8 outils sans lesquels je ne pourrais pas gérer mon entreprise indépendante

L'exploitation de tout type d'entreprise n'est pas facile. C'est vrai même pour les entreprises de style one-man-show, y compris la mienne.

Je suis un spécialiste du marketing de contenu indépendant qui est souvent réservé quelques mois à l'avance. Le temps, c'est littéralement de l'argent, et plus je travaille vite (tout en produisant des résultats de haute qualité), plus je gagne.

En conséquence, j'ai trouvé une variété d'outils SaaS différents qui m'aident à gérer et à rationaliser différentes parties de mon entreprise. Certains sont devenus absolument cruciaux pour mon travail au quotidien, que ce soit pour améliorer la qualité de mon travail, réduire le fardeau des tâches administratives ou faciliter la collaboration avec d'autres clients.

Dans cet article, je vais partager les 8 outils dont j'ai besoin pour mon entreprise d'écriture indépendante et comment je les utilise.

1. La suite d'outils Google

Google dispose d'une suite exceptionnelle d'outils que j'utilise chaque jour à de nombreuses fins différentes. Les outils comprennent :

• Google Docs, que j'utilise pour rédiger, partager et modifier le contenu que je soumets à mes clients
• Google Sheets, que j'utilise pour mon propre système de suivi des données client CRM sur mesure
• Gmail, que j'utilise pour la communication avec les clients
• Google Analytics, qui partage des informations précieuses sur mon propre site et ses performances (et, lorsque j'y ai accès, sur les données du site de mes clients et de leur contenu)

Les outils de Google sont gratuits, ils sont à peu près aussi fiables que possible et ils sont faciles à utiliser. Google Docs et Google Sheets ont tous deux d'excellentes fonctionnalités de collaboration qui facilitent la collaboration inter-équipes.

Bonus : j'utilise Wordable (qui figure sur cette liste !) Pour télécharger rapidement du contenu sur les sites de mes clients, et l'outil peut accepter le contenu de Google Docs.

2. Semrush

Il existe de nombreux outils de référencement et de recherche de mots clés exceptionnels disponibles, mais Semrush est mon outil de prédilection ici.

J'ai commencé à utiliser l'outil en grande partie parce que j'avais l'impression que les données sur la densité des mots clés et le niveau de concurrence étaient présentées de manière claire et facile à comprendre. (Ce n'est pas le cas avec tous les outils). J'ai aussi apprécié le fait qu'ils disposaient de données sur les tendances des mots clés.

Finalement, j'ai commencé à utiliser d'autres outils aussi. J'ai gardé un œil sur les positions des articles de blog que j'ai écrits. Si quelque chose de haut rang tombe, je sais qu'il est temps de dire au client que nous devrions mettre à jour ce poste pour garder une position sécurisée.

Je suis également un grand fan de leur SEO Writing Assistant, qui est un outil d'optimisation SEO simple. Copiez et collez votre contenu dans l'outil, définissez votre mot clé principal et obtenez des suggestions sur les mots clés secondaires, le ton de la voix, la lisibilité, etc.

Il existe de nombreux autres excellents outils que vous pouvez utiliser pour tout, de la recherche de concurrents à l'évaluation des aspects techniques de votre site.

3. Nextiva

Si vous êtes comme moi, vous passez beaucoup de temps sur les appels avec les clients. Pour bien faire les choses, vous avez besoin d'un excellent système téléphonique professionnel, et Nextiva vous le propose.

Il s'agit d'une plate-forme VoIP basée sur le cloud, qui est le meilleur choix disponible pour les petites entreprises et les indépendants. Cela signifie qu'il fonctionne sur Internet, ce qui rend Nextiva plus flexible, abordable et avec une bien meilleure qualité d'appel que les autres systèmes téléphoniques.

Nextiva est également formidable car il permet d'être facilement professionnel avec vos clients. Vous pouvez configurer un numéro sans frais gratuit ou transférer votre ancien numéro. Et vous pouvez configurer un message de bienvenue personnalisé et un routage des appels, de sorte que toute personne qui appelle sera traitée comme si elle avait atteint une entreprise avec un budget plus important.

