5 étapes simples pour envoyer des e-mails froids B2B conformes au RGPD

1. Perspectives adéquates et pertinentes

La génération de leads et la prospection impliquent essentiellement des données personnelles lors de campagnes d'emails froids b2b. D'un autre côté, le GDPR n'empêche pas les gens de prospecter ou de collecter des prospects, il exige simplement un plus grand niveau de précision et de soin de la part des prospecteurs. En vertu du RGPD, les données personnelles collectées doivent être adéquates et pertinentes au regard de la finalité de leur traitement.

Par conséquent, vous devez considérer deux facteurs :

• l'adéquation de vos données (c'est-à-dire de combien de données avez-vous vraiment besoin pour ce que vous espérez réaliser ?)
• et la pertinence de vos données (c'est-à-dire que les données que vous collectez correspondent à vos besoins ?)

Afin de garantir l'adéquation, ne collectez que les données qui vous sont strictement nécessaires en tant que sous-traitant. En termes simples, ne collectez pas d'informations si vous ne prévoyez pas de les utiliser.

Afin d'assurer la pertinence, si vous ciblez la bonne personne, aucun prospect ne devrait jamais se demander pourquoi vous lui avez envoyé un e-mail.

Si votre prospect est surpris d'avoir de vos nouvelles, les pistes que vous avez recueillies sont-elles pertinentes ? Assurez-vous d'être très précis dans la sélection de vos prospects idéaux et adaptez vos campagnes en conséquence.

2. Expliquer votre intérêt légitime

Si votre prospect réagit toujours négativement à votre meilleur e-mail froid, il est temps de lui expliquer la raison de votre e-mail. Souvent, les spécialistes du marketing b2b et les membres d'une équipe de vente ne connaissent pas l'intérêt légitime.

La "Intérêt légitime" couvre un large éventail d'intérêts, qu'ils soient de l'entreprise, de tiers, commerciaux ou pour des raisons sociétales plus larges. Selon les sources officielles du RGPD, l'intérêt légitime est la plus flexible des bases légales du RGPD pour le traitement des données personnelles.

Théoriquement, une organisation peut utiliser des données personnelles auxquelles la personne concernée s'attendrait. Cet aspect couvre, sans s'y limiter :

• Utilisation des données des clients ou des employés
• Commercialisation
• Prévention de la fraude
• Transferts intra-groupe
• sécurité informatique

Mais, avant de faire appel à l'intérêt légitime et de commencer à spammer les gens avec des e-mails froids b2b, vous devez vous assurer que cela est applicable. Ce que vous devez faire et ne jamais éviter avant votre campagne de sensibilisation par e-mail froid est de :

• Recherchez le profil LinkedIn et / ou le site Web de l'entreprise pour voir s'ils bénéficieraient de votre produit ou de votre service
• Demandez des références à votre réseau professionnel
• Vérifiez tout investissement / financement récent si votre offre soutient la croissance

Il est important de faire des recherches de fond sur vos prospects en premier lieu et de fournir un contexte simple dans vos e-mails et de ne pas les frapper avec un message ennuyeux.

Afin d'inclure un intérêt légitime dans vos e-mails froids et d'être conforme au RGPD, il est important d'inclure trois informations clés :

• Une déclaration informant le destinataire de la manière dont vous avez traité ses données.
• Une brève explication de la raison pour laquelle vous le traitez.
• Instructions que le destinataire de votre e-mail peut suivre pour modifier les données que vous traitez ou demander la suppression de vos données de votre liste.

3. Faites en sorte qu'il soit rapide et facile de se désabonner/désactiver

Si vous êtes impliqué dans l'envoi de campagnes d'emails à froid, vous devez informer vos prospects des modalités d'exercice de leur droit à l'effacement. En d'autres termes, vous devez conseiller les gens sur un moyen simple de se retirer.

Une façon d'automatiser ce processus consiste à inclure un lien de désinscription au bas de la copie de votre e-mail. Alternativement, vous pouvez ajouter du texte au bas de votre e-mail informant votre prospect que s'il n'est pas intéressé et ne souhaite plus avoir de vos nouvelles, il peut alors répondre "non merci" et ses coordonnées seront supprimées de votre liste. .

