¿Qué es la digitalización de documentos y por qué vale la pena implementarla?
Publicado: 2023-11-03Gracias a la digitalización, no tienes que preocuparte de que tus documentos sean destruidos, por ejemplo por un derrame de café, un incendio o cualquier otro imprevisto. Todos los materiales digitales se pueden recuperar incluso en caso de falla de la computadora.
Hace algún tiempo, cada empresa o secretaría contaba con un espacio especialmente diseñado donde recogían y almacenaban documentos en papel. Sin embargo, hoy en día el archivado de documentos tiene un aspecto completamente diferente: los archivos tradicionales se están volviendo obsoletos.
La llamada digitalización es la responsable de este fenómeno. ¿Qué es y qué vale la pena saber sobre él? ¿Por qué vale la pena implementar esta solución en tu empresa?
¿Qué es la digitalización de documentos y qué implica?
La digitalización de documentos es el proceso de transformar documentos en papel a formato digital. Gracias a esto, la información contenida en estos materiales se vuelve fácilmente accesible desde una computadora y dispositivo móvil.
Se pueden buscar rápidamente, almacenar de forma segura y someter a diversas actividades electrónicas: compartir, firmar, aprobar, registrar o editar.
Se pueden digitalizar muchos tipos de documentos:
- Facturas : la digitalización de facturas permite una fácil gestión y un acceso rápido a la información sobre las transacciones.
- Contratos : las copias digitales de los contratos permiten almacenarlos y compartirlos fácilmente.
- Informes financieros : la digitalización de informes financieros facilita el análisis de datos y la toma de decisiones comerciales.
- Documentos personales : las versiones digitales de los documentos de los empleados, como los contratos de trabajo, permiten una fácil gestión de los datos personales en una sola aplicación.
- Notas comerciales : la digitalización de notas facilita la comunicación entre los miembros del equipo.
- Formularios de solicitud : son más fáciles de completar y procesar que los tradicionales.
- Documentos legales : las copias digitales de documentos legales facilitan el acceso y el archivo.
- Registros médicos : los registros médicos electrónicos facilitan la gestión de los datos de los pacientes.
- Correspondencia – La digitalización de la correspondencia permite una fácil gestión y un rápido acceso a mensajes importantes.
No sólo se pueden digitalizar documentos, sino también, por ejemplo, grabaciones sonoras o microfilmes. Este proceso también es perfecto para archivar materiales de la biblioteca y permite, por un lado, ponerlos a disposición de los usuarios y, por otro, proteger el original contra daños.
¿Por qué es aconsejable la digitalización de documentos?
La digitalización permite almacenar todos los documentos en formato digital. Pero ¿cuáles son los beneficios de decidir implementarlo? ¿Qué gana usted, como empresario, y los empleados que dirige? Estos son los efectos positivos que tiene digitalizar fondos, archivos y todo tipo de documentación para tu empresa.
- Ahorrar espacio en la oficina
- Facilitando el trabajo diario
- Almacenamiento seguro de documentos
- Protección de documentos contra la destrucción.
- Mayor calidad de servicio al cliente
- Digitalización y protección del medio ambiente
¿Cómo implementar la digitalización en su empresa?
Implementar la digitalización de documentos en una empresa es un proceso complejo. Sin embargo, con una planificación e implementación adecuadas, traerá muchos beneficios a las empresas. Recuerde, sin embargo, que la clave del éxito no es sólo la tecnología en sí, sino también el compromiso y la disposición de los empleados para cambiar.
También es muy importante el estilo de trabajo del propio proveedor del sistema de digitalización de documentos. Debe proporcionar servicios integrales y cooperar en cada etapa de la implementación.
Vale la pena prestar atención a si dedica suficiente tiempo a la entrevista previa a la implementación, así como si ofrece soporte posterior a la implementación y consultoría comercial general en el campo de la tecnología.
La implementación en cada empresa será completamente diferente. Las herramientas de digitalización y la estrategia de implementación se adaptan a la naturaleza específica del negocio, su industria, tamaño, objetivos y necesidades.
Sin embargo, una adaptación bien realizada debe incluir las siguientes etapas:
1. Definición de objetivos y requisitos
El primer paso es definir qué quieres conseguir con la digitalización de tus documentos. ¿Se trata de mejorar los procesos de negocio? ¿Ahorro de espacio? ¿Reducir el costo?
Define tus objetivos y requisitos para poder planificar bien todo el proceso.
2. Análisis de la situación actual
Luego analiza la situación actual de tu empresa. ¿Qué tipos de documentos se utilizan actualmente? ¿Cómo se almacenan y gestionan?
Esto le ayudará a comprender qué cambios se necesitan y qué desafíos pueden surgir.
3. Elegir la tecnología adecuada
El siguiente paso es seleccionar herramientas y tecnologías apropiadas para la digitalización de documentos. Hay muchos sistemas y soluciones diferentes disponibles en el mercado. Por lo tanto, es importante tomar una decisión informada que cumpla con todos sus requisitos.
Para ello, es necesario realizar una investigación exhaustiva en la industria de los proveedores de este tipo de soluciones.
4. Planificación y preparación
Después de elegir la tecnología adecuada, es hora de planificar y prepararse. Decida qué documentos se digitalizarán primero, establezca un cronograma de trabajo y prepare los recursos adecuados.
5. Implementación
Ahora es el momento de una implementación adecuada. Empiece por digitalizar los documentos seleccionados, supervise todo el proceso y compruebe periódicamente si todo funciona según lo previsto.
6. Capacitación del personal
No olvide capacitar a sus empleados. Necesitan saber cómo utilizar el nuevo sistema y cómo gestionar los documentos digitales.
7. Monitoreo y Mejora Continua
Después de la implementación, es importante monitorear y mejorar constantemente el proceso de digitalización.
Compruebe periódicamente si el sistema cumple con sus expectativas y si aporta los beneficios esperados.
En conclusión
La digitalización juega un papel extremadamente importante en los negocios modernos y se puede esperar que siga avanzando. Vale la pena mantenerse al día y utilizar las nuevas tecnologías.
Especialmente porque aporta beneficios mensurables y específicos tanto para la propia empresa como para sus empleados, socios y clientes.
La digitalización de documentos es un proceso que puede mejorar significativamente el funcionamiento de una empresa.
Desde aumentar la eficiencia en el trabajo, pasando por ahorrar espacio hasta proteger el medio ambiente, los beneficios son numerosos.