Estrategias para potenciar la productividad en el lugar de trabajo

La productividad en el lugar de trabajo no se trata de esforzarnos constantemente para hacer más en cada momento.

El ajetreo es un concepto obsoleto que solo conduce al agotamiento y al agotamiento de todos los involucrados. No desea aprender cómo hacer más cosas en menos tiempo, sino cómo hacer las cosas correctas de manera eficiente.

La productividad genuina en el lugar de trabajo se trata de concentrarse en las tareas correctas, no por estar ocupado, sino por el propósito y el esfuerzo enfocado. La verdadera productividad en el lugar de trabajo permite que cada persona aporte su creatividad, conjunto de habilidades, perspectivas únicas y energía a las tareas que realmente importan.

Ya sea un líder de equipo o un colaborador individual, esta guía le dará algunas ideas sobre cómo pasar de estar ocupado a ser eficiente, productivo e impactante.

Pero la descripción anterior da una visión distorsionada del significado real. Sin considerar el valor del trabajo realizado, simplemente describe un rendimiento volumétrico en relación con la inversión.

Entonces, si la productividad en el lugar de trabajo no se trata de maximizar el tiempo, ¿de qué se trata?

En última instancia, la productividad en el lugar de trabajo es bastante simple: está realizando tareas significativas de manera eficiente en beneficio tanto de usted como individuo como de la empresa. No se trata de realizar cualquier tarea; para cualquier lugar de trabajo y profesional del lugar de trabajo, significa lograr con éxito sus objetivos más importantes, en otras palabras, actividades SMART .

Varios factores influyen en la productividad del lugar de trabajo, incluidos el espacio físico, los entornos centrados en los resultados, la cultura y los hábitos personales de los empleados.

Además, la disponibilidad de recursos, tecnología, comunicación y colaboración efectivas, prácticas de gestión, equilibrio entre el trabajo y la vida personal y la motivación y el compromiso de los empleados.

Todos estos factores juegan un papel crucial en la determinación del nivel de productividad dentro de un lugar de trabajo. Comprender y optimizar estos factores puede mejorar significativamente la productividad dentro de cualquier organización.

Por qué es importante la productividad en el lugar de trabajo

Una fuerza laboral más productiva que trabaje en objetivos que son importantes para el negocio se correlacionará positivamente con el desempeño de la empresa.

La investigación realizada por la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) reveló que las organizaciones con un fuerte enfoque en la productividad experimentaron tasas de rotación de empleados más bajas y niveles más altos de satisfacción de los empleados.

Es probable que los empleados que participan activamente en su trabajo y se dedican a tareas con propósito sean más productivos. Las organizaciones con altos niveles de compromiso de los trabajadores tienen cuatro veces más probabilidades de éxito que otras que no los tienen. Lo contrario también es cierto. Es probable que los empleados que son más productivos estén más comprometidos y comprometidos con su trabajo.

¿Qué está acabando con la productividad en el lugar de trabajo?

Según WorkLife, el horario de nueve a cinco es una mentira, ya que casi la mitad de los trabajadores dicen que trabajan 4 horas al día o menos. La distracción número uno en el lugar de trabajo que acaba con la productividad, según Microsoft, son las reuniones .

Y si las reuniones no acaban con su capacidad de rendimiento, la multitarea sí lo hará.

Considere cuántas veces ha intentado realizar una tarea mientras estaba en una reunión, pero luego leyó un mensaje en Slack y media hora más tarde aún no había completado la tarea ni escuchado la reunión. No puede haber ninguna duda de que el cambio de contexto acaba con su productividad.

En su libro Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World , Cal Newport, reconocido autor y profesor de ciencias de la computación, afirma que tratar de limpiar sus correos electrónicos, asistir a reuniones sin sentido y notificaciones de chat grupales no es forma de salir adelante en la economía actual. .

En términos simples, el trabajo profundo es una tarea profesional que realiza con un enfoque completo y sin distracciones. Desafía a tu cerebro a su máxima capacidad y te ayuda a producir resultados valiosos.

La multitarea puede ser la norma, pero es altamente ineficiente. La monotarea y el trabajo profundo ante la distracción constante es el camino para salir adelante.

