¿Quién es quién en un programa de correo electrónico exitoso?

En nuestros trabajos diarios en Validity, trabajamos con equipos de correo electrónico de todas las formas y tamaños en todo el mundo. Esto nos ayuda a conocer y comprender los roles clave en un programa de correo electrónico exitoso de principio a fin.

Si bien las soluciones de correo electrónico, como nuestro conjunto de productos de capacidad de entrega, están diseñadas para ayudar a identificar problemas o riesgos, a veces es posible que se quede pensando "¿y ahora qué?" o "¿a quién le pido que haga eso?"

Como especialista en marketing, es importante que sepa a qué recurso recurrir (tanto dentro como fuera de su organización) para hacer las cosas.

Los roles y las responsabilidades dentro de un programa de correo electrónico pueden estar limitados a una sola persona, que lleva todos los sombreros que discutiremos, o pueden incluir una variedad de equipos según la complejidad de la organización. Este ecosistema también puede incluir una fuente externa, como un proveedor de servicios de administración (MSP) o un asesor legal.

Entonces, hablemos de operar un programa de correo electrónico desde cero. Esta no es una lista exhaustiva de tareas pendientes, ya que algunas tareas pueden requerir varios pasos. Pero, le dará un punto de partida y alguna dirección.

Configura tu dominio de envío

Tener un dominio específico para su empresa (en lugar de depender de una dirección de correo electrónico más personal de un proveedor gratuito como Outlook o Gmail) es extremadamente importante.

¿Por qué?

• Credibilidad: al usar el nombre de su empresa como su dominio de envío, gana credibilidad con su base de suscriptores.
• Conocimiento de la marca: el uso de un dominio comercial ayuda a generar conocimiento de la marca y evita confusiones con el suscriptor final.
• Mayor seguridad: un dominio comercial ayuda a proteger sus cuentas, tanto interna como externamente.

Hablé con nuestro propio director sénior de TI, Dean O. sobre este tema. Sus pensamientos eran claros: “Siempre dudo de las empresas que utilizan una cuenta de correo gratuita como Gmail, incluso en una operación de dos personas.Pienso, ¡crece!¡Tenga un dominio comercial!”

Si no está seguro de cómo obtener y registrar un nombre de dominio, puede trabajar con sitios de alojamiento populares como GoDaddy o domain.com, o puede identificar y seleccionar un proveedor de servicios de correo electrónico (ESP) y ellos pueden hacerlo por usted. Su ESP también será responsable de asignarle una dirección IP.

Seleccione un proveedor de DNS

Espera, ¿un DN-qué?

DNS (Servidor de nombres de dominio) proporciona instrucciones e información sobre un dominio, incluida la dirección IP asociada con ese dominio y cómo manejar las solicitudes para ese dominio.

El DNS se creó porque a los humanos les resulta más fácil recordar nombres (por ejemplo, www.yourbusiness.com ) en lugar de una serie de números como su dirección IP.

El proveedor de DNS puede administrar el proceso de registro del dominio, de modo que cuando busque soluciones, pregunte si esto es parte de los servicios incluidos, ya que le ahorrará un paso más adelante. Como parte de DNS, creará un archivo de zona hospedada al que tendrán acceso usted o su equipo de TI. El archivo de zona contendrá información importante que buscarán los proveedores de buzones. Por ejemplo, un registro SPF o varios identificadores TXT que se requieren para configurar Google Postmaster Tools.

Esta función generalmente la realiza una persona de TI o un administrador de red. Esto también se puede subcontratar a un proveedor de servicios administrados (MSP), que es ideal para pequeñas y medianas empresas. Encontrará que el MSP es similar a un consultor de TI.

Asegúrese de que la autenticación esté configurada correctamente

La autenticación de correo electrónico es el proceso de confirmar y verificar la identidad digital de un remitente. Al confirmar que un remitente es quien dice ser, la autenticación protege tanto a la marca como a los destinatarios del correo electrónico de los ataques de suplantación de identidad y phishing.

En el marketing por correo electrónico, hay tres pilares de autenticación:

• SPF (Marco de política del remitente)
• DKIM (correo identificado con claves de dominio)
• DMARC (Autenticación, informes y conformidad de mensajes basados ​​en dominio)

Se requieren SPF y DKIM y son los más utilizados por los remitentes de correo electrónico. DMARC se puede configurar en cualquier momento una vez que SPF y DKIM estén en su lugar. Su ESP generalmente administrará SPF y DKIM, mientras que DMARC se actualiza en el archivo de zona DNS por una persona de TI, un administrador de red o su MSP.

Busque asesoramiento legal

Antes de enviar campañas por correo electrónico, querrá involucrar a su equipo legal (interno o externo) para asegurarse de que cumple con CAN-SPAM y varias leyes de privacidad estatales aquí en los EE. UU.

Cuando se trata de crear contenido para enviar a sus suscriptores, se requieren ciertos elementos de correo electrónico. Por ejemplo, las plantillas de correo electrónico deben incluir su dirección física, lo que suele sorprender a los vendedores más nuevos.

Tenga en cuenta que lo que comparto aquí no es un consejo legal y no es una lista exhaustiva.

