5 étapes pour créer une plateforme de communication d'entreprise

Une bonne communication interne est un élément essentiel au succès de toute entreprise. En fait, une étude a montré que les employés d'un lieu de travail moderne consacrent environ 80 % de leur temps à des activités collaboratives. Dans ce monde des affaires moderne, les outils de communication numérique sont essentiels pour maximiser ces interactions.

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Malheureusement, la plupart des entreprises souffrent de plates-formes internes fragmentées et déconnectées. Une petite startup avec 5 à 10 employés peut bien travailler avec des messagers réguliers tels que des e-mails ou des applications de médias sociaux. Cependant, au fur et à mesure que vous embauchez de nouveaux employés et établissez une structure plus ramifiée, vous aurez besoin d'une plateforme de communication interne spécialisée, qui s'intègre parfaitement à vos processus existants et est conçue sur mesure en fonction des besoins de vos employés.

En outre, vous souhaitez une solution, par exemple une solution de numérotation, que vous pouvez intégrer à votre plate-forme de communication et qui vous permet de vous connecter de manière transparente avec vos clients et clients. Si vous êtes intéressé, jetez un œil aux numéros 1800 mis en vente par Call Cowboy.

Avec ce guide complet, nous parlerons des avantages d'un outil de communication d'entreprise personnalisé et de la manière dont vous devriez vous y prendre pour en créer un à partir de zéro.

Avantages d'une plateforme de communication d'entreprise interne

Construire votre outil de communication peut aider votre entreprise de plusieurs façons. Voici quelques-uns des avantages d'un logiciel de communication d'entreprise interne personnalisé :

1. Un gain de productivité

La principale raison pour laquelle une entreprise devrait développer une plate-forme de communication d'entreprise n'est pas d'aider à augmenter la productivité des employés. Lorsque la communication est plus rapide et plus facile, vos employés peuvent se concentrer et consacrer plus de temps à d'autres tâches importantes. Avec un logiciel personnalisé, vos employés peuvent avoir accès aux dernières mises à jour et aux informations pertinentes facilement accessibles sur n'importe quel appareil, n'importe où, n'importe quand.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également inclure dans votre plateforme des outils collaboratifs tels que des boîtes de réception de courrier électronique ou des espaces de travail partagés qui offrent de toutes nouvelles possibilités à votre personnel. Si vous avez le budget, l'automatisation est un autre moyen d'aider à augmenter la productivité, en automatisant et en simplifiant les tâches de routine pour libérer du temps pour vos employés.

2. Meilleure expérience des employés à distance

Le lieu de travail moderne nécessite une transformation numérique totale, surtout maintenant avec la tendance croissante au travail à distance, grâce à l'épidémie de COVID-19. Mais alors que la pandémie commence à s'atténuer et que les entreprises commencent à rouvrir leurs portes, la plupart des organisations utilisent désormais une configuration hybride, une combinaison d'un bureau traditionnel et d'un travail à distance.

Dans les deux cas, une communication interne fluide est essentielle pour les entreprises, en particulier avec un lieu de travail hybride. Un outil de communication personnalisé peut vous aider à augmenter votre productivité tout en rationalisant les processus existants.

3. Des processus plus rationalisés

La communication d'entreprise implique généralement plusieurs canaux à des fins différentes. Cela peut créer des silos de communication et entraîner des employés déconnectés. En créant une plate-forme de communication interne personnalisée, vous pouvez créer une communication unifiée tout en rationalisant les processus, éliminant ainsi le besoin de basculer entre différentes plates-formes et applications.

En conséquence, vos employés peuvent passer moins de temps à rechercher les données et informations requises. Au lieu de cela, ils peuvent obtenir tout le contenu essentiel actuel en un seul endroit.

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4. Favoriser une culture d'entreprise ouverte et transparente

Une plate-forme personnalisée pour la communication interne de l'entreprise aide à créer une culture ouverte et conviviale pour partager des opinions et des idées, ainsi qu'apprendre à connaître vos collègues et accroître la confiance et la camaraderie.

Lorsqu'elle est bien développée, une plateforme de communication d'entreprise peut également être un lieu de diffusion et de promotion de votre culture d'entreprise. Il peut vous permettre de publier des annonces, de partager des photos d'entreprise, d'organiser des ateliers en ligne et des événements virtuels, ou d'honorer votre personnel, ce qui peut stimuler la satisfaction, la motivation et l'inclusivité sur les lieux de travail.

Comment créer une plateforme de communication d'entreprise

1. Choisissez une société de développement de logiciels expérimentée

À moins que vous ne soyez un programmeur avec une expérience rigoureuse en développement de logiciels, le développement de votre plate-forme de communication signifie que vous devez embaucher ou sous-traiter une entreprise de développement de logiciels pour créer une plate-forme de communication.

En tant que responsable de la construction de votre logiciel de communication, vous voulez quelqu'un avec suffisamment de connaissances. Envisagez de demander des projets passés et s'ils ont de l'expérience dans la construction de la solution dont vous avez besoin. Vérifiez leurs antécédents et lisez des critiques et des témoignages sur leurs services.

