¿Qué es el software de seguimiento de admisiones y por qué debería importarme?

Con todo lo que se está volviendo digital en nuestro mundo, no es sorprendente que cada vez más colegios y universidades opten por la inscripción en línea. No solo eso, sino que también se están alejando de los métodos más tradicionales para el proceso de aplicaciones. Para ahorrar tiempo, espacio y dinero, muchas instituciones ahora están recurriendo al software de seguimiento de admisiones.

El software de seguimiento de admisiones es un software diseñado para ayudar a optimizar los procesos de admisión de una escuela. Dependiendo del software de elección, las oficinas de admisiones también pueden usar su software de seguimiento para monitorear a los estudiantes actuales. Esto incluye seguimiento:

• Qué disciplinas eligen seguir

• Sus actividades extracurriculares

• Sus fechas de graduación esperadas

• Elegir unirse a la Asociación de Antiguos Alumnos

Este tipo de software es ideal para la educación superior porque ayuda a recopilar datos valiosos de los estudiantes que luego se pueden utilizar durante el proceso de admisión. Luego, estos datos se pueden comparar con los estándares de admisión actuales, lo que hace que el proceso de selección sea mucho menos difícil. Luego, esta información se puede usar junto con los sistemas de información del estudiante para ayudar a optimizar la experiencia universitaria completa del estudiante.

Por qué el software de seguimiento de admisión se combina bien con la automatización del correo electrónico

Si bien el software de seguimiento de admisión a la universidad puede parecer que tiene un uso principal, cuando se combina con el software complementario adecuado, se puede recopilar información valiosa. Esta información se puede utilizar para optimizar toda la carrera universitaria de un estudiante.

Por ejemplo, estos datos se pueden conectar al software CRM de su campus para ayudar a generar correos electrónicos automatizados que se relacionen específicamente con ellos y sus necesidades. Eso significa que enviar los siguientes correos electrónicos se puede hacer mucho más fácil:

• Estado de la aplicación

• Pagos de tarifas adeudados

• Próximos eventos adaptados a su área de estudio

• Eventos / avisos específicos del campus y más

4 ejemplos del mundo real de software de seguimiento de admisión que trabaja junto con la automatización del correo electrónico

El objetivo de la automatización del correo electrónico es enviar los mensajes de correo electrónico correctos a las personas adecuadas en el momento adecuado. Para hacer esto, las universidades deben poder recopilar datos valiosos sobre sus estudiantes para que siempre les envíen contenido relevante. Es por eso que tener un software de seguimiento de admisión puede ser tan vital para una institución de educación superior.

Con la información recopilada por este software, los correos electrónicos se pueden seleccionar según las necesidades del estudiante. Esto ayuda a evitar cualquier información innecesaria.

Al combinar el software de seguimiento de admisión con el software CRM de su universidad, puede enviar mensajes de correo electrónico cuidadosamente diseñados, como los cuatro que se enumeran a continuación.

Correo electrónico de eventos deportivos

Por más importantes que puedan ser los eventos deportivos universitarios, no siempre son del agrado de todos.

El uso de la información de su software de seguimiento de admisiones puede ayudarlo a crear listas de correo electrónico específicas. Luego, estas listas se pueden diseñar y crear en función de las áreas de interés.

Este ejemplo es genial porque está personalizado para el individuo. Le permite a la persona realizar los cambios de correo electrónico necesarios desde el principio. Las universidades pueden seguir este ejemplo enviando correos electrónicos de agradecimiento automatizados a los estudiantes que se inscriban en diversas actividades, que incluyen:

• Deportes

• Teatro

• Arte y mas

Esto conduce a menos recursos desperdiciados y a personas más felices con bandejas de entrada menos abarrotadas.

Fuente: Pinterest

Correo electrónico de aceptación

A lo largo del año, los estudiantes de todo el mundo sufren el terrible período de espera antes de la aceptación. Este es el período entre la inscripción en las universidades de su elección y la espera de recibir noticias sobre la decisión de aceptación de la institución. Atrás quedaron los días de las cartas de aceptación por correo postal. En cambio, cada vez más instituciones de educación superior están optando por utilizar el correo electrónico para esta comunicación. Y debido a que este es un mensaje tan importante y emocionante para compartir con los futuros estudiantes, hay muchas formas en que puede aprovechar las funciones de correo electrónico para convertirlo en un correo electrónico especial y verdaderamente personalizado.

En este ejemplo a continuación, un estudiante recibió una notificación por correo electrónico solo para abrir el mensaje y celebrar su aceptación en la Universidad Estatal de Carolina del Norte.

Para las universidades y facultades que eligen utilizar un software de seguimiento de admisiones en combinación con su software CRM, una vez que se ha aceptado la solicitud de un estudiante, el software puede activar una campaña de aceptación por correo electrónico. Esto es excelente porque permite que las instituciones de educación superior se vinculen con sus valiosos recursos, tales como:

• Paquetes de información para estudiantes

• Información del departamento financiero y mucho más

Fuente: Twitter

Correo electrónico de cumpleaños del estudiante

¡Muestre a sus estudiantes que le importa! En lugar de tratarlos como a un estudiante más, ¿por qué no tomarse el tiempo para crear y enviar mensajes de correo electrónico de cumpleaños a su alumnado?

Este proceso puede simplificarse mucho con el uso de datos recopilados por un software de seguimiento de admisión. Aún mejor, una vez que lo haya combinado con los sistemas de información de sus estudiantes o el software CRM, puede enviar automáticamente mensajes como este de Eastern Illinois University cuando se acerca el cumpleaños de un estudiante o exalumno.

Este concepto se puede aplicar a varios aniversarios de estudiantes, que incluyen:

• Graduación

• Días de mudanza

• Activos del campus relacionados con el área de interés de un estudiante

Fuente: Gmail.

