type de réceptionniste virtuel qui traite les demandes et les demandes des clients sans les faire attendre. Il est important de noter qu'un service de réponse automatique est différent d'un service d'appel automatisé, car il gère principalement les appels entrants plutôt que les appels sortants. De plus, un service de réponse automatisé comprend généralement une option de libre-service qui utilise une technologie d'intelligence artificielle avancée pour répondre aux questions des clients.

Un répondeur automatique fonctionne généralement de trois manières différentes

• Répondez aux appels en votre nom en utilisant votre numéro de téléphone existant
• Diffusez un message d'accueil préenregistré adapté aux besoins de votre entreprise
• Guidez les clients à travers une série de menus et demandez-leur leur intention et rassemblez toutes les informations pertinentes

Un service de réponse automatisé recueille les informations de l'appelant et les achemine vers le service approprié. Il peut également utiliser la déviation d'appel pour gérer le volume d'appel élevé.

Facteurs à considérer lors du choix d'un répondeur automatique

Avec les informations fournies sur les 10 meilleurs systèmes de réponse automatique pour 2023, il y a également d'autres considérations à garder à l'esprit lors du choix d'un système de réponse automatique. En tenant compte de ces facteurs, vous pouvez prendre une décision plus éclairée et plus efficace.

Participation à des appels à plusieurs niveaux

Les systèmes de réponse automatisés acheminent l'appel de votre client directement vers les opérateurs spécifiés en guidant le client à travers un menu simple. Cependant, en cas d'appel à plusieurs niveaux, ce service monte d'un cran en créant des chemins personnalisés qui permettent plusieurs appelants.
Par exemple, un chemin peut être réservé uniquement à la comptabilité tandis qu'un autre peut être réservé au support technique.

Surveillance des comptes et des appels

Lors du choix d'un service de répondeur automatique, il est important de prendre en compte la fonction d'analyse des appels. De nombreuses entreprises utilisent un tableau de bord pour suivre les interactions avec les clients et cette fonctionnalité est activée chaque fois qu'un client appelle. Par conséquent, il est essentiel de s'assurer que le tableau de bord est convivial et à jour, et permet une gestion facile des utilisateurs, des autorisations et des divers aspects des appels téléphoniques.

Fonction de réponse aux appels en direct

Bien que les services de réponse automatisés puissent être utiles, avoir une personne en direct disponible pour répondre aux appels peut également être bénéfique. Certains clients préfèrent parler à une personne réelle plutôt qu'une machine réponde à leur requête. Le fait d'avoir une personne en ligne peut offrir aux clients une meilleure satisfaction car ils ont un accès direct à quelqu'un qui peut les aider avec leurs demandes ou leurs préoccupations.

Une fonction de réponse aux appels en direct est un ajout précieux à un forfait téléphonique. Par conséquent, il est important de vérifier si le service de réponse automatique que vous envisagez propose cette option.

Heures flexibles

De nombreuses entreprises fonctionnent 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et ont besoin de services de réponse qui peuvent fonctionner en continu. D'autre part, certaines entreprises n'ont besoin de services de réponse automatique que pendant les heures normales de travail. Par conséquent, il est important de choisir une entreprise qui offre des modèles d'exploitation flexibles qui s'alignent sur vos heures d'ouverture et vos exigences.

En plus des facteurs mentionnés précédemment, voici quelques fonctionnalités supplémentaires à prendre en compte lors du choix d'un répondeur automatique :

• Chat Web/Mobile
• Enquêtes après appel
• Conférence téléphonique
• Transcription de la messagerie vocale
• Enregistrement d'appel
• Intégration CRM
• RVI

Top 10 des meilleurs systèmes de réponse automatique

La sélection d'un répondeur automatique est un changement important pour les entreprises de toutes tailles. Lorsque vous prenez cette décision, il est important de considérer comment le système améliorera et rationalisera les opérations de votre entreprise.

Afin de faire le meilleur choix, vous devez disposer du répondeur automatique le plus adapté. Avec de nombreuses options disponibles, il peut être difficile de prendre une décision. C'est pourquoi nous avons compilé une liste des 10 meilleurs systèmes de réponse automatique pour l'année.

Nextiva

Nextiva est un système téléphonique VOIP à service complet conçu pour les entreprises, mais il peut également fonctionner efficacement comme un service de réponse automatisé. Il est livré avec plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de créer un message d'accueil personnalisé et de définir des règles de réponse en fonction de vos heures d'ouverture.

Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez acheminer les appels en fonction de facteurs tels que l'indicatif régional, le fuseau horaire et d'autres facteurs qui dictent votre processus de traitement des appels. Nextiva agit comme une réceptionniste virtuelle, éliminant ainsi le besoin d'une réceptionniste physique pour répondre aux appels avant, pendant ou après les heures de bureau.

Le portail administratif convivial de Nextiva le rend idéal pour les petites entreprises et est accessible depuis un ordinateur ou l'application mobile de l'entreprise, ce qui vous permet de gérer l'intégralité du portail administratif. De plus, Nextiva offre des fonctionnalités évolutives à mesure que votre entreprise se développe, notamment des fonctionnalités avancées de contact client, la VoIP, des services de chat vidéo, une messagerie vocale virtuelle, etc. Il propose également des plans qui incluent un standard automatique à plusieurs niveaux pour un routage d'appels plus complexe.

Répondre d'abord

Answer First offre aux entreprises une présence numérique professionnelle 24h/24 et 7j/7 en donnant accès à des fonctionnalités telles que la prise de messages et la réponse, la prise de rendez-vous et l'assistance à l'achat et à la commande. La société dispose d'une équipe de service client certifiée et dédiée, composée de professionnels qui connectent les gens avec des réponses depuis 1998.

Voici quelques-uns des services qui vous sont proposés lorsque vous vous inscrivez à Answer First : répartition 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, gestion des systèmes et de la sécurité, transfert en direct, prise de messages, planification et réservations, réceptionniste virtuelle et services de messagerie vocale.

Answer First est un service de réponse automatisé avancé qui offre un service client exceptionnel à tous les clients. Il propose une large gamme d'intégrations tierces et de plans tarifaires personnalisables adaptés à vos besoins et exigences spécifiques. Avec Answer First, vous pouvez vous assurer de ne jamais manquer un prospect, un client ou une opportunité commerciale potentiels, et de toujours faire une impression positive sur vos clients. La disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, le transfert en direct et la fonction de prise de messages, la planification et les réservations, la réception virtuelle et le service de messagerie vocale garantissent que vous êtes toujours joignable et en mesure de fournir un service client professionnel et efficace.

PATlive

En tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes constamment à la recherche de solutions pouvant répondre à tous les besoins de votre entreprise, y compris une couverture 24h/24 et 7j/7. Les réceptionnistes numériques de PATlive fournissent un service client professionnel 24 heures sur 24, ce qui peut améliorer considérablement vos relations avec la clientèle et renforcer vos relations avec les clients actuels. Avec leur aide, vous pouvez vous assurer que vos clients ont une expérience positive avec votre entreprise à tout moment, même lorsque vous n'êtes pas disponible.

De plus, le service de réceptionniste numérique vous garantit de ne jamais manquer une piste potentielle ou une opportunité commerciale, ce qui peut vous aider à développer votre entreprise. PATlive offre une fonction d'essai gratuite de 14 jours qui vous permet d'acquérir une compréhension complète du produit avant de prendre une décision. De plus, la fonction de service bilingue vous permet de communiquer efficacement avec des personnes parlant une langue différente de la vôtre.

Avec les agents numériques de PATlive, vous pouvez facilement réserver, gérer et suivre vos rendez-vous à l'aide du service de calendrier Web du logiciel. Cette fonctionnalité vous permet de programmer, reprogrammer et annuler des rendez-vous, ainsi que d'afficher les rendez-vous à venir dans un format de calendrier. Cette fonctionnalité peut vous aider à gérer votre temps de manière plus efficace et productive.

Voix Nation

Voice Nation offre des services de réponse automatique de qualité supérieure qui sont disponibles 24h/24 et 7j/7 pour votre commodité. En vous inscrivant à Voice Nation, vous avez accès à une réceptionniste virtuelle bilingue qui répondra à vos appels et répondra aux SMS en votre nom. Cette fonctionnalité garantit que vous ne manquez jamais un appel ou un message important et que vous pouvez fournir un service client professionnel et efficace à vos clients.

De plus, lorsque vous vous inscrivez à Voice Nation, vous avez également accès à des services supplémentaires tels que le traitement des commandes, la livraison de messages, des rapports détaillés et un gestionnaire de compte dédié inclus dans chaque plan. Avec ce service de réponse automatique, vous n'aurez plus jamais à renvoyer vos clients vers la messagerie vocale, car vous pourrez vous occuper personnellement de chaque client à tout moment de la journée. Cela peut vous aider à améliorer le service à la clientèle et à renforcer vos relations avec vos clients.

