Intelligence artificielle dans la gestion des contrats

Gérer une entreprise ou une entreprise prospère implique de conclure des contrats avec des tiers, tels que des clients, des vendeurs, des fournisseurs ou d'autres parties prenantes.

En matière de gestion des contrats, il est impératif de répondre aux besoins croissants de votre entreprise : favoriser la confiance, prévenir les conflits futurs, détailler les attentes, se protéger contre les responsabilités et assurer la rentabilité.

Cependant, le processus de gestion des contrats peut s'avérer intimidant, exigeant en main-d'œuvre et long en raison des nombreux contrats qu'une entreprise doit gérer et suivre.

Une entreprise moyenne rédige et gère les données contractuelles de centaines, voire de milliers de contrats actifs.

En conséquence, les processus contractuels deviennent inévitablement inefficaces. Les recherches menées dans le monde du commerce et des contrats montrent qu'une élaboration et une gestion inefficaces des contrats coûtent en moyenne à l'entreprise environ 9 % de son chiffre d'affaires.

L’IA transforme la méthode de traitement des données dans diverses industries, y compris le domaine juridique ; il optimise le processus de passation des marchés et influence le contenu des contrats. Dans cet article, vous découvrirez l'impact de l'IA dans la gestion des contrats ainsi que les avantages et les risques liés à l'utilisation de l'IA dans la gestion des contrats.

Qu’est-ce que l’IA pour la gestion des contrats ?

AI for Contract Management utilise l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour gérer les contrats. Il s'agit d'un système d'automatisation qui vous permet de gérer et de suivre tous les contrats de votre entreprise.

Un logiciel de gestion de contrats basé sur l'IA est plus gratifiant que le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) de première génération, car CLM s'appuie sur une automatisation basée sur des règles, ce qui implique encore une quantité importante de travail manuel.

Le logiciel de gestion de contrats (ACMS) basé sur l'IA fonctionne en apprenant et en comprenant le langage utilisé dans les contrats juridiques.

Il exécute des fonctions contractuelles en utilisant le traitement du langage naturel (NLP), formé pour reconnaître et signaler des modèles et des comportements, tels que des conditions et clauses juridiques vitales récurrentes.

ACMS applique cette compréhension des contrats dans l'exécution de diverses tâches (détecter les problèmes juridiques probables, souligner automatiquement les révisions ou même faire des suggestions de modifications pour rendre le contrat plus facile à comprendre) qui remplace la gestion manuelle des contrats tout au long du cycle de vie du contrat.

Par exemple, l'activité fastidieuse consistant à marquer manuellement les dispositions d'indemnisation, à mettre en évidence les clauses de résiliation ou les conditions de paiement, les noms et les dates peut être facilement accomplie avec ACMS, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des questions plus complexes lors des négociations contractuelles.

Cas d'utilisation pour la gestion des contrats basée sur l'IA

Grâce à la gestion des contrats basée sur l’IA, nous pouvons résoudre de manière unique les défis de gestion des contrats. AI Contract Management simplifie le processus de passation des contrats et libère du temps pour des tâches plus complexes impliquées dans la gestion des contrats.

Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez utiliser l’IA pour rationaliser la gestion des contrats :

1. Création automatisée de contrats : AI Contract peut être utilisé pour rédiger automatiquement des projets de contrat. Habituellement, un utilisateur fournit à l’IA des invites sous la forme de termes et de clauses contractuelles pré-rédigés pour répondre à ses besoins spécifiques.
   
   Ensuite, l’IA automatise la création des contrats sans impliquer constamment l’utilisateur. La création automatisée de contrats permet aux entreprises de créer des documents fiables et un flux de travail plus efficace. Il améliore la gestion des contrats en améliorant la communication et la collaboration tout en permettant à toutes les parties de rester en contact avec les informations et révisions les plus récentes du contrat.
   
   
2. Analyse automatisée des contrats : l'IA peut être utilisée pour analyser les contrats en termes de conformité et de risque. Il peut repérer les divergences et les incohérences entre les documents, comparer les obligations et les responsabilités des parties impliquées, résumer les principales conclusions et mettre en évidence des tendances qui pourraient échapper au jugement humain.
   
   Ce faisant, cela rend le processus d’analyse beaucoup plus facile, plus rapide, efficace et sans erreur. L’un des avantages importants de l’IA Contract Management est qu’elle offre une objectivité qui clarifie aux utilisateurs les points sur lesquels ils doivent se concentrer lors de la négociation du contrat.
   
