Le guide ultime pour choisir un système de suivi des candidats

Embaucher et retenir les bonnes personnes est le facteur le plus important pour atteindre avec succès les objectifs stratégiques d’une entreprise.

Choisir le bon système de suivi des candidats , également connu sous le nom d'ATS, est essentiel pour embaucher les employés les plus talentueux, et cela a un impact direct sur votre capacité à atteindre vos objectifs stratégiques.

Jim Collins a exprimé ceci de manière célèbre :

« … J’aurais une priorité avant toutes les autres : recruter autant de personnes parmi les meilleures que possible… la plus grande contrainte au succès de mon organisation est la capacité à recruter et à retenir suffisamment de bonnes personnes. »

La raison en est que les gains de productivité liés au fait d’avoir des employés très performants sont énormes. Selon McKinsey, les plus performants sont jusqu’à 8 fois plus productifs que les plus performants.

Ce guide vous aidera à comprendre les différents avantages offerts par les systèmes de suivi des candidats. Il expliquera les fonctionnalités de base communes des systèmes et identifiera les principaux avantages que chaque fonctionnalité offre afin que vous puissiez choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins.

Quels sont les avantages d’un système de suivi des candidats ?

Les avantages d'un système de suivi des candidats peuvent généralement être classés dans les trois catégories ci-dessous.

Parmi ceux-ci, une meilleure précision du recrutement devient facilement le principal avantage, car elle affecte votre capacité à recruter des personnes très performantes, et un nombre incroyable de 82 % des entreprises ne pensent pas recruter actuellement des personnes très talentueuses.

Amélioration de la précision du recrutement

Les systèmes de suivi des candidats les plus avancés technologiquement offrent des fonctionnalités d'évaluation des talents pour vous aider à prédire les performances futures d'un candidat. Cela améliore considérablement la précision de votre recrutement, vous permettant de mieux identifier et sélectionner les plus performants.

Augmentation de la vitesse de recrutement

Les systèmes de suivi des candidats automatisent une gamme de processus de recrutement afin que vous puissiez réduire les délais d'embauche, vous assurant ainsi de pourvoir les postes vacants plus rapidement et que les candidats puissent être informés plus rapidement de la décision d'embauche.

Des coûts de recrutement réduits

L'automatisation des processus contribue également à réduire le coût global du recrutement.

En outre, de nombreux systèmes de suivi des candidats offrent également la possibilité de filtrer ou d'exclure les candidats. Ces fonctionnalités éliminent souvent plus de 50 % des candidats en fonction de leur expérience professionnelle et/ou éducative. Cela réduit considérablement le temps passé à lire les CV et, par conséquent, diminue le coût du recrutement.

Quels sont les différents types de systèmes de suivi des candidats ?

De nombreux systèmes de suivi des candidats offrent une longue liste de fonctionnalités qui peuvent être difficiles à comprendre ou à comparer entre différents fournisseurs de systèmes. Cela peut rendre difficile le choix du logiciel sans effectuer de longues démonstrations de plusieurs systèmes.

Alors, comment choisir en toute confiance le meilleur système pour votre entreprise ?

Concentrez-vous sur la précision du recrutement

Ces fournisseurs disposent de leur propre solution d’évaluation des talents spécialement conçue, qui fait naturellement partie du système de suivi des candidats.

Notez que ces systèmes offrent de nombreuses fonctionnalités d'automatisation des processus, mais souvent pas autant que les deux catégories ci-dessous.

Focus sur l'automatisation des processus

Il s'agit de la majorité de tous les systèmes de suivi des candidats. Ces systèmes possèdent de nombreuses fonctionnalités axées sur une vitesse d’embauche accrue et une réduction des coûts d’embauche. Cependant, il n’existe généralement pas ou peu de fonctionnalités permettant d’améliorer la précision du recrutement.

Intégrations d’automatisation des processus et d’évaluation des talents

Ces fournisseurs gèrent également bien l’automatisation des processus, mais ils ont passé du temps à créer des intégrations avec des fournisseurs tiers d’évaluation des talents.

Si le fournisseur d’évaluation des talents est un fournisseur de qualité, cela peut contribuer à améliorer la précision du recrutement. Cependant, étant donné qu'il s'agit d'une intégration tierce, l'expérience utilisateur peut être impactée et normalement l'évaluation des talents ne sera appliquée qu'aux candidats présélectionnés à la fin du processus de recrutement.