L'aspect le plus important de l'opt-out est qu'il est clair, facile à suivre et que toutes les demandes sont physiquement exécutées.

Cela signifie que lorsque quelqu'un vous demande de supprimer ses données, vous les supprimez !

Il est donc essentiel de créer une liste « à ne pas contacter » des entreprises et des personnes qui se sont désengagées, afin de s'assurer qu'elles ne seront pas recontactées.

4. Nettoyez et maintenez régulièrement votre base de données

Dans le prolongement de la suppression des prospects qui se sont désinscrits ou qui se sont désabonnés, le RGPD stipule que vous ne devez pas conserver d'informations pendant des mois et des mois ou conserver des informations incorrectes. Vous devez donc nettoyer régulièrement votre CRM des leads inactifs. Vous devez également vérifier que vos coordonnées sont à jour.

5. Préparer les réponses aux plaintes et questions GDPR

Enfin, attendez-vous à des réponses ou réactions défavorables de la part de vos prospects. La confidentialité est un sujet énorme et certaines personnes ne seront pas contentes d'avoir reçu vos e-mails (froids), même s'ils sont conformes au RGPD. Par conséquent, attendez-vous à des questions telles que :

"Quels droits avez-vous en m'envoyant un e-mail ?"

Même si vous avez envoyé votre e-mail à une adresse e-mail d'entreprise, en vous adressant à l'entreprise de votre prospect, il contiendra toujours le nom de quelqu'un, ce qui le rendra personnel. Votre intérêt légitime doit donc être mis en avant. Si votre produit/service ne concerne pas spécifiquement votre prospect, expliquez la ou les raisons pour lesquelles vous l'avez pensé être une personne pertinente avec laquelle entrer en contact.

Il peut s'agir de leur profil LinkedIn, de leur site Web ou d'un article récemment partagé lié à leurs habitudes de lecture en ligne.

Une réponse typique pourrait être :

« Nous avons collecté et traité vos données sur la base d'un intérêt légitime. Étant donné à quel point notre (produit/service) a été bénéfique pour (profil de l'entreprise/profil du prospect) dans le passé, j'ai pensé que notre offre vous était bénéfique. »

« D'où avez-vous obtenu mes informations ? »

Une autre question attendue. Expliquez où vous avez trouvé leurs données, pourquoi vous pensiez qu'ils étaient une personne appropriée à contacter et pourquoi vous pensiez qu'ils seraient intéressés par votre offre. De nombreuses données sont des informations publiquement ou ouvertement disponibles, c'est-à-dire des sites Web, des annuaires en ligne, etc.

En règle générale, vous pourriez répondre :

"J'ai trouvé votre profil sur LinkedIn car vous correspondez à notre profil de client typique. J'ai ensuite deviné votre adresse e-mail à l'aide d'informations accessibles au public et je l'ai exécutée via un outil de vérification en ligne.

« Quelles informations détenez-vous sur moi ? »

Le RGPD applique le droit d'être informé et le droit d'accès des personnes (demande d'accès au sujet), ce qui signifie que si on vous le demande, vous devez fournir les informations que vous avez collectées et comment elles ont été traitées.

Un modèle de réponse pourrait se lire :

"Votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre entreprise et le titre de votre poste sont les seules données que nous détenons. Conformément à vos droits, nous les supprimerons de notre base de données si vous n'êtes pas intéressé par nos services ou si vous souhaitez que nous le fassions. Vos données ne sont pas conservées dans d'autres bases de données ni revendues. »

Maintenant que vous connaissez les bases avant d'envoyer vos e-mails froids b2b et comment rester dans la zone de sécurité, il est temps de faire une liste de contrôle des choses les plus importantes que vous devez couvrir pour votre copie d'e-mail en termes de RGPD :

1. Lignes d'objet

La première chose que les gens voient dans leur boîte de réception est un grand nombre de lignes de phrases en gras. Comment pouvez-vous vous faire remarquer entre toutes ces lignes d'objet d'e-mail ? Vous préparez vos sujets accrocheurs bien sûr ! Des lignes d'objet plus courtes avec des emoji intrigants se sont avérées augmenter les taux d'ouverture et de réponse. Assurez-vous de susciter l'intérêt dès le début de votre approche à froid.

