10 façons d'améliorer la communication interne dans votre organisation

La communication est une chose avec laquelle de nombreuses entreprises et organisations luttent régulièrement. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous pourriez rencontrer des problèmes à la fois dans votre communication interne et externe.

Mais comment pouvez-vous résoudre efficacement ces problèmes, en particulier lorsqu'il s'agit de problèmes internes à votre entreprise ?

Voici les dix façons d'améliorer la communication interne dans votre organisation.

1. Clarifiez votre mission et votre vision

Lorsque vous essayez d'améliorer la communication interne, il est préférable de commencer par les bases. Chaque organisation doit connaître sa mission et sa vision (et ses valeurs), donc si vous ne les avez pas encore clarifiées à votre équipe, il est temps que vous le fassiez enfin.

Votre mission est ce que votre entreprise veut faire en termes de buts et d'objectifs, tandis que votre vision concerne les aspirations que vous avez. Les valeurs de votre entreprise seront également importantes car elles vous aideront à déterminer les principes les plus importants selon lesquels votre organisation fonctionnera.

2. Utiliser les outils de communication numérique

Aujourd'hui, la communication numérique a remplacé de nombreuses formes de communication traditionnelles. De plus, certaines équipes opèrent à distance, ce qui fait de la communication numérique un must plutôt qu'une option. L'utilisation d'outils de communication numériques peut vous aider à améliorer considérablement votre communication interne.

Par exemple, si vous avez un grand bureau, vous pouvez laisser les employés utiliser les chats au lieu de les faire parcourir tout le bâtiment pour atteindre la personne qu'ils recherchent. Et si vous avez une équipe à distance, vous devrez utiliser le chat vocal et vidéo ainsi que les SMS de manière intensive tout au long de la journée.

3. Utiliser les outils de gestion de tâches et de projets

En plus d'utiliser des outils de communication numériques, vous devriez également commencer à utiliser des outils de gestion de tâches et de projets. Ceux-ci peuvent vous aider, vous et votre équipe, à mieux organiser toutes les activités, tâches et événements programmés pour la journée, la semaine, le mois ou même l'année.

En incorporant des applications de suivi GPS des employés dans vos outils de gestion des tâches et des projets, vous pouvez non seulement rationaliser l'organisation des activités, des tâches et des événements, mais également obtenir des informations précieuses sur la productivité des employés et la répartition du temps. Ces applications offrent une visibilité en temps réel et des données qui peuvent être utilisées pour optimiser l'allocation des ressources, suivre l'avancement du projet et garantir l'exécution des tâches dans les délais.

Par exemple, un outil comme Asana peut être utilisé par votre équipe pour attribuer des tâches, les planifier, ajouter des balises et des détails, modifier les délais, etc. Un calendrier simple peut déjà être utile, mais Asana amène la gestion des tâches et des projets à un tout autre niveau tout en ayant une interface conviviale que même les débutants comprendront rapidement.

4. Commencez à gérer un blog interne

Un aspect de la communication interne qui est souvent négligé est le partage des connaissances. Les entreprises ont tellement de connaissances et d'informations collectives qu'elles ne réussissent pas à les utiliser parce qu'elles négligent cet aspect de la communication. Pour résoudre ce problème, vous pouvez commencer à gérer un blog interne.

Un blog interne peut aider votre équipe à rester informée des dernières actualités de l'entreprise, à partager des informations précieuses, à développer la culture d'entreprise, etc. Si vous n'avez pas le temps d'écrire du contenu pour le blog, vous pouvez embaucher des rédacteurs expérimentés auprès d'un service de rédaction tel que en tant que Best Essays Education, qui créera tout le contenu de votre blog pour vous.

5. Demandez activement des opinions et des commentaires

Le but de la communication est d'avoir un dialogue continu, mais comment pouvez-vous avoir une conversation lorsque vos employés ont peur d'exprimer leurs opinions ? C'est exactement pourquoi vous devez demander activement des commentaires et des points de vue aux membres de votre équipe.

Chaque fois que vous avez une réunion, encouragez les gens à s'exprimer. Même en dehors des réunions, vous devez montrer que vous voulez entendre ce que les membres de votre équipe ont à dire. Chacun doit pouvoir exprimer ses inquiétudes, ses frustrations, ses idées, etc. pour avoir une bonne discussion avec l'équipe.

6. Prévoyez du temps pour parler avec les membres de l'équipe

Si vous êtes un leader occupé, vous pouvez apparaître comme une personne fermée qui ne veut pas communiquer avec ses employés. C'est pourquoi il est toujours important de prévoir du temps pour discuter avec les membres de votre équipe et leur montrer que vous êtes ouvert à eux.

Les dirigeants doivent montrer l'exemple à leurs équipes, vous devez donc prendre la communication interne au sérieux pour que vos employés vous suivent. Assurez-vous de leur envoyer le bon message de manière cohérente.

7. Encouragez les conversations sur les refroidisseurs d'eau

Les conversations sur le refroidisseur d'eau font référence aux conversations qui ont lieu entre les employés de bureau pendant les pauses, lorsque tout le monde se rassemble près du refroidisseur d'eau. Dans les bureaux physiques, il est facile d'encourager de telles conversations, mais cela devient plus difficile avec des équipes distantes.

Si vos employés sont tous situés à des endroits différents et communiquent par voie numérique, il est important de prévoir des pauses pour qu'ils se reposent tout au long de la journée de travail. Vous devez également les encourager à discuter pendant ces pauses, soit par SMS, soit par appels vocaux ou vidéo.

8. Créez une boîte à suggestions anonyme

Peu importe la convivialité de l'atmosphère dans votre entreprise, certains employés peuvent encore hésiter à exprimer leurs opinions et à suggérer quelque chose. Ils pourraient avoir peur de vous ou même du jugement que leurs collègues pourraient avoir à leur égard.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez créer une boîte à suggestions anonyme où tout le monde peut partager ses idées. De même, envisagez d'autoriser les plaintes anonymes. Cela peut vous aider à prévenir les conflits directs et à résoudre les problèmes de manière plus pondérée.

9. Décourager les comportements antisociaux

Alors que vous devriez encourager différents comportements positifs, comme le discours sur la fontaine à eau, vous devriez également décourager les comportements antisociaux. Vous ne voulez pas qu'un membre de votre équipe se ferme à tout le monde.

Si vous remarquez que quelqu'un est moins sociable avec les autres employés, assurez-vous d'en trouver la raison et essayez de changer son comportement. Bien sûr, vous ne devriez pas être insistant à ce sujet - chaque situation est différente et aura ses propres nuances.

10. Envisagez de réévaluer votre organisation

Enfin, pensez à réévaluer complètement votre organisation. La façon dont votre entreprise est structurée peut être la cause d'une mauvaise communication interne ainsi que d'autres problèmes avec lesquels vous et votre équipe pouvez être aux prises.

Si vous êtes en mesure de créer une entreprise organisée de la manière la plus efficace, vous minimiserez tout type de problèmes que vous pourriez rencontrer en ce moment. C'est une solution radicale pour réorganiser votre entreprise, mais cela reste une option.

Dernières pensées

Dans l'ensemble, identifier les causes de vos problèmes de communication et résoudre les problèmes prendra un certain temps. Mais en fin de compte, cela en vaudra certainement la peine, car votre organisation fonctionnera plus efficacement et votre communication sera plus efficace. Utilisez les conseils de cet article pour vous aider à améliorer la communication interne de votre entreprise.