   
3. Gestion automatisée des contrats : au lieu de s'engager dans une gestion de routine des contrats, l'IA peut être utilisée pour gérer automatiquement les contrats depuis l'étape de pré-signature (création, négociation/collaboration, révision/approbation et exécution) jusqu'à l'étape de post-signature (administration/exécution). , renouvellement/résiliation et reporting/suivi. Cela permet de gagner du temps et garantit un traitement efficace et efficient des documents contractuels.
   
   
4. Renouvellement automatisé de contrat : l'IA peut renouveler automatiquement un contrat expiré. Cela garantit que les conditions initiales d'un accord restent exécutoires pendant le nouveau cycle de vie du contrat. Il suit un système d'automatisation qui se conforme à un délai de renouvellement déterminé.
   
   Si aucune des parties concernées ne se désengage avant la date de renouvellement tacite, elles continueront à être liées par les termes du contrat. Le renouvellement automatisé des contrats réduit les tracas de gestion des contrats et garantit un renouvellement en douceur.

Avantages de l'IA dans la gestion des contrats

Les avantages de l’IA dans la gestion des contrats sont vastes. Un logiciel de gestion automatisée des contrats peut réduire le temps et les ressources nécessaires à la révision et à la mise à jour des contrats.

L’IA peut également aider à identifier les risques et opportunités contractuels et à recommander des actions pour améliorer l’exécution des contrats. De plus, l’IA peut aider à gérer les communications et les cycles de vie des contrats.

Voici les avantages de la gestion des contrats par l’IA :

De meilleures informations et analyses pour la prise de décision

Les organisations doivent prendre des décisions rapides et précises pour rester compétitives dans le monde des affaires d'aujourd'hui. Cependant, prendre des décisions éclairées n’est pas toujours facile, surtout lorsque les données sont complexes et difficiles à comprendre.

La gestion des contrats implique d'analyser et d'examiner des tonnes de points de données et de prendre des décisions. L'évaluation et l'analyse des contrats par l'IA facilitent la lecture et la maintenance des contrats et offrent des données pertinentes qui facilitent une prise de décision éclairée.

Un logiciel de gestion de contrats basé sur l’IA peut aider à organiser et à donner un sens aux données contractuelles et aux résultats historiques afin que les décideurs puissent voir des modèles et des tendances qui n’étaient peut-être pas évidents. Grâce à de meilleures informations et à une analyse optimisée, les organisations peuvent prendre des décisions plus éclairées, augmenter leur valeur et améliorer leurs performances commerciales.

Faciliter les comparaisons entre les normes et analyser les clauses historiques

À mesure que la popularité de l’IA dans la gestion des contrats augmente, on s’attend à ce que les contrats soient hautement standardisés, routinisés et basés sur des modèles, n’utilisant des modifications que lorsque cela est nécessaire pour répondre aux demandes spécifiques des utilisateurs.

L’un des avantages de la gestion des contrats par l’IA est l’analyse et la standardisation des clauses historiques complexes. Le logiciel de gestion de contrats d’IA utilise des algorithmes pour analyser de grandes bases de données à la recherche de contrats précédents et similaires. En conséquence, les contrats sont désormais beaucoup plus standardisés.

Par exemple, la comparaison de différentes normes de langue anglaise est facilitée par l’utilisation d’une clause historique commune. Cette clause définit l'origine de la norme et ses relations avec d'autres normes. Il précise également la date de la norme. Les analystes peuvent plus facilement identifier et comparer les clauses de différentes normes en utilisant une clause historique commune.

Extension des capacités automatisées

Contrairement aux logiciels de gestion de contrats de première génération, l’IA possède des capacités automatisées étendues. L'IA identifie automatiquement les modèles et structures subtils dans un document à l'aide d'algorithmes de correspondance de modèles.

Sa capacité d'automatisation vous permet de créer de nouveaux contrats à l'aide de modèles d'anciens, d'établir des prévisions à l'aide des informations de ces contrats ou de créer des alertes concernant les options potentielles de renouvellement des avantages ou de re-contrat.

