Asistente de ventas virtual: ¿Por qué los necesita?

¿Qué es un asistente de ventas? En los EE. UU. Hay alrededor de 3,6 millones de asistentes de ventas empleados, pero si busca este término en Google, verá diferentes descripciones de puestos: desde cajeros minoristas hasta asistentes administrativos y de desarrollo comercial.

Esto se debe a que, a diferencia de los contables, gerentes de PPC o limpiadores, el puesto de asistente implica diferentes funciones, dependiendo del tipo de negocio (offline u online), industria (eCommerce o SaaS), estructura organizativa, escala de la empresa, objetivos, etc. .

Un asistente de ventas puede ser un miembro del personal interno a tiempo completo o, lo que es más común, la empresa puede optar por contratar a un asistente de ventas virtual. A continuación, explicamos cómo contratar y organizar la cooperación con asistentes de ventas virtuales y cuándo es aconsejable contratarlos.

Cómo los asistentes de ventas virtuales respaldan sus ventas

Los asistentes de ventas virtuales (VA) son especialistas subcontratados que una empresa puede contratar para un rango exacto de trabajos o un período específico. Un asistente de ventas virtual no es un contratista o trabajador autónomo ocasional, es parte del equipo de ventas de uno. Aunque estos empleados no forman parte del personal, pueden trabajar varias horas a la semana o estar totalmente empleados para los proyectos de una sola empresa y dedicar más de 40 horas a la semana a ellos. Puede renovar acuerdos de servicios y cooperar durante años con asistentes de ventas virtuales, para que se conviertan en miembros insustituibles del equipo.

Para una empresa que contrata ventas virtuales, el asistente es razonable en caso de:

• el negocio y las ventas se desarrollan rápidamente, y no tiene recursos adicionales para contratar más personal de inmediato

Cuando una organización se transforma en de tamaño mediano o grande, se enfrenta a una inmensa cantidad de desafíos. Más clientes, nuevos competidores, reestructuración de capital, cambios de propiedad: estos son solo algunos para mencionar. En este punto, puede que no se trate simplemente de invertir demasiados recursos, tiempo y dinero, en la contratación de profesionales de nivel medio o junior para nuevos puestos de trabajo. Sin embargo, las operaciones de venta, por ejemplo, correos o llamadas telefónicas con clientes potenciales, deben gestionarse a diario. Un asistente subcontratado puede ser una "abeja ocupada" que ayudará al equipo interno.

• la empresa es nueva o pequeña y no puede empacar completamente al equipo de ventas

Las operaciones de ventas calificadas pueden solicitar $ 60,000 por año por sus servicios, por lo que contratar a un equipo de tales especialistas puede ser inasequible para las nuevas empresas, los empresarios privados o los recién llegados a la industria. Una salida puede ser: contratar a un vendedor calificado y contratar a varios asistentes virtuales que realizarán trabajos bajo la supervisión del gerente.

• la compañía planea expandirse en el nuevo mercado geográfico

Cuando planea ingresar a nuevos mercados, una de las dificultades es encontrar empleados que puedan hablar con los clientes locales en su idioma. Este no es un gran problema con los países de habla inglesa o donde este idioma es común, digamos México o India, pero si decide sumergirse en el Medio Oriente o Asia, la barrera del idioma puede convertirse en una barrera desconcertante para las ventas. Es recomendable buscar AV en las plataformas de empleo locales y contratarlos para envíos por correo, comunicaciones en persona con los clientes o pruebas de contenido.

• Es más barato subcontratar algunos trabajos que pagar horas extras con regularidad.

Todas las empresas tienen tareas sencillas pero que consumen mucho tiempo y son aburridas, por ejemplo, la extracción manual de datos de Internet. Puede resultar más económico contratar 1 o 2 asistentes virtuales que pagar horas de trabajo extra de profesionales internos.

• el equipo ya es 100% remoto o está distribuido en todo el mundo

Si la empresa no tiene una oficina física y sus empleados se encuentran en todo el mundo, contratar asistentes de ventas virtuales tiene aún más sentido. La única cuestión es contratar empleados de la misma zona horaria o de zonas cercanas. De lo contrario, cuando algunos se sienten en Japón y otros en Sudáfrica, será bastante molesto programar llamadas o reuniones de equipo en línea.

