Beneficios y ventajas del inventario administrado por el proveedor

(Este artículo se publicó por última vez el 21 de julio de 2015. Se actualizó para garantizar su precisión y exhaustividad).

Si bien el inventario administrado por el proveedor (VMI) no es un concepto nuevo, los comerciantes aún no lo adoptan ampliamente. Sin embargo, cuando se ejecuta correctamente, una estrategia de inventario administrada por el proveedor puede traer grandes beneficios a su negocio (piense en ahorros de costos y una mejor experiencia del cliente).

En esta publicación, aprenda qué es exactamente VMI, sus beneficios y cómo puede implementar un programa VMI para empresas de cualquier tamaño.

¿Qué es el inventario administrado por el proveedor?

En pocas palabras, el inventario administrado por el proveedor es un proceso en el que el proveedor (o quien sea de quien obtenga su inventario) asume la responsabilidad total de su inventario en lugar de usted. Cuando se hace bien, puede ser una estrategia eficaz para reducir los costos y evitar roturas de stock no intencionales. VMI es lo que convirtió a Walmart en el gigante que es hoy y por qué sus tiendas siempre tienen artículos en sus estantes.

Otra forma de pensar en VMI es compararlos con programas de cumplimiento automático para artículos cotidianos como impresoras. Hoy en día, cuando compra una impresora, puede inscribirse en programas que automáticamente le envían más tinta cuando la necesita. Al permitir que el fabricante de la impresora tenga acceso a los datos de su impresora, pueden enviarle tinta con precisión antes de que se agote. Pagar la tarifa mensual baja puede ahorrarle dinero a largo plazo. También le ahorra el dolor de cabeza de administrar sus niveles de tinta con diligencia y comprar más tinta justo cuando la necesita.

Cómo funciona la gestión de inventario tradicional

Supongamos que es un minorista que vende widgets fabricados por ABC Widget Co. En un modelo comercial tradicional, pronosticará sus ventas y luego pedirá suficientes widgets de ABC para cumplir con las ventas que pronosticó.

Este modelo tradicional de gestión de inventario es desafiante de varias maneras:

• La precisión de su pronóstico es limitada, por lo que corre el riesgo de comprar demasiado o muy poco stock.
• Usted compra y posee el inventario, independientemente de si lo vende.
• Tiene una visibilidad limitada sobre si su fabricante puede incluso cumplir con su pedido una vez que lo envía.

Todos los minoristas saben que el exceso de inventario es una responsabilidad, pero también es común que no pueda vender lo que no tiene. La gestión de inventario tradicional generalmente lo lleva a comprar un exceso de inventario para protegerse contra los desabastecimientos. Literalmente, tiene que decidir qué es menos malo para su negocio: quedarse sin inventario o gastar dinero en llevar demasiado.

Además, la gestión de inventario tradicional pone toda la responsabilidad en el comerciante para manejar esta parte crítica de su negocio. Si no tiene el conjunto de habilidades adecuado para manejarlo (y la mayoría no lo tiene), puede ser abrumador y frustrante lidiar con él.

Gestión de inventario tradicional frente a inventario gestionado por el proveedor

Las relaciones de inventario administrado por el proveedor intentan resolver estos problemas al compartir la carga de la administración del inventario entre el comprador y el vendedor. (En nuestro ejemplo, el fabricante es el vendedor y el minorista es el comprador).

El objetivo de una relación VMI es garantizar que el minorista solo compre lo que venderá. Al mantener un contacto cercano con el proveedor, incluido el intercambio de datos a través de la tecnología, los minoristas pueden comprar existencias en lotes más pequeños, solo cuando lo necesitan.

Lo que es más importante, la responsabilidad de la gestión del inventario se transfiere al vendedor (el fabricante), quien luego envía el inventario a los compradores en función de la demanda en tiempo real, no a través de órdenes de compra.

Con VMI, en lugar de pronosticar las ventas y comprar widgets en función de una estimación, el minorista confía en ABC Widget Co. (el fabricante) para manejar todo. Con acceso a los recuentos de inventario del minorista, el fabricante puede mantener las existencias del minorista y realizar envíos de productos más pequeños y frecuentes.

Por lo general, el proceso de VMI se facilita con la tecnología. En el pasado, esa tecnología ha sido EDI (intercambio electrónico de datos), un protocolo de mensajería estandarizado que permite que los sistemas tanto del comprador como del vendedor se comuniquen directamente.

(Recuerde, el minorista debe estar en contacto frecuente con el fabricante para mantener suficientes existencias para vender, sin comprar en exceso).