Adapter les systèmes de suivi des candidats à votre entreprise

Votre choix d'un système de suivi des candidats doit être basé sur ce qui est le plus important pour aider votre entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques.

Même si les objectifs stratégiques diffèrent d’une entreprise à l’autre, il existe certains points communs quant aux éléments sur lesquels la plupart des entreprises doivent se concentrer en fonction de leur taille.

Start-up

Les start-ups accroissent généralement leur effectif relativement plus rapidement que les grandes entreprises. Tous les membres du personnel (y compris les nouvelles recrues) doivent être performants et très motivés, car l'équipe est petite et agile et les ressources sont limitées.

De plus, ils peuvent ou non disposer d’un service RH. Par conséquent, les avantages de l’automatisation des processus sont relativement peu nombreux, et l’augmentation de la précision du recrutement est de loin l’avantage stratégique le plus important.

Petites et moyennes entreprises (PME)

Les PME augmentent également leur personnel rapidement, mais pas aussi vite que les start-ups. Ces entreprises ont normalement une partie de leur équipe RH dédiée au recrutement.

La précision du recrutement reste normalement l’avantage le plus important pour atteindre les objectifs stratégiques, mais les économies de coûts liées à l’automatisation commencent également à devenir significatives.

Entreprises

Les grandes entreprises connaissent généralement une croissance beaucoup plus lente que les petites entreprises. De plus, en raison de la grande taille de l’ensemble des organisations, leurs équipes de recrutement ont également tendance à être nombreuses, et les économies réalisées grâce à l’automatisation des processus peuvent être significatives.

Par conséquent, ce sont ces entreprises qui bénéficieront le plus de l’automatisation des processus et des économies de coûts. Cependant, accroître la précision du recrutement reste d’une importance cruciale pour ces entreprises.  

Caractéristiques d'un système de suivi des candidats pour chaque étape du cycle d'embauche

Les nombreuses fonctionnalités offertes par les systèmes de suivi des candidats peuvent être classées en fonction de la partie du cycle d'embauche qu'elles abordent. Ci-dessous, nous avons décrit les avantages offerts par chaque catégorie de fonctionnalités.

Outils de sourcing

Les systèmes de suivi des candidats offrent une gamme de fonctionnalités de sourcing différentes. Cependant, le dénominateur commun à toutes les fonctionnalités est qu’elles permettent d’attirer et de trouver plus de candidats plus rapidement.

En d’autres termes, cela augmente le nombre de candidats et vous permet de pourvoir les postes vacants plus rapidement. Cela raccourcit le cycle de recrutement et réduit ainsi le coût global du recrutement.

Cela ne conduit pas nécessairement à de meilleures décisions d'embauche sans être combiné avec des outils appropriés pour identifier et sélectionner les plus performants parmi les candidats sélectionnés.

Les fonctionnalités de sourcing courantes incluent :

1. Intégration des sites d'emploi

Cette fonctionnalité vous permet de publier une offre d'emploi sur plusieurs sites d'emploi directement via votre système de suivi des candidats.

Cela signifie que vous n'avez pas besoin de saisir manuellement les détails du poste sur chaque site d'emploi et que votre poste est facilement présenté à un grand nombre de candidats potentiels. Il s’agit essentiellement d’un moyen rapide d’augmenter votre bassin de candidats.

2. Pages carrière

Des pages carrières peuvent être proposées sous forme de service afin que les entreprises qui n’en disposent pas puissent bénéficier de deux avantages significatifs :

• Marque employeur : les pages carrière sont l'un des principaux outils pour améliorer votre marque employeur au niveau supérieur et à paraître plus professionnel envers les candidats potentiels de haute qualité.
• Intégration automatique : étant donné que votre système de suivi des candidats crée la page carrière, toutes les fonctionnalités seront automatiquement disponibles pour suivre et gérer les candidats provenant de la page carrière.

3. Fonctionnalité de recherche de candidats améliorée

Les fonctionnalités vous permettent de rechercher des candidats appropriés directement à partir de votre système de suivi des candidats. Il y a deux avantages principaux :

• Rechercher tous les candidats publics : le système de suivi des candidats vous permettra de rechercher des millions de profils de candidats publics en combinant les données de plusieurs bases de données de candidats gratuites et publiques.
• Recherche et classement améliorés : le système peut offrir de meilleures fonctionnalités de recherche et de classement que celles disponibles dans les bases de données d'origine. De plus, certains logiciels s'intègrent à l'IA pour fournir une interface facile à utiliser pour classer et filtrer les candidats.    

