10 astuces de productivité puissantes

Utilisez ces hacks de productivité pour améliorer votre travail et votre vie.

Trouvez-vous que vous n'atteignez pas autant que vous l'aviez espéré ; que vous n'atteignez pas votre plein potentiel?

Souvent, les propriétaires de petites entreprises finissent par effectuer plusieurs tâches à la fois, se concentrent sur les mauvaises choses et ne tirent pas le meilleur parti de leur potentiel commercial.

Bien qu'ils aient l'ambition d'en faire plus, ils ne semblent jamais faire les bonnes choses et bâtir leur entreprise comme ils le voudraient. Ils se perdent dans une myriade de tâches qui les occupent mais ne sont pas productifs .

Ces hacks de productivité peuvent vous aider à améliorer votre efficacité dans votre entreprise. Essayez ces dix astuces de productivité et voyez à quel point vous pouvez vous améliorer.

Pour devenir plus productif, consultez également la publication sur les meilleurs outils de productivité.

10 HACKS DE PRODUCTIVITÉ PUISSANTS

#1. DÉFINISSEZ VOS TÂCHES CLÉS

– si vous connaissez la courbe de Pareto, vous connaissez la règle 80-20. Souvent appliquée aux ventes et au marketing, la règle de Pareto stipule que 80 % de vos bénéfices proviendront de 20 % de vos clients.

Pour la productivité, la même règle peut être appliquée. 20% de votre temps passé sur les bonnes tâches rapportera 80% de vos résultats. Il existe différents noms pour ces tâches : les tâches les plus importantes ou les activités à effet de levier le plus élevé .

Brian Tracy, l'auteur de Eat That Frog, souligne que vous devriez trouver les trois tâches principales qui apportent le plus de valeur à votre entreprise ou organisation. Identifiez ces tâches et faites-les bien pour améliorer vos performances (faites-les mieux et plus vite).

Rappelez-vous que le multitâche ne fonctionne pas et que la plupart des gens qui font du multitâche sont beaucoup moins productifs. Certaines recherches évaluent la baisse de productivité lors du multitâche à 40 %.

#2. RÉDUIRE LE TEMPS SUR LE COURRIEL

– les habitudes de messagerie de la plupart des gens sont mauvaises.

En particulier, si vous utilisez un mobile et que vous l'avez configuré, il vibre ou émet un son d'alerte. Leur utilisation vous oblige à prêter attention aux e-mails souvent au détriment de votre concentration sur une tâche principale.

Contrôler quand et quels e-mails vous consultez est essentiel pour être plus productif. L'autre point clé est d'aller rapidement à l'essentiel avec les e-mails.

Rédigez des e-mails qui vont droit au but rapidement et ne contiennent pas plus de cinq phrases. Raccourcir les e-mails fera gagner du temps aux personnes qui doivent les lire.

Ces outils qui peuvent vous aider avec vos habitudes de messagerie sont :

1. AwayFind – surveillera votre compte de messagerie pour les messages importants et vous avertira par SMS, DM Twitter…
2. Unroll Me - analysera votre compte de messagerie et vous donnera un aperçu de vos abonnements existants à la liste de diffusion. Désabonnez-vous rapidement des listes de diffusion en un seul clic.

#3. CRÉEZ DE NOUVELLES HABITUDES

Bien que nous soyons des créatures d'habitudes, il peut être difficile de briser les vieilles habitudes et d'en adopter de nouvelles. La première chose à faire est de reconnaître quelles habitudes vous rendent improductif pendant votre journée.

Il existe d'excellents outils pour vous aider à comprendre comment vous passez actuellement votre temps.

1. Temps de sauvetage - s'exécute en arrière-plan sur votre ordinateur ou appareil mobile et suit les minutes passées sur divers sites ou applications.
2. En temps opportun - vous permet de vous connecter à la façon dont vous passez votre temps. Bien que destiné au travail, vous pouvez également suivre le temps personnel.

Créez de nouvelles habitudes et organisez-vous mieux pour améliorer votre productivité. Les deux habitudes les plus importantes sont probablement d'avoir une approche plus ciblée du travail et de faire plus de choses.

Des outils comme Nozebe basés sur la méthode de productivité Get Things Done peuvent vous aider à vous concentrer.