5 maneras de aumentar la productividad en el lugar de trabajo

Hay un millón de formas de aumentar la productividad, pero solo cinco harán una diferencia significativa. Ellos son:

1. Un enfoque en el bienestar de la vida laboral
2. Crear una cultura de trabajo positiva
3. Aprovechando la tecnología
4. Optimización de la comunicación
5. usando datos

Como era de esperar, el agotamiento a menudo surge de tener que pasar largos períodos de tiempo en tareas sin sentido. Por lo tanto, aumentar la productividad no se trata solo de administrar el tiempo dedicado a las actividades; comienza dedicando tiempo a las actividades correctas.

Una vez que se han identificado las actividades correctas, se vuelve más fácil implementar pequeños trucos, como el bloqueo de tiempo, para eliminar el cambio de contexto y mejorar la eficiencia.

Fuente: giro

1. El bienestar laboral como antídoto

El bienestar en la vida laboral no es solo el antídoto contra el agotamiento y la desconexión. Es el combustible necesario para promover el crecimiento integral profesional y organizacional.

Junto con la generación Z, los millennials buscan empresas y trabajos que respalden su estilo de vida. Muchas organizaciones reconocen que la productividad ya no se limita a los límites de la oficina.

Un ambiente de trabajo verdaderamente productivo permite a los miembros del equipo administrar de manera efectiva su trabajo, vida hogareña, pasatiempos y compromisos familiares. Al promover la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal, las organizaciones pueden crear una atmósfera que fomente el bienestar general y permita que las personas prosperen en todas las áreas de sus vidas.

El bienestar de la vida laboral mejora la productividad y el compromiso y puede respaldarse con horarios de trabajo flexibles, opciones de trabajo remoto y teletrabajo. Los beneficios simples pero muy valiosos, como el tiempo libre pagado y un enfoque híbrido del trabajo, pueden contribuir en gran medida a involucrar a los miembros del equipo.

El bienestar puede comenzar en el hogar con el individuo en un contexto de estilo de vida, pero la cultura adecuada lo fomenta en mayor medida y, al hacerlo, fomenta la productividad.

2. Crear una cultura de trabajo positiva

La cultura es tanto un juego de adentro hacia afuera como de afuera hacia adentro.

En la medida en que los empleados deben tener en cuenta cómo administran su tiempo, las propias organizaciones desempeñan un papel fundamental en la configuración de la productividad en el lugar de trabajo a través de la cultura.

Las empresas que buscan construir un lugar de trabajo más productivo pueden buscar resultados gratificantes en lugar de actividades para promover un trabajo más basado en resultados. Además, cambiar el enfoque del trabajo, como en el caso de un enfoque ágil, puede ser beneficioso para crear una cultura comprometida y productiva.

Un lugar de trabajo ágil empodera a los equipos para que se apropien de los proyectos, administren su tiempo y trabajen de acuerdo con sus puntos fuertes. El desempeño se juzga por la calidad del trabajo en lugar del tiempo que se pasa sentado en un escritorio.

Las culturas más afirmativas se establecen por tener un propósito compartido y una forma más eficiente de trabajar. Al crear una cultura que se centre en el propósito y el significado, y en las metas y objetivos esenciales de la organización, las organizaciones pueden sentar las bases para un lugar de trabajo altamente productivo y eficiente.

Tres formas de promover una cultura de trabajo positiva incluyen apoyar el desarrollo y el crecimiento profesional, maximizar la diversidad y dar más autonomía a los equipos.

Apoyar el desarrollo y el crecimiento profesional

La conexión entre el crecimiento profesional y la productividad es significativa. Según ClearCompany , el 74% de los empleados dice que la falta de oportunidades de desarrollo profesional les impide alcanzar su máximo potencial.

Las iniciativas continuas de aprendizaje y desarrollo brindan a los empleados las herramientas y los recursos para mejorar sus conocimientos y habilidades. Esto, a su vez, los equipa para realizar sus tareas de manera más efectiva, resolver problemas de manera eficiente y adaptarse a las nuevas tecnologías y procesos de trabajo.

