Una guía completa para el uso de sistemas de contestador automático

Como dueño de un negocio, mejorar la satisfacción del cliente es crucial para su éxito. Una forma de lograr esto es mediante la implementación de un sistema de contestador automático conocido como operador automático. Este sistema basado en teléfono puede manejar un gran volumen de llamadas, dirigiéndolas al departamento o individuo apropiado, eliminando la necesidad de una recepcionista en vivo. Esto lo convierte en una solución eficaz para las empresas que operan fuera del horario tradicional.

Cuando se trata de mejorar la satisfacción del cliente, las empresas suelen tomar varias medidas para lograr este objetivo. Sin embargo, cuando se enfrenta a un gran volumen de solicitudes, inquietudes y quejas de los clientes, puede ser difícil mantenerse al día. Afortunadamente, con la ayuda de la automatización, los sistemas de respuesta automatizados ahora están disponibles para actuar como representantes de servicio al cliente y manejar todas las consultas de los clientes en su nombre.

Los sistemas de contestador automático pueden complementar el papel de un recepcionista al ayudar a hacer crecer su negocio, administrar las relaciones con los clientes y optimizar los procesos. No reemplazan la necesidad de una recepcionista humana. Actúa como una recepcionista digital que está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para atender todas las consultas de los clientes. Esto elimina la preocupación de las llamadas perdidas o los mensajes perdidos, ya que el servicio se encargará de todo en su nombre. Esta guía proporciona una descripción completa de todo lo que necesita saber sobre los servicios de contestador automático.

¿Cuál es el proceso de uso de los sistemas de respuesta automática y cómo funcionan? Esta guía proporcionará una comprensión básica para los principiantes.

¿Qué es un servicio de contestador automático?
¿Cómo funciona un servicio de contestador automático?
¿Qué es el desvío de llamadas?
Beneficios de los servicios de contestador automático
Diferentes sectores que utilizan servicios de contestador automático

¿Qué es un servicio de contestador automático?

Varias compañías tienen operadores en vivo a bordo para responder llamadas telefónicas y tomar mensajes clave de los clientes. Estas empresas generalmente confían en los servicios de contestador automático que se encargan del teléfono cuando los operadores en vivo están ocupados con otras tareas.

Los servicios de contestador automático son ideales para las personas que reciben llamadas importantes con frecuencia pero que no pueden responderlas personalmente. En resumen, un servicio de contestador automático actúa como un reemplazo para un servicio de contestador tradicional, manejando las solicitudes y consultas de los clientes y brindando respuestas rápidas sin hacer que los clientes esperen en espera.

Un servicio de contestador automático es una herramienta que gestiona las llamadas entrantes, a diferencia de un servicio de llamadas automático que gestiona principalmente las llamadas salientes. Utiliza tecnología avanzada de inteligencia artificial para brindar opciones de autoservicio a los clientes, lo que les permite recibir rápidamente respuestas a sus solicitudes o consultas sin tener que esperar en espera. Esto lo convierte en una solución ideal para personas o empresas que reciben un gran volumen de llamadas importantes.

¿Cómo funciona un servicio de contestador automático?

Un servicio de contestador automático se puede personalizar para adaptarse a las necesidades de su negocio. Ya sea que necesite aceptar pagos, enrutar llamadas a diferentes equipos o realizar otras tareas, un servicio de contestador automático puede manejarlo por usted.

En otras palabras, un servicio de contestador automático es una recepcionista digital que puede responder llamadas en su nombre, dirigir a los clientes hacia el departamento correspondiente o guiarlos a través de una serie de menús. Un servicio de contestador automático generalmente funciona de tres maneras diferentes

• Responda las llamadas en su nombre utilizando su número de teléfono existente
• Reproduzca un mensaje de saludo pregrabado que se adapte a los requisitos de su negocio
• Guíe a los clientes a través de una serie de menús y pregúnteles por su intención y recopile toda la información relevante

Un servicio de contestador automático puede recopilar una cantidad significativa de información, transferirla al usuario y luego dirigir a la persona que llama al departamento correspondiente. Además, un servicio de contestador también puede usar una función de desvío de llamadas para administrar llamadas de gran volumen.