2. Gardez votre copie d'e-mail simple

Votre modèle de sensibilisation à froid n'est pas un essai ! Considérez l'expérience client comme votre guide lors de la création de votre modèle d'e-mail froid b2b. Les e-mails plus courts retiennent l'attention du client plus longtemps (et comme nous le savons tous, c'est très court lorsqu'il s'agit de lire des e-mails froids).

Essayez de ne pas présenter un nouveau produit ou de présenter une option d'essai gratuite de votre service dans votre premier e-mail. Au lieu de cela, présentez-vous très rapidement, expliquez-leur pourquoi vous les contactez et insérez simplement les avantages de la communication mutuelle. Enregistrez votre argumentaire de vente pour vos suivis.

3. N'utilisez pas de liens excessifs

Les meilleures pratiques d'e-mails froids disent de ne pas utiliser de liens du tout ! Mais en cas de besoin, tenez-vous en aux URL sécurisées, raccourcissez-les de préférence en pages de destination contenant toutes les informations nécessaires à ce que vous proposez. Il a été prouvé que les liens marquent les e-mails comme spam, évitez-les autant que possible si vous souhaitez que vos e-mails soient marqués comme étant sauvegardés.

4. Vérifiez si le timing est bon

Lorsque vous envoyez des messages de vente, vous devez vous assurer que vous le faites au bon moment. Les prospects B2B sont moins irrités par les e-mails commerciaux lorsqu'ils sont en croissance positive au sein de l'entreprise, recrutent ou partagent des histoires de réussite et des études de cas avec leurs clients, ou lorsqu'ils ont simplement du temps libre.

Pour connaître le meilleur moment, vous devrez peut-être vérifier leur activité récente sur les profils de médias sociaux ou utiliser des plateformes qui fournissent des informations financières et affichent les déclencheurs de vente pour une entreprise. Frapper le meilleur moment est crucial pour une campagne d'e-mails à froid réussie.

Vous pouvez toujours demander à votre destinataire quel serait le meilleur moment pour le contacter.

5. L'hyper-personnalisation est la clé

Nous devons tous l'admettre : toute personne qui reçoit un e-mail non pertinent qui semble être envoyé par un bot, et non par une personne, est irritée. Et pourquoi? Parce que nous savons tous qu'aucun effort n'a été fait pour créer ces e-mails et pourtant, certaines personnes le font encore. Mais n'abandonnez pas encore l'automatisation des e-mails.

Vous pouvez toujours faire une automatisation des e-mails qui ressemble à un humain, présente de la pertinence et cible les bonnes personnes. L'hyper-personnalisation vous permettra d'obtenir des taux de clics plus élevés et vous apportera une campagne de sensibilisation à froid b2b réussie si vous le faites avec les bons outils et les bonnes données B2B.

Et si vous utilisiez des images personnalisées qui affichent le logo de l'entreprise de votre prospect ? Ou votre prochain e-mail contient-il une photo de vous, partageant virtuellement un café avec votre prospect, qui porte son nom ?

Les possibilités d'hyper-personnalisation sont infinies, il vous suffit d'utiliser votre créativité et de ne pas envoyer d'emails froids typiques du b2b, ce qui limitera votre processus de vente.

Conclusion

À première vue, cela peut sembler beaucoup de travail pour être conforme au RGPD lors de l'envoi d'e-mails froids, mais en ajoutant un plus grand niveau d'adéquation, de pertinence et de précision aux générateurs de prospects, vous ne faites que quelques modifications à votre processus d'envoi d'e-mails actuel. pour vous assurer que vous, en tant qu'expéditeur, êtes entièrement conforme.

Prenez votre temps lors de la rédaction de votre copie d'e-mail à froid b2b. Moins de mots peuvent en dire plus.

Voici 10 modèles d'e-mails froids B2B prêts à l'emploi qui sont non seulement conformes au RGPD, mais également très ciblés.