¿Qué es una Orden de Compra? Una descripción general de las órdenes de compra

Hablemos de las órdenes de compra y de la gestión de tus proveedores.
Para administrar su pequeña empresa, necesita un bien o servicio específico, por lo que se comunica con sus proveedores y les explica sus requisitos. Ellos lo ofrecen. Tienes que pagarles. La historia terminó.
¿Suena demasiado simple? Está. Sí, el procedimiento de adquisición de artículos puede ser más complicado que lo descrito anteriormente. Pueden ocurrir problemas de pago, escasez de suministros, malentendidos que resulten en envíos inadecuados y retrasos en el cronograma.

Pero no es imposible obtener servicios de proveedores confiables de manera oportuna y sin problemas; es posible, y el uso de órdenes de compra puede ayudar.

¿Qué es una Orden de Compra?

Las órdenes de compra son ciertamente algo con lo que se encuentra todos los días cuando administra los suministros de la empresa. Una orden de compra, o PO, es un documento formal que un cliente entrega a un proveedor para autorizar una transacción. Incluye detalles cruciales relacionados con la compra, como la fecha del pedido, el monto, el precio, las condiciones de pago y la fecha de entrega. Cada PO tiene un número de referencia específico que se utiliza para el seguimiento y la supervisión.

Las órdenes de compra son esenciales para obtener sus suministros, realizar un seguimiento de su inventario y recibir pagos. Por lo tanto, uno de los componentes fundamentales de las transacciones comerciales es una orden de compra. Siguen sus transacciones financieras, desde la compra de suministros hasta la venta de productos terminados. En pocas palabras, una orden de compra es un documento crucial tanto para el comprador como para el vendedor que contiene detalles sobre la transacción y puede usarse como referencia en caso de desacuerdo o malentendido.

Significado del número de orden de compra: el número de orden de compra es similar al número de factura e identifica un pedido específico realizado ante el vendedor.

Beneficios de la orden de compra

Una orden de compra es muy beneficiosa para las empresas porque:

• Ayuda en el seguimiento de pagos y pedidos.
• Registra las cantidades pagadas a varios proveedores.
• Mantiene registros para la auditoría.
• Gestiona referencias para correspondencia futura

Tipos de órdenes de compra

Es fundamental recordar que no todas las órdenes de compra se realizan por igual. Si ha visto una orden de compra, probablemente ya las haya visto todas, pero ese no es el caso. Hay cinco tipos diferentes de órdenes de compra, y cada una contiene una cantidad diferente de información.

1. Órdenes de compra estándar

Las órdenes de compra más populares y conocidas son las estándar. En este caso, el comprador conoce los detalles de la transacción y puede especificar el producto o servicio que está comprando, así como la cantidad, la fecha de entrega y las condiciones de pago.
Por ejemplo, una empresa que tiene pocos cartuchos de impresora podría enviar una orden de compra normal porque está segura de la cantidad y la fecha de entrega que necesita.
Dependiendo de sus requisitos, se pueden crear órdenes de compra estándar para una variedad de propósitos diferentes, tales como:

• Para ser provisto de servicios
• Subcontratación
• Envío

2. Órdenes de compra planificadas

Al enviar una orden de compra programada por adelantado, un comprador está proyectando la cantidad de bienes que su negocio requerirá en el futuro. En este caso, se conocen el artículo, el precio y las condiciones de pago, pero la cantidad y la fecha de entrega son especulativas y dependen de conjeturas informadas.
Por ejemplo, el comprador a cargo determinaría cuántos cartuchos de impresora necesita con un cronograma de entrega más flexible si la misma empresa que se está quedando sin cartuchos de impresora realiza una orden de compra programada.

3. Órdenes de compra generales

Cuando se utiliza una orden de compra abierta, un comprador envía varias órdenes simultáneamente para negociar precios más bajos.
Por ejemplo, una corporación pensaría en usar una orden de compra general para comprar cartuchos de impresora y papel si al hacerlo le permitiera negociar un precio más barato con un solo proveedor.

4. Órdenes de Compra de Contratos

El tipo más formal es una orden de compra por contrato. En este caso, el comprador y el vendedor firman un contrato que especifica los términos de la venta antes de emitir una orden de compra que se refiere al contrato. Este tipo de orden de compra proporciona el nivel más completo de defensa legal.
Usando el ejemplo de los suministros para impresoras, estas empresas estarían obligadas por un contrato de orden de compra si celebran un contrato con su proveedor que define los bienes, la cantidad, el precio y el cronograma de entrega y luego lo siguen con una orden de compra regular.

5. Órdenes de compra digitales

Un procedimiento definido para las órdenes de compra puede hacer que el proceso de adquisición funcione sin problemas y sea ventajoso tanto para los compradores como para los vendedores.
En Microsoft Excel u Open Office, se puede crear y compartir rápidamente una orden de compra digital. Cuando abre una nueva hoja de cálculo, selecciona Más plantillas y escribe "factura" en la barra de búsqueda, puede acceder a las plantillas preexistentes.

La diferencia entre Facturas y Órdenes de Compra

Las órdenes de compra las escriben los compradores, mientras que las facturas las escriben los vendedores. Cuando existen condiciones de pago específicas (30 netos, 60 netos, FOB, etc.), los vendedores pueden enviar una factura para cobrar el pago. También pueden enviar una factura con saldo cero para indicar que se ha recibido el pago del pedido.

Se puede encontrar información similar, incluida una dirección de facturación y una dirección de envío, tanto en las órdenes de compra como en las facturas. Las facturas suelen incluir una referencia al número de orden de compra junto con un número de factura para verificar la relación y correspondencia entre los dos documentos.

