4 étapes pour une recherche DAM plus rapide : création d'une convention de dénomination de fichier

Une convention de dénomination de fichier est une norme nécessaire pour la mise en œuvre de la gestion des actifs numériques (DAM) car elle accomplit plusieurs choses. Conventions de nommage:

• Fonctionnalité de recherche Power DAM en fournissant des termes de recherche dans les noms qui ne nécessitent pas de marquage supplémentaire.
• Simplifiez les processus de flux de travail automatisés en fournissant des repères textuels directionnels indiquant « où » les fichiers doivent être stockés dans la taxonomie DAM.
• Indiquez des informations de base sur le contenu d'un fichier à n'importe quel utilisateur de l'organisation sans avoir à l'inspecter manuellement.

Vous trouverez ci-dessous quatre étapes qu'une équipe DAM peut suivre pour mettre en œuvre sa propre convention de dénomination de fichiers et permettre une ingestion et une recherche rapides et précises des ressources DAM.

1. Comprendre comment accélérer la recherche dans votre DAM

En savoir plus sur la classification des documents

On dit souvent que la plus haute forme de flatterie est le vol, mais appelons-le « emprunt ». Recherchez les groupes qui doivent intégrer des documents complexes dans une recherche d'entreprise simplifiée, notamment :

• Les bibliothécaires (Harvard a un merveilleux guide sur le sujet).
• Les archivistes (comme ceux des Nations Unies).
• Organismes scientifiques (comme l'Organisation internationale de normalisation).

Un simple coup d'œil à des exemples de conventions vous donnera une idée. Vos documents seront beaucoup plus faciles à diviser et à conquérir.

Entraînez-vous

Découvrez comment créer des facettes de recherche, des raccourcis, des liens, des balises utiles et des flux de travail automatisés au sein de votre DAM qui accéléreront l'ingestion et l'archivage. La plupart de ces processus sont faciles à apprendre. Lorsque le temps le permet, créez des documents pratiques, des feuilles de calcul et des vidéos pour votre équipe afin de vous assurer que tout le monde est prêt pour un DAM optimisé.

Creusez plus profondément : Balises et métadonnées dans le DAM : quelle est la différence ?

2. Comprendre comment les choses sont créées

Découvrez comment les chefs de projet créent des noms/numéros pour les projets et les fichiers

Les équipes créatives sont généralement organisées par départements demandeurs, avec des chefs de projet affectés à chacun et des fournisseurs qualifiés servant parfois plusieurs départements à mesure que les besoins augmentent et diminuent.

• Quelles sont les fonctions des dates, des types d'actifs et des autres informations qu'ils mettent actuellement dans les noms de fichiers ?
• Pourquoi une certaine partie du nom vient-elle en premier, au milieu ou en dernier ?

Les chefs de projet seront une mine d'informations sur et comment les fichiers sont généralement nommés.

Recueillir les noms et acronymes actuels

Il n'est pas nécessaire de réinventer la roue - et pourquoi voudriez-vous le faire ? Les acronymes existants peuvent être revus pour en vérifier la longueur et s'assurer qu'ils ne se chevauchent pas.

Au fur et à mesure que vous examinez la liste, des moyens de raccourcir et de distinguer les noms bien utilisés de ceux utilisés moins fréquemment se démarqueront probablement. Vérifiez auprès des chefs de projet pendant que vous compilez et choisissez leurs cerveaux pour d'autres qui peuvent être utilisés moins fréquemment.

3. Comprendre comment les choses sont utilisées

Rencontrer les principales parties prenantes

Commencez par les unités organisationnelles qui demandent des actifs à la production. Ensuite, demandez à un volontaire de servir de contact DAM. Ces contacts peuvent expliquer ce qui se passe lorsqu'ils reçoivent leurs avoirs.

Par exemple, les sites Web de marques affichent la majorité des actifs numériques, et il existe des contraintes de plate-forme et des conventions de processus métier pour leur disposition.

Limitez-vous aux exigences incontournables

Vanner les besoins du département en rassemblant les points communs. Encouragez les parties prenantes à faire des sacrifices en vous concentrant sur ce qui est vraiment l'information la plus importante. De quels éléments de nommage peuvent-ils se passer ou apprendre à vivre avec, dans l'intérêt d'une convention harmonisée et sensée dans l'ensemble de l'organisation ?

Par exemple, la disposition du marketing numérique de notre entreprise a conduit à des décisions sur les éléments qui apparaissent quand . La date de publication, par exemple, apparaît en premier car elle affecte la manière dont les actifs du site Web sont affichés par programmation. Cette date était moins importante pour les autres départements mais une variable clé pour le marketing, le plus gros demandeur de la production.

Approfondir : la structure de gouvernance du DAM définie et expliquée

4. Introduire la nouvelle convention le plus simplement possible

Facilitez la dénomination avec un générateur de noms de fichiers

Incorporez la dénomination des fichiers dans vos outils de gestion de projet et votre DAM afin qu'ils soient propagés à d'autres plates-formes SaaS et à l'ensemble de l'organisation. Un générateur de nommage de fichier peut être créé dans Microsoft Excel ou Google Sheets à l'aide de formules de texte. Le nom du fichier peut ensuite être copié dans un outil comme Adobe Illustrator lorsqu'un fichier est enregistré.

Un générateur de noms aide également les membres de l'équipe à apprendre le rythme de la convention de dénomination. Assurez-vous qu'il existe également une liste principale qui explique la dénomination et répertorie tous les acronymes.

Entraînez-vous en petits groupes

Notre équipe a développé une convention finale de nommage des fichiers au cours de plusieurs appels avec nos leaders des parties prenantes. Tout au long des appels, l'équipe s'est familiarisée avec le DAM, sa fonctionnalité de recherche et la façon dont la convention aiderait la recherche à fonctionner plus rapidement à long terme.

Une fois la convention finalisée, ces parties prenantes ont organisé des sessions de formation avec nous et leurs équipes individuelles. Les sessions ont été grandement améliorées grâce à cette pom-pom girl qui était à l'aise avec la convention et comprenait pourquoi elle était déployée.

N'oubliez pas de vous adapter à mesure que les besoins changent

Votre convention de dénomination se raccourcira au fur et à mesure que les utilisateurs apprendront à simplifier les éléments des noms : types d'actifs, numéros de projet, fournisseurs, unités organisationnelles, tailles, où les actifs sont envoyés, dates, etc. Les équipes qui utilisent « la nouvelle normalité » feront en sorte que leurs connaissances et celles d'autres employés individuels soient « intégrées » dans les actifs afin qu'elles puissent être facilement retrouvées.

Bientôt, ils suggéreront des changements pour optimiser les noms de fichiers, en introduisant de nouveaux acronymes améliorés et d'autres éléments qui rendront le processus de dénomination plus facile et plus rapide pour tout le monde.

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