Répondre aux appels est facile sur un téléphone matériel, un ordinateur ou même en utilisant l'application Nextiva sur mon smartphone. Lorsque je suis en déplacement, l'application est bien meilleure que d'avoir un numéro pour le travail et un autre pour les appels personnels, et beaucoup plus facile que de transporter deux téléphones.

Et pour ceux qui obtiennent de nouveaux clients grâce au démarchage téléphonique, c'est l'idéal. Il existe des fonctionnalités intégrées qui facilitent l'appel des prospects, comme la possibilité de corriger l'identité de l'appelant ou de consulter facilement l'historique des appels. Si vous voulez de meilleurs appels téléphoniques et relations avec vos clients, vous avez besoin de Nextiva.

4. Grammaire

Personne n'est parfait. Les fautes de frappe se produisent, en particulier au volume de travail que je travaille. Et bien que je passe en revue et relise tout mon contenu, il est si facile pour vos yeux de manquer des erreurs, même lorsque vous faites attention.

Grammarly est entré dans le chat.

Aucun outil de grammaire n'est parfait - dans de nombreux cas, Grammarly peut suggérer une structure de phrase maladroite ou me dire que le nom d'une marque n'est pas orthographié correctement parce qu'ils ne connaissent tout simplement pas le mot. Mais un grand nombre de leurs suggestions sont bonnes, et cela peut m'aider à détecter de petites erreurs qui sont autrement si faciles à manquer.

J'utilise l'extension Grammarly, qui analyse mon contenu dans la plupart des fenêtres en ligne, y compris lorsque je saisis du contenu dans WordPress et lorsque je tape dans un document Google. Vous pouvez accepter ou rejeter les suggestions, et même si vous ne faites pas de suggestion, cela peut parfois signaler une phrase embarrassante que vous voudrez corriger manuellement.

Ma meilleure utilisation de Grammarly par-dessus tout : cela me permet de définir différents dialectes pour vérifier l'orthographe en fonction de l'endroit où mon client publie le contenu. Mes clients en Australie, par exemple, utilisent "l'anglais britannique" tandis que mes clients américains utilisent "l'anglais américain". Cela contribue grandement à fournir des résultats de meilleure qualité qui rendent mes clients heureux.

Je paie pour un abonnement Grammarly au lieu d'utiliser simplement le plan gratuit, et ça vaut chaque centime.

5. Calendrier Apple

Je n'ai pas de logiciel de planification sophistiqué, car c'est trop compliqué pour moi. Au lieu de cela, je préfère utiliser le calendrier Apple de base (et gratuit) pour suivre mon emploi du temps.

Mon emploi du temps est codé par couleur. Le bleu est pour le travail, le violet pour les plans et l'orange pour les rendez-vous. Je peux m'assurer que je ne prends pas un rendez-vous chez le médecin en même temps qu'un appel client en ayant tout au même endroit.

Dès que je reçois un devoir, je fais deux choses : je le connecte à mon logiciel de facturation (que nous allons voir ensuite) et je le dépose sur mon calendrier Apple. Je configure des alertes pendant 30 minutes avant les réunions, mais je désactive les alertes pour tout le reste.

Il y a une excellente disposition visuelle ici qui me permet de voir facilement ce que j'ai sur mon emploi du temps et d'éviter d'être surbooké. Cela me facilite la vie et m'assure de ne pas trop promettre ce que je peux réellement livrer. Et même si je suis en déplacement, il se synchronise avec mon Apple Watch afin que je puisse toujours vérifier ce qui se passe quand j'ai besoin de faire des plans.

6. Livres frais

J'ai écrit assez souvent à quel point j'aime Freshbooks, qui est mon logiciel de facturation préféré, donc il allait certainement faire cette liste de mes outils indispensables.