¿Qué es el desvío de llamadas?

El desvío de llamadas, según su nombre, es una función de respuesta de voz interactiva (IVR) que redirige automáticamente una llamada de un punto a otro cuando un punto final en particular está ocupado. Es una de las muchas formas de desvío de llamadas.

Los servicios de respuesta automática se pueden adaptar y personalizar para cumplir con los requisitos de su negocio y las necesidades de cada cliente. Cuando se trata de servicios de contestador, cada vez que reciba una llamada, se enrutará directamente a un operador que luego le preguntará a la persona que llama/cliente su nombre y la naturaleza de la llamada.

Una vez que el operador haya obtenido la información, comprobará si el cliente tiene registro en su base de datos. Si se encuentra una coincidencia, el operador enrutará al cliente a la parte adecuada. Si no se encuentra ningún registro de cliente, el operador tomará nota del mensaje del cliente y luego se lo transmitirá al cliente por mensaje de texto o correo electrónico.

Beneficios de los servicios de contestador automático

Además de ahorrarle altos costos de servicio al cliente y mejorar los servicios al cliente. Un servicio de contestador automático brinda varios beneficios, tales como

Imágenes profesionales

Según las necesidades de su negocio, puede personalizar su servicio de contestador para garantizar que todas las respuestas sean rápidas y mejoren la imagen profesional de la empresa.

Servicio de contestador personalizado

Un servicio de respuesta automática se puede utilizar para una variedad de propósitos, como recibir pagos, programar citas, registrar solicitudes/quejas de clientes, manejar consultas y más.

Ahorro en costos operativos

Un servicio de contestador automático actúa como recepcionista digital que recopila toda la información del cliente en su nombre, lo que elimina la necesidad de un intermediario o agente y, en última instancia, reduce los costos del cliente.

Mínimo de llamadas perdidas

No todas las llamadas requieren la presencia de un agente. Un servicio de contestador automático puede ayudar priorizando las llamadas importantes y ahorrando tiempo.

Expectativas de tiempo de espera/Gestión de colas

Los clientes que esperan en una cola necesitan saber cuánto tiempo esperarán antes de que se atienda su solicitud. Un servicio de contestador automático puede proporcionar expectativas de tiempo de espera para una mejor gestión de colas.

Simplicidad y Precisión

Un servicio de contestador automático puede conectar a los clientes directamente con el agente o departamento adecuado haciéndoles algunas preguntas sencillas.

Varias opciones de enrutamiento

Muchos servicios de contestador modernos tienen múltiples opciones de enrutamiento que reducen los tiempos de espera de los clientes. Esto permite a los clientes evitar la cola y hablar directamente con un agente designado para abordar sus problemas.

Servicio al cliente 24/7

Un servicio de contestador automático le permite a su empresa estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, brindando a los clientes acceso al servicio de atención al cliente en todas las zonas horarias.

Oportunidad de venta agregada

Los contestadores automáticos son beneficiosos tanto para los propietarios de pequeñas empresas como para las grandes empresas para mejorar y aumentar las ventas. Se pueden crear mensajes de respuesta personalizados para proporcionar a los clientes las últimas ofertas y actualizaciones de productos cada vez que llamen.

Diferentes sectores que utilizan servicios de contestador automático

Como mencionamos anteriormente en el artículo, no importa si usted es propietario de una pequeña empresa o tiene una gran empresa, tener un servicio de contestador automático ayudará a que su negocio crezca y prospere.

Las empresas de todos los tamaños y estaturas pueden aprovechar los beneficios que vienen con el servicio de contestador automático para ahorrar tiempo y reducir los costos del operador. Además, estos servicios son perfectos para empresas que funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, tienen recursos limitados y/o tienen clientes internacionales.

Además, los servicios de contestador automático dependen en gran medida del tipo de servicios que ofrecen las empresas. En función de los servicios prestados, los siguientes son los lugares donde puede encontrar los servicios de contestador automático más utilizados.