Avec Voice Nation, vous pouvez personnaliser votre script d'appel en fonction du type d'entreprise et de clients que vous avez. Le service propose également une application mobile compatible avec les appareils iOS et Android, vous offrant flexibilité et commodité.

Sauterelle

Chaque entreprise a une proposition de vente unique (USP) qui la distingue de la concurrence, et il est important de communiquer efficacement cette USP aux clients. Le logiciel de Grasshopper comprend une fonction de surveillance automatique qui vous permet d'utiliser des scripts préenregistrés à partir de la base de données du logiciel.

Vous pouvez attribuer différents scripts pour différents chemins client afin de répondre de manière plus professionnelle à vos appels entrants. Moyennant un supplément, le logiciel propose également un studio vocal professionnel. Le logiciel de Grasshopper vous permet de basculer entre les opérateurs en direct et les réceptionnistes numériques en fonction de vos préférences, vous donnant la possibilité de choisir qui gère vos appels. Grasshopper propose un processus simple en 4 étapes pour ajouter un numéro d'entreprise et intégrer votre smartphone à un système téléphonique virtuel, vous permettant de ne jamais manquer un appel et de présenter une image professionnelle à vos clients.

Ooma

Ooma est spécialement conçu pour les petites entreprises et inclut une fonction de standard automatique lors de la configuration d'un compte. Il dispose d'une fonction de synthèse vocale et les appelants sont accueillis par un assistant virtuel chaque fois qu'ils appellent. Vous pouvez sélectionner et attribuer un message d'accueil personnalisé qui sera lu par une voix générée par ordinateur à l'appelant. De plus, le tableau de bord du logiciel comprend un panneau de contrôle qui vous permet d'enregistrer des fichiers audio, ce qui est une option utile si vous envisagez une réceptionniste virtuelle.

Ooma est doté de nombreuses fonctionnalités telles que l'audio HD, de faibles tarifs d'appels internationaux, un système de fax virtuel, l'intégration d'applications mobiles, un numéro sans frais gratuit et des numéros de téléphone locaux gratuits. Ces fonctionnalités sont destinées à améliorer le service client, à augmenter la productivité et à améliorer la communication globale de l'entreprise.

Ce service de réponse automatique propose également une application mobile compatible avec Android et iOS, vous permettant de consulter les messages vocaux sur votre téléphone à tout moment et n'importe où. En tant que propriétaire de petite entreprise, la rentabilité est une priorité et Ooma propose des plans intelligents pour chaque utilisateur. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, Ooma veillera à ce que votre facture de téléphone reste faible. Ainsi, non seulement votre entreprise progresse, mais vous avez également la possibilité de réaliser d'importantes économies sur votre facture de téléphone.

Téléphone.com

Si vous recherchez une solution pour gérer vos abonnements avec compteur, phone.com est un service de réponse automatique spécialement conçu pour les entreprises dont le volume d'appels est faible ou fluctuant. Le logiciel propose des plans d'abonnement mesurés et non mesurés. Cela vous permet de personnaliser et d'intégrer vos plans en fonction de vos besoins et exigences spécifiques. De plus, phone.com donne accès à diverses fonctionnalités supplémentaires telles que la réceptionniste en direct, la numérotation et la numérotation internationales.

Les numéros mondiaux et la fonctionnalité d'appels internationaux seront particulièrement bénéfiques pour les entreprises ayant plusieurs campagnes de marketing. De plus, phone.com offre un large éventail de fonctionnalités telles que la voix, la vidéo, le texte, la gestion des appels et d'autres fonctionnalités de collaboration que l'on trouve couramment dans les systèmes téléphoniques d'entreprise.

De plus, ce service de réponse est très polyvalent et peut basculer de manière transparente entre l'ordinateur et le téléphone. Il offre une variété d'options telles que des numéros locaux, gratuits et personnalisés.

Vonage

Quels que soient le type et la taille de votre entreprise, il est important d'avoir un plan d'affaires flexible et rentable qui peut aider votre entreprise à se développer sans encourir de factures de téléphone élevées. Un plan idéal vous fournirait les outils de communication nécessaires tout en maintenant les coûts bas.