Réduire les tâches répétitives

La gestion des contrats implique des tâches répétitives. Il y a trop de choses à vérifier dans un contrat : les dates essentielles, les dates d'échéance et les termes et conditions. Rédiger des contrats, passer par de nombreuses séries de modifications ou passer au peigne fin des accords antérieurs pour trouver des conditions acceptables peut être épuisant.

La gestion des contrats basée sur l'IA peut gérer les tâches de récupération, d'analyse et de révision des informations. Cela permet un processus de passation de contrats plus exempt d’erreurs.

Gestion de grands ensembles de données contractuelles

Les logiciels de gestion de contrats basés sur l'IA offrent un potentiel infini. Contrairement à l’examen manuel des contrats, qui prend plus de temps, la gestion des contrats par l’IA peut gérer des centaines et des milliers d’ensembles de données contractuelles en moins de temps.

Il garde une trace des détails de millions de contrats. Les informations recueillies sur chaque contrat sont ensuite utilisées lors de l'examen de nouveaux accords. De plus, il détecte des tendances dans chaque contrat, en utilisant ces présomptions pour en rédiger, réviser et peaufiner de nouveaux.

Transformer les informations sur les contrats en intelligence

La gestion des contrats par l’IA a le potentiel de révolutionner le fonctionnement des entreprises. Il peut convertir les informations contractuelles en informations pouvant être utilisées pour atténuer les risques, accroître l’efficacité et améliorer la prise de décision. Cela garantit également que l’objectif de toute relation commerciale est fidèlement reflété dans le contrat et pleinement réalisé dans la réalité.

Il transforme les informations sur les contrats en un certain nombre d'informations, telles que la quantité de contrats renouvelables et non renouvelables pour des services, des domaines ou des tailles de transactions particuliers ; la durée de la négociation du contrat ou quels vendeurs obtiennent le plus de contrats ; qui examine les contrats, les distribue ou approuve leurs conditions au moyen de signatures électroniques.

Comment l'IA change la gestion des contrats

Les contrats alimentés par l’IA sont bien plus efficaces que la gestion manuelle des contrats. L'IA ne remplace pas les professionnels du droit ; cela rend leurs tâches (gestion du cycle de vie des contrats) plus faciles et plus efficaces.

Voici quelques-unes des façons dont l’IA modifie la gestion des contrats :

Extraction de données

L'extraction de données consiste à obtenir des données spécifiques à partir d'un ensemble de données plus vaste ; cela peut être fait manuellement en identifiant et en extrayant les éléments de données souhaités, mais le processus prend du temps et demande beaucoup de main-d'œuvre.

L'IA simplifie l'extraction de données en identifiant et en extrayant les données souhaitées, y compris les dates cruciales, les clauses, le jargon juridique et les termes et conditions, à partir de fichiers PDF, Word et image. Les données extraites peuvent ensuite être utilisées à des fins d'analyse, de reporting ou à d'autres fins, comme l'envoi d'e-mails de rappel aux parties prenantes lorsque des signatures sont nécessaires, le signalement de formulations confuses pour un examen juridique ou l'envoi d'avertissements lorsque les délais approchent.

Automatisation intelligente du flux de travail

Intelligent Workflow Automation automatise les processus de passation de contrats pour les rendre plus efficaces. L'IA peut être utilisée pour automatiser les flux de travail tels que l'approbation, le renouvellement, l'analyse et la révision.

L'automatisation intelligente des flux de travail vous aide à économiser du temps et de l'argent et améliore votre productivité.

Analyse des clauses et des métadonnées

L’IA est compétente lorsqu’il s’agit d’étudier la structure d’un texte et les informations qu’il contient. Un logiciel de gestion de contrats basé sur l'IA peut lire les contrats de manière rapide et fiable pour en extraire les dispositions, organiser les métadonnées et détecter les problèmes ou domaines de préoccupation potentiels ; cela aide les entreprises à atténuer les risques, à résoudre les litiges et à se conformer à la réglementation.

Organisation de documents en masse

L'IA ne se contente pas d'analyser des données ou d'extraire des clauses ; cela crée également un système pour les organiser. Il catégorise rapidement et efficacement d'énormes quantités de contrats, rationalisant les recherches et simplifiant la localisation de contrats ou de données particuliers. Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs ou d’oublis.

Examen des contrats intelligents

La révision des contrats peut être un processus fastidieux. Il faut en moyenne environ 92 minutes pour examiner un contrat. Ce serait un processus intimidant pour une entreprise gérant des centaines de contrats. Imaginez multiplier 92 par ce nombre.