¿Qué hace un asistente de ventas virtual?

La cantidad de trabajo que puede asignar a un asistente de ventas virtual depende de sus habilidades y de cómo logre llegar a un entendimiento. Los AV pueden contribuir en todas las etapas del embudo de ventas y la canalización, en particular:

• realizar la investigación de prospectos

Buscar clientes no es fácil, y hay muchas formas en que una empresa puede ir: examinar manualmente los perfiles de los usuarios en las redes sociales, lanzar campañas de generación de leads, hojear agregadores, registros y directorios de la empresa (relevantes para el mercado B2B), consultar a quién venden los competidores, leer comentarios en YouTube, ver a los oyentes de podcasts, comprar bases de datos de contactos (una mala opción, pero aún así), o todo esto a la vez. Aunque la rutina de navegación no es ciencia dura, consume mucho tiempo, por lo que los asistentes de ventas con experiencia en raspado de datos harán un favor.

• realizar la investigación de la competencia

Esta información es esencial para ajustar tanto la estrategia como las actividades tácticas de venta: campañas de promoción, diseños de creatividades o presentaciones de ventas, envíos por correo y distribución de contenido. Una vez que haya compilado una lista de los principales competidores, los gerentes de ventas pueden elaborar una metodología de investigación y asignar asistentes virtuales para realizar el trabajo de campo.

• participar en investigaciones de mercado

El análisis incluye el estudio de las percepciones de los clientes sobre una empresa o marca, investigación de tendencias de mercado, prospección, etc. Aunque se trata de una responsabilidad de marketing, los especialistas en ventas también pueden contribuir a la investigación de mercado. Por ejemplo, distribuya cuestionarios entre prospectos o compradores, recopile comentarios, organice grupos focales, etc.

• crear y manejar bases de datos de clientes potenciales

La gestión de datos es una tarea agotadora. No solo requiere precisión, atención y diligencia: trabajar con información implica que un VA usa herramientas, por ejemplo, Tableau, Azure, conoce SQL u otros lenguajes de consulta y puede escribir de forma independiente solicitudes simples para extraer la información necesaria (preferiblemente). Esto es lo que suelen hacer los analistas de datos, pero si no puede pagar un especialista dedicado para procesar los datos de ventas, puede contratar a un asistente de ventas experto en tecnología para este trabajo.

• configurar y mantener CRM

El manejo de CRM es un campo distinto del trabajo relacionado con las ventas. Sobre todo, debe mapear el recorrido del cliente, los procesos de ventas y decidir sobre los campos de datos necesarios, las etiquetas, etc. Los vendedores virtuales pueden ayudar significativamente: estudie los principales POC, use Google Analytics y supervise las fuentes de tráfico del sitio web, prepare resúmenes sobre campañas de generación de leads. , calcule la duración del embudo, el tiempo promedio para cerrar un trato. Y luego, agregue la información y cárguela en el CRM.

• configurar la automatización de ventas

Hay muchos instrumentos en el mercado: herramientas para la generación y el cuidado de clientes potenciales, lanzadores de campañas de goteo por correo electrónico, buscadores de datos, programación de contenido y sistemas de distribución, etc. Pero sin la integración y la configuración correcta, son inútiles. Un asistente de ventas que sepa cómo "manipular" todas estas herramientas le ahorrará mucho tiempo y aumentará significativamente las operaciones de ventas.

• abordar prospectos

La divulgación es una de las razones más comunes por las que las empresas contratan asistentes virtuales. La comunicación se puede automatizar, pero solo hasta cierto punto. Los diálogos con "rostro humano" y la atención al cliente siguen siendo importantes en las ventas, a veces, incluso más que la publicidad o el costoso software de automatización. Los asistentes virtuales pueden contribuir mucho en la construcción de relaciones, por ejemplo, realizar envíos en frío, nutrir clientes potenciales con contenido altamente personalizado, dar seguimiento a las ofertas y brindar soporte postventa.