Sélection et classement automatisés des CV

La plupart des systèmes de suivi des candidats filtrent ou éliminent les candidats en fonction de critères de sélection prédéfinis. Le système élimine normalement plus de 50 % de vos candidats.

Cela se fait en combinant la fonctionnalité de sélection avec l'analyse des CV ou d'autres fonctionnalités qui vous permettent d'identifier l'expérience professionnelle et éducative d'un candidat.

Les avantages sont la rapidité et la réduction des coûts de recrutement, car les recruteurs n'ont qu'à lire les CV des candidats qui répondent aux critères.

Cependant, les recruteurs doivent faire attention aux critères qu’ils utilisent pour sélectionner les candidats. Par exemple, les critères de sélection basés sur la formation ne sont souvent pas corrélés aux performances des candidats. S'ils sont mal utilisés, les critères pourraient introduire des préjugés inconscients , ce qui peut réduire votre vivier de talents disponibles et conduire à des décisions d'embauche médiocres.

Les fonctionnalités de dépistage courantes incluent :

1. Dépistage

La possibilité de rejeter les candidats avant qu'ils ne deviennent une partie active du recrutement en fonction de critères que vous avez prédéfinis. Normalement, ces critères seraient basés sur l’expérience professionnelle ou la formation.

2. Analyse automatisée des CV

Le système identifie et rend facilement accessibles les éléments clés d'un CV. Par exemple, l'expérience professionnelle du candidat et quel est le diplôme le plus élevé. Cette fonctionnalité est normalement combinée avec le dépistage.

Suivi et gestion des candidats

Ces fonctionnalités vous permettent essentiellement de stocker toutes les données des candidats dans un seul système et d'utiliser ces données pour gérer les candidats tout au long du cycle d'embauche. C'est l'épine dorsale de tout système de suivi des candidats.

Les avantages ne sont pas seulement la rapidité et la réduction des coûts de recrutement. Ces fonctionnalités vous permettent essentiellement de réaliser un recrutement plus professionnel.

Les fonctionnalités courantes de suivi et de gestion des candidats incluent :

1. Suivi des données et du statut

Un système de suivi des candidats doit collecter et rendre facilement accessibles les données des candidats liées au recrutement. De plus, le système de suivi des candidats doit attribuer un statut à chaque candidat qui vous permet de suivre où en est un candidat dans le processus de recrutement.

2. Communication automatisée avec les candidats

Vous pouvez automatiser la communication avec les candidats en vous basant sur les meilleures pratiques. Cela inclut les e-mails de rejet automatique, les e-mails de demande d'entretien et d'autres communications liées à l'embauche.

3. Portail des candidats

Un portail où les candidats peuvent se connecter et voir l'état de leur candidature en temps réel.

De plus, ces portails peuvent offrir des avantages supplémentaires aux candidats, comme des conseils d'entretien, des guides de CV et des informations similaires. Cela améliore encore l'expérience du candidat lors du processus de recrutement.

Guides et assistance pour les entretiens structurés

Ces fonctionnalités vous aident à proposer un entretien professionnel et structuré qui vous permet de comparer les candidats sur une base comparable.

Les fonctionnalités vont des guides et rapports d'entretien aux logiciels vidéo qui automatisent le processus d'entretien :

1. Guides d'entretien

Des guides qui fournissent une structure commune et professionnelle pour l’entretien. Cela garantit que tous les candidats sont interviewés de la même manière afin qu'ils puissent être comparés sur une base équitable.

2. Rapports d'entretien

Il s’agit essentiellement de guides d’entretien améliorés pour inclure des informations supplémentaires utiles à l’évaluation des candidats. Cela inclut les données clés du CV, les questions personnalisées d'entretien avec les candidats et les données d'évaluation des talents.

3. Logiciel d'entretien vidéo

Cette fonctionnalité permet de mener l'entretien via un logiciel d'entretien vidéo connecté au système de suivi des candidats. Le logiciel permet normalement au recruteur de pré-enregistrer l’entretien, incluant toutes les questions de l’entretien. Tous les candidats répondent ensuite aux questions préenregistrées sous forme vidéo.