La conclusión es que es más probable que los empleados bien calificados y seguros de sí mismos sean empleados comprometidos.

La transferencia de conocimientos no solo beneficia al empleado, sino que es el mayor activo de la organización y el camino más rápido hacia el éxito. Al invertir en el crecimiento de sus empleados, las organizaciones crean una fuerza laboral mejor equipada para manejar los desafíos, aprovechar las oportunidades e impulsar la productividad.

Maximizando la diversidad

Un estudio de Boston Consulting Group (BCG) descubrió que la diversidad aumenta los resultados de las empresas.

Un lugar de trabajo diverso e inclusivo fomenta un entorno que fomenta el intercambio abierto de ideas, lo que permite que personas de diversos orígenes se reúnan, aprendan unos de otros y, en última instancia, impulsen la innovación y la productividad.

Cuando colaboran personas con diferentes perspectivas, experiencias y conocimientos, aportan una gran cantidad de conocimientos únicos que pueden conducir a soluciones innovadoras y resolución creativa de problemas.

Al aceptar la diversidad, las empresas crean un espacio donde las personas se sienten valoradas, respetadas y empoderadas, cultivando un sentido de pertenencia y animándolas a contribuir con su mejor trabajo.

En última instancia, las organizaciones que priorizan la diversidad y la inclusión no solo crean un ambiente de trabajo positivo, sino que también desbloquean el potencial para una mayor innovación, productividad y éxito financiero.

Dar autonomía a los equipos y a los miembros del equipo

A nadie le gusta que le digan qué hacer y cuándo y cada empleado tendrá su estilo de entrega. Una forma de lograr una fuerza laboral empoderada es fomentar la responsabilidad personal a través de políticas organizacionales bien definidas.

Cuando las personas están empoderadas para tomar decisiones y apropiarse de su trabajo, se involucran más en su éxito y están motivadas para rendir al máximo.

Además, explorar el arte de la delegación y la subcontratación puede ser beneficioso. Al identificar las fortalezas y habilidades de cada miembro del equipo, se pueden asignar tareas a las personas más adecuadas, permitiéndoles sobresalir en sus áreas de especialización.

Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también libera tiempo para que los miembros del equipo se concentren en trabajos de mayor valor que contribuyen a la productividad general y al éxito de la organización.

3. Aprovechar la tecnología para obtener mejores resultados

Nos interrumpen mucho en el trabajo y tendemos a perder la mitad de nuestro tiempo en el trabajo por distracciones improductivas. Usada estratégicamente, la tecnología puede ser una solución radical no solo para minimizar las distracciones y ahorrar el tiempo perdido en el trabajo, sino también para mejorar las formas de trabajar.

La productividad no se trata solo de trabajo enfocado sino también de eficiencia y sistematización . Para mejorar la productividad a través de la sistematización, es crucial establecer procesos optimizados y flujos de trabajo eficientes. Comienza desde el primer día en sistematizar el onboarding y la capacitación y las tareas que se pueden automatizar.

Al automatizar la incorporación y la capacitación, las empresas pueden mejorar la productividad al reducir las tareas administrativas, garantizar una capacitación constante en todos los departamentos y crear una experiencia de incorporación más atractiva y autodirigida para los nuevos empleados.

Esto no solo minimiza la sobrecarga para el equipo de recursos humanos, sino también para los nuevos empleados que, en lugar de recibir una tonelada de papeleo, largas sesiones de capacitación y capacitación inconsistente en todos los departamentos, inician sesión en una plataforma centralizada que ofrece una experiencia de aprendizaje personalizada.

Los miembros del equipo pueden avanzar a su propio ritmo, lo que les permite aprender y asimilar la información de manera más efectiva sin sentirse abrumados.

La creación de procedimientos estandarizados y la automatización de tareas repetitivas siempre que sea posible puede liberar tiempo y energía valiosos para proyectos más estratégicos y creativos.

La implementación de un software eficaz de gestión de proyectos y colaboración de proyectos puede ayudar a optimizar la asignación de tareas, minimizar las redundancias y facilitar una coordinación perfecta.

