Qué considerar antes de solicitar cheques para su empresa

Los cheques comerciales son órdenes escritas conectadas a una cuenta corriente comercial que permite a los propietarios pagar los gastos de la empresa, como los servicios de proveedores y los salarios. Los cheques comerciales impresos con láser y manuales son los dos cheques comerciales más populares. Estos cheques se pueden solicitar con o sin comprobantes, con numerosos cheques por página o con un solo cheque por página.

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Dependiendo de cómo desee utilizar los cheques comerciales, puede comprarlos en un banco, cooperativa de crédito o proveedor de cheques de terceros como carouselchecks.com. Veremos cómo elegir el mejor para su pequeña empresa.

Hoy en día, un número cada vez mayor de empresas están renunciando al enfoque convencional de adquirir cheques a través de su banco y, en su lugar, interactúan directamente con las imprentas para obtener cheques asequibles que pueden completar utilizando su software de contabilidad financiera actual. Es una técnica sencilla para simplificar su gestión financiera y puede ahorrarle mucho dinero a largo plazo.

¿Qué son los cheques comerciales?

Los cheques comerciales son herramientas monetarias que permiten a los propietarios de negocios emitir dinero desde la cuenta bancaria de su empresa. Los cheques comerciales, al igual que los cheques personales, se conectan a una cuenta bancaria y se deducen cuando se cobra un cheque escrito. Los cheques personales incluyen su información personal, como su nombre y apellido, mientras que los cheques comerciales incluyen la información de su empresa. Primero debe crear una cuenta bancaria comercial para obtener y utilizar cheques comerciales.

Las existencias de cheques comerciales no tienen fechas de vencimiento y pueden emitirse mientras la cuenta corriente comercial relacionada esté activa y al día. Los cheques comerciales tienen una validez de seis meses a partir de la fecha de emisión. Ciertos cheques de empresas, sin embargo, incluyen fechas de vencimiento inferiores a seis meses, como "caducidad después de 60 días", en las que se respeta el tiempo indicado.

Antes de realizar su pedido de cheques, considere los siguientes cinco factores:

Cantidad

Dado que el precio siempre es un factor al obtener cheques láser, debe determinar cuántos cheques necesita. Cuanto más obtenga, menor será el precio, pero no querrá pedir tantos que ocupen espacios innecesarios.

Por lo tanto, incluso si desea una gran cantidad, aún puede obtener precios económicos al solicitar cheques en línea. Según el diseño y la personalización, puede tener sus cheques por tan solo $15, un ahorro significativo en comparación con los costos bancarios típicos.

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Diseño

El costo de obtener sus cheques a través del banco está fuertemente influenciado por el diseño. La mayoría de las imprentas cobrarán una tarifa adicional por papel personalizado o por personalizar la información de sus cheques. Sin embargo, cuando compra cheques de computadora, tiene control total sobre cómo aparecen sus cheques.

Algunos incluso incorporan el logotipo de su empresa y el número de licencia de conducir, y pueden manejar fácilmente los cambios de nombre, siempre que proporcione una muestra anulada para su verificación. Incluso puede elegir una o dos líneas de firma según sus demandas.

Tipo de cheque

Hay varios tipos distintos de cheques, cada uno con su diseño. ¿Necesita cheques personales, corporativos o de computadora/láser? Si se trata de cuentas por pagar o cheques de nómina, es casi seguro que necesitará un talón o comprobante.

Por lo tanto, utilice un diseño de 1 por página. Para la mayoría de los propósitos, tres por página o "tres por página" simplifica la impresión de varios cheques a la vez y ahorra dinero ya que el costo por cheque es más bajo. Puede recibir cheques manuales para completar a mano o cheques de computadora que le permiten imprimir toda la información y luego firmar para finalizar la transacción.

Software

Cuando solicite cheques por computadora, asegúrese de tener el software adecuado, ya sea que desee imprimir sus cheques o que su software de contabilidad llene los cheques impresos. Cada enfoque requiere el uso de ciertas aplicaciones. Para imprimir cheques en blanco, use el software VersaCheck y para completar cheques preimpresos, use un programa de software de contabilidad financiera como QuickBooks, Quicken, Sage o Simply Accounting.

Algunos bancos exigen que las empresas que utilizan existencias de cheques en blanco empleen tinta magnética para la línea MICR, que incluye el monto del cheque, el número de cuenta, el número de ruta y el número de cheque. Por otro lado, la ubicuidad del equipo de escaneo de cheques ha llevado a la disminución, si no a la eliminación, de la tinta magnética.

Cuando compre sus cheques, infórmese sobre las funciones de impresión de cheques de su programa de software, para que sepa con precisión qué ordenar. Esto puede ahorrarle tiempo, dinero y problemas a largo plazo.

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Información verificada

Puede incluir una variedad de información en su cheque, desde su nombre y dirección hasta su número de teléfono o dirección de correo electrónico, pero para que se muestre en sus cheques láser, debe proporcionar algún tipo de verificación. Esto suele ser en forma de un cheque anulado. Si no puede proporcionar documentación, su banco debería poder proporcionarle un MICR o una hoja de especificaciones de cheques, que sería suficiente. Nuevamente, puede ahorrar mucho tiempo y dolores de cabeza al tener este papeleo listo antes de realizar su compra.

Comprar cheques informáticos puede ser lo mejor que puede hacer por usted y su empresa si piensa un poco y toma todas las medidas esenciales. No solo ahorrará dinero al renunciar al enfoque convencional de obtener cheques de su banco, sino que también podrá incluir sus cheques en su contabilidad general, lo que permitirá que su empresa opere de manera más efectiva y parezca más refinada.

Al mismo tiempo, puede ahorrar tiempo al no escribir cheques y pagar a los comerciantes. Cuando realiza cheques a la antigua, esto puede ser un dolor tremendo, razón por la cual muchas personas dejan que su papeleo se acumule. Sin embargo, completar los libros puede ser más rápido si tiene cheques láser que funcionan con su software financiero. Dado que su información financiera solo debe registrarse una vez y luego compartirse entre varias funciones, puede mantenerse al tanto de sus costos y asegurarse de que sus libros estén correctos.

No hay motivo para no pedir cheques informáticos para su empresa, pero asegúrese de saber exactamente lo que necesita y no dude en hacer preguntas.