Qué es una Firma Electrónica: una oportunidad para la digitalización

Las firmas electrónicas son una forma perfecta de digitalizar procesos y replantearlos por completo para hacerlos más eficientes, eliminando las deseconomías que suelen caracterizar a los procesos tradicionales.

El valor legal y la posibilidad de utilizarlos en múltiples situaciones los convierte en una fuerte herramienta de apoyo a la digitalización.

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es una tecnología que hace posible firmar un documento o contrato sin imprimirlo y sin colocar una firma manuscrita en él.

Al firmar un contrato electrónicamente, asociamos un conjunto de datos electrónicos, que crea la propia firma electrónica, a otro conjunto de datos electrónicos, que forman el documento o el contrato que necesitamos firmar.

Esto podría hacerse simplemente haciendo clic en un botón, por ejemplo.

Scrive , que es el socio de Doxee para firmas electrónicas, asegura la evidencia de estos elementos clave gracias al Paquete de Evidencia, un conjunto de información que describe todos los diferentes eventos por los que pasa el documento, y que se adjunta al propio documento firmado. El paquete de evidencia de Scrive, que establece el estándar de la industria, se adjunta a cada documento firmado. Es una colección detallada y, lo que es más importante, completa de evidencia de alta calidad que abarca cada evento en el proceso de firma de documentos, desde el momento en que el autor termina de preparar el documento para firmar hasta que el documento final firmado se sella digitalmente.

¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes?

Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes gracias a los tres elementos dentro del paquete de pruebas que siempre deben estar presentes y claros, independientemente del formato del documento, en papel o digital, y definen el ciclo de vida de un documento firmado, desde el momento en que se comparte. con la contrapartida, al momento de su firma.

Los 3 elementos que aseguran el valor legal de un contrato firmado se pueden resumir de la siguiente manera:

• la evidencia de intención , es decir, la intención del firmante de estar de acuerdo con el documento y su contenido
• la identidad del firmante
• la integridad del documento en sí, asegúrese de que no haya sido alterado.

La evidencia recopilada en el Paquete de evidencia consta de registros de auditoría que muestran, por ejemplo:

• Una captura de pantalla del acuerdo en la interfaz de usuario de Scrive, para demostrar la intención
• Prueba de la identificación del firmante , que podría ser su dirección de correo electrónico, número de teléfono u otro medio de identificación electrónica
• Referencias de tiempo que muestran la fecha y hora exactas de los eventos, como identificación, apertura del documento y firma.
• Finalmente, se coloca una firma digital (o sello digital ) en el documento firmado: esto evitará que sea manipulado y garantizará su integridad.

Cuando hablamos de firma electrónica en cualquier país de la Unión Europea, siempre debemos considerar en primer lugar el Reglamento eIDAS, que regula los diferentes tipos de firma electrónica y con diferentes características tanto desde el punto de vista tecnológico como legal. Es por eso que el uso e implementación de soluciones de firma electrónica ofrece una gran oportunidad para crear nuevos servicios y generar una mayor eficiencia en los procesos comerciales normales y de incorporación digital.

¿Por qué utilizar una firma electrónica para simplificar tus procesos digitales?

Implementar una firma electrónica ayuda a agilizar los procesos de firma, ya que permite firmar un contrato en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, ya sea una computadora personal o un teléfono inteligente. Dependiendo del proceso específico y el tipo de contrato, puede elegir la solución de firma electrónica que mejor se adapte a sus requisitos. Estos son solo algunos ejemplos de los beneficios de la firma electrónica , que permite llegar al objetivo final: simplificar un proceso digital.

Entre los beneficios inmediatos se encuentran: reducción de costes de gestión, agilización de los tiempos de los procesos y posibilidad de obtener firmas con pleno valor legal en pocos pasos, incluso cuando hay más de un firmante.

Las firmas electrónicas básicas (BES) y las firmas electrónicas avanzadas (AES) suelen ser la mejor opción cuando se trata de digitalizar procesos de incorporación o firma: combinan la necesidad de eficiencia con la necesidad de tener documentos legalmente vinculantes. BES y AES son fáciles de usar y gratuitos para los firmantes. Además, los usuarios no necesitan administrar nuevas credenciales personales, contraseñas o dispositivos adicionales, como tarjetas inteligentes o tokens USB. Una dirección de correo electrónico, un teléfono móvil y un medio de identificación es todo lo que necesitan para acceder al documento y firmarlo.

Qué puedes hacer con las firmas electrónicas

En los últimos años, casi todos los procesos de compra se han transformado en transacciones online, desde la compra de todo tipo de productos, hasta la firma de contratos, y desde la prestación de servicios y contratación de seguros hasta la creación de una nueva cuenta bancaria.

Muchas de las transacciones que ahora se han transformado en procesos digitales antes solo eran posibles en presencia o con el apoyo esencial de un operador.

Esto es exactamente a lo que nos referimos cuando hablamos de onboarding digital . El onboarding digital consiste en un proceso que digitaliza todos los pasos necesarios para que un nuevo cliente pueda proceder a la compra de un producto o activar un servicio.