Parmi les autres habitudes à adopter, citons la méthode de travail Pomodoro. La « Technique Pomodoro » est une technique de gestion du temps où vous travaillez sur une seule activité pendant 25 minutes, puis faites une pause de cinq minutes.

La seconde est de procrastiner moins. Dressez des listes de choses à faire sur lesquelles vous tergiversez et supprimez celles qui ne sont pas des tâches à fort effet de levier.

Les autres se concentrent sur leur réalisation et surveillent votre efficacité à les atteindre.

Un autre bon conseil est de travailler avec quelqu'un d'autre en tant que partenaire de productivité. Si vous allez dans une salle de sport, vous saurez que s'engager à y aller avec quelqu'un aide.

De même, s'engager à aider les autres à être plus productifs peut être amusant et vous aider à en faire plus.

Réunissez-vous une fois par semaine et passez en revue les progrès de chacun, partagez les outils, les erreurs et ce qui a bien fonctionné.

#4. DÉVELOPPER DES MODÈLES DE TRAVAIL

Bien que les habitudes individuelles puissent vous aider à vous améliorer, une routine peut changer radicalement votre semaine de travail.

Certains des hommes d'affaires les plus prospères développent des routines qui fonctionnent pour eux, et ils les utilisent.

Les meilleurs hommes d'affaires aiment être très productifs tôt le matin, et d'autres ont souvent des heures fixes de la journée lorsqu'ils assignent des tâches spécifiques, par exemple traiter les e-mails.

Bien que le dimanche soit un jour familial, il se termine souvent naturellement lorsque la famille dort. Avec lundi seulement quelques heures encore, cela peut être le moment idéal pour faire un travail important.

Cela peut rendre votre début de lundi plus concentré, car vous êtes prêt pour la journée et la semaine à venir.

#5. ÉNERGISEZ VOTRE VIE

Je fais du sport 6 jours sur 7 et je me repose le dimanche. La raison en est que je sais que cela m'aide à vider mon esprit et, finalement, je me sens plus vivant et j'ai un niveau d'énergie plus élevé.

Des études ont montré que les personnes qui font régulièrement de l'exercice gèrent beaucoup mieux le stress. Non seulement cela, mais l'exercice régulier maintient votre cerveau actif et capable de mieux fonctionner.

Essayez de définir un certain temps pour l'exercice. Si votre emploi du temps ne vous permet pas d'être au même endroit, mettez en place une routine d'exercice qui peut fonctionner pour vous, par exemple, marchez à un rythme rapide au lieu de prendre le métro.

Allez courir avant si vous séjournez régulièrement à l'hôtel. Si vous programmez des exercices en fin de journée, même pour seulement 1/2 heure, cela vous aidera à être en meilleure santé et vous aidera également à mieux dormir.

L'autre pièce du puzzle est d'avoir une alimentation saine.

Les types d'aliments que vous mangez affectent le fonctionnement de votre cerveau. Si vous n'êtes pas sûr de la qualité de votre alimentation, tenez un journal de votre alimentation pendant une semaine (y compris les collations de fin de soirée) et passez-le en revue pour voir ce que vous pouvez améliorer.

#6. NE FAIS RIEN

La première chose à faire est de planifier votre temps libre.

Il est trop facile d'aller de l'avant et de remplir la semaine de travail. Certaines entreprises adoptent une journée sans réunion pour aider leurs employés à avoir une idée claire de l'exécution des tâches critiques sans distractions.

Il s'agit de trouver le jour qui convient le mieux à votre entreprise et de s'y tenir.

Être créatif prend du temps. Travailler constamment peut sembler la bonne voie à suivre, surtout si vous avez un flux de délais.

Cependant, travailler plus de 40 heures par semaine peut être contre-productif.

Si vous considérez votre cerveau comme un muscle, alors travailler constamment entraînera de la fatigue et des échecs.

Le cerveau a besoin de temps d'arrêt non seulement pour maintenir un haut niveau de productivité, mais aussi parce que c'est souvent à ce moment que votre esprit est le plus créatif.

#sept. FAIRE PLUS EN MOINS DE TEMPS

"Le travail s'étend de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement" - c'est ce qu'on appelle la loi de Parkinson.

Cela peut sembler étrange, mais plus vous vous donnez de temps pour faire quelque chose, plus il est probable que vous remplirez ce temps pour accomplir la tâche.

