¿Qué es el depósito directo y cómo funciona?
Publicado: 2022-07-15
¿Qué es el depósito directo? El depósito directo es un método de pago electrónico ampliamente utilizado en los EE. UU. por los empleadores para enviar los pagos de los empleados de manera conveniente y sin la molestia de los cheques en papel. Sin embargo, hay mucho más que saber y considerar antes de decidir ofrecer depósito directo a sus empleados o elegir que se le pague a través de un depósito directo como empleado.
Esta guía para principiantes explica todo lo que necesita saber sobre el depósito directo como empleador o empleado, incluido cómo funciona el depósito directo, cuánto tiempo tardan los depósitos directos y cómo implementar el depósito directo. Sumerjámonos.
Tabla de contenido
- ¿Qué es el depósito directo?
- ¿Cómo funciona el depósito directo?
- ¿Cuánto tarda el depósito directo?
- ¿Qué es un formulario de depósito directo?
- ¿Debe utilizar el depósito directo?
- El resultado final sobre qué es el depósito directo y si debe usarlo
- Preguntas frecuentes sobre depósitos directos
¿Qué es el depósito directo?
Los empleadores utilizan el depósito directo para transferir salarios, reembolsos, bonificaciones y otros pagos electrónicamente a las cuentas bancarias de los empleados a través de la red de la cámara de compensación automatizada (ACH).
El depósito directo ha reemplazado en gran medida a los cheques en papel tradicionales en el lugar de trabajo, ya que tanto los empleados como los empleadores prefieren sus capacidades de pago más rápidas, convenientes y seguras.
¿Cómo funciona el depósito directo?
¿Cómo funciona el depósito directo en los EE. UU.? En un nivel básico, el depósito directo es un método de pago ACH en el que el dinero se transfiere desde una cuenta bancaria a través de la red ACH y se deposita en otra cuenta bancaria.
Aquí hay una explicación simple paso a paso del proceso de depósito directo para empleadores:
- En una transacción de depósito directo normal, un empleador o proveedor de nómina de terceros inicia una transacción de depósito directo dentro de la red ACH. La entidad que inicia la transacción se conoce como el originador.
- La transacción de depósito directo se envía al banco del originador, que luego envía la transacción a un operador de red ACH.
- Luego, el operador de la red ACH revisa, enruta y procesa la transacción para que los fondos se entreguen en la cuenta bancaria del destinatario (empleado).
- Los fondos de depósito directo están disponibles en la cuenta bancaria del destinatario en un plazo máximo de dos días hábiles.
En los EE. UU., la mayoría de los depósitos directos se basan en la red ACH iniciada y administrada por la Asociación Nacional de Cámaras de Compensación Automatizadas, más conocida como Nacha. La red ACH conecta a miles de bancos y es el sistema utilizado para facilitar los pagos electrónicos.
Nacha se desempeña como administradora de la red ACH, establece pautas y regulaciones para quienes usan la red ACH. La Reserva Federal y la Cámara de Compensación (empresa privada no relacionada) operan la red ACH, lo que significa que estas entidades clasifican, enrutan y procesan todas las transacciones ACH.
El depósito directo generalmente se ofrece sin costo para los empleados, pero puede tener un costo para los empleadores según la política de procesamiento de depósito directo de su banco.
¿Cuánto tarda el depósito directo?
Los depósitos directos respaldados por la Red ACH se pueden procesar en el mismo día, al día siguiente o en un marco de tiempo de dos días, y los fondos deben estar disponibles en la cuenta bancaria del beneficiario a las 9 a. m. del día de llegada programado.
El tiempo que lleva procesar un pago de depósito directo depende del marco de tiempo que elija su empleador (o la solución de nómina de terceros de su empleador).
Independientemente del marco de tiempo del depósito directo, los empleadores son responsables de programar o automatizar los depósitos directos para garantizar que los pagos se realicen a tiempo. Comuníquese con su banco para obtener más información si un pago de depósito directo se retrasa.
¿Qué es un formulario de depósito directo?
Un formulario de autorización de depósito directo es un documento en el que los empleados o contratistas brindan información sobre su identidad y cuenta bancaria para autorizar los pagos de depósito directo de su empleador.
Es posible que los empleados deban incluir un cheque anulado con su formulario de autorización de depósito directo. Sin embargo, muchas empresas de nómina han comenzado a utilizar microdepósitos para confirmar y verificar la propiedad de cuentas bancarias y autorizar depósitos.
En este caso, la compañía de nómina realizará uno o más microdepósitos en los que transfieren pequeñas sumas a su cuenta (generalmente menos de $1), retiran esos fondos y le piden que confirme las cantidades específicas depositadas.
Si usa un software de nómina, como Gusto, registrarse para el depósito directo es un proceso completamente digital que puede tomar solo unos minutos tanto para los empleadores como para los empleados.
¿Debe utilizar el depósito directo?
Si debe usar el depósito directo depende de si es un empleado o un empleador, ya que existen diferentes ventajas y desventajas del depósito directo para los empleadores en comparación con los empleados. Siga leyendo para obtener un desglose completo de las ventajas y desventajas de usar el depósito directo para empleadores y empleados.
Si eres un empleador…
Adoptar el depósito directo como empleador puede beneficiar a sus empleados al facilitarles el acceso a sus salarios y ahorrarle a su empresa tiempo en la gestión de la nómina. El depósito directo también puede ayudar a su empresa a automatizar la nómina y mejorar su mantenimiento de registros a medida que deja de imprimir cheques manualmente.
ventajas
- Facilitar el pago de los empleadores
- Automatice el proceso de ejecución de la nómina
- Permita que los empleados dividan los cheques de pago en diferentes cuentas
- Reducir la ocurrencia de cheques de pago perdidos o robados
- Ahorre dinero y tiempo en la impresión de cheques en papel
Contras
- Comisiones bancarias por depósito directo
- Recordar los plazos de presentación
Si eres un empleado…
Los empleados eligen usar el depósito directo debido a su conveniencia, ya que generalmente significa que los fondos están disponibles en las cuentas bancarias de los empleados a las 9 a.m. del día de pago. Dejando a un lado la conveniencia, el depósito directo tiene varios beneficios para los empleados, junto con un par de desventajas que los empleados deben considerar.
ventajas
- Acceso más rápido a los fondos de cheques de pago
- Quiere dividir su salario entre varias cuentas automáticamente
- Quiere eliminar la posibilidad de que le roben su cheque de pago
- Quiere mantener su salario privado
Contras
- No hay opción en los estados de depósito directo obligatorio
- Es posible que deba abrir una cuenta bancaria si aún no tiene una
El resultado final sobre qué es el depósito directo y si debe usarlo
El depósito directo es uno de los métodos de pago electrónico más populares en los EE. UU. y es utilizado por la gran mayoría de las empresas del país. Con depósito directo, el salario se puede pagar directamente de una cuenta a otra. Es conveniente, rápido, seguro y beneficia tanto a los empleadores como a los empleados.
Sin embargo, si todavía se resiste al depósito directo, es increíblemente fácil adoptar el depósito directo para su negocio con solo una llamada telefónica a su banco.
Dicho esto, administrar el depósito directo es tan fácil como usted lo haga. Si está interesado en hacer que la nómina sea lo más directa y automatizada posible, podría ser el momento de adoptar una solución de software de nómina para su negocio.
Consulte nuestra guía sobre el mejor software de nómina para pequeñas empresas, incluidos desgloses de funciones, precios e información de seguridad. Todas las opciones de software de la lista admiten tanto el depósito directo como los cheques en papel, por lo que puede elegir.