La meilleure entreprise de développement de logiciels doit également disposer des bons outils et des ressources nécessaires pour développer une plate-forme de communication personnalisée pour votre entreprise. Ils doivent utiliser les technologies les plus récentes et émergentes pour créer des produits logiciels sécurisés et évolutifs.

De plus, le développement de logiciels peut prendre des mois. Cela signifie que vous travaillerez avec une société de développement pendant des mois. Donc, vous voulez une entreprise qui a une communication fluide et transparente et qui vous informe constamment des étapes importantes du projet.

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2. Faites vos recherches

Une fois que vous avez trouvé le bon développement avec lequel vous associer, vous pouvez commencer à mener des recherches avec eux. Comme pour tout projet, vous devez commencer le développement de votre plateforme de communication d'entreprise par une planification minutieuse. Vous et votre développeur devez effectuer des recherches approfondies sur la situation et le climat du marché. Selon le cycle de développement logiciel utilisé par votre société de développement, le processus variera.

En général, cependant, l'étude du marché des logiciels de communication d'entreprise nécessite que vous répondiez à ces questions clés :

Quels sont les besoins de votre entreprise pour une plateforme de communication ?

Une plateforme de communication d'entreprise sur mesure vous permet de l'adapter parfaitement aux besoins de votre entreprise. Donc, la question est maintenant quels sont ces besoins ?

Pour comprendre les besoins de votre entreprise, réfléchissez au qui, quoi et comment.

Qui utilisera le logiciel ? Est-ce pour des départements spécifiques ou une solution à l'échelle de l'entreprise ? Comment vos employés l'utiliseront-ils ? Ont-ils besoin d'une simple application de chat de groupe pour rester connectés et partager les actualités de l'entreprise ? Avez-vous besoin d'un outil de gestion de projet ou de collaboration pour quelques départements spécifiques pour accéder et partager des idées et des informations ? Peut-être avez-vous besoin de quelque chose de spécial, comme une solution de communication pour vos cadres supérieurs et les membres de votre conseil d'administration ? Ou peut-être que vous voulez tout ?

Avez-vous besoin d'une solution Web, d'une application mobile ou des deux ?

Une fois que vous avez déterminé vos besoins, vous devez décider si vous souhaitez choisir une solution Web/mobile uniquement ou prévoir de couvrir les deux pour permettre les communications professionnelles.

En général, le bureau traditionnel est composé d'ordinateurs de bureau et d'ordinateurs portables. Ainsi, la plupart des solutions de communication numérique pour les entreprises sont souvent basées sur le Web. Cela dit, avec la popularité croissante du travail à distance, les premières applications mobiles ont également considérablement augmenté.

Dans la plupart des cas, même une plate-forme Web devrait être adaptée aux mobiles de nos jours. Cependant, il est préférable de développer les deux (à condition d'avoir le budget), ce qui vous permet de répondre à un lieu de travail hybride.

Quels sont vos KPI de réussite ?

Définir des KPI de réussite clairs vous permet de mieux comprendre les meilleures fonctionnalités dont vous avez besoin pour les atteindre. La liste exacte des mesures que vous devez définir dépendra des besoins de votre entreprise. Cependant, en général, les KPI de succès d'une plateforme de communication d'entreprise efficace peuvent inclure :

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1. Métrique d'engagement

Il s'agit de la manière dont les employés interagiront avec la plateforme et seront engagés dans des activités de communication d'entreprise et sociales. Par exemple, il peut inclure l'ouverture, la réponse, le clic et d'autres mesures pertinentes.

2. Métrique comportementale

Cela fait référence à la façon dont la solution influence les comportements, les attitudes et les opinions des employés. Cela peut inclure le niveau de satisfaction et de confiance, le taux de réponse moyen, etc.

3. Indicateur de productivité

Cela fait référence à la façon dont la plateforme stimule la productivité et les employés au sein de l'entreprise. Certains exemples peuvent inclure le temps gagné grâce à l'amélioration des communications internes ou la rapidité de la communication et de la collaboration.

Prenez note que d'autres questions surviendront au cours de l'étape de la recherche. La plupart des sociétés de développement peuvent vous aider à décrire tout ce qu'il y a à savoir sur un projet au premier stade de développement. Alors, prenez votre temps pour discuter de vos options et de vos besoins avec la société de développement que vous avez choisie.

3. Établir un hub central

Tout outil de communication interne efficace nécessite un hub central, servant de base à vos besoins de collaboration et de communication.

Dans ce cas, envisagez d'utiliser un intranet. Il agit comme un centre de travail numérique centralisé pour vos employés, intégrant tous les systèmes existants. Cela permet également à votre personnel administratif de gérer plus facilement la communication et le contenu tout en permettant au reste de vos employés de trouver plus facilement les informations nécessaires et de se connecter les uns aux autres.

Il offre un lieu où toute collaboration et communication peut commencer et permet aux utilisateurs de se connecter à trois niveaux différents : personnel, local et mondial.

De manière générale, votre développement logiciel peut vous aider à mettre en place l'intranet de votre entreprise, en lien avec le développement de votre plateforme de communication.