Correo electrónico de la asociación de antiguos alumnos

Al graduarse, la relación de un estudiante con la institución no tiene por qué terminar ahí. Una vez que un estudiante comienza a acercarse a la graduación, se puede enviar una campaña de asociación de exalumnos.

Estas campañas se pueden utilizar para pedirle a un estudiante que se una a la asociación antes de la graduación, con un correo electrónico de recordatorio que se envía después de su graduación. En caso de que no se pague la tarifa de exalumno o un estudiante opta por dejar que su membresía caduque, también se pueden enviar correos electrónicos de recordatorio.

Las campañas de correo electrónico de reintegración también son una excelente manera de utilizar la información recopilada por su software de seguimiento de admisiones y otros sistemas de información para estudiantes. Si nota que un estudiante se ha salido de la lista de exalumnos, puede iniciar una campaña de correo electrónico de reintegración para intentar atraerlos a que regresen.

Fuente: Gmail.

Mejores prácticas de marketing por correo electrónico para la educación superior

Saber cómo se puede usar el software de seguimiento de admisiones junto con sus esfuerzos de marketing por correo electrónico es excelente. Sin embargo, debemos cubrir algunas de las mejores prácticas de marketing por correo electrónico para instituciones de educación superior.

Con todo en digital, algunos pueden preguntar por qué debería centrarse en el correo electrónico, y tenemos su respuesta. El correo electrónico es el canal digital que actualmente genera el ROI general más alto. Por cada $ 1 gastado, el marketing por correo electrónico genera $ 38 en ROI.

Claro, las redes sociales pueden jugar un papel enorme en la comunicación. Sin embargo, el correo electrónico se considera casi 40 veces más efectivo que Facebook y Twitter juntos.

Para comenzar, aquí hay algunos consejos para crear una campaña de correo electrónico de educación superior exitosa.

Segmenta tus listas de correo electrónico

Segmentar adecuadamente sus listas de correo electrónico es vital, especialmente para colegios y universidades. Estas instituciones tienen listas de correo electrónico masivas, y simplemente enviar el mismo contenido a cada una, y a cada individuo, es una pérdida de tiempo y recurso. Por lo tanto, es muy importante segmentar sus listas de correo electrónico en categorías como las siguientes:

• Estado de inscripción

• Mayor o escuela

• Situación de vida en el campus

• Localización de la casa

• Intereses extracurriculares

• Clubes sociales

Ahora, esas listas parecen familiares y deberían hacerlo porque estos datos se pueden recopilar con su software de seguimiento de admisiones. Una vez que tenga esa información, puede segmentar sus listas en consecuencia, asegurándose de que todos reciban el contenido relevante de inmediato.

La personalización es vital

Junto con la segmentación viene la personalización, y la personalización es mucho más que simplemente incluir el nombre del estudiante al comienzo del correo electrónico. La personalización se trata, de nuevo, de enviar el contenido correcto al lector correcto cuando más lo necesita.

Esto requiere que los especialistas en marketing por correo electrónico conozcan a sus suscriptores de manera genuina y, en este caso, a los estudiantes tanto dentro como fuera del campus. Al igual que con la segmentación de listas, necesitará conocer los intereses académicos y extracurriculares de los estudiantes, cómo gastan su tiempo y más. Una vez que tenga esa información, y la haya segmentado en consecuencia, puede enviarles mensajes relevantes y personalizados que les resulten útiles.

Diseñe sus correos electrónicos para todos los dispositivos

Con todo moviéndose en línea, es vital mantener la cohesión de la marca. Eso significa tener la misma marca en su sitio web, materiales impresos y su correo electrónico. Con lo esencial que es el correo electrónico para el estudiante de todos los días, garantizar que los correos electrónicos de su campus se abran correctamente en todos los dispositivos es absolutamente fundamental.

Solía ​​ser suficiente tener un diseño de correo electrónico receptivo. Esto significaba que su mensaje alteraría su tamaño dependiendo del tamaño de la pantalla del dispositivo en el que se estaba viendo. Si bien ese fue un paso en la dirección correcta, no garantiza que todo su contenido se pueda ver fácilmente.

En cambio, es más importante asegurarse de que sus correos electrónicos estén diseñados para dispositivos móviles. Esto significa que su correo electrónico se verá igual sin importar qué dispositivo esté usando el lector. Si bien no es perfecto, se está convirtiendo rápidamente en el estándar a medida que más personas comienzan a abrir e interactuar con sus correos electrónicos en sus dispositivos móviles y teléfonos inteligentes.

Fuente: Emma

Siempre pruebe antes de enviar

Esto no se puede enfatizar lo suficiente. Probar sus correos electrónicos con una pequeña muestra de su lista de correo electrónico ayuda a asegurarse de que está enviando la información correcta a quienes desean recibirla. Las pruebas A / B le permiten probar varios componentes de su correo electrónico. Esto se hace creando una versión "A" y una versión "B", que luego se envía a dos pequeñas muestras de su lista de correo electrónico. El que funcione mejor es el que debe enviarse al resto de su lista de correo electrónico.

Envolver

El software de seguimiento de admisiones es una gran herramienta para los especialistas en marketing por correo electrónico de las universidades por muchas razones. Lo más importante es que les ayuda a recopilar información importante que se necesita para enviar correos electrónicos de alta calidad a sus estudiantes y personal. Una vez que tengan esa información, seguir estos cuatro pasos lo ayudarán a diseñar la mejor campaña de correo electrónico que se adapte a las necesidades de su institución:

• Segmenta tus listas de correo electrónico

• La personalización es imprescindible

• El diseño de amigos móviles es fundamental

• Siempre pruebe antes de enviar

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