Automatisation 101 : savoir comment l'automatisation peut vous aider à traiter les factures

Publié: 2022-11-30

Si vous dirigez une entreprise, il y a de fortes chances que vous traitiez un grand nombre de factures. Peut-être avez-vous un service des comptes fournisseurs (AP) ou des comptes clients (AR) qui est responsable du traitement des factures. Ou peut-être que vous gérez vous-même la facturation.

Dans les deux cas, vous savez que le traitement des factures peut être une tâche longue et fastidieuse. Et si vous faites une erreur, cela peut coûter de l'argent à votre entreprise. C'est là que l'automatisation entre en jeu. L'automatisation du traitement de vos factures peut vous faire gagner du temps et vous aider à éviter les erreurs.

Un système de traitement automatisé des factures est un logiciel qui automatise les tâches associées à la création, l'envoi et la gestion des factures et vous fait gagner du temps en automatisant les tâches répétitives.

Mais qu'est-ce que l'automatisation des factures et comment peut-elle vous aider dans le traitement des factures ? Lisez la suite pour explorer cela et bien plus encore dans notre guide ultime sur l'automatisation des factures. Commençons!

Qu'est-ce qu'un système de traitement des factures ?

La facturation comprend plusieurs étapes :-

Saisie des données des factures
Rapprochement des bons de commande
Envoi des factures pour approbation
Approuver les factures pour les paiements
Traiter les paiements et enregistrer les détails pour les enregistrements

Les systèmes de traitement manuel des factures exigent que les employés saisissent manuellement les données de chaque facture dans le système, ce qui est un processus long et susceptible d'erreur humaine.

D'autre part, les systèmes de traitement automatisé des factures automatisent les tâches associées à la création, l'envoi et la gestion des factures. Un système de traitement des factures aide les entreprises à saisir automatiquement les données des factures. Le système peut aider à automatiser de nombreuses autres tâches associées à la facturation, de la création de factures à l'émission de paiements.

Il existe de nombreux systèmes de traitement de factures différents sur le marché - certains d'entre eux sont des solutions semi-automatisées basées sur des modèles, tandis que d'autres sont des solutions automatisées intelligentes de bout en bout basées sur l'IA. Le choix de la solution dépend de votre cas d'utilisation et de l'objectif que vous essayez d'atteindre.

Il existe de nombreuses fonctionnalités différentes que vous obtenez lorsque vous automatisez le système de traitement des factures , mais le plus important est qu'il vous fait gagner du temps en automatisant les tâches répétitives. L'utilisation d'un logiciel automatisé peut permettre à vos employés de se concentrer sur des tâches plus importantes et d'améliorer vos résultats. Une solution de traitement automatisé des factures aide à générer des factures à partir de bons de commande, à suivre les paiements et à émettre des remboursements.

Comment l'automatisation vous aide dans le traitement de vos factures

La gestion manuelle des factures est une tâche fastidieuse et chronophage et un risque commercial, et elle peut augmenter les risques de fraude sur les factures et d'erreurs dans les états financiers.

L'automatisation peut vous aider à éviter ces problèmes et à créer des avantages supplémentaires pour votre entreprise. Voici comment cela contribue à rendre votre entreprise plus efficace : -

Précision améliorée

L'un des principaux avantages de l'automatisation est qu'elle peut vous aider à éviter les erreurs. Par exemple, un logiciel de traitement automatisé des factures peut générer automatiquement des factures basées sur les données de vos bons de commande ou d'autres sources de données, ce qui élimine le besoin de saisie manuelle des données.

Vitesse accrue

L'automatisation peut également aider à accélérer le traitement de vos factures. De plus, le logiciel peut automatiser les tâches répétitives, telles que la génération de factures ou l'émission de remboursements, libérant ainsi du temps qui peut être utilisé pour améliorer d'autres domaines de votre entreprise.

Meilleure organisation

L'automatisation peut vous aider à organiser vos factures. Le logiciel d'automatisation des factures peut suivre toutes vos factures en un seul endroit, ce qui peut vous aider à éviter les paiements manqués et les frais de retard. Par conséquent, il est plus facile pour vous de suivre vos clients.

Meilleure rentabilité

L'automatisation peut vous faire économiser de l'argent en éliminant le besoin de saisie manuelle des données et d'autres tâches manuelles. Par conséquent, votre comptabilité devient plus rentable et rationalisée.

Moins de place à l'erreur humaine

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il est important d'éviter les tâches manuelles inutiles et la complexité. L'automatisation peut vous aider à éviter les erreurs telles que les paiements oubliés qui pourraient entraîner des frais de retard.

Comment vous automatisez le traitement des factures

Si vous souhaitez automatiser le traitement de vos factures, il y a quelques choses que vous devez faire.

Avec de nombreuses options logicielles différentes disponibles, il est important de trouver un logiciel qui réponde à vos besoins et à votre cas d'utilisation. Docsumo peut aider à la configuration avec le traitement automatisé des factures. Il utilise un logiciel d'intelligence artificielle avec la technologie OCR intelligente pour convertir vos factures en données exploitables.

Après avoir converti les données, vous devez intégrer votre logiciel d'automatisation des factures à votre logiciel de comptabilité, ce qui vous permet de générer automatiquement des factures et de suivre les paiements.

Enfin, vous devez configurer les paiements automatiques.

10 étapes pour automatiser le traitement de vos factures

Établissez des directives : Décidez quels types de factures peuvent être traités automatiquement. Le fait d'avoir des directives sur les types de factures pouvant être ajoutés au logiciel garantit que seules des factures spécifiques sont traitées, ce qui rend le processus plus précis.
Déterminez comment les factures sont reçues : en comprenant les canaux par lesquels vous recevez vos factures, vous pouvez rationaliser l'automatisation afin que toutes les factures soient reçues de la même manière.
Configurez un système pour capturer automatiquement les données de facturation : un système de traitement automatisé des factures élimine le besoin de saisie manuelle des données, qui peut être sujette aux erreurs.
Valider l'exactitude des données capturées : la validation des données garantit que les informations traitées sont correctes.
Acheminer les factures pour approbation : une file d'attente d'approbation permet de s'assurer que les factures sont approuvées rapidement.
Générez des paiements par voie électronique : C'est un gain de temps et d'argent !
Rapprocher les paiements automatiquement : le rapprochement des paiements permet de s'assurer que toutes les factures sont payées intégralement et à temps.
Fournir une visibilité sur le statut des factures : cela permet de suivre les factures qui ont été traitées et celles qui ne l'ont pas été.
Autoriser les exceptions lorsque les factures ne peuvent pas être traitées automatiquement : en ayant un processus d'exception, vous vous assurez que les factures problématiques sont toujours traitées à temps.
Améliorer le système en continu : une fois mis en place, assurez-vous que le système est toujours à jour et efficace.

Conclusion

Le traitement des factures peut être une tâche longue et fastidieuse, mais c'est une partie nécessaire de la gestion d'une entreprise. L'automatisation du traitement de vos factures peut vous faire gagner du temps et vous aider à éviter les erreurs.

Un système de traitement automatisé des factures peut offrir de nombreuses fonctionnalités différentes, mais le plus important est qu'il vous fait gagner du temps en automatisant les tâches répétitives. Cela peut permettre à vos employés de se concentrer sur des tâches plus critiques et d'améliorer vos résultats.