4. Agilización de los procesos de comunicación y trabajo

Agilizar la comunicación y los procesos de trabajo es crucial para fomentar una cultura de trabajo colaborativo y maximizar la productividad.

Mil mensajes de Slack al día no son propicios para una fuerza laboral productiva. En cambio, la creación de estructuras que permitan a los miembros del equipo intercambiar libremente ideas, comentarios e información conduce a una mejor colaboración y resolución de problemas.

Este tipo de enfoque sistemático pero transparente e inclusivo garantiza que todos se sientan escuchados y valorados, lo que en última instancia eleva la moral y el compromiso. ¡Y tampoco te quitará horas dedicadas a leer y escribir mensajes!

Además, la estructuración efectiva de reuniones juega un papel vital en la optimización de los procesos de trabajo. Las agendas claras, los objetivos definidos y los plazos asignados ayudan a mantener las discusiones enfocadas y productivas.

Al minimizar las tangentes innecesarias y maximizar la eficiencia, las reuniones estructuradas permiten que los equipos tomen decisiones más rápido y logren los resultados deseados de manera más eficiente.

La implementación de prácticas de comunicación optimizadas y el establecimiento de reuniones estructuradas mejora el trabajo en equipo y la creatividad, acelera los plazos de los proyectos e impulsa el éxito general de la organización.

5. Uso de datos para impulsar la productividad personal y organizacional

Los datos son la fuerza impulsora para garantizar y mantener la responsabilidad y la productividad en beneficio de los empleados y la organización.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) sirven como una brújula, iluminando el camino hacia una mayor productividad. Al analizar los datos, los equipos pueden identificar áreas de mejora y detectar cuellos de botella e ineficiencias en los procesos del lugar de trabajo que obstaculizan el progreso.

Además, los datos permiten a los líderes inspirar y motivar a los equipos, ya que las metas y expectativas claras se convierten en puntos de referencia tangibles para el éxito.

Con los datos como su aliado, puede desbloquear todo el potencial de su productividad personal y organizacional, impulsándolo hacia mayores logros.

Menos puede ser más

La implementación de estrategias efectivas para mejorar la productividad en el lugar de trabajo no solo beneficia a la organización, sino que también contribuye a la satisfacción, el compromiso y el bienestar general de los empleados.

Al incorporar procesos y procedimientos bien diseñados, canales de comunicación claros y recursos de apoyo, la organización crea un entorno que fomenta la productividad y empodera a los empleados para que se desempeñen al máximo.

Cuando las personas tienen una sensación de logro y ven que sus esfuerzos marcan la diferencia, sus niveles de satisfacción y compromiso aumentan, lo que lleva a una mayor satisfacción y motivación en el trabajo.

Además, al priorizar el bienestar de los empleados, la organización promueve un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, reduciendo el estrés y promoviendo el bienestar general. En última instancia, esto da como resultado una fuerza laboral productiva y satisfecha que impulsa el éxito y el crecimiento de la organización, formando un ciclo positivo de productividad, satisfacción y bienestar.

Al crear un entorno de trabajo que promueva la productividad, priorice el valor y fomente una cultura positiva, su organización puede lograr un crecimiento sostenible y seguir siendo competitiva en el vertiginoso panorama empresarial actual.

El compromiso de cultivar un entorno de trabajo propicio puede generar beneficios tangibles y ayudar a las empresas a prosperar en el mercado.

La productividad en el lugar de trabajo no depende del gerente de recursos humanos, sino de los equipos, los miembros del equipo y la organización. Entonces, si se pregunta cómo potenciar la productividad de su lugar de trabajo, no intente concentrar más en menos tiempo.

En su lugar, las personas deben identificar si las tareas en cuestión realmente contribuyen a los objetivos de la organización. Los equipos pueden analizar su forma de trabajar. Las organizaciones deben apuntar a crear una cultura de trabajo positiva, utilizar tecnología y utilizar datos para conectar el significado con los resultados.

Invierta en el crecimiento, la experiencia y la retención de los empleados. Aprenda cómo lograr una mayor productividad a través de los planes de éxito de los empleados.