Sin embargo, las soluciones de inventario administradas por proveedores de hoy en día usan estándares de comunicación más modernos como API (interfaces de programación de aplicaciones) y XML (lenguaje de marcado extensible), pero eso está cayendo en un agujero técnico que no tenemos que hacer ahora.

Beneficios del inventario administrado por el proveedor

¿La mejor parte de VMI? ¡Todos los involucrados pueden beneficiarse!

Beneficios para el Cliente

Al final de cada cadena de suministro hay un cliente (a menudo un consumidor, a veces una empresa) que realmente usa el producto. Si bien no tienen control sobre la cadena de suministro per se, sí juegan un papel importante al final de la misma. Si no compran un producto, nadie en la cadena gana dinero.

Es importante comprender cómo el inventario administrado por el proveedor beneficia al cliente, porque al final del día, si no ganan, nadie lo gana.

1. Experiencia del cliente mejorada

El beneficio obvio del inventario administrado por el proveedor es evitar los desabastecimientos, lo que puede ser una de las experiencias más frustrantes para los consumidores. No hay nada peor que decirle a un cliente que no tiene inventario para venderle o enviarle.

Asegurarse de tener ese inventario en stock crea una mejor experiencia para su cliente. Cuando el cliente necesita confiar en usted para algo, usted está ahí para complacerlo. Las experiencias positivas de los clientes fomentan las compras repetidas y la defensa de la marca.

Los clientes felices hacen a los minoristas felices.

2. Transparencia

Cuando un cliente compra un producto hoy, le importa de dónde vino. ¿Dónde fue construido? ¿Fue construido utilizando procesos y productos sostenibles? ¿Paga el fabricante un salario digno a todos los empleados?

Estos no son el tipo de preguntas que los minoristas tenían que estar preparados para responder hace solo una década o dos. Afortunadamente, una solución de inventario administrada por el proveedor puede ayudar a los minoristas modernos a ser más transparentes sobre el origen de sus productos y cómo se fabrican.

Esto es realmente solo un giro en una mejor experiencia del cliente . Los clientes quieren confiar en las marcas que compran. Hoy, incluso están dispuestos a pagar más por productos de calidad y producción abierta. El cliente ve una relación más cercana con un minorista y el resto de la cadena de suministro como un beneficio. Y lo recompensarán con lealtad y compras repetidas.

Beneficios para el Minorista o Distribuidor

El minorista (o quienquiera que distribuya el inventario) podría beneficiarse más de un enfoque de VMI.

1. Tenga siempre existencias listas para vender

Los minoristas están constantemente en la cuerda floja: exceso de inventario frente a ventas perdidas debido a faltantes. Dependen de metodologías de pronóstico que a veces no son mejores que conjeturas informadas.

Sin embargo, cuando el proveedor tiene una visibilidad cercana y frecuente de las existencias del minorista, puede impulsar entregas más pequeñas antes de que se quede sin existencias. Esta estrecha relación reduce significativamente el riesgo de desabastecimiento y oportunidades de venta perdidas.

Según IHL Group , el costo mundial de la distorsión del inventario (incluidas las mermas, los desabastecimientos y el exceso de existencias) se estima en 1,1 billones de dólares.

Piense en el programa de autoabastecimiento de tinta de la impresora mencionado anteriormente. Todos conocemos la frustración de quedarse sin tinta JUSTO cuando se está imprimiendo algo importante. El mayor punto de venta de inscribirse en el programa es evitar esos momentos.

2. Mayor rotación de inventario (menos inventario) + Aproveche otras oportunidades

Con VMI, el minorista/distribuidor no necesita tener tanto inventario para garantizar que pueda cumplir con los pedidos o las ventas. Esto significa que reducen los pasivos financieros del inventario y mejoran el índice de rotación del inventario administrado de cerca (ventas ÷ inventario promedio).

Comprar y mantener inventario le cuesta dinero. Cuando el efectivo se usa para comprar inventario (que quizás nunca se venda), ese efectivo no se puede usar para operar el negocio o invertir en otras oportunidades de crecimiento. Todos los minoristas quieren tener el menor inventario posible sin quedarse sin existencias, y ese es un acto de equilibrio difícil.

Con VMI, el proveedor envía el inventario al minorista en función de la demanda en tiempo real . Distribuye el riesgo de inventario, por lo que se comparte entre el comprador y el vendedor. Hace que el minorista esté lo más cerca posible de comprar exactamente la cantidad de inventario que REALMENTE venderá.