Si está enviando correo internacionalmente, habrá consideraciones adicionales, como las leyes de privacidad GDPR, CASL o LGDP en función de dónde se encuentren sus suscriptores, no usted. Su equipo legal lo ayudará a navegar por estas regulaciones en evolución.

Comprobar los bucles de retroalimentación

Su ESP será responsable de garantizar que se establezcan los circuitos de retroalimentación apropiados, que permitan la identificación y eliminación de suscriptores que marquen su correo electrónico como basura o spam.

¿Por qué alguien marcaría su correo electrónico como spam o basura? Hay muchas razones, pero algunas razones comunes son que el suscriptor ya no encuentra relevante su contenido, no puede encontrar el enlace para cancelar la suscripción (¡por cierto, esto también es obligatorio en su plantilla de correo electrónico!), o tal vez no tuvieron una buena experiencia con su marca.

Si bien su ESP es responsable de los bucles de retroalimentación, deberá verificarlos para asegurarse de que funcionen como se espera.

Conozca su proceso de gestión de rebotes

El ESP también habrá establecido reglas sobre cómo administrar las direcciones de correo electrónico que rebotan.

Para la configuración técnica, no hay nada de qué preocuparse. Perodebesaberpor quélas direcciones rebotan o son bloqueadas por proveedores de correo como Yahoo o Gmail. Su ESP podrá proporcionarle informes sobre códigos de rebote si es un problema.

Algunas razones comunes de rebote podrían incluir el envío a una dirección de correo electrónico no válida o el envío a la bandeja de entrada de un suscriptor que está llena.

Cree y mantenga su lista de suscriptores

Nunca compre listas. Alguna vez. La adquisición de listas debe ocurrir de manera orgánica, con suscriptores que acepten recibir sus mensajes.

Para crear su lista, agregue un formulario en su sitio web donde los suscriptores puedan optar por recibir sus correos electrónicos. Asegúrese de capturar y mantener el día y la hora en que la persona optó por recibir sus correos electrónicos.

Esta es información importante para conservar en caso de que se tomen medidas legales contra su marca en relación con su programa de correo electrónico. Un administrador de correo electrónico o administrador de base de datos será responsable de mantener su base de datos de suscriptores.

Hablando de listas, querrá realizar una higiene regular de la lista en su lista de suscriptores.

Use una solución, como Validity BriteVerify, para ayudar a identificar los registros que no son válidos, tienen un error tipográfico o incluso si el buzón de correo de un suscriptor está lleno. El servicio brindará orientación sobre qué contactos suprimir y cuáles son válidos y se pueden enviar por correo electrónico.

Idealmente, empleará un servicio de validación de correo electrónico para ayudar a mantener limpia su lista de suscriptores, pero como mínimo, asegúrese de verificar manualmente los problemas de sintaxis y los errores tipográficos obvios.

Crea tu contenido

¡Ahora un poco de diversión! Es hora de pensar en el contenido y el diseño de su correo electrónico. Hay algunas buenas opciones de plantillas de arrastrar y soltar que pueden inspirarse en su sitio web para ayudar a construir sus plantillas. Algunos ESP ofrecen esto como parte de su servicio. También puede asociarse con un proveedor que ofrezca este servicio.

A la hora de crear, piensa en lo que te gusta y te llama la atención en tu propia bandeja de entrada.

Por último, asegúrese de comprobar cómo se representa la creatividad en varios dispositivos y asegúrese de optimizarla para los usuarios de dispositivos móviles antes de enviarla.

¡Envía el correo electrónico!

Usted realizará la implementación del correo electrónico cuando inicie sesión en su ESP. Pero antes de presionar enviar, asegúrese de que el nombre de su marca sea su "amigable de".

Esto es diferente a la dirección de correo electrónico completa, es más como un apodo para esa dirección de correo electrónico. Nos dice de qué compañía proviene el correo electrónico sin que tengamos que mirar la información del dominio de envío.

El uso del nombre de su empresa proporcionará un fácil reconocimiento para el suscriptor y reducirá el riesgo de que su correo electrónico se marque como basura.

Aquí hay un ejemplo amistoso de Validity:

Supervise el rendimiento de su correo electrónico

¡El correo electrónico finalmente ha sido enviado! ¿Y ahora que?

Querrás medir su éxito y saber si algo va mal. Realice un seguimiento de métricas clave como aperturas, clics, rebotes, quejas y cancelaciones de suscripción.

También querrá estar atento a si su correo electrónico llega a los buzones de correo de sus suscriptores (no a sus carpetas de correo no deseado) mediante el uso de una solución de capacidad de entrega de correo electrónico como nuestra plataforma Everest. Con Everest, puede monitorear fácilmente su reputación de dominio e IP, la ubicación de la bandeja de entrada por proveedor de buzón, verificar las representaciones de su diseño antes del envío y más.

Esa es la composición básica de un programa de correo electrónico de alto rendimiento. Aquí hay una guía de referencia rápida que resume lo que acabamos de aprender.

Pero recuerde: ningún equipo está completo sin las herramientas y la tecnología adecuadas.

Para ver lo que Everest puede hacer por usted, chatee hoy con nuestro equipo de expertos en correo electrónico.