El hecho de que la información del pedido y otros detalles técnicos que se ven en el pedido de compra normalmente no aparecen en la factura es una gran diferencia.

Carta de formato de orden de compra

El formato de orden de compra en Word, así como en Excel, se acepta en todas partes.

Incluso una plantilla de orden de compra de muestra o preexistente está disponible en línea para descargar. Se puede usar una hoja de Excel o un documento de Word para crear un formato de orden de compra simple. Los siguientes campos se encuentran comúnmente en una orden de compra estándar:

1. Encabezado:

La sección de encabezado del documento contiene información crucial sobre la orden de compra y su empresa. Aquí se proporcionan los siguientes detalles:

• Número de orden de compra: es un número especial que se utiliza para rastrear el pedido.
• PO date – Es el día en que se emite la orden de compra
• Detalles del cliente: incluye el nombre de la empresa, la dirección registrada y la información del GST del comprador.
• ID de proveedor: el comprador asigna una ID de proveedor única a un proveedor específico.

2. Información del proveedor:

Contiene información sobre el proveedor, como el nombre de la empresa, la dirección, la información de contacto y la información del GST. Para mantener registros para auditorías, se necesitan ciertos detalles.

3. Detalles de la entrega:

Como la hora, la ubicación y el modo de entrega, se incluyen en la sección de detalles de la entrega. Si desea que los productos se envíen por correo, debe incluir la dirección de envío y cualquier otra información necesaria.

4. Condiciones de pago:

Contiene información sobre impuestos, fletes, descuentos, términos de crédito y otras condiciones. Estos datos son un componente crucial del formato de PO, ya que ayudan en la creación de facturas y, si es necesario, en la resolución de disputas futuras.

5. Detalles del pedido:

Contiene información sobre el pedido, como el SKU ID, la descripción del bien o servicio, la cantidad necesaria, el costo por unidad y la fecha de entrega.
Por lo tanto, proporciona una descripción general del pedido, incluido el costo total, los gastos de envío, los descuentos y los impuestos.

¿Cómo funciona una Orden de Compra?

El procedimiento de orden de compra es bastante simple. Antes de preseleccionar a un vendedor o proveedor, debe hacer una lista de los elementos necesarios. La siguiente etapa es negociar las condiciones de compra y el precio con el vendedor. Así es como se hace una orden de compra.

Para comprender mejor cómo funciona una orden de compra, examinemos una de principio a fin, desde la creación hasta el pago:

1. El comprador crea una orden de compra

En primer lugar, el comprador debe crear una orden de compra ingresando los datos necesarios, como la fecha, la dirección de facturación, la dirección de envío, el monto, la cantidad, la fecha de entrega, la aprobación y otros datos pertinentes. Se puede usar Excel o Word para crear el formato PO. Asegúrese de que sea conciso y fácil de comprender para el vendedor.

2. El comprador presenta la orden de compra para su aprobación al equipo interno

El comprador debe compartir la orden de compra preparada con el equipo interno para obtener los permisos necesarios. El formato de orden de compra normal que utilizan las organizaciones garantiza información precisa y aprobaciones internas. Además, tener una estructura común permite flexibilidad para cada pedido y ahorra tiempo.

3. Envío de una orden de compra al proveedor

La orden de compra está preparada para ser enviada al proveedor una vez que haya recibido la aprobación interna. Compartir la orden de compra con el vendedor y darle un tiempo razonable para aprobarla es una buena idea.

4. El vendedor examina y aprueba la orden de compra

Después de recibir el formato de PO, el vendedor lo revisa y determina si puede cumplirlo o no. Se crea un contrato después de que el vendedor acepta la orden de compra, haciéndola ejecutable. El vendedor debe devolver al comprador una copia de la orden de compra autorizada como parte de este proceso.

5. Orden de compra cumplida

La orden de compra debe cumplirse con la confirmación del vendedor. El envío de los artículos al comprador es responsabilidad del vendedor. El proveedor también crea una factura y la entrega junto con los productos o servicios. Esta factura debe ser guardada y manejada por el comprador por necesidades contables.

6. Orden de compra liquidada

El pago se realiza contra la orden de compra por bienes y servicios en este paso. Puede cerrar la orden de compra una vez que se haya pagado y conservar un registro para referencia en el futuro.

Conclusión

Aunque inicialmente parezca difícil, la creación de órdenes de compra es esencial para administrar eficientemente el dinero de su empresa. Puede asegurarse de registrar la información necesaria sobre sus transacciones comerciales utilizando el formato de orden de compra correcto. Las plantillas de orden de compra en línea simplifican la puesta en marcha del proceso de creación y mantenimiento de la orden de compra.

preguntas frecuentes

1. ¿A qué se refiere con orden de compra?

Respuesta: Una orden de compra, o PO, es un documento formal que un cliente entrega a un proveedor para autorizar una transacción. Incluye detalles cruciales relacionados con la compra, como la fecha del pedido, el monto, el precio, las condiciones de pago y la fecha de entrega.

2. ¿Cuántos tipos de órdenes de compra existen?

Respuesta: Hay 5 tipos de órdenes de compra:

• Órdenes de compra estándar
• Órdenes de compra planificadas
• Órdenes de compra generales
• Órdenes de compra del contrato
• Órdenes de compra digitales

3. ¿Cuál es el significado de un número de orden de compra?

Respuesta: Es un número especial que se utiliza para rastrear el pedido.