Beneficios para el fabricante

En la parte superior de la cadena de suministro, el fabricante también se beneficia de esta relación.

1. Capacidad de pronóstico mejorada

Piense en lo difícil que es para un fabricante pronosticar cuánto producto fabricar. El impulsor final debería ser cuántos consumidores (o clientes finales) comprarán, pero el fabricante a menudo está separado del cliente por algunos grados, por capas de minoristas y distribuidores.

Una solución de inventario administrada por el proveedor vincula toda la cadena de suministro, brindando de manera efectiva al fabricante, en un extremo de la cadena, visibilidad directa de los datos de ventas del minorista, en el otro extremo. Con los datos reales de ventas de los clientes, los fabricantes pueden predecir con mayor precisión cuánto producto fabricar .

Esto también mantiene contentos a los minoristas a los que venden. Cuando el minorista necesita inventario, el fabricante está preparado para satisfacer la demanda.

2. Pedidos y cumplimiento más precisos

El cumplimiento de pedidos puede ser una gran responsabilidad para los fabricantes. Si hacen algo incorrecto, envían algo incorrecto, hacen demasiado de lo incorrecto, etc., le cuesta dinero al fabricante. En las relaciones tradicionales de la cadena de suministro, los pedidos y el cumplimiento pueden estar plagados de errores.

La relación de inventario administrado por el proveedor reduce el riesgo de errores en los pedidos y el cumplimiento de pedidos, principalmente porque digitaliza los procesos. Los sistemas se comunican entre sí directamente, incluso a través de las líneas de la empresa, lo que evita errores humanos.

Beneficios para todos

Finalmente, hay beneficios que se comparten entre todas las partes de la cadena de suministro, de arriba a abajo.

1. Cadena de suministro más estable

Cuando algo sale mal en un eslabón de una cadena de suministro, el efecto dominó puede afectar a muchas organizaciones diferentes. Por ejemplo, si un fabricante tiene que cambiar el enfoque para completar un pedido de emergencia para un cliente, ¿a cuántos otros clientes está retrasando? Es posible que esté compartiendo el riesgo con otras empresas de las que ni siquiera está al tanto.

Cuando toda la cadena de suministro está vinculada, las relaciones de VMI pueden ser un estabilizador. Reduce el riesgo de grandes interrupciones que pueden afectar a todas las diferentes empresas que están vinculadas directa e indirectamente a través de la cadena de suministro.

2. Asociaciones más estrechas

La estrategia VMI requiere que las organizaciones vinculen más estrechamente sus procesos comerciales y sus plataformas tecnológicas. En última instancia, eso significa que están vinculando sus negocios, creando asociaciones comerciales más cercanas .

Cuando las empresas aúnan sus recursos, sus empleados talentosos y su energía, todo en la búsqueda de objetivos compartidos, todos se benefician. Estas asociaciones pueden producir soluciones más innovadoras para los consumidores (o clientes finales) a costos más bajos. El negocio cooperativo es una victoria para todos los involucrados.

Cómo implementar una estrategia de inventario administrado por el proveedor

Si implementar VMI suena como la dirección estratégica correcta para su negocio, puede comenzar con algunas acciones.

1. Calcula tu ROI

Primero, trate de calcular el valor de VMI para su negocio. Si pudiera reducir su inventario en un 50%, ¿cómo afectaría eso a su negocio? Si pudiera eliminar los desabastecimientos, ¿cuántos ingresos más generaría? Comprender el beneficio potencial para VMI lo ayudará a monitorear el retorno de la inversión final.

2. Hable con sus proveedores

A continuación, hable con sus proveedores sobre cómo mejorar su relación. Incluso antes de tener relaciones de inventario con tecnología integrada, querrá trabajar en estrecha colaboración con ellos. Asegúrese de que ambos están en la misma página. Asegúrese de que sus proveedores sean aquellos con los que se sienta cómodo construyendo una relación a largo plazo.

3. Obtenga la tecnología adecuada

Una vez que esté listo, también deberá implementar la tecnología adecuada. Si bien tradicionalmente las soluciones VMI han sido impulsadas por la tecnología EDI, hay soluciones más nuevas disponibles que pueden ser más fáciles y potentes de usar.

Para comenzar, consulte la solución de inventario administrado por el proveedor de nChannel. Podemos ayudarlo a integrar sus sistemas para que pueda compartir su inventario y datos de pedidos en tiempo real entre sus proveedores y fabricantes.