5 meilleures pratiques pour créer un manuel de l'employé efficace

Aujourd'hui, chaque entreprise aura ses politiques, règles et procédures régissant le travail et les pratiques de ses employés. Dans certains cas, il suffira simplement de dire à votre équipe ce dont vous avez besoin pour qu'elle le fasse. Cependant, cela ne fonctionne pas toujours.

Partager verbalement les politiques de votre entreprise peut prêter à confusion et à une application incohérente. Si votre équipe n'est pas informée de ses droits, de ses responsabilités, ainsi que de vos attentes, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'elle les respecte, n'est-ce pas ?

Vous avez besoin d'un manuel de l'employé pour que tout soit disponible et clair pour votre équipe. Dans cet article, vous apprendrez pourquoi c'est important et comment vous pouvez en créer un excellent.

Pourquoi avoir un manuel de l'employé est important

Un bon manuel de l'employé contiendra tout ce dont l'employé a besoin pour travailler efficacement dans l'entreprise. Cela peut inclure tout, des règles et règlements aux lois concernant leur travail en passant par les normes sociales qui leur sont imposées.

Le secteur des entreprises énumère les principales raisons pour lesquelles les entreprises ont besoin de manuels de l'employé en fonction de ce qu'elles incluent :

• Définir la mission, la culture et les valeurs de l'entreprise. Cela montrera aux employés comment ils peuvent contribuer à vos objectifs commerciaux et assurer la transparence de votre mission.
• Définir les attentes et les politiques de l'entreprise. Tous ceux qui travaillent dans votre entreprise doivent être au courant de vos attentes à leur égard. Cela inclut tous les détails, du moment et de l'endroit où ils fonctionneront aux types de règles que vous avez.
• Expliquez vos ressources et votre soutien. Les employés doivent savoir quelles ressources sont disponibles et où ils peuvent obtenir de l'aide.
• Énumérez les avantages de l'entreprise. Cela motivera l'équipe et favorisera l'égalité au travail.
• Minimiser les conflits et les risques. Enfin, le manuel servira de protecteur juridique des risques tels que les poursuites et les réclamations.

Meilleures pratiques pour votre manuel de l'employé

Maintenant que vous savez pourquoi c'est important, passons à la partie exploitable - les meilleures pratiques qui vous aideront à créer un excellent manuel de l'employé.

1. Incluez tous les éléments importants dans votre manuel

La création d'un manuel de l'employé est un travail en cours, mais la première version de celui-ci sera la plus difficile à réaliser pour vous. Il y a beaucoup à inclure, il est donc naturel que vous ne sachiez pas par où commencer.

Lorsque vous commencez à créer votre manuel, il est utile de le considérer comme la rédaction d'un manuel. L'idée est d'inclure tous les aspects importants du travail dans votre entreprise, de répondre aux questions courantes que les employés pourraient se poser et d'être transparent sur les projets de votre entreprise .

La US Small Business Administration a un guide très utile avec les choses qu'un manuel de l'employé devrait inclure. Vous voudrez peut-être utiliser cette liste pour commencer la vôtre :

• Horaires de travail
• Rémunération et avantages sociaux
• Informations générales sur l'emploi
• Accords de non-divulgation
• Politiques anti-discrimination et politiques de congé
• Section informatique / technologie
• Sûreté et sécurité dans l'entreprise
• Normes et attentes en matière de conduite

Bien sûr, il ne s'agit que d'une liste générale qui comprend certaines des choses les plus couramment ajoutées à ces manuels. Vous n'avez pas à vous arrêter là. Ce que vous incluez dans votre manuel dépendra de votre entreprise, de vos attentes et des tâches que vous avez pour l'équipe.

Tout ce que vous pensez être important ou apporter de la valeur à l'équipe, vous pouvez l'inclure dans votre manuel de l'employé.

Vous ne le ferez peut-être pas du premier coup, mais n'oubliez pas que vous pouvez toujours modifier et améliorer votre manuel de l'employé. Il s'agit d'un travail en cours et bien que le premier brouillon soit le plus difficile, le modifier plus tard est beaucoup plus facile.

2. Utilisez un blog interne pour partager des connaissances

Une bonne idée serait d'avoir un blog interne à l'entreprise où vous publierez votre manuel de l'employé. Cela permettra aux employés d'accéder aux directives quand ils le souhaitent et de n'importe où. Cela vous permettra également de modifier le manuel chaque fois que nécessaire et de partager des nouvelles et des mises à jour en un seul endroit.

Un blog interne auquel seule votre équipe peut accéder est un excellent moyen de promouvoir la communication et le partage des connaissances sur le lieu de travail . C'est l'endroit le plus naturel et le plus approprié pour votre manuel.

Vous pouvez créer une page de manuel dans votre blog et la lier à des ressources utiles, des actualités, des fichiers que votre équipe peut télécharger, des outils auxquels elle peut accéder pour résoudre un problème, etc. Rendre votre manuel numérique et disponible est le meilleur moyen de s'assurer que tout le monde y a accès. à l'information - chaque fois qu'ils en ont besoin.