Évaluation des talents pour la sélection

Les tests d'évaluation des talents aideront à fournir une image globale de la capacité du candidat à réussir dans le rôle en évaluant ses compétences générales et techniques. Cela aide les recruteurs à sélectionner les plus performants, ce qui constitue un facteur clé de la performance d'une organisation.

Cela peut même faciliter la transition du recrutement traditionnel vers le recrutement basé sur les compétences , qui est actuellement au cœur des préoccupations de nombreuses organisations.

Pour quantifier l'impact sur les performances, McKinsey a comparé la productivité des 1 % les plus performants avec celle des 1 % les moins performants et a trouvé qu'ils sont 12 fois plus productif dans des emplois de complexité moyenne.

La plus grande précision d’embauche sera obtenue lorsque l’évaluation des talents sera administrée à tous les candidats et non seulement à quelques candidats sélectionnés. Cela nécessitera souvent que le test d'évaluation des talents soit natif du système de suivi des candidats et non via une intégration tierce.

1. Évaluation des talents soft-skills

Les compétences générales peuvent être attribuées aux traits de personnalité et au comportement souhaités, ce qui signifie que des tests de personnalité peuvent être utilisés pour évaluer l'adéquation d'un candidat.

L’impact sur la précision du recrutement dépendra de :

• Cadre de test : Il est important de choisir un type de test dont l’application a fait ses preuves en matière d’embauche. Le test de personnalité Big 5 (également connu sous le nom de test OCEAN) se démarque à cet égard, car il a fait l'objet de recherches approfondies dans un contexte de recrutement et est utilisé pour le recrutement de cadres.
• Générique ou spécifique à un rôle : la plupart des tests de personnalité sont génériques, ce qui signifie que le même test est utilisé pour tous les rôles. Bien que ces tests contribuent à améliorer la précision du recrutement, il est possible d'utiliser des tests de personnalité dont le contenu et/ou la notation sont personnalisés pour le rôle spécifique.

2. Évaluation des talents en compétences techniques

Les compétences techniques sont les compétences pratiques requises pour réussir dans ce rôle. Si le bon test de compétences techniques est proposé et administré correctement, il peut améliorer considérablement la précision du recrutement.

L’impact sur la précision du recrutement dépend des éléments suivants :

• Contenu du test : les sujets abordés par le test de compétences sont-ils directement liés aux exigences réelles de l'emploi pour lequel vous recrutez ? Plus le lien est bon, meilleure est la précision du recrutement.
• Validité du test : le test doit avoir été créé par un expert en la matière et validé par un psychologue organisationnel. Les prestataires de tests sérieux peuvent documenter qu'un psychologue a validé le test.

Recommandations finales

Comme nous l'avons découvert, l'essence du recrutement ne consiste pas seulement à automatiser les processus, mais bien plus à la précision dans l'acquisition de talents.

Si l’automatisation des processus joue un rôle essentiel dans la réduction des charges administratives manuelles, elle ne peut éclipser la mission première du recrutement : trouver le candidat idéal possédant la combinaison appropriée de compétences techniques et générales.

Un système de suivi des candidats facilite non seulement le processus de recrutement, mais améliore également considérablement la qualité de vos embauches. Le choix du meilleur système dépend principalement de sa capacité à identifier et à répondre aux besoins uniques de chaque rôle et candidat.

Les systèmes supérieurs exploitent le pouvoir de l’inclusion et de l’évaluation globale des talents et ne se contentent pas de passer au crible les CV. Ceux-ci aident à comprendre en profondeur les compétences nécessaires pour le poste et à aligner les candidats qui correspondent parfaitement.

L’essor du travail à distance, de l’économie des petits boulots et de la diversité de la main-d’œuvre implique que les compétences générales – adaptabilité, communication, collaboration – sont plus essentielles que jamais. Un système efficace de suivi des candidats donne la priorité à ces compétences, garantissant ainsi que les organisations disposent de personnes complètes qui non seulement correspondent à un rôle, mais améliorent la dynamique d'équipe au sens large.

Lorsque vous vous lancez dans la recherche de la solution logicielle idéale, il est essentiel de se rappeler que le cœur du recrutement n'est pas l'automatisation ; c'est le potentiel humain.

L'acquisition de talents est une compétence particulière. Découvrez comment vous pouvez élaborer une stratégie d'acquisition de talents efficace.