Quizás se pregunte por qué introdujimos este concepto y qué tiene que ver con las firmas electrónicas.

Cada relación con un cliente, ya sea un cliente nuevo o uno existente, puede convertirse en una relación digital, haciéndola más eficiente y satisfactoria para ambos lados. ¿Pero cómo?

Para implementar un proceso de incorporación digital, debemos comenzar por observar cada uno de los pasos de la relación con el cliente y comprender cómo podemos digitalizarlos mejor, asegurándonos de ofrecer siempre el soporte necesario y compensar la ausencia del "humano". componente, es decir, contacto con el operador.

Ahí es exactamente cuando las firmas electrónicas se pueden integrar con éxito, como una herramienta que convierte el momento de adquirir la firma en un proceso eficiente, sin fricciones y que ahorra tiempo. Si tomamos el escenario italiano como ejemplo, la investigación muestra que:

• Después de la pandemia de COVID-19, el 68% de los italianos espera poder llegar a las empresas a través de canales digitales (IlSole24Ore)
• La incorporación digital, incluida la firma electrónica de contratos, es una de las 10 principales prioridades de inversión para el sector bancario (informe ABILab, 2022).

Entonces, profundicemos en un par de ejemplos y veamos cómo usar las firmas electrónicas para desbloquear oportunidades clave de digitalización.

Un caso de uso: el sector de servicios públicos

Una actividad que ha supuesto una reducción de las colas en las ventanillas presenciales a favor de lo digital es la compra de nuevos contratos de suministros multiservicios y la posterior gestión de todas las fases y actividades relacionadas. En este caso, una solución de Firma Electrónica Básica se puede utilizar de manera efectiva, posiblemente en forma de un BES “robusto”. La forma más fácil de aumentar el valor de un SES es usar un código OTP (contraseña de un solo uso) para enviarlo al firmante, por sms, aplicación o correo electrónico. Enviar el código OTP a un dispositivo propiedad del firmante es una forma de autenticación por parte de este y le permite a la persona confirmar aún más su voluntad de firmar ese documento en particular.

Los documentos necesarios pueden estar fácilmente disponibles para su firma por correo electrónico o cargándolos en un área web dedicada, y es posible crear una experiencia de cliente digital cada vez más rica y personalizada.

Además de la desmaterialización de contratos y suscripciones, también es posible crear procesos donde otras interacciones entre la empresa y el cliente ya no se dan en el mostrador o por teléfono, sino de forma digital. Con el flujo de trabajo adecuado y los puntos de contacto y llamadas a la acción necesarios, puede ofrecer a los clientes la opción de programar una cita con un operador o activar un nuevo servicio con solo unos pocos clics, creando así oportunidades de venta cruzada y venta adicional. Todos los documentos pueden estar disponibles para su firma por correo electrónico o a través de un área web dedicada, y es posible crear una experiencia de cliente digital cada vez más rica y personalizada.

La firma electrónica en los documentos de RRHH

También se puede utilizar una firma electrónica simple para desmaterializar y optimizar ciertos informes y procesos de recursos humanos. Por ejemplo, se puede utilizar una firma electrónica simple cuando se solicitan vacaciones, licencias, solicitudes de capacitación o reclamos de gastos. En este sentido, vale la pena mencionar una aclaración reciente de la Agencia Tributaria italiana, que se encuentra en la respuesta no. 740 del 20 de octubre de 2021, relativa a la gestión de informes de gastos, un tipo de documento muy común en RRHH. La respuesta de la Agencia italiana aclaró que los informes de gastos digitales no requieren una firma electrónica calificada o una firma avanzada por parte del empleado, por lo que es perfectamente plausible emplear una firma electrónica básica.

La firma electrónica para avisos de privacidad

Las políticas de privacidad se pueden firmar a través de unasolución de firma electrónica simple una vez que el firmante tiene la oportunidad de ver y leer correctamente el documento.Esto también podría implementarse por correo electrónico o la información puede estar disponible en un área web especial a la que accede el firmante con un par de credenciales. La llamada a la acción para la firma, en forma de una solución de apuntar y hacer clic (por ejemplo, un botón que exprese claramente la voluntad de firmar el documento) se puede colocar al final de la divulgación para que el firmante pueda correctamente mirarlo.

La firma electrónica para la aprobación de cotizaciones y órdenes de compra

La aceptación de un presupuesto o una orden de compra es otra actividad que se puede realizar mediante la colocación de una Firma Electrónica Básica, digitalizando y dando eficiencia a este tipo de transacciones. También en este caso, la firma electrónica básica le permite agilizar procesos que de otro modo requerirían el intercambio, impresión y escaneo de varios documentos para adquirir una firma manuscrita. Estos pasos se reducen significativamente, si no se eliminan, con la adopción de un enfoque digital. Además, el valor legal de una firma electrónica básica está claramente definido en el Reglamento europeo eIDAS, mientras que no se puede decir lo mismo de las firmas manuscritas escaneadas.

Artículo coescrito con Scrive.