¡Estamos implementando DAM! ¿Dónde empiezo?

¡Felicidades! Tiene las aprobaciones y el presupuesto para la primera solución de gestión de activos digitales (DAM) de su empresa y está listo para participar. ¿Y ahora qué? La emoción de los primeros días de su viaje DAM puede dar paso rápidamente a la aprensión cuando se enfrenta a la pregunta: ¿Por dónde empiezo?

¿Dónde están mis bienes?

Antes de que pueda decidir sobre un sistema DAM apropiado y la cantidad de almacenamiento que necesitará, necesita una imagen completa de con qué está trabajando con respecto a la cantidad de activos y tamaños de archivo. Si su empresa produce un gran volumen de activos de video de alta resolución que se almacenarán en el DAM, eso puede ocupar una cantidad significativa de espacio de almacenamiento. Nunca es demasiado pronto para comenzar a desenterrar y reunir los activos de su empresa.

Para obtener el máximo valor de su DAM, debe ser la única fuente de verdad para todos sus activos. No dejes piedra sin remover. Cuenta para todos los tipos de archivos, incluidas imágenes, videos, documentos y archivos de origen. No asuma que todos sus activos están en las unidades compartidas de la empresa. Las unidades compartidas son un excelente lugar para comenzar, pero asegúrese de que también está buscando en los sitios de Sharepoint, solicitando cualquier dispositivo de almacenamiento externo y averiguando si sus usuarios tienen la costumbre de almacenar cosas en sus discos duros. ¿Su empresa trabaja con agencias? Asegúrese de que le hayan proporcionado todos los archivos que están obligados a proporcionar por contrato.

Indicadores tempranos

Una vez que haya progresado en la recopilación de todos sus activos, mire lo que ha recopilado y vea si puede comenzar a identificar algunos requisitos preliminares generales:

1. ¿Qué rango de tipos y tamaños de archivos necesita acomodar su DAM?
2. Dado el volumen, la profundidad y el historial de activos que está viendo, ¿debería ir todo al DAM desde el primer día? ¿O tiene más sentido seleccionar una fecha clave y cargar todos los activos creados a partir de ese día en el DAM mientras se mantienen los activos de archivo en otra ubicación? Recuerde que si mantiene activos de archivo en una ubicación separada, los usuarios designados deben poder acceder a ellos rápida y fácilmente. Por lo general, encontrará que algunos activos heredados aún aprobados para el uso actual quedarán fuera del alcance de lo que ha cargado en el DAM para su lanzamiento. Estos activos deberán cargarse en el DAM a medida que los usuarios los soliciten.
3. ¿Generalmente genera múltiples representaciones para activos únicos? Por ejemplo, ¿tiene no solo la versión original sino también una versión en miniatura, pequeña, mediana y grande?
4. ¿Necesitará tener en cuenta el control de versiones? Cuando carga una nueva versión de un activo en su DAM, ¿necesita conservar todas las versiones anteriores con fines de archivo y asociarlas con la versión actual? ¿Es necesario realizar un seguimiento de los cambios específicos entre versiones?
5. ¿Existen requisitos legales o reglamentarios específicos en torno a algunos o todos sus activos?

Viendo doble. O triple.

Otra tarea relacionada con los activos que querrá abordar más pronto que tarde son los duplicados. Con activos dispersos en varias ubicaciones, es probable que las copias duplicadas de los mismos activos estén en varias ubicaciones. Todos pueden tener el mismo nombre de archivo, lo que les permite identificarlos fácilmente, o puede que no. A menudo, puede ser necesario el ojo entrenado de su equipo creativo o expertos en contenido para identificar activos duplicados con diferentes nombres de archivo.

Cuanto antes empiece a identificar y eliminar los duplicados mientras recopila activos, mejor. Es probable que ya esté familiarizado con el principio de "basura que entra, basura que sale", y debe recordarlo cuando prepare activos para cargarlos en su DAM. Claro, podrías tirar todo allí y limpiarlo más tarde, pero ¿lo harás? Y mientras tanto, ¿cuánta confusión está causando a sus usuarios finales, algunos de los cuales están expuestos a un DAM por primera vez? Necesita encontrar tiempo y recursos para abordar los duplicados en algún momento, así que haga que sea una prioridad hacerlo antes de que esté listo para esa carga masiva de activos en su nuevo y brillante DAM. Podría ahorrarse tiempo al no duplicar el trabajo colocando metadatos en activos que probablemente se eliminarán poco después de cargarlos en el DAM.

¿Quién conduce este tren DAM? ¿Y quién acompaña el viaje?

Considere seriamente traer a un bibliotecario de DAM. Cuanto antes mejor. Puede que dude en gastar parte de su presupuesto DAM en un bibliotecario de tiempo completo, y sí, puede que sea un poco parcial sobre este punto, pero valdrá la pena cada centavo. Tener un bibliotecario dedicado al proyecto desde el principio es especialmente crucial si este es el primer DAM de su empresa. Y para aprovechar al máximo su inversión, busque a alguien con la experiencia trifecta de DAM: seleccionar, configurar Y mantener un DAM. Tráelos lo antes posible. Le ahorrará tiempo y dinero a largo plazo porque puede evitar que tome decisiones al principio que tendrá que dedicar recursos para solucionarlas más adelante.

Como bibliotecario que ha ayudado a tres empresas a lanzar DAM, sé ​​muy bien lo que no se debe hacer y puedo guiarlo para que no tome decisiones de las que luego se arrepentirá. Esperar para traer a alguien hasta que te des cuenta de que estás sobre tu cabeza y has tomado algunas decisiones no tan óptimas significa que tu bibliotecario podría pasar meses, si no años, después de haber llegado en modo "arreglarlo" mientras hace control de daños y tratando de convencer a los usuarios de que pueden confiar en el sistema que no causó la mejor primera impresión.

Si su bibliotecario DAM es el conductor de su tren, sus partes interesadas son sus pasajeros VIP de primera clase. Identificarlos y obtener su compromiso con el proyecto debe ocurrir lo antes posible. Esto les da tiempo para obtener las aprobaciones necesarias de sus líderes y preparar sus horarios para el compromiso de tiempo. Al identificar a las partes interesadas, asegúrese de incluir personas de cada división separada de su empresa que se relacionarán directamente con el DAM. Debe estar representado cualquier grupo o departamento que incluya usuarios finales regulares del DAM. Y no olvide que se deben incluir los departamentos de TI y Legal.

Si bien desea asegurarse de tener una voz de cada área relevante de la empresa, tenga cuidado de no establecer un grupo de partes interesadas demasiado grande, lo que podría dificultar las discusiones y llevar a que los problemas lleguen a un consenso. Parte del rol de las partes interesadas es representar a su división respectiva y ser una sola voz para ellas en las reuniones, por lo que solo se requiere una parte interesada por área. Defina claramente para sus partes interesadas los parámetros del rol y sus expectativas. Asegúrese de que sepan el compromiso de tiempo que implicará, y obtenga su compromiso de que están dispuestos y pueden permanecer completamente comprometidos durante la duración del trabajo. La participación de sus partes interesadas puede ayudar o perjudicar significativamente el progreso y el cronograma de su proyecto, así que establezca expectativas claras desde el principio.

Si bien su viaje DAM finalmente será gratificante, habrá altibajos en el camino. Si toma estos primeros pasos específicos, comenzará su viaje por el camino correcto y lo preparará para el éxito futuro.

Las opiniones expresadas en este artículo pertenecen al autor invitado y no necesariamente a MarTech. Los autores del personal se enumeran aquí.