À l'autre extrême, certaines personnes « s'épanouissent » dans les délais et laissent ainsi les tâches critiques jusqu'à ce qu'elles soient proches de la date limite pour les accomplir.

Malheureusement, cette méthode de travail ne laisse souvent pas le temps à la réflexion et à l'amélioration. Pire encore, cela peut signifier que la date limite d'une personne oblige les autres à modifier leur emploi du temps pour s'adapter à ces «accros des délais».

S'attaquer aux tâches tôt et dans le contexte de votre travail est un élément essentiel de la hiérarchisation des charges de travail.

Il semble que l'une des choses pour lesquelles nous ne sommes pas bons est l'estimation du temps.

Selon la loi de Hofstadter, nous sommes susceptibles de sous-estimer le temps qu'il faut pour effectuer certaines tâches. L'astuce pour une meilleure planification est de considérer le temps disponible avant la tâche elle-même.

Planifiez des tâches et terminez la tâche dans un délai réaliste mais qui vous oblige à être efficace.

#8. PASSEZ MOINS DE TEMPS SUR LES ÉCRANS

– utiliser notre smartphone, tablette ou ordinateur avant d'aller nous coucher peut nous faire passer de mauvaises nuits de sommeil.

La cause est la lumière bleue émise par ces écrans.

Astuce : téléchargez le flux que vous utilisez la technique Promodora plutôt que de passer ce temps à faire une pause et à profiter de la lumière naturelle vous aidera à rester productif.

Un sujet beaucoup plus important est la façon dont vous ajustez votre environnement de travail pour améliorer la productivité.

L'autre côté d'être devant des écrans est que vous êtes probablement plus distrait. Écrire dans un journal peut être une expérience hautement créative et la plupart des gens peuvent encore écrire plus vite qu'ils ne peuvent taper.

#9. ÉCOUTER DE LA MUSIQUE

Les bruits aléatoires et les conversations au bureau peuvent causer des distractions. Cependant, des recherches ont montré que la musique ambiante ou les personnes qui écoutent de la musique peuvent entraîner une augmentation des niveaux de productivité.

Les recherches du professeur de Stanford Clifford de l'Université de Standford montrent que la musique est écoutée par sa propre partie du cerveau, nous pouvons donc écouter de la musique pendant que nous faisons autre chose.

De toute évidence, certaines tâches ne fonctionneront pas bien avec la musique et la recherche montre que l'apprentissage et le rappel peuvent souffrir de la musique jouée. Cependant, la recherche montre que pour les tâches répétitives, cela peut aider.

#dix. EXTERNALISER

Beaucoup de propriétaires de petites entreprises essaient d'en faire trop eux-mêmes. Travailler avec un budget est une chose, mais essayer d'apprendre constamment de nouvelles compétences et de faire les choses soi-même peut être destructeur.

Il est essentiel de tirer parti de vos forces et de vous concentrer sur des tâches de grande valeur.

L'un des plus grands avantages d'Internet est notre capacité à travailler avec d'autres personnes à travers le monde. Cela a donné naissance à des entreprises qui externalisent les compétences et aident les petites entreprises à accéder à des ressources à faible coût.

Les assistants virtuels sont désormais une ressource standard utilisée par de nombreuses personnes très productives.

L'externalisation de tâches à faible valeur ajoutée et chronophages peut vous donner un très gros gain de productivité. Vous n'avez pas non plus besoin de payer pour un assistant virtuel « entier », bien que les avantages d'avoir une seule personne soient évidents.

Vous pouvez payer un nombre d'heures défini chaque mois et le coût sera simplement basé sur les compétences dont vous avez besoin.

Une chose à retenir avec les assistants virtuels est que vous devez être organisé pour en tirer le meilleur parti. Tout comme le vieil adage « ordures dans les ordures », des briefings ciblés et de bonnes instructions sont importants pour obtenir les résultats souhaités.

Pour plus d'outils de productivité, voir les meilleurs outils de productivité.

Ces astuces de productivité ne sont que quelques-unes des façons dont vous pouvez améliorer votre efficacité dans votre semaine de travail et votre vie personnelle. Nous sommes tous différents, donc ce que vous choisirez finalement comme recette dépendra du type de travail que vous faites. Cependant, la recherche devrait vous donner une idée de la façon d'améliorer vos performances.