4. Considérez les fonctionnalités dont vous avez besoin

Nous avons mentionné précédemment que développer votre plateforme de communication vous permet de répondre parfaitement aux besoins de votre entreprise. Ainsi, sa fonctionnalité peut également être personnalisée. Cela rend la liste des fonctionnalités potentielles beaucoup plus longue.

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Vous trouverez ci-dessous certaines des caractéristiques les plus courantes d'une plateforme de communication interne. Notez que plus vous avez de fonctionnalités, plus le coût de développement du logiciel sera élevé.

1. Intégration

L'idée derrière l'intégration est d'aider à guider les utilisateurs, en montrant quelles sont les principales fonctionnalités et comment les utiliser. Lorsque vous créez une plate-forme de communication, vous pouvez mettre en œuvre un processus d'intégration de différentes manières, comme une courte vidéo d'introduction ou quelques captures d'écran de la plate-forme et de ses principales fonctionnalités.

2. Profils

La communication interne est basée sur la transparence. Ainsi, vous souhaitez que vos collaborateurs puissent se connecter et s'identifier. Le processus d'inscription ne devrait pas être différent des autres applications où les utilisateurs peuvent fournir leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone. Ou vous pouvez choisir de laisser vos administrateurs créer des profils d'employés. Leur profil doit inclure les informations nécessaires telles que la photo, le nom, le service, le poste, les coordonnées et des informations non professionnelles telles que les loisirs, qui peuvent être utiles pour améliorer les relations avec les employés.

3. Nourrir

C'est là que toutes les informations - annonces, réalisations, projets en cours, mises à jour sur la vie de l'entreprise, etc. - seront publiées. Vous devez inclure une fonctionnalité qui vous permet d'épingler des annonces importantes afin que tout le monde puisse les voir. Vous pouvez également inclure un système de filtrage afin que les employés puissent trier les publications par pertinence.

4. Bibliothèque

L'un des principaux problèmes de communication pour les employés est de trouver les bons fichiers. Avoir une bibliothèque de fichiers partagés peut aider vos employés à tout stocker en un seul endroit et à y accéder quand ils en ont besoin.

5. Groupes

Cette fonctionnalité est nécessaire pour aider des départements spécifiques à créer un groupe dédié pour partager des informations spécifiques à l'équipe. Des annonces et d'autres informations peuvent être publiées afin que seuls les membres du groupe puissent les voir et y accéder.

6. Chat et appel vidéo

La fonctionnalité de messagerie instantanée et d'appel vidéo est indispensable pour toute plate-forme de communication d'entreprise moderne. Il est essentiel d'avoir des fonctionnalités de messagerie directe entre les utilisateurs. La fonction d'appel vidéo permet également aux équipes distantes de tenir des réunions et des conférences virtuelles.

7. Partage de fichiers

Ceci est nécessaire pour toute communication d'entreprise. Selon les besoins de votre entreprise, le partage d'un type de fichier peut suffire, mais il est préférable que votre plateforme puisse prendre en charge plusieurs types de fichiers.

8. Notifications

Les notifications sont nécessaires pour s'assurer que les employés ne manquent aucun message ou annonce important lorsque l'application s'exécute en arrière-plan.

9. Contrôles d'administration

Le contrôle administrateur est une fonctionnalité de sécurité importante. Il vous permet d'affecter un administrateur qui surveille les communications internes, ajoute ou supprime des employés, modifie les niveaux d'accès, etc.

10. Intégrations

La possibilité d'ajouter et d'intégrer des applications tierces permet une intégration parfaite avec votre solution existante. Cela permet également d'économiser sur les coûts. Par exemple, au lieu de développer une fonctionnalité d'édition collaborative de documents, vous pouvez simplement intégrer des services existants que vous utilisez déjà comme Dropbox ou Office 365.

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5. Établissez un budget

Une plate-forme de communication d'entreprise n'est pas bon marché. Si vous optez pour la voie personnalisée, vous devez mettre de côté une part importante de votre budget. En général, votre développeur peut vous aider à planifier votre plate-forme en fonction de votre budget défini.

Cela dit, voici quelques facteurs qui affectent le développement de la communication :

• Types d'experts dont vous avez besoin (chef de projet, développeur android/iOS, développeurs web, etc.)
• Durée de développement
• Fonctionnalité et caractéristique
• Conception (interface préfabriquée ou faite à partir de zéro)
• Plateformes (application Web ou mobile)

Emporter

La communication d'entreprise continue d'évoluer à mesure que la connectivité sociale change. Aujourd'hui, pour construire un environnement d'affaires transparent et collaboratif, une plateforme de communication d'entreprise dédiée est plus critique que jamais.

C'est pourquoi le développement de logiciels de communication d'entreprise devient de plus en plus populaire pour fournir à vos employés une plate-forme conçue spécifiquement pour leurs besoins et parfaitement adaptée à vos flux de travail existants, ce que les solutions préfabriquées peuvent difficilement offrir.

Avec un outil de communication d'entreprise interne personnalisé, votre entreprise peut bénéficier de nombreux avantages, notamment une productivité globale accrue. Et une entreprise avec des employés productifs est une organisation prospère.