Un guide pour choisir le logiciel de gestion de projet parfait

Essayer de gérer un projet sans gestion de projet, c'est comme essayer de jouer à un match de football sans plan de match.

-Katherine Tate

L'importance d'une gestion efficace des projets devient critique lorsque l'on travaille sur un projet en temps réel. En tant que propriétaire de petite entreprise ou chef d'équipe, il est toujours difficile de s'assurer que les projets sont terminés à temps avec des livrables de haute qualité. Cependant, ces dernières années, l'utilisation de logiciels de gestion de projet a rendu cette tâche moins difficile pour les petites entreprises. Avec diverses options disponibles sur le marché mondial, sélectionner le meilleur logiciel pour votre entreprise peut être écrasant. Pour vous aider à prendre cette décision, tenez compte des conseils suivants lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de projet pour votre entreprise :

1 . Définissez vos besoins :

Tout comme vous définissez vos besoins avant de faire un achat, il est important de définir vos besoins avant de sélectionner un logiciel de gestion de projet. Avec de nombreuses options disponibles, le meilleur logiciel pour votre entreprise dépendra des besoins commerciaux de votre équipe. Pour faciliter le processus de sélection, tenez compte des besoins suivants lors du choix d'un logiciel de gestion de projet :

• Nombre d'utilisateurs : Tenez compte du nombre d'utilisateurs qui utiliseront le logiciel pour votre entreprise.
• Communication efficace : le logiciel doit avoir des fonctionnalités qui facilitent une communication efficace entre les membres de l'équipe, telles que des notifications pour éviter les chevauchements.
• Options d'intégration : recherchez des options dans le logiciel à intégrer aux différents outils utilisés par votre équipe.
• Fonctionnalité : évaluez les fonctionnalités offertes par le logiciel et déterminez si elles seront utiles pour votre projet spécifique.
• Facilité d'utilisation : déterminez si le logiciel est facile à utiliser et à naviguer pour les membres de votre équipe.
• Capacité de stockage : examinez la capacité de stockage du logiciel.
• Sécurité : Évaluez les fonctions de sécurité offertes par le logiciel pour protéger les données de votre entreprise.
• Évolution constante : vous devriez envisager un logiciel capable d'évoluer et de s'adapter aux besoins changeants de votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance, en s'adaptant au nombre croissant d'utilisateurs et de projets.

En plus des paramètres couramment pris en compte décrits ci-dessus, votre entreprise peut avoir des besoins uniques spécifiques aux projets sur lesquels vous travaillez. Il est important de considérer et de hiérarchiser ces besoins spécifiques en conjonction avec les besoins plus généraux lors de la sélection d'un logiciel de gestion de projet.

2 . Recherchez le logiciel :

Avec la croissance rapide de la technologie, le nombre d'applications et de logiciels pour diverses tâches augmente de jour en jour. Cependant, tous les logiciels du marché ne sont pas adaptés aux besoins de votre entreprise. Par conséquent, il est important d'effectuer une recherche approfondie sur les logiciels de gestion de projet disponibles avant de sélectionner celui qui répond aux besoins de votre projet. Pour vous aider dans vos recherches, vous pouvez :

• Créez une liste des meilleurs logiciels de gestion de projet et recherchez les fonctionnalités de chacun.
• Lisez les commentaires des clients pour avoir un aperçu de leurs expériences d'utilisation du logiciel.
• Recherchez des recommandations sur les sites Web de l'industrie.
• Obtenez des commentaires de collègues et de personnes au sein de votre industrie.
• Regardez dans le nombre d'utilisateurs que chaque logiciel permet.
• Évaluez le niveau d'accès et de contrôle fourni par chaque logiciel pour mettre à jour les statuts, les dates et le calendrier de livraison des projets.
• Comparez le nombre de fonctionnalités utiles offertes par chaque logiciel.

En suivant ces étapes, vous pouvez prendre une décision éclairée sur la sélection du logiciel qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

3 . Test du logiciel :

Après avoir sélectionné le logiciel, l'étape suivante consiste à effectuer un test approfondi de celui-ci. De nombreux fournisseurs de logiciels proposent une version d'essai de leur produit, qui peut être utilisée pour évaluer ses capacités. Avant de commencer le test, il est important de constituer une petite équipe comprenant des membres ayant des styles de travail et des expériences variés travaillant sur différents types de projets. Chaque membre de l'équipe doit tester individuellement toutes les fonctionnalités du logiciel. De plus, vous pouvez allouer des projets réels en tant que cas de test pour évaluer les performances du logiciel dans des scénarios réels.

4 . Retour d'expérience de l'équipe :

Une fois que votre équipe a terminé de tester le logiciel, il est important de recueillir des commentaires détaillés de chaque membre de l'équipe. Au cours d'une session de feedback, vous pouvez poser des questions pour comprendre comment le logiciel bénéficiera à votre entreprise, telles que :

• Le flux de travail global du logiciel de gestion de projet
• À quel point il est facile de mettre à jour les détails dans le logiciel et combien de temps cela prend
• Réactivité de l'outil d'intégration par rapport au logiciel
• Fonctionnalité de notification dans le logiciel
• Des fonctionnalités spécifiques qui, selon les membres de l'équipe, seraient bénéfiques pour le projet.

Discuter de ces questions avec les membres de l'équipe peut vous aider à décider d'acheter ou d'envisager un logiciel alternatif. Une fois que vous avez finalisé le logiciel, vous pouvez travailler sur la création d'un budget, en tenant compte du nombre d'utilisateurs, de la période et du coût correspondant du logiciel.

5 . Implémentation du logiciel :

Une fois que vous avez finalisé et acheté le logiciel de gestion de projet, il est important de se concentrer sur la mise en œuvre. Lors de la mise en œuvre du logiciel, il est important de prendre en compte :

• Chronologie : Quand impliquer tout le monde, comment gérer le projet, et s'il faut l'étaler ou le terminer d'un seul coup.
• Formation : quel type de méthodes de formation sera adapté aux différentes personnes, qui dispensera la formation et comment la formation sera-t-elle dispensée ?
• Intégration : Quand configurer les intégrations, qui sera impliqué dans la configuration et quels outils doivent être intégrés.

L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet peut grandement simplifier la tâche de gestion de projets. Certains des avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet incluent :

• Facilité de planification de projet
• Gestion efficace et équilibre des ressources
• Facilitation de la communication entre les membres de l'équipe.

Bien qu'il existe différentes méthodes pour sélectionner le meilleur logiciel de gestion de projet, les étapes décrites ici fournissent une base solide pour déterminer le logiciel qui peut le mieux profiter à votre entreprise.