Cela peut inclure des fonctionnalités telles que les numéros de téléphone virtuels, le transfert d'appel, la messagerie vocale et le standard automatique, qui peuvent tous contribuer à améliorer votre service client et à augmenter votre productivité. De plus, de nombreuses solutions de communication d'entreprise proposent des plans tarifaires abordables avec différentes fonctionnalités, afin que vous puissiez choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.

Vonage offre une variété d'options flexibles, y compris plus de 50 fonctions téléphoniques avec la possibilité d'ajouter des fonctions avancées à un coût supplémentaire. Le plan de base comprend 18 fonctionnalités standard telles que l'enregistrement des appels, le fax Internet, le pont de conférence, les numéros virtuels et plus encore.

De plus, une application mobile en libre-service compatible avec Android et iOS est disponible, vous permettant de déployer des applications tierces sans avoir besoin de services professionnels. Vonage propose une large gamme de services tels que les centres de contact, l'engagement client, la mobilité, le travail à distance, etc.

8x8

8x8 est un service d'assistance téléphonique automatisé qui opère dans plus de 48 pays et est idéal pour les entreprises ayant un grand nombre de clients internationaux. De plus, le logiciel dispose d'un plan d'abonnement économique qui vous permet d'économiser de l'argent sur les appels internationaux.

Le logiciel de standard automatique offre une flexibilité de prise en charge des numéros de téléphone dans plus de 100 pays, ce qui permet à votre entreprise de se développer virtuellement dans des zones où vous n'êtes pas physiquement présent. Cependant, les fonctionnalités de collaboration du logiciel sont actuellement limitées au partage de fichiers et aux réunions vidéo.

De plus, le logiciel utilise l'IA pour vous aider à surveiller et à gérer vos interactions vocales, en aidant vos chefs d'équipe et vos managers. Le logiciel dispose également d'une application compatible avec Android et iOS, vous permettant d'accéder à toutes vos communications professionnelles telles que le chat, les messages vidéo, les appels vocaux, etc.

Appel aérien

Aircall est un logiciel de réception automatique basé sur le cloud qui est parfait pour les entreprises de commerce électronique, leur permettant de rendre leur centre d'appels plus distant et efficace. Il s'agit d'une solution basée sur le cloud approuvée par l'informatique, idéale pour les équipes de vente et de marketing.

Ce logiciel est également facile à configurer et vous permet de communiquer avec n'importe qui, n'importe où dans le monde. Aircall est également équipé de fonctionnalités CRM, de solutions d'assistance et d'autres applications essentielles qui fournissent toutes les informations nécessaires aux clients lorsqu'ils appellent.

Aircall vous permet de gérer et de surveiller votre travail, d'analyser les appels et de mesurer vos statistiques d'appels pour apporter des améliorations mesurables. Il comprend également des fonctionnalités telles qu'un menu IVR basé sur le cloud, des options de routage basées sur les compétences, etc.

Conclusion

Quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez, un service de réponse automatique peut grandement profiter à votre entreprise et contribuer à sa croissance. Un répondeur automatique vous permet de le personnaliser pour fournir toutes les informations nécessaires à vos appelants. Ce faisant, vous pouvez réduire considérablement les coûts d'exploitation, le temps et les ressources humaines. Un service client de haute qualité dépend fortement de votre système téléphonique, et la satisfaction client s'améliore lorsqu'un service client exceptionnel est fourni.

FAQ

Quel est le meilleur système téléphonique pour les entreprises ?

Les meilleurs systèmes téléphoniques professionnels sont les suivants

• PATlive
• Nextiva
• VoixNation
• Sauterelle
• 8x8
• Vonage
• Appel aérien

Comment s'appelle le répondeur téléphonique automatique ?

La réponse vocale interactive (IVR) est un système de téléphonie automatisé qui interagit avec les appelants, recueille des informations et achemine les appels vers les destinataires appropriés.

Qu'est-ce qu'un composeur IVR ?

Un composeur IVR est un composeur automatisé qui compose des numéros à partir d'une base de données donnée et lit les messages IVR (Interactive Voice Response) lorsqu'il est connecté.

Quelles sont les limites des répondeurs téléphoniques ?

Les inconvénients de l'utilisation d'un répondeur téléphonique automatisé

• Les systèmes téléphoniques automatisés peuvent aliéner les clients.
• Les systèmes téléphoniques automatisés peuvent dérouter les clients.
• Les systèmes téléphoniques automatisés peuvent mal fonctionner
• Les systèmes téléphoniques automatisés peuvent être inefficaces