L'IA peut examiner automatiquement les contrats, suggérant des problèmes potentiels ou des domaines sur lesquels se concentrer ; cela fournit aux entreprises des contrats précis, complets et compatibles avec les spécifications légales. En outre, l’IA peut formuler des recommandations sur la manière de négocier sur la base de règles préétablies.

Analyse des risques contractuels

Un logiciel de gestion de contrats basé sur l'IA peut vous aider à évaluer et à identifier les risques associés à un contrat, tels que la rupture de contrat ou la non-conformité. Cela se fait en signalant les erreurs ou les informations incomplètes, en soulignant les conditions défavorables, en recommandant des modifications aux clauses manquantes ou peu claires, en alertant des équipes spécifiques lorsque les termes du contrat changent et même en comparant les clauses aux contrats standards pour déterminer les niveaux de risque.

L'analyse des risques basée sur l'IA vous aide à atténuer les risques, à réduire les risques de problèmes juridiques et à protéger les intérêts de votre entreprise.

Atténuation du volume des contrats

L'augmentation du volume des contrats est imputable à une entreprise en pleine croissance. La quantité de contrats qu'une entreprise gère augmente régulièrement à mesure qu'elle se développe.

L'IA réduit le volume des contrats en automatisant les actions récurrentes, en identifiant les problèmes possibles, en gérant les téléchargements volumineux et en conservant tous les documents pertinents au même endroit. Tirer parti de l'intelligence artificielle dans la gestion des contrats peut améliorer la productivité, réduire la pression sur les gestionnaires de contrats et garantir que les contrats sont traités efficacement.

Gestion des risques et conformité

Sans aucun doute, l’IA offre simplicité et efficacité. Cependant, les entreprises doivent être conscientes des risques liés à une dépendance excessive à l’IA.

Voici quelques risques impliqués dans la gestion des contrats d’IA :

1. Risque d'erreur : l'IA est aussi bonne que ceux qui l'utilisent puisqu'elle s'appuie sur des instructions, des entrées et des données préprogrammées. Il peut produire un résultat erroné s’il n’a pas été formé avec des données de haute qualité, impartiales et précises, ce qui pourrait laisser de côté les problèmes de risque et les opportunités de revenus. Parfois, les systèmes d’IA génèrent des résultats qui incluent des règles ou des lois inexistantes.
   
2. Risque de biais : Un échantillon de données peut être biaisé s'il est petit, homogène ou s'il représente des stéréotypes. Les préjugés réduisent la crédibilité des documents de votre entreprise et mettent votre réputation en danger. L’ensemble de données sur lequel l’IA générative a été formée joue un rôle crucial dans ses performances. L'outil d'IA générative aura toujours un biais dans la collecte de données.
   
3. Risque de violations de données : les violations de données continueront d'augmenter car, dans la plupart des cas, les outils d'IA générative traitent et conservent les entrées des utilisateurs comme le font d'autres services de données tout en offrant peu ou pas de garanties de sécurité dans leur section conditions d'utilisation. Vous devez être prudent lors de la sélection des modèles d'IA à utiliser et lire attentivement les conditions d'utilisation des dispositions en matière de sécurité des données de l'outil d'IA générative.
   
4. Risque de divulgation involontaire : pour atténuer le risque d'exposition accidentelle, évitez de saisir des données commercialement sensibles ou des informations confidentielles, personnelles ou sensibles. Lorsque vous ne pouvez pas exclure une donnée particulière, votre entreprise doit veiller à la anonymiser.

Résumé : L'intelligence artificielle dans la gestion des contrats

Le secret d’une mise en œuvre et d’une utilisation efficaces de l’IA dans la gestion des contrats consiste à comprendre ce qu’elles peuvent et ne peuvent pas accomplir. Il réduit le temps consacré à l'évaluation et à la rédaction des contrats, ajoutant ainsi de la valeur aux entreprises traitant de contrats importants et de transactions plus courantes.

N'oubliez pas que les humains concluent des contrats avec d'autres êtres humains. En conséquence, même si l’IA parvient à rationaliser certaines procédures, elle nécessitera toujours une certaine supervision humaine. Lorsqu’il est équipé du logiciel de gestion de contrats approprié, l’humain est sans aucun doute une force avec laquelle il faut compter.