• participar en la retención de clientes

Probablemente ya haya escuchado que incluso un pequeño aumento de una métrica de retención aumenta las ganancias comerciales hasta en un 95%. Incluso si es cierto a medias, preocuparse por la retención de clientes vale dinero, de acuerdo. Los VA pueden contribuir al LTV del cliente, por ejemplo, enviándoles correos electrónicos atractivos personalizados y recopilando información sobre la cual se puede establecer el programa de lealtad.

• redactar informes

El procesamiento de datos da como resultado todos los demás atributos de análisis: composición de tablas, gráficos, notas, resúmenes, resúmenes o incluso capítulos de informes de ventas.

• preparar materiales de venta

Quien una vez creó una presentación de ventas sabe que esta es una tarea abrumadora. No solo debe ser coherente y persuasivo, sino que su parte visual, por ejemplo, la alineación del texto, las fuentes, las imágenes y los efectos, no son menos importantes. VA puede ayudar a estructurar la información, para que el cliente reciba una presentación atractiva, en lugar de diapositivas desordenadas.

¿Por qué debería contratar un asistente de ventas virtual?

Ya hemos establecido que los VA pueden realizar muchas tareas de diversa complejidad, pero esto es solo cuando el flujo de trabajo está bien coordinado. Por lo tanto, debe:

• Elabore el “paquete” de incorporación: escriba la descripción de las obligaciones de los asistentes virtuales y proporcióneles las cuentas de correo corporativas, la lista de herramientas, a quién contactar para obtener derechos de acceso, procedimientos de cooperación con marketing, reglas de informes, etc.
• Establezca tareas, KPI y plazos claros: la ambigüedad y la incertidumbre matan la confianza y la productividad, así que sepa qué resultados exactos espera obtener de los AV
• estar de acuerdo con los informes de tiempo: si bien algunos están de acuerdo con la instalación y el uso de software de seguimiento del tiempo, otros pueden pensar que es humillante; Debido a que pagará una tarifa por hora, en la mayoría de los casos, es mejor acordar el método de seguimiento con un asistente de ventas virtual.
• dar retroalimentación - tanto el aprecio como la crítica son mejores que el silencio; el único punto es encontrar una forma adecuada de expresar recomendaciones para que los AV se mantengan motivados y dispuestos a mejorar su desempeño.

Si tiene éxito con estos sencillos preparativos, la cooperación con un asistente virtual resultará en los siguientes beneficios:

• gastos de mano de obra reducidos: pagará por trabajos específicos y horas dedicadas, en lugar del día completo que incluye descansos, pequeñas charlas con colegas, etc. Además, sus costosos especialistas internos no perderán el tiempo para realizar tareas manuales que requieren mucha mano de obra.
• Carga de trabajo reducida: puede contratar más asistentes de ventas virtuales durante la temporada alta.
• subcontratar trabajos únicos: en lugar de contratar nuevos vendedores, puede subcontratar tareas específicas como configuraciones de CRM
• Procesos automatizados: puede contratar a un asistente virtual calificado durante una semana o dos que comprarán licencias e integrarán el software.

Para encontrar un asistente virtual, puede consultar todos los sitios web de empleo populares, como Workana, Upwork o Indeed. En la publicación de trabajo, enfatice en la copia que busca un “asistente de ventas digital”, de lo contrario, los solicitantes de empleo pueden confundir su empresa con una tienda física. Puede incluir las siguientes responsabilidades para que esto sea aún más claro:

• enviar nuevos pedidos de venta al sistema de ventas {mencionar CRM}
• supervisar el rendimiento de las cuentas clave
• coordinar información sobre clientes para ejecutivos de cuentas
• manejar trámites relacionados con las ventas
• ser intermediario entre clientes y vendedores
• y no olvide mencionar que el puesto es totalmente remoto y puede presumir un contrato de duración determinada.

Además, considere mencionar estas calificaciones:

• Licenciatura en Economía, Gestión, Marketing, Administración de Empresas {u otra que sea relevante} de una institución acreditada
• experimentado con {mencione CRM y / o sistemas de base de datos}
• dominio de MS Office, en particular, MS Word, Excel y PowerPoint
• dominio de G Suite.