Voici les bases de pourquoi je l'aime:

• C'est incroyablement abordable par rapport à d'autres alternatives
• Il dispose d'incroyables fonctionnalités de reporting, me permettant de visualiser le total des revenus annuels, trimestriels ou mensuels, ainsi que les revenus récurrents des clients et les données P&L
• Je peux collaborer avec mon comptable afin qu'il n'ait pas besoin de moi pour envoyer des fichiers ou des documents volumineux ; ils peuvent obtenir un accès en lecture seule pour m'aider avec les estimations trimestrielles et les impôts
• Je peux entièrement personnaliser mes factures et il existe des fonctionnalités flexibles telles que la possibilité de rendre certaines factures récurrentes, d'accepter différents types de paiements et d'utiliser des modèles de facture.

Et sur une note rapide : pour tous ceux qui se versent un salaire (ce que je fais en tant que personne qui choisit d'être imposé en tant que S-corp), Gusto est un outil exceptionnel pour aider à la paie et aux impôts des employés. Vérifiez celui-là aussi.

7. Libellé

J'utilise Wordable depuis février 2021 et je suis un client dévoué à ce stade.

J'envoie à la majorité de mes clients un lien vers un document Google avec le contenu que j'ai créé, qu'ils téléchargent ensuite eux-mêmes. Dans certains cas, cependant, les clients veulent que je télécharge le contenu.

J'avais l'habitude de redouter cela. Il faut beaucoup de temps pour obtenir un contenu exactement écrit dans Google Docs, puis le télécharger sur un système CMS, mais WordPress a dévoré des messages suffisamment de fois pour savoir que vous ne devriez jamais écrire directement dans un CMS.

Wordable vous permet de télécharger du contenu à partir de documents Word ou de Google Docs sur certaines plates-formes CMS, notamment WordPress, HubSpot, Shopify, Medium, etc. Le contenu reste correctement formaté, images incluses, et il peut même enregistrer des informations SEO comme des méta descriptions ou du texte alternatif.

L'une de mes fonctionnalités préférées est les options de "transformation" lorsque vous téléchargez du contenu. Vous pouvez choisir d'ouvrir automatiquement tous les liens dans un nouvel onglet, par exemple, au lieu de devoir ajuster manuellement chacun d'entre eux ; vous pouvez insérer du texte alternatif, des méta-descriptions, etc. Vous pouvez également obtenir un nettoyage de base ou une compression d'image.

Cela simplifie considérablement une partie de mon travail qui prendrait du temps et serait fastidieuse, ce qui est toujours une bonne nouvelle.

8 BonjourSign

HelloSign est un logiciel de signature virtuelle de documents. Ces signatures sont juridiquement contraignantes.

L'outil vous permet de télécharger des documents, de créer des modèles et de les signer ou de les envoyer à quelqu'un d'autre pour qu'il les signe (ou de faire les deux !).

Bien qu'il existe de nombreux outils de signature de documents, j'ai choisi HelloSign en raison de sa polyvalence, de son coût abordable et de son interface exceptionnellement facile à utiliser. Ce sont des qualités que tous les outils concurrents n'ont pas.

Ma décision préférée avec HelloSign est d'avoir un modèle de contrat standard prêt à l'emploi. Je l'ai déjà signé de mon côté, et j'ai des champs de texte où les clients peuvent déposer leurs propres informations comme le nom de l'entreprise, le nom du représentant et la signature. Tant qu'aucun changement n'est nécessaire, je peux conclure un contrat en quelques minutes après un accord entre moi et un nouveau client.

Dernières pensées

Si vous m'aviez dit qu'être un écrivain indépendant signifierait que j'aurais besoin de dizaines d'outils différents pour m'aider dans les tâches essentielles, pour travailler avec les clients avec les outils qu'ils ont choisis et même pour éliminer les fonctions commerciales de base comme être payé , j'aurais probablement couru dans l'autre sens.

Avoir une entreprise d'écriture indépendante signifie que vous devez la prendre au sérieux et trouver des outils qui vous aideront à la faire fonctionner correctement. Je ne saurais trop recommander ces 8 outils aux indépendants, mais n'oubliez pas qu'il existe de nombreuses options et que la plupart proposent des essais gratuits. Trouvez ce qui vous convient le mieux et répond à vos besoins spécifiques. Lire la suite : emplois indépendants.

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