MIPYME : Las medianas, pequeñas y microempresas (MIPYME) son algunas de las mejores empresas que prefieren los servicios de respuesta automática. Aunque el volumen de llamadas telefónicas puede ser menor, aún pueden obtener los beneficios asociados con un servicio de contestador.

Servicios de HVAC : los servicios de HVAC, como los plomeros, a menudo reciben llamadas fuera del horario comercial estándar. Aquí es donde tener un servicio activo puede ser útil. Un servicio de contestador automático puede tomar consultas y mensajes esenciales.

Empresas en crecimiento o en transición: las empresas que están al borde de una transición o una actualización también tienden a utilizar servicios de contestador que son flexibles y pueden adaptarse a sus necesidades comerciales en crecimiento.

Bienes raíces: Los bienes raíces generalmente suceden fuera del trabajo y en el campo. En este momento, los profesionales inmobiliarios necesitan a alguien en la oficina para atender las llamadas y consultas de los clientes. Aquí es donde un servicio de contestador automático personalizado resulta útil.

Oficinas médicas y dentales: gracias a las estrictas normas de la HIPAA, los proveedores de servicios médicos y dentales deben cumplir estrictamente al registrar la información del cliente por teléfono. Aquí es donde puede personalizar un servicio de contestador según las leyes HIPAA para garantizar la seguridad de la información del cliente.

Compañías de seguros : Los trabajadores de seguros, al igual que la gente de bienes raíces, tienden a trabajar en horarios extraños para adaptarse mejor a los horarios de sus clientes. Por lo tanto, en tales escenarios, incluso las llamadas fuera del horario de atención son igualmente importantes. Configurar un servicio de contestador automático de llamadas ayudará a atender esas llamadas y brindará a los clientes potenciales la información que desean.

Spas y salones: a diferencia de los viejos tiempos, los spas y salones de hoy en día requieren que haga una cita previa. Configurar un contestador automático y personalizarlo ayudará a los clientes a programar esa cita con facilidad.

En definitiva, contar con un servicio de contestador automático es una gran opción para empresas con múltiples áreas de operaciones. Por lo tanto, si su negocio opera en diferentes áreas, tener un servicio de contestador es un gran apoyo para hacer crecer su negocio.

Conclusión

Los servicios de contestador automático pueden complementar a los agentes tradicionales en un centro de llamadas y ayudar a hacer crecer su negocio de muchas maneras. Con un servicio de contestador automático, tiene una recepcionista digital disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para atender todas las consultas de los clientes. Esto ha hecho que sea aún más importante para las empresas contar con un servicio de contestador automático para garantizar que no pierdan ninguna llamada importante, incluso cuando no estén físicamente presentes para contestar el teléfono. Con un servicio de contestador automático, las empresas pueden asegurarse de que todas las llamadas se respondan de manera rápida y eficiente, independientemente de la hora del día o la ubicación de la persona que llama.

Al tener un servicio de contestador automático, puede mejorar el servicio al cliente, aumentar la productividad y agilizar la comunicación de su empresa. También puede ayudarlo a ahorrar en costos operativos, tiempo y recursos de personal, y brindarle una presencia digital profesional las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Preguntas más frecuentes

¿Qué es un marcador IVR?

Un marcador IVR es un marcador automático que marca números de una base de datos dada y reproduce mensajes IVR (respuesta de voz interactiva) cuando está conectado.

¿Qué es un sistema de contestador automático?

Un sistema de contestador automático le permite a su centro de contacto responder llamadas telefónicas sin un agente de servicio al cliente en la línea. En lugar de que su equipo responda las llamadas, un contestador automático de teléfono utiliza el autoservicio y la IA automatizada avanzada para responder.

¿Cuál es la función de un sistema de contestador automático de voz?

La respuesta de voz interactiva es un sistema telefónico automatizado que combina mensajes pregrabados o tecnología de texto a voz con una interfaz multifrecuencia de doble tono (DTMF) para atraer a las personas que llaman, lo que les permite proporcionar y acceder a la información sin un agente en vivo.