Herramientas adicionales para el trabajo eficaz del asistente de ventas virtual

Doctor del tiempo

la instantánea se tomó de Timedoctor.com

Este es un rastreador de tiempo con algunos avances: un CRM, opción de captura de pantalla, hojas de tiempo y nóminas preparadas automáticamente, alertas de distracción, etc. Puede integrar Time Doctor con software de gestión de proyectos, como Jita o Trello, o utilizarlo como herramienta de gestión de proyectos principal: cree tareas y realice un seguimiento de su rendimiento. Las personas pueden comenzar con un plan de suscripción de $ 6 / mes.

Snov.io

instantánea tomada de Snov.io

Este es el software definitivo para automatizar la búsqueda y el alcance de correo electrónico. Snov.io realizará la búsqueda y verificación de correo electrónico, programará correos regulares, almacenará contenido de correo electrónico y lanzará campañas de goteo de forma completamente autónoma. Con esta herramienta, puede crear una base de datos de clientes potenciales desde cero o validar la de pre-maid, de modo que las direcciones de correo electrónico que no sean inválidas lleguen a la lista de correo. El plan de suscripción comienza en $ 33 por mes.

Flojo

instantánea tomada de Slack.com

Slack es una plataforma de comunicación conveniente para equipos en la oficina o remotos. Puede utilizar su biblioteca, llamada Bolt, para desarrollar sus propias aplicaciones y mantener segura la comunicación corporativa. Los diálogos se organizan dentro de los espacios de trabajo y puede invitar a nuevos usuarios enviando enlaces al espacio de trabajo. Slack, pero para obtener más oportunidades, puede pagar desde $ 6.67 / mes por 1 usuario.

Conoce a Edgar

instantánea tomada de Meetedgar.com

Esta herramienta ayudará a sus VA a administrar múltiples cuentas sociales. Aquí, pueden programar el intercambio de nuevas publicaciones y realizar un seguimiento del rendimiento del contenido: consulte las vistas y los clics. MeetEdgar funciona bien para encontrar y obtener una vista previa de los perfiles de los clientes potenciales, por lo que los vendedores también pueden usarlo como un componente de la actividad de generación de leads. Los precios comienzan desde $ 19 por mes.

ContentStudio

instantánea tomada de Contentstudio.io

Puede automatizar completamente la administración de contenido con esta herramienta, por ejemplo, buscar temas de tendencia, administrar artículos preparados y compartir publicaciones entre todos sus perfiles sociales corporativos. Para los asistentes de ventas virtuales, ContentStudio tiene una oferta especial: información agregada de todas las bandejas de entrada. Por lo tanto, pueden encontrar nuevos mensajes directos de LinkedIn, Facebook, Twitter, etc. en un solo lugar. La suscripción paga comienza desde $ 49 por mes.

Calendly

instantánea tomada de Calendly.com

Calendly es un calendario de disponibilidad que se puede compartir, es útil para acordar citas con personas ajenas a la organización: inversores, clientes, proveedores, etc. Para programar una reunión, el VA tiene que compartir un calendario con el líder y mencionar las opciones de tiempo. El objetivo, por lo tanto, elegirá la ranura más conveniente. Calendly tiene suscripciones gratuitas y de pago, con la carta a partir de $ 8 por usuario por mes.

PicMonkey

instantánea tomada de Picmonkey.com

Esta herramienta puede ser un reemplazo temporal para un diseñador. Con PickMonkey puede crear o editar elementos visuales, por ejemplo, imágenes de marca para publicaciones o entradas de blog, imágenes de portada de sitios web, creatividades de anuncios, etc. El plan básico asciende a $ 7,99 por mes.

La contratación de asistentes de ventas virtuales es una buena opción tanto para las pequeñas empresas como para las grandes corporaciones; mientras que la primera puede beneficiarse de la reducción de los gastos laborales, la segunda puede descargar sus equipos internos y lograr mayores escalas en las ventas. Si logra organizar una cooperación conveniente, el asistente de ventas virtual se convertirá en un miembro valioso de su equipo de ventas.