3. Proposer des solutions en plus des règles

L'objectif le plus important du manuel de l'employé est de faciliter la communication interne . Cela dit, vous devez vous assurer que votre manuel contient des instructions sur la résolution des problèmes techniques liés à leur travail, tels que l'utilisation du matériel et des logiciels de l'entreprise, les procédures de connexion, l'accès aux ressources communes, etc.

De nombreuses entreprises commettent l'erreur d'insérer des règles dans leur manuel sans dire aux employés comment résoudre leurs problèmes lorsqu'ils surviennent.

Disons que vos employés ont des problèmes avec la vitesse de leur ordinateur après avoir installé un nouveau macOS. Tout ce qu'ils ont à faire est de se référer à votre manuel pour trouver les directives d'accélération Ventura pour les aider à résoudre ce problème et accélérer l'appareil.

Ces outils sont vitaux pour toutes les entreprises, en particulier les entreprises à distance, car ils permettent de gagner un temps précieux en matière d'assistance informatique. De plus, cela maintient l'efficacité de l'équipe, en particulier pendant les premières semaines suivant son embauche dans votre entreprise.

4. Assurez-vous qu'il a l'air bien

Les manuels des employés peuvent contenir des informations importantes, mais soyons réalistes - ils sont un véritable tueur d'humeur ! Il n'y a rien d'amusant dans un manuel rempli de règles et de règlements.

Votre équipe ne sera pas ravie de lire ce document et sera encore moins excitée lorsqu'elle le parcourra pour trouver une information.

Ainsi, il ne s'agit pas seulement de ce que vous y incluez, mais aussi de la façon dont vous le présentez. Si vous voulez que cela fonctionne, vous devez le rendre simple , engageant et clair pour les lecteurs.

Commençons par quelque chose de simple et clair. À moins que tous ceux qui travaillent pour vous n'aient une formation juridique, ils ne comprendront pas la section complexe sur les lois fédérales ou étatiques sur l'emploi. Cela signifie que vous ne pouvez pas le copier mot pour mot et vous attendre à ce qu'ils le découvrent. Au lieu de cela, demandez à un membre de votre équipe juridique de le rendre plus clair et plus engageant.

Vient ensuite l'apparition de votre manuel. Portez une attention particulière aux formats que vous utilisez et insérez des visuels pour rendre la pièce plus attrayante si vous le pouvez. Une image vaut mille mots, surtout si vous partagez des instructions pour résoudre un problème, faire quelque chose ou suivre une procédure étape par étape.

L'apparence est cruciale dans de tels documents. Pour rendre le contenu facilement scannable et permettre à vos employés de trouver immédiatement les informations dont ils ont besoin, ajoutez de nombreux titres et sous-titres, utilisez beaucoup d'espace blanc et ajoutez des puces dans la mesure du possible.

Considérez ceci - un employé a un problème ou des doutes sur ce qu'il peut ou ne peut pas faire. Ils décident d'ouvrir le manuel de l'employé. S'il s'agit d'un document avec peu d'espace blanc et un format médiocre, ils passeront une éternité à essayer de trouver les informations dont ils ont besoin. Si vous avez des titres et des puces, ce sera beaucoup plus facile.

5. Modifiez-le régulièrement

Ce n'est pas une tâche ponctuelle. De nombreuses entreprises utilisent le même manuel sans rien changer pendant des années, voire des décennies. Ce qui fonctionnait avant pourrait ne plus fonctionner maintenant. Les employeurs changent leurs attentes, et les employés aussi. Sans oublier que les lois et les politiques changent. Vous avez peut-être oublié d'ajouter quelque chose avant ou décidé de faire des exceptions.

Le manuel de l'employé est un document formel auquel chacun a accès et doit respecter. En tant que tel, il doit toujours inclure des informations pertinentes et mises à jour. Cela vous fera gagner plus de respect de vos employés et vous aidera à éviter des problèmes sans fin.

Pour plus de sécurité, planifiez des révisions périodiques de votre manuel. Prenez des notes lorsque vous souhaitez y ajouter des modifications et revenez à ces notes lors de ces révisions. Lorsque vous lisez le manuel, prenez le temps d'examiner les lois qui pourraient avoir changé depuis la dernière mise à jour. Les lois changent constamment, vous voudrez peut-être consulter votre équipe juridique pour éviter de commettre des erreurs et des poursuites coûteuses.

Dernières pensées

Avez-vous déjà un manuel de l'employé? Si oui, y a-t-il tout sur cette liste ? Y avez-vous les informations pertinentes et les tenez-vous à jour ?

Parcourez à nouveau ces conseils et déterminez ce qui manque à votre manuel. Prenez-en soin dès que possible et assurez-vous qu'il est disponible pour votre équipe